人工智能在機關檔案管理中的應用與對策研究

中圖分類號：G27 文獻標識碼：A

機關檔案是機關各項工作的真實記錄，具有重要的憑證、參考和查考價值。傳統的檔案管理模式存在效率低、利用難、安全風險高等問題，已難以適應新時代機關工作的需求。人工智能技術的引入，為機關檔案管理帶來了新的發展機遇。通過將人工智能技術與檔案管理工作深度融合，可以有效提高檔案管理的效率、質量和安全性，更好地服務于機關各項工作。

一、人工智能在機關檔案管理中的應用價值

1.在檔案收集、立卷中發揮前瞻性作用

人工智能技術在檔案收集、立卷階段能夠展現出顯著的前瞻性優勢，極大地提高了傳統檔案工作的效率與質量。通過集成自然語言處理（NLP）技術，人工智能系統可以自動理解和分析機關產生的各類電子文件，無論是Word文檔、PDF文件還是電子郵件，都能準確識別其內容、結構和上下文信息。同時，機器學習算法的應用使得系統能夠自動對這些文件展開分類，無須人工逐一判斷，極大地節省了人力成本。更進一步，人工智能可以自動提取文件中的關鍵詞、摘要和關鍵實體，并實行元數據標引，為后續的檢索和利用奠定基礎。這種自動化的處理方式不僅提高了效率，還避免了人工操作可能出現的錯誤，確保了檔案信息的準確性和完整性。除了對現有文件的處理，人工智能還能夠通過對歷史檔案數據和當前工作內容的深度分析，預測未來可能需要的檔案信息類型和內容，從而指導檔案的收集工作，使檔案收集更具針對性和前瞻性，避免了盲目收集和遺漏重要信息的情況，真正做到“有的放矢”，為機關決策提供更全面的信息支持。

2.為用戶提供智慧化的檢索和查閱服務

人工智能技術徹底改變了傳統的檔案檢索模式，為用戶帶來了前所未有的智慧化檢索和查閱體驗。傳統的檔案檢索依賴于人工翻閱目錄和文件，耗時費力且效率低下，尤其是在面對海量檔案時，查找所需信息如同大海撈針。而基于人工智能的檢索系統則可以通過構建知識圖譜，將檔案之間的關聯關系以圖的形式展現出來，用戶可以通過關鍵詞、主題和時間等多種方式展開檢索，系統會自動分析用戶輸入的查詢意圖，并快速定位到相關檔案。更重要的是人工智能技術支持語義檢索，用戶可以使用自然語言提問，無須精確匹配關鍵詞，系統也能理解用戶的查詢意圖并返回準確的結果。此外，人工智能系統還能學習用戶的檢索習慣和興趣偏好，通過分析用戶的歷史檢索記錄和瀏覽行為，為用戶推薦可能感興趣的檔案信息，實現個性化的信息推送。

3.提升檔案服務的便利性

人工智能技術在提升檔案服務便利性方面發揮著重要作用，打破了傳統檔案服務在時間和空間上的限制。通過構建基于人工智能的檔案服務平臺，用戶可以隨時隨地通過網絡訪問檔案資源，無須親自前往檔案館。這種24小時不間斷的在線服務模式，極大地提高了檔案利用的便捷性。平臺集成的智能客服系統可以自動回答用戶關于檔案利用的常見問題，提供檔案查詢、借閱和復制等方面的指導，用戶還可以通過在線系統提交檔案利用申請，無須填寫煩瑣的紙質表格，簡化了辦事流程。除了基礎的咨詢和服務，人工智能還能提供更高級的功能，如系統可以自動翻譯外文檔案，方便不同語言背景的用戶理解檔案內容；系統還可以語音轉寫音頻或視頻檔案，將其轉換為文本形式，便于用戶查閱和利用。

