醫院藥品采購與庫存管理的財務審計優化策略

DOI：10.12433/zgkjtz.20251327

醫院藥品采購與庫存管理涉及大量資金流動和復雜的流程，若缺乏有效的監管和審計，就可能出現暗箱操作、虛假采購、成本增加及醫療質量下降等問題。隨著醫療改革的深入和患者需求的提升，醫院正在面臨提高運營效率、保障醫療質量和降低運營成本的挑戰。

一、醫院藥品采購與庫存管理財務審計的意義

（一）提高采購透明度，防范廉政風險

藥品采購涉及大量資金流動，采購流程復雜，如果沒有有效的監管和審計，就會滋生暗箱操作、虛假采購、回扣、貪腐等不正當行為，損害醫院經濟和醫療服務質量。嚴格的財務審計可以確保采購流程的透明化，做到各個采購環節有跡可循，確保采購決策合理合法，明確采購環節中各個崗位的職責，落實責任追究機制，防止采購人員以無人負責或流程混亂為借口推卸責任，避免采購人員利用職權謀取私利，形成公開、公平、公正的采購環境，增強醫院的社會公信力。

（二）優化成本控制，提高醫院財務管理效率

藥品采購成本是醫院運營成本的重要組成部分，如果醫院采購流程不透明，缺乏市場調研，就會采購價格過高的藥品，增加醫院的運營成本，同時增加患者的醫療負擔。審計的存在則可以通過比對市場價格評估醫院采購的合理性，確保醫院在保證藥品質量的前提下以最優的價格進行采購，優化供應商選擇和采購策略，通過集中采購、招投標來避免因供應商過少或單一來源采購導致價格壟斷[。通過對庫存數據的分析，審計還可以發現是否某些藥品采購量過大導致庫存積壓和藥品過期報廢，避免盲目采購增加醫院經營成本。

（三）保障醫療質量和患者安全

醫院藥品采購和庫存管理的財務審計不僅涉及資金管理，還直接關系到醫療質量和患者安全，如果采購了質量不合格的藥品，或關鍵藥品短缺，都可能影響醫院的正常運作，甚至危及患者的生命安全。而財務審計的存在可以幫助醫院建立嚴格的質量控制機制，嚴格審核采購藥品的供應商資質、藥品質量檢驗報告、生產批次、存儲條件，幫助醫院發現某些藥品可能因市場供給波動而價格大幅上漲，或者某些供應商因經營問題可能無法穩定供貨，從而避免潛在風險影響醫院的正常運營。在庫存管理方面，審計還可以實時監測藥品庫存狀況，及時補充短缺藥品，避免因藥品短缺影響治療。

（四）提高醫院整體運營效率，促進長期可持續發展

醫院的日常運營需要穩定的資金流和科學的資源配置，通過財務審計，醫院可以發現采購流程中審批流程過于繁瑣、重