提高圖書館查收查引服務(wù)效率的實踐探索

摘 要：在當前時代背景下，提高圖書館查收查引服務(wù)效率是現(xiàn)代圖書館提升服務(wù)質(zhì)量的重要途徑。查收查引服務(wù)涉及對論文和文獻的信息收集和引用，是研究人員進行學術(shù)研究和發(fā)表成果的重要環(huán)節(jié)。而目前許多圖書館在查收查引服務(wù)開展過程中采用的依舊是傳統(tǒng)方式，整體效率低下，因此需要結(jié)合信息技術(shù)，對查收查引工作進行有效創(chuàng)新。基于此，本文以某圖書館查收查引服務(wù)為例，對圖書館查收查引服務(wù)面臨的問題進行了分析，之后提出了有效的解決策略。

關(guān)鍵詞：圖書館；查收；查引；數(shù)據(jù)庫平臺

現(xiàn)代圖書館的職能已不再局限于圖書借閱，而是逐漸擴展到信息服務(wù)和知識管理等多個方面。查收查引服務(wù)作為圖書館學術(shù)支持的重要組成部分，直接影響著研究人員的文獻獲取效率和科研工作的開展。然而，隨著科技的發(fā)展和用戶需求的增加，傳統(tǒng)的查收查引服務(wù)在效率和準確性上面臨挑戰(zhàn)。為了適應(yīng)信息時代的需求，圖書館需要不斷探索新的方法來提升這項服務(wù)的效率。目前，全球圖書館界已逐漸認識到，通過技術(shù)革新、流程改進和人員培訓來提高服務(wù)效率的重要性。本文將從這些方面進行實踐探索，希望通過對各種策略的分析與總結(jié)，為其他圖書館在提升查收查引服務(wù)效率上提供參考和借鑒，以推動整個圖書館界的服務(wù)水平提升。

一、圖書館查收查引服務(wù)現(xiàn)狀

為了對當前圖書館查收查引服務(wù)現(xiàn)狀進行有效分析，筆者對當?shù)啬硤D書館進行了調(diào)查，調(diào)查發(fā)現(xiàn)其服務(wù)范圍以及對象主要包含校內(nèi)的學生、教師以及省內(nèi)其他高校師生和科研人員等。而隨著高校規(guī)模的不斷擴大，近年來高校師生的職稱評定、引進人才指標評價、基金資助、獎勵申請等需求不斷增多，因此對圖書館工作提出了更多的要求。通過對圖書館查收查引工作進行全面調(diào)查，發(fā)現(xiàn)圖書館近年來檢索量持續(xù)增加，這也體現(xiàn)了對查收查引服務(wù)進行創(chuàng)新的必要性。而且在研究人員以及學者對SCI文獻關(guān)注的同時，對檢索認證的時效要求較高，這就導(dǎo)致圖書館工作量持續(xù)增加，許多人即使加班也無法滿足校內(nèi)廣大師生的需求，最終導(dǎo)致師生對圖書館檢索工作產(chǎn)生了不滿情緒［1］。

二、圖書館查收查引服務(wù)存在的問題

（一）用戶查收查引知識缺乏

從圖書館查收查引服務(wù)現(xiàn)狀來看，雖然許多專家學者都能夠有效應(yīng)用圖書館檢索服務(wù)，但是高校圖書館服務(wù)的對象還是以學生為主。部分學生因缺乏對查收查引概念的認識，在使用圖書館查收查引服務(wù)時知識儲備不足，在查收查引過程中對于服務(wù)流程并不了解。這就導(dǎo)致用戶在實際應(yīng)用過程中可能會出現(xiàn)一些低層次的錯誤，比如在檢索過程中未正確選擇數(shù)據(jù)庫，導(dǎo)致檢索范圍過大，進而降低檢索效率，同時，部分訂單檢索人姓名信息不準確，導(dǎo)致工作人員需在檢索過程中修正訂單信息［2］。

（二）自動化程度低

自動化技術(shù)的應(yīng)用能夠極大地提升信息處理的效率和準確性，但在很多圖書館中，查收查引服務(wù)的自動化程度較低。在開展工作中需要圖書館工作人員進行大量的重復(fù)工作，這不僅使得圖書館人力成本持續(xù)增加，也容易因為工作人員的失誤導(dǎo)致查收查引服務(wù)質(zhì)量下降。而且由于缺乏一個自動化的信息系統(tǒng)，在對文獻查找以及處理過程中整體速度較慢，降低了用戶的使用體驗，而且在圖書館系統(tǒng)更新方面，也缺乏對大數(shù)據(jù)、人工智能技術(shù)的應(yīng)用，導(dǎo)致文獻數(shù)據(jù)庫更新也不夠及時。此外，圖書館的查收查引服務(wù)包含數(shù)據(jù)查詢、服務(wù)受理、獎勵申報、職稱評定等內(nèi)容，而在許多工作開展過程中需要用戶進行繳費工作，由于系統(tǒng)自動化程度較低，所以在繳費過程中需要人工與財務(wù)部門進行反復(fù)溝通，這不僅降低了服務(wù)效率，也提升了支付難度。

