激活檔案價值 打通企業信息共享的最后一公里

企業檔案是企業在生產經營過程中形成的原始記錄，是企業開展決策、管理、生產經營活動的憑證。隨著企業發展，規模越來越大，經營業務范圍越來越廣，檔案信息的數量和管理工作量也不斷增加。部門之間的檔案信息如果互通不暢、管理不規范、信息化建設不完善，將會嚴重阻礙企業內部信息的通暢，不利于檔案的開發利用。所以，共享企業檔案是做好企業檔案工作、發揮其資產價值的重要途徑。

企業檔案共享存在的問題

在數字化浪潮下，企業檔案管理正從實體保管轉向價值挖掘。企業要實現可持續發展，就得樹立正確的檔案管理意識，做好檔案信息化建設工作。現在，很多企業的檔案管理存在部門獨立保存、各自為政的情況，檔案信息開發利用率低，很難在企業范圍內實現共享和協同利用。

部門信息共享壁壘

在推動企業檔案信息共享的過程中，有一個繞不開的深層次難題，就是部門間的信息壁壘。企業內部各部門職能不同，常常形成各自的信息孤島。這會導致企業檔案資源分散，部門之間信息交流不順暢，檔案資源利用效率低。不同部門有相對獨立的職責和目標，像業務、研發、生產、財務等部門，職責范圍、工作目標和考核指標都不一樣。部門獨立運行，加上“保護競爭優勢”的想法比較普遍，這也是檔案信息壁壘產生的主要原因。

各個部門的核心檔案信息，尤其是業務部門的客戶資料、研發部門的科研技術檔案、財務部門的薪酬等關鍵數據，一旦跨部門共享，容易出現信息泄露和數據安全問題，還會削弱部門的獨特性，可能導致內部資源分配更不合理。

檔案管理標準混亂

在日常檔案管理工作中，企業內部各部門常常采用各自的標準和方法，沒有統一的指導原則。這就使得檔案的收集、整理、保存和利用等環節難以標準化，不僅加大了企業檔案資源的整合難度，還會使檔案信息缺乏準確性和完整性。

當業務需要部門協調利用和共享檔案時，因不同部門在檔案分類體系、命名規則、格式標準上存在差異，檔案信息跨部門傳遞時就得反復轉換。這需要耗費大量人力和時間去轉換檔案格式、核對內容、統一語義，大大增加了人員的工作量和管理成本。

檔案標準混亂還會讓部門間的信息孤島變得更嚴重、更固化。如果各個部門只顧著維護自身的檔案管理標準，而忽視了整體協同的重要性，將導致檔案管理陷入局部優化的陷阱，很難形成全局視野下的高效信息流轉機制。這種“碎片化”的檔案管理方式，不僅提高了檔案共享的門檻，還嚴重制約了信息資源的整合效能和知識價值的挖掘，導致檔案檢索效率低，進一步降低了檔案資源的利用價值。

檔案信息化程度低

隨著企業規模擴大、業務變得復雜，檔案數量越來越多。當前，企業檔案管理的信息化程度不夠，很多企業還在靠紙質檔案和分散的電子存儲混合管理，這就導致跨部門調閱檔案效率低，信息整合也很困難。

傳統的紙質檔案和簡易存儲介質的保存方式，已經滿足不了高效檢索和快速傳遞的需求。各部門間如果沒有統一的數字化檔案系統支持，檔案信息很難即時共享和更新。同時，紙質檔案和存儲介質的保管方式，常常會因為企業員工流動、更替，進一步影響檔案數據的準確性和可靠性。

構建企業檔案信息共享機制的路徑

面對企業檔案管理存在的標準化缺失、協同效率低和信息化建設不足等問題，構建統一的檔案標準體系、推進檔案數字化建設和創新部門協同管理機制，是建立便捷高效檔案共享機制的關鍵。這能讓檔案資源高效流轉和利用，增強部門間的檔案協同意識，實現檔案資源在全局范圍內的優化配置。

建立統一的檔案管理標準

企業要制定統一的檔案管理標準，涵蓋檔案的分類、編碼、存儲、檢索等各個環節，以確保檔案管理規范、標準。企業可以依據《企業檔案管理規定》，結合自身發展階段和業務特點，制定檔案管理制度，明確各類文件材料的歸檔范圍，編制檔案保管期限表。有了統一標準后，各部門再對檔案門類采用統一的分類標準，按年度、機構、保管期限等分類項細化，明確編號規則，讓檔案管理更系統、更易操作。這樣一來，檔案信息能無縫對接，減少轉換成本，打破部門間的檔案信息孤島，提高檔案利用效率。

建立企業檔案共享平臺

在跨部門協作需求越來越迫切的情況下，集中建立檔案共享平臺是打破部門間壁壘的需要。這個平臺要能收集、整理、存儲、檢索檔案信息，保證檔案信息不遺漏、不缺失；另外，還要有權限管控能力，確保檔案信息安全。通過建立共享平臺，打通部門間的壁壘，實現企業內部的信息分享。對于工作經費有限的企業，可以利用開源軟件建立小型檔案管理系統，或者使用云存儲服務，降低檔案管理對硬件成本的要求，在有限的預算內實現檔案電子化，提升檔案信息共享水平。

構建企業檔案雙維治理路徑

構建科學的企業檔案管理體系是提升組織效能的基礎保障，需從企業組織架構優化、檔案制度規范建設、資源整合應用三方面共同推進，并結合企業運行經費條件實行動態的檔案管理工作適配策略。對于運行經費充裕的企業，可設立檔案管理專職部門，配置專業檔案管理人員，負責檔案的收集、整理、歸檔和利用。

對于運行經費受限的企業，可采取兼職檔案管理員制度實現管理成本與效能的平衡。各部門設立兼職檔案管理員，成立企業檔案工作小組，由分管檔案工作的企業負責人任組長，構建層級分明、職責清晰的檔案管理體系。部門兼職檔案管理員負責本部門日常的檔案收集、整理與數字化錄入，定期向檔案工作小組匯報工作進展，確保檔案數據的及時更新與共享。

同時，企業應當定期舉辦檔案管理培訓，提升檔案管理員在檔案管理意識、業務能力和技能、檔案法規與業務管理、檔案信息化管理等方面的水平，讓他們在開展檔案管理工作時能夠得心應手，進一步增強企業檔案管理的規范性和安全性。企業還應當將檔案管理工作納入個人績效考核范疇，定期評估專職或兼職檔案管理員的工作情況，以此調動員工參與檔案管理工作的積極性和自覺性。

建立企業檔案共享系統，是企業提高檔案管理效率、實現內部信息共享的有效方法。通過建立企業檔案共同的管理標準、檔案共享系統、檔案雙管路徑等有效方法，能解決企業內部信息共享不暢、檔案流通不暢等現實問題，提升企業檔案資源利用率，使企業內部信息高度統一，為企業決策的科學化、精細化服務。在此基礎上，企業也必須定期組織檔案管理培訓，提升全員檔案意識，保證檔案管理的正確性。同時，還可以從領導機制、規范制度、應用技術、信息安全、激勵監督等角度出發，積極完善檔案共享運營。在信息技術和管理理念的作用下，檔案共享管理制度將不斷發展和完善，給企業的發展帶來新的思路和動力。