4.實現檔案庫房管理智能化

人工智能技術與物聯網、機器人等技術的深度融合，為檔案庫房管理帶來了革命性的變革，實現了從傳統人工管理到智能化管理的轉變。通過在庫房安裝各類傳感器，如溫濕度傳感器、煙霧傳感器和紅外傳感器等，可以實時監測庫房的環境狀況，包括溫度、濕度、光照、空氣質量以及安全狀況等。這些傳感器采集的數據會被傳輸到人工智能系統中分析，系統可以根據預設的閾值判斷是否存在異常情況，如溫度過高、濕度過大或有非法人侵等，并及時發出預警，通知管理人員采取相應措施，有效預防了檔案損壞和安全事故的發生。除了環境監測，人工智能還可以與智能機器人結合，實現檔案的自動化管理。智能機器人可以根據指令自動開展檔案的盤點、上架、下架、出庫和入庫等操作，無須人工干預，極大地提高了庫房管理的效率和準確性，減少了人工操作可能出現的失誤。同時，也降低了檔案管理人員的工作強度，使其可以將更多精力投入檔案的開發和利用工作中。

二、加強人工智能在機關智慧化檔案管理中應用的具體建議

1.引進人工智能配套設備設施

為了充分發揮人工智能在機關檔案管理中的作用，機關單位必須引進一系列與之配套的軟件和硬件設備設施，包括高性能的服務器集群，用于提供強大的計算能力和存儲空間，以支持人工智能算法的運行和海量檔案數據的處理。這些服務器需要具備高可靠性和可擴展性，以確保檔案系統的穩定運行和未來的業務增長需求。同時，需要引進高速掃描儀和OCR（光學字符識別）軟件，用于將紙質檔案數字化，并提取其中的文本信息。OCR軟件的選擇應注重識別準確率和處理速度，以保證檔案數字化的質量和效率。此外，自然語言處理（NLP）工具和知識圖譜構建工具也是必不可少的。NLP工具用于理解和分析檔案文本內容，提取關鍵信息，實現智能檢索和內容分析；知識圖譜構建工具則用于將檔案之間的關聯關系以圖的形式展現出來，方便用戶關聯檢索和深度利用。除了以上核心設備設施，還應考慮引進智能檔案柜、智能密集架等設備設施，實現檔案的自動化存儲和管理。引進這些設備設施時需要充分的調研和論證，確保其與機關的實際需求相匹配，并具有良好的兼容性和可擴展性，為機關檔案管理智能化轉型奠定堅實的基礎。

2.基于人工智能重構檔案管理模式

（1）依托人工智能技術實現檔案的智能收集。人工智能技術為檔案收集帶來了革命性的變革，實現了從傳統人工收集到智能自動收集的轉變。首先，機關需要建立統一的電子文件歸檔平臺。該平臺能夠自動接收來自各個業務系統的電子文件，包括辦公自動化系統、業務審批系統和電子郵件系統等產生的各類電子文件。平臺需要支持多種文件格式，并能夠自動轉換格式，確保不同來源的電子文件都能被統一管理。人工智能技術在其中發揮關鍵作用，通過自然語言處理（NLP）和機器學習技術，平臺可以自動識別電子文件的內容、類型和元數據信息，無須人工干預即可完成文件的分類、命名和歸檔。對于紙質檔案，可以通過高速掃描儀將其數字化，并利用OCR技術識別其中的文本內容。人工智能系統可以進一步分析識別出的文本，自動提取關鍵信息，如標題、責任者、日期和關鍵詞等，并自動生成元數據，完成檔案的初步整理。這種智能化的收集方式不僅提高了效率，還降低了出錯率，確保了檔案信息的完整性和準確性。同時，也為后續的檔案管理和利用奠定了堅實的基礎，顯著提升了檔案收集工作的質量和效率。