（三）處理流程不透明

圖書館的查收查引服務(wù)通常缺乏透明的處理流程，這不僅體現(xiàn)在服務(wù)的運作上，也體現(xiàn)在用戶與館員之間的信息溝通上。用戶在提交查收查引請求后，通常無法得知請求的具體處理進度、所用時間以及可能遇到的問題，這種不透明性導(dǎo)致用戶體驗不佳，容易造成不必要的誤解與信息傳遞的不足。另外，處理流程的缺乏透明性還體現(xiàn)在用戶反饋的管理上，用戶的建議和意見沒有有效的渠道反饋給服務(wù)管理者，無法形成有效的溝通與互動。

三、提高圖書館查收查引服務(wù)效率的有效措施

（一）注重對查收查引知識的宣傳培訓

圖書館查收查引服務(wù)質(zhì)量與館員的專業(yè)知識和技能息息相關(guān)，而且用戶具有較高的信息素養(yǎng)，因此在日常工作中需要注重對圖書館查收查引知識的培訓宣傳工作。首先，圖書館需要結(jié)合實際情況，對館員進行系統(tǒng)化培訓，這主要包含對圖書館信息系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫管理、文獻檢索策略等方面的深入學習，以及新興技術(shù)如數(shù)據(jù)分析、人工智能的培訓。圖書館管理者需要針對館員的日常工作情況制訂長期發(fā)展計劃，并鼓勵館員積極參與培訓工作，以提升他們的專業(yè)能力。其次，高校圖書館主要面臨的服務(wù)對象為高校內(nèi)部師生，因此想要切實提升查收查引服務(wù)效率，還需要提升用戶的信息素養(yǎng)，即用戶的文獻檢索能力和資源利用能力。圖書館應(yīng)主動開展多種形式的信息素養(yǎng)教育活動，如講座、培訓課程和在線學習資源等，以幫助用戶掌握查收查引的基本知識和技巧。講座和課程可以結(jié)合具體案例，教授用戶如何選擇合適的數(shù)據(jù)庫、使用檢索工具以及評估文獻質(zhì)量。最后，為了讓更多用戶意識到圖書館查收查引服務(wù)的實際價值，圖書館需要重視宣傳推廣工作的開展，可以通過社交媒體、電子郵件公告、海報和館內(nèi)展示等多種渠道，廣泛宣傳查收查引服務(wù)的具體內(nèi)容、使用方法和優(yōu)勢。而且高校圖書館可以與學校教學系統(tǒng)合作，將圖書館查收查引服務(wù)融入日常教學中，讓學生在課堂上學會使用相應(yīng)工具［3］。同時，在新媒體背景下高校宣傳的方式也逐漸多元化，可以在宣傳過程中借助新媒體平臺開展宣傳工作，在宣傳過程中需要結(jié)合不同平臺的特點進行有效的宣傳，比如，在公眾號中多以圖文的形式進行宣傳，而在其他新媒體平臺的宣傳可以以短視頻為主，相關(guān)人員需要基于查收查引知識，制作精美的短視頻動畫或者微電影，面向?qū)W生與教師進行推廣，并且要鼓勵師生參與到查收查引工作的討論中，通過大數(shù)據(jù)技術(shù)對用戶的反饋意見進行收集，能夠?qū)Ξ斍安槭詹橐ぷ鬟M行有效優(yōu)化，進而提升高校圖書館查收查引服務(wù)質(zhì)量，使其能夠滿足用戶需要。

（二）構(gòu)建查收查引自動化系統(tǒng)

為了進一步提升圖書館查收查引工作的自動化，案例中的圖書館引進了查收查引自動化系統(tǒng)，并于2023年投入使用，經(jīng)過一年時間的持續(xù)優(yōu)化，目前該系統(tǒng)已經(jīng)有效實現(xiàn)了前臺申請和后臺處理等功能，并且可以通過社交平臺或者手機短信對用戶進行進度提醒。在引進的自動化系統(tǒng)中，主要包含預(yù)處理、收錄檢索、引用檢索以及報告生成等功能模塊。同時，為了進一步提升系統(tǒng)的便捷性、實用性和高效性，系統(tǒng)對數(shù)據(jù)預(yù)處理算法進行了優(yōu)化，又增加了人機交互模塊、自引排除等模塊，并將當前主流文獻引用數(shù)據(jù)庫進行接入，實現(xiàn)了通過不同關(guān)鍵詞進行檢索的功能。

