水利工程建設項目電子文件歸檔與電子檔案管理探討

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

水利工程建設項目作為國家基礎設施建設的重要組成部分，產生了大量具有重要價值的文件資料。水利工程建設項目通常涉及大量的設計圖紙、施工記錄、質量檢測報告及管理審批等文件資料。這些文件不僅是項目實施的依據，還是項目驗收、審計及后期運維的重要參考。傳統的紙質檔案管理方式存在資源浪費、易丟失、簽字滯后、時間成本高、整理周期長及難檢索等弊端，隨著信息技術的飛速發展和水利工程建設行業的數字化轉型，電子文件歸檔與電子檔案管理已成為水利工程建設項目管理中的新課題。電子文件歸檔與電子檔案管理以其高效、便捷和安全的特點，成為現代項目管理不可或缺的一部分。

一、水利工程建設項目電子文件歸檔與電子檔案管理的重要性

1.提高項目管理效率

電子文件歸檔的引人，為水利工程建設項目的管理帶來了革命性的變革。相較于傳統紙質文件歸檔的煩瑣與低效，電子文件歸檔憑借其快速檢索、便捷查閱與共享的特性，極大地縮短了項目管理周期，提高了工作效率。這一轉變不僅加速了信息的流通速度，還增強了項目管理的靈活性與響應能力。同時，規范的電子檔案管理有助于保證項目資料的完整性、真實性和可靠性，為項目驗收、審計和后期評價提供可靠依據。

2.節約項目管理成本

紙質文件需要專門的檔案人員管理，存在較大存儲空間和維護費用，尤其需要人工操作。電子文件歸檔與電子檔案管理通過制定統一的標準規范、優化歸檔流程、利用電子檔案管理系統、強化安全管理以及提升檔案管理人員素質等措施，可以有效降低人力成本、存儲空間以及潛在損失。電子文件通過云存儲等低成本方式實現長期保存，并減少了對紙質資源的消耗，從而可以顯著降低檔案管理成本。同時，在信息安全日益受到重視的今天，電子文件歸檔為水利工程建設項目信息的安全保障提供了有力支持。

3.促進項目信息共享與協同工作

電子文件歸檔與電子檔案管理還有利于后期實現項目信息的共享與協同工作，促進各部門之間的溝通與協作。通過建立電子文件共享平臺，項目參與方能夠實時獲取、及時審批及更新信息，加強溝通與協作，共同推動項目的順利開展。這種信息共享機制不僅提升了項目管理的透明度，還增強了團隊的凝聚力與執行力。同時，電子檔案的長期保存和有效利用，可以為后續水利工程建設項目提供寶貴的經驗和參考，推動行業技術進步和管理水平的提高。

二、水利工程建設項目電子文件歸檔與電子檔案管理現狀分析與問題

1.現狀分析

“十四五”期間，水利工程建設進入新的發展階段，水利工程建設項目呈現數量多、規模大和投資高的特點，水利工程建設項目的基礎性、保障性作用更加突出，做好水利工程建設項目檔案管理工作意義重大。隨著辦公自動化和信息技術的普及，文件的起草、審核、簽發、傳遞、閱辦及接收、查詢、存檔及利用等都要運用計算機和網絡技術來實現，水利工程建設項目產生的電子文件數量激增。這些文件多以電子文檔、圖像和音頻等形式存在，具有格式多樣、內容豐富和易于傳播等特點。

由于電子文件管理流程、電子文件管理系統與紙質文件管理系統管理流程以及紙質文件管理系統并行存在，“雙軌制”應運而生。因此，相關文件在歸檔前的流轉中保持以電子文件作為主要介質運行的文件管理系統方式稱為電子文件“單軌制”。目前，在水利工程建設項目電子文件歸檔和電子檔案管理過程中，歸檔后的電子檔案以“雙套制”和“單套制”形式存儲和提供利用。