（2）依托人工智能技術實現智能管理。人工智能技術在檔案智能管理方面發揮著核心作用，通過構建知識圖譜、應用機器學習算法以及集成智能設備，實現了檔案管理的自動化、智能化和精細化。首先，構建檔案知識圖譜是實現智能管理的關鍵。知識圖譜可以將不同來源、不同類型的檔案信息展開關聯，形成一個龐大的知識網絡，用戶可以通過關鍵詞、主題、時間等方式展開檢索，系統會自動分析用戶輸人的查詢意圖，并快速定位到相關檔案；其次，機器學習算法可以應用于檔案的價值評估。通過對歷史檔案利用情況和檔案內容的分析，機器學習模型可以自動評估檔案的重要程度和潛在價值，為檔案的鑒定、保管期限劃分和銷毀提供參考，避免人為因素的干擾，使檔案管理更加科學合理。

（3）依托人工智能技術實現檔案的智能利用。人工智能技術極大地提高了檔案利用的智能化水平，使檔案信息能夠更好地服務于機關工作和社會發展。首先，構建智能檢索系統是實現檔案智能利用的基礎。該系統不僅支持傳統的關鍵詞檢索，還支持語義檢索、關聯檢索等高級檢索方式。用戶可以使用自然語言提問，系統能夠理解用戶的查詢意圖，并返回準確的結果；其次，人工智能技術可以應用于檔案內容的深度分析和挖掘。通過自然語言處理技術，可以對檔案內容展開主題提取、情感分析和實體識別等，發現檔案中隱藏的知識和信息，為決策支持、趨勢預測等提供參考。此外，人工智能還可以根據用戶的歷史檢索記錄和興趣偏好，為用戶推薦相關的檔案信息，實現個性化的信息推送。同時，可以開發智能客服系統，為用戶提供 7?24 小時的在線咨詢服務，解答用戶關于檔案利用的各種問題，指導用戶使用檔案查詢、借閱和復制等操作。通過這些智能化的利用方式，檔案信息不再是沉睡的資源，而是成為觸手可及、隨時可用的知識寶庫，真正實現了檔案價值的最大化。

3.完善機關檔案管理制度

為了適應人工智能技術在機關檔案管理中的廣泛應用，必須對現有的檔案管理制度展開全面的梳理、修訂和完善，以確保檔案管理工作的規范化、法治化和智能化。首先，針對人工智能技術在檔案收集、整理、鑒定、保管和利用等環節的具體應用，制定詳細的操作規程和技術標準。例如，在電子文件歸檔方面，要明確規定電子文件的歸檔范圍、文件格式、元數據著錄規范、歸檔流程和安全管理要求等，確保電子文件能夠順利、規范地歸入檔案系統；在紙質檔案數字化方面，要明確規定掃描的分辨率、色彩模式、圖像處理要求、OCR識別的準確率要求以及元數據標引規范等，保證數字化檔案的質量和可用性；其次，建立健全數據安全和隱私保護制度。由于人工智能技術的應用涉及大量數據的采集、處理、分析和利用，必須建立嚴格的數據安全管理制度，防止數據被泄露、丟失、篡改和濫用。還要明確規定數據訪問權限、數據使用范圍、數據脫敏處理要求、數據備份與恢復機制等，確保檔案數據的安全性和完整性。例如，可以借鑒一些先進單位的做法，建立檔案數據分級分類管理制度，對不同密級、不同類型的檔案數據采取不同的安全保護措施；最后，加強對檔案管理制度執行情況的監督檢查。建立定期的檢查評估機制，檢查各部門、各單位檔案管理制度的執行情況，發現問題及時督促整改，確保各項制度落到實處。可以利用人工智能技術對檔案管理過程實施監控和審計，對違規操作實行預警和記錄，提高監督檢查的效率和效果。