1.系統(tǒng)軟硬件介紹

本系統(tǒng)采用Windows Server 2019服務(wù)器，使用32G內(nèi)存、4核CPU以及400G硬盤。在對系統(tǒng)開發(fā)過程中采用Apache+PHP+MySQL服務(wù)器架構(gòu)，并采用MVC方式組織代碼。這樣不僅能夠提升系統(tǒng)的兼容性和擴展性，還可以為后續(xù)開發(fā)工作打下良好基礎(chǔ)，確保查收查引報告能夠兼容市面上常見的辦公軟件。在系統(tǒng)的服務(wù)界面，左側(cè)為導(dǎo)航欄，包含查收查引服務(wù)、科技查新、系統(tǒng)功能、個人設(shè)置等模塊，而在右側(cè)則是不同模塊的具體顯示界面，操作人員能夠通過系統(tǒng)在不同模塊之間進行切換［4］。

2.系統(tǒng)主要功能

針對當前圖書館查收查引服務(wù)自動化程度較低的問題，通過引進自動化系統(tǒng)，能夠切實提升查收查引效率。其基本功能如下：（1）自動獲取模塊。系統(tǒng)在收取到預(yù)處理數(shù)據(jù)之后，可以自動錄入作者機構(gòu)、姓名、通信地址等信息，之后按照專家提供的初始信息，使用SPIDER自動獲取程序檢索到所需要的文獻收錄和引用情況，并將檢索進度通過短信以及Emai通知用戶。（2）館員、專家判定模塊。這個模塊主要為了實現(xiàn)對專家文獻信息的判定，并在確定格式信息正確之后將數(shù)據(jù)信息上傳到數(shù)據(jù)庫中。判定工作的主要流程包含對文獻信息的判斷，對正確文獻信息的提交，并對錯誤信息進行篩選刪除，同時需要對遺漏的信息進行補充。圖書館工作人員在管理過程中通過后臺登錄管理者賬號，能夠?qū)ψ髡邤?shù)據(jù)進行核對、篩選、判定，在確定無誤之后將其上傳到數(shù)據(jù)庫平臺，這有效降低了工作人員的工作壓力。（3）查重歸檔模塊。為了保證文獻的原創(chuàng)性，需要對作者提交的數(shù)據(jù)進行查重對比，并在查重結(jié)束之后按照標準文件格式將數(shù)據(jù)進行轉(zhuǎn)化，并對其進行歸檔。（4）報告生成模塊。系統(tǒng)在錄入數(shù)據(jù)之后會按照既定格式生成標準的報告模板，并根據(jù)專家需要將其分為詳細報告以及簡略報告，在簡略報告中僅會顯示文獻的篇數(shù)以及引用的次數(shù)，而詳細報告中則會對文獻的基本信息和內(nèi)容進行體現(xiàn)。（5）系統(tǒng)日志記錄模塊。在這個模塊中需要對用戶的訪問日志和操作進行記錄，主要包含用戶的檢索、登錄、頁面訪問等操作，在記錄過程中系統(tǒng)會對惡意訪問IP地址進行識別，一旦發(fā)現(xiàn)惡意操作就會禁止賬號登錄，以便對數(shù)據(jù)庫中的文獻數(shù)據(jù)進行保護。（6）為了提升自動化系統(tǒng)的服務(wù)效率，在系統(tǒng)開發(fā)過程中工作人員將自動化系統(tǒng)與公眾號連接，利用融媒體技術(shù)手段對服務(wù)接口進行開發(fā)，將社交軟件與系統(tǒng)進行整合，用戶可以通過公眾號進行查收查引工作，并且可以在公眾號中對服務(wù)進行申請、查詢和受理，進而提升圖書館的整體辦公效率［5］。（7）系統(tǒng)還具有統(tǒng)計功能，可以在文獻查收查引過程中對歷史數(shù)據(jù)進行導(dǎo)出，這樣就能夠?qū)︷^員的整體工作量進行查看，并通過對歷史數(shù)據(jù)進行不同維度的分析，對工作進行細化。

當圖書館引入自動化處理系統(tǒng)之后，圖書館查收查引效率得到了顯著提升。同時，標準化的自動處理系統(tǒng)，能夠為用戶提供定制化報告，并對文獻的收錄、引用等指標數(shù)據(jù)進行細分管理，進而提升查收查引效率。而且系統(tǒng)在查收查引之后給出的報告也能夠兼容市面上大多數(shù)辦公軟件，方便相關(guān)人員對信息進行收集和整理。此外，該系統(tǒng)采用了人工智能算法對用戶的論文清單進行解析，這樣就可以對用戶上傳不同文件格式的信息進行識別，確保工作人員能夠按照一定格式獲取最新的收錄信息，進而降低工作人員的工作壓力。