國家檔案局2016年發布《建設項目電子文件歸檔和電子檔案管理暫行辦法》，2018年確定了第一批建設項目電子文件歸檔和電子檔案管理試點項目，2019年確定了第二批26個試點項目，涉及核電、風電、水電、交通以及航空航天等領域，2022年又公布了第三批38個試點項目。目前，水利部正在試點電子文件歸檔和電子檔案管理的建設項目是引江濟淮二期工程，該項目骨干供水工程之一的合肥水源工程已經開展了線上簽證應用、項目管理、歸檔驗收和檔案利用等工作。

建設項目電子檔案要求，建設單位應根據項目建設管理實際，制定項目電子文件歸檔和電子檔案管理各項制度、規范和程序，并組織協調相關部門和參建單位實施。建設單位在編制招標文件時，應明確項目電子文件歸檔和電子檔案管理的責任，包括質量要求、歸檔范圍、整理標準、歸檔時間、存儲介質、文件格式、相關費用及違約責任等內容。監理合同還應注明監理公司對所監理項目的電子文件和電子檔案負審核責任。

然而，在電子文件歸檔方面，仍存在一些問題，如電子檔案管理系統不完善、歸檔格式和標準不統一、歸檔流程不規范以及歸檔質量參差不齊等，影響了電子文件的交換和共享，電子檔案管理安全性有待加強，后期存在丟失、被篡改或無法讀取數據等風險，部分項目對電子檔案的長期保存缺乏有效規劃，可能存在無法保證電子文件真實性、完整性、可用性和安全性等問題。此外，資金投入與專業人才的缺乏也制約了電子檔案管理水平的提升。這些問題不僅影響了電子文件的長期保存和有效利用，還給項目管理帶來了諸多不便。

2.問題剖析

（1）對電子檔案管理不重視，電子文件歸檔不規范

參建單位管理能力參差不齊，先施工后歸檔、重建設輕檔案的管理方式依然存在，對檔案管理和工程管理應當遵循的標準規范不清晰，部分水利工程建設項目對電子文件歸檔的重視程度不夠，導致歸檔工作流于形式，文件質量參差不齊，如文件格式不統一、元數據缺失或文件命名混亂等。由于電子文件歸檔標準的不統一，不同項目之間的電子文件難以兼容與共享。《水利工程建設項目驗收辦法》在檔案信息化建設方面的賦分較低，這種重視不足的態度不僅影響了項目信息的完整性與可追溯性，增加了信息交流的難度與管理成本，還導致電子文件難以檢索和利用，降低了檔案管理的效率，給項目的后續管理帶來隱患。

（2）對信息技術要求高，電子檔案管理系統不完善

電子文件歸檔涉及復雜的信息技術，如數據加密、防篡改及備份恢復等。這些技術的實現需要專業的技術支持和持續的技術更新，以確保電子文件的安全性和完整性。電子文件的存儲、管理和利用需要依賴先進的技術手段。然而，當前部分水利工程建設項自在檔案管理方面的技術投人不足，導致檔案管理系統落后，無法滿足電子文件管理的需求。部分水利工程建設項目的電子檔案管理系統功能單一、操作復雜，難以滿足項目各方的需求。同時，電子檔案管理系統穩定性不足，容易出現故障和數據丟失等問題。

（3）電子檔案管理須遵循嚴格規范，電子文件面臨較高的安全風險

如何確保電子文件的真實性、完整性和安全性，是電子檔案管理面臨的重要挑戰。水利工程建設項目電子文件歸檔需要遵守國家相關法律法規和行業規范，如《電子文件管理系統通用功能要求》《建設項目電子文件歸檔和電子檔案管理暫行辦法》《中華人民共和國檔案法》《水利工程建設項目驗收辦法》《電子檔案管理辦法》等。這些法律法規和規范對電子文件的格式、存儲和檢索等方面都提出了嚴格要求，增加了電子文件歸檔的難度。電子文件易于復制和傳播，但也面臨著不可用、數據被泄露、易篡改等安全風險。