4.加強智慧化檔案管理隊伍建設

機關檔案管理智能化轉型，關鍵在于建設一支既懂檔案業務又懂人工智能技術的復合型人才隊伍。首先，加強對現有檔案管理人員的在職培訓。通過舉辦培訓班、專題講座、研討會和在線學習等形式，組織檔案管理人員系統學習人工智能、大數據和云計算等相關知識和技術，了解人工智能在檔案管理中的應用場景和發展趨勢，并掌握相關軟件工具的使用方法。培訓內容要注重實用性和針對性，可以結合實際案例講解和演練，增強培訓效果。例如，可以組織檔案管理人員參加一些知名IT企業或高校舉辦的人工智能技術培訓課程，或者邀請相關領域的專家到單位授課和指導。其次，積極引進具有人工智能、計算機科學和信息管理等相關專業背景的人才。通過公開招聘、人才引進等方式，吸引優秀人才加入檔案管理隊伍，為檔案管理智能化轉型提供人才保障。在引進人才時，要注重其專業能力和實踐經驗，確保其能夠勝任相關工作。例如，可以在招聘公告中明確要求應聘者具備Python編程能力、熟悉機器學習算法以及有檔案信息化項目經驗等。最后，建立健全人才激勵機制。通過合理的薪酬待遇、職稱評聘和職業發展規劃等措施，激發檔案管理人員學習新技術、應用新技術的積極性和主動性。對在檔案管理智能化工作中做出突出貢獻的人員，要給予表彰和獎勵，營造良好的創新氛圍。

5.加強機關檔案數據庫建設

機關檔案數據庫是實現檔案信息資源共享和智能利用的基礎平臺，必須加強其建設和管理，確保檔案數據的完整性、準確性、安全性和可用性。首先，建立統一的機關檔案數據庫。按照統一的標準和規范，整合機關各個部門、各種類型的檔案信息，集中存儲到統一的數據庫中，實現檔案信息的集中管理和共享利用。數據庫的建設要遵循國家相關的標準和規范，采用先進的數據庫技術，確保數據庫的安全性、可靠性和可擴展性。例如，可以采用關系型數據庫或者NoSQL數據庫，根據檔案數據的特點和應用需求選擇合適的數據庫類型；數據庫的字段設計要遵循統一的元數據標準，方便數據的交換和共享。其次，加強對歷史檔案的數字化處理。對館藏的紙質檔案、照片檔案和錄音錄像檔案等實施全面的數字化，建立完善的數字檔案資源庫。數字化工作要嚴格按照相關技術規范管理，確保數字檔案與原件的一致性、準確性和完整性。例如，可以采用高分辨率掃描儀掃描紙質檔案，并實施圖像校正、去污和糾偏等處理，保證數字化圖像的質量；對于錄音錄像檔案實行數字化轉碼，并添加必要的元數據信息。最后，加強對檔案數據庫的安全管理。建立完善的數據安全管理制度，采取各種技術手段，防止檔案數據被泄露、篡改、破壞或非法訪問。還要定期備份數據庫，并制定應急預案，確保在發生意外情況時能夠及時恢復數據。加強對數據庫訪問權限的管理，嚴格控制用戶對數據庫的訪問權限，防止越權操作。

三、結束語

人工智能與機關檔案管理的融合是時代發展的必然趨勢，為檔案工作帶來了前所未有的機遇。通過引進先進技術、重構管理模式、完善制度規范、加強隊伍建設和數據庫建設，機關檔案管理正逐步邁向智能化、智慧化的新階段，不僅提高了檔案管理的效率和質量，還為機關決策提供了有力支持，促進了機關治理能力的現代化。隨著人工智能技術的不斷進步，其在檔案管理領域的應用將更加深人和廣泛，檔案工作必將在服務國家發展以及社會進步中發揮更加重要的作用。

參考文獻：

[1]唐玉珍.“新質生產力”賦能事業單位檔案管理工作標準化研究[J].蘭臺內外，2024（24）：48-50.

[2]陳遠霞.大數據時代下的機關檔案智能分類與檢索技術研究[J].辦公自動化，2024，29（14）：60-62.

[3]武凡芝.大數據時代機關檔案標準化、信息化管理利用路徑分析[J].蘭臺內外，2024（15）：75-77.

作者單位：中共金寨縣委組織部