（三）明確查收查引處理流程

為了進一步優(yōu)化圖書館查收查引處理流程，首先，相關(guān)人員需要對現(xiàn)有的工作流程進行梳理，結(jié)合自動化信息系統(tǒng)，識別每個步驟中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)和瓶頸，制定詳細的指導(dǎo)手冊以規(guī)范操作。這些流程應(yīng)包括用戶請求的接收、資源檢索、信息核實、結(jié)果交付等多個環(huán)節(jié)，確保每一步都有具體的操作規(guī)范。其次，在對查收查引流程優(yōu)化之后，需要將自動化處理系統(tǒng)與處理流程結(jié)合，在系統(tǒng)中增加請求管理、任務(wù)分配、進度跟蹤和結(jié)果反饋等功能，幫助圖書館對查收查引工作進行全面的監(jiān)控和管理。這樣一來，圖書館管理者就能夠?qū)Ω鞣N請求的狀態(tài)進行實時查看，減少信息滯后和任務(wù)冗余。同時，系統(tǒng)還可以記錄每個請求的處理時間與結(jié)果，為后續(xù)的流程優(yōu)化提供數(shù)據(jù)支持。最后，查收查引處理流程需要結(jié)合實際工作情況進行持續(xù)優(yōu)化，因此需要建立一套長效的流程改進機制。具體來說，圖書館需要主動收集用戶的反饋意見，通過問卷調(diào)查、用戶訪談和在線反饋等方式，了解用戶在使用查收查引服務(wù)中的困難和建議。這些反饋可以用來評估現(xiàn)有流程的有效性，并找出可能的改進點。而且管理人員需要定期召開流程改進會議，讓館員分享工作中的經(jīng)驗和遇到的問題，共同探討更高效的操作方法。通過這樣的機制，圖書館不僅可以不斷優(yōu)化查收查引流程，還能增強館員的參與感和責任感，形成良性循環(huán)，推動服務(wù)質(zhì)量的持續(xù)提升。

（四）報告防偽技術(shù)

目前，各個高校開具的查收查引服務(wù)證明報告格式各不相同，并且普遍沒有防偽操作，只是對報告進行備份，在查驗過程中十分容易出現(xiàn)偽造的情況，因此相關(guān)人員需要針對查收查引證明應(yīng)用有效的防偽技術(shù)。首先，針對查收查引證明，需要在處理過程中借助信息系統(tǒng)對證明進行備份，同時對證明報告格式進行統(tǒng)一，這樣就能夠在查驗過程中提升證明的查驗效率。并且在制作證明過程中需要采用防偽紙張，并在證明紙張上印刷防偽圖案，并同步生成電子存檔。其次，目前常用的防偽技術(shù)包含防偽材料以及防偽印章，防偽材料中包含基材、涂布層、有色固化成型層、蒸鍍層以及其他纖維，而防偽印章的應(yīng)用則包括章體圖文加密、用先進工藝代替手工刻章、采用特殊材料的加密印油和印泥等措施。最后，為了提升后續(xù)查驗效率，相關(guān)人員還需要構(gòu)建查收查引報告信息庫，通過二維碼等技術(shù)實現(xiàn)對報告的溯源防偽。

結(jié)語

綜上所述，圖書館的查收查引工作作為高校圖書館重點工作內(nèi)容，需要通過不同手段提升查收查引工作效率。本文結(jié)合當前圖書館查收查引工作面臨的問題，提出了有效的解決策略，通過引入自動化處理系統(tǒng)，文獻檢索能夠更加便捷高效。流程優(yōu)化則著眼于內(nèi)部管理，通過改善工作流程減少了資源浪費和信息遺漏。

參考文獻：

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［3］張晉輝，馬秀丹.地震圖書館查收查引自動化系統(tǒng)建設(shè)介紹與展望［J］.地震科學進展，2023，53（11）：536541.

［4］潘香岑，劉鳳俠，康猛.科研評價視域下高校圖書館深化查收查引服務(wù)實證研究［J］.圖書館學刊，2023，45（3）：5558.

［5］李金永，朱寶良子，陳春霞.科研評價中查收查引業(yè)務(wù)服務(wù)框架模型構(gòu)建研究［J］.新世紀圖書館，2023（5）：3540.

作者簡介：楊明（1985— ），男，漢族，陜西西安人，碩士研究生，工程師，研究方向為校園文化建設(shè)、閱讀推廣。