（4）水利工程科技人才匱乏，電子檔案管理面臨挑戰

電子檔案管理需要既懂工程建設項目、檔案管理又懂信息技術的復合型人才。然而，現實中這類人才相對匱乏，影響了電子檔案管理的質量和效率。電子文件歸檔需要項目管理人員和檔案管理人員具備相應的信息技術素養和檔案管理知識。然而，當前水利工程建設行業的人才結構尚不完善，缺乏既懂水利工程建設又懂信息技術的復合型人才。此外，對電子檔案相關項目的管理資金與業務培訓投入也嚴重不足。

三、水利工程建設項目電子文件歸檔與電子檔案管理的優化策略

1.強化歸檔意識與培訓

要提升水利工程建設項目電子文件歸檔的質量，需要強化相關人員的歸檔意識。項目管理人員應充分認識電子文件歸檔的重要性，將其納入項目管理的重要環節。同時，還應加強對相關人員的培訓與繼續教育，提高其電子文件歸檔的能力與水平。通過定期舉辦培訓課程、分享會等方式，引導員工掌握電子文件歸檔的基本技能與操作規范。同時，積極引進具備信息技術和檔案管理專業知識的人才，培養復合型人才，為水利工程建設項目電子檔案管理提供有力的人才保障。

2.制定統一的歸檔標準與規范

制定統一的標準和規范，明確各環節的責任和要求，確保電子文件的完整性、準確性和可用性。該標準應涵蓋電子文件的格式、元數據要求、命名規則、存儲方式和權限設置等方面，確保不同項目之間的電子文件能夠兼容與共享。同時，還應建立電子文件歸檔的審核機制，嚴格把關歸檔文件，確保文件的質量與完整性。通過標準的制定與實施，推動電子文件歸檔工作的規范化、標準化進程。

3.完善電子檔案管理系統的功能

根據水利工程建設項目的實際需求，優化電子檔案管理系統的功能設計。在水利工程建設項目建設初期，尤其在招標文件中將設計或利用電子檔案管理納入合同條款，在可以開發使用的電子檔案管理系統功能中增加環節審批、智能分類、自動檢索和數據分析等功能模塊，逐漸提高檔案管理的智能化水平。同時，加強系統穩定性和安全性測試，確保系統的穩定運行和數據安全。

4.加強電子文件安全管理

首先，應建立健全檔案信息安全管理制度和應急預案，完善網絡安全防護體系，如防火墻、訪問控制、入侵檢測系統及數據加密技術等，防止信息被泄露、黑客攻擊與病毒感染。其次，加密處理電子文件，確保文件在傳輸與存儲過程中的真實性與完整性。再次，強化信息安全意識和技能培訓，提高項目各方對信息安全的認識和防范能力，加強電子檔案的利用開發，充分發揮其價值。最后，還需建立電子文件備份機制，以防文件丟失或損壞時能夠及時恢復。通過多層次的安全防護措施，確保電子文件的安全性與可用性。

5.推進信息化建設與智能化管理

隨著信息技術的不斷發展，推進電子文件歸檔信息化建設已成為必然趨勢。通過引入先進的信息技術，如大數據、云計算等，可以實現對電子文件的智能化管理與高效利用。例如，利用大數據技術對電子文件展開分類、篩選與分析，為項目管理提供有力的數據支持。利用云計算技術實現電子文件的云端存儲與共享，提升文件的可用性與便捷性。通過信息化建設與智能化管理的推進，提升電子文件歸檔工作的效率與質量。

四、結語

水利工程建設項目電子文件歸檔與電子檔案管理是信息化時代項自管理的重要課題。通過規范電子文件歸檔流程、完善電子檔案管理系統功能、強化歸檔意識以及提升人員素質和強化安全管理等策略，可以有效提高檔案管理的效率和水平，為水利工程建設項目的數字化轉型提供有力支持。未來，隨著信息技術的不斷進步和管理理念的更新，水利工程建設項目電子檔案管理將朝著更加智能化、規范化的方向發展，也必將為水利事業的可持續發展做出更大貢獻。

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作者單位：安徽省淮河河道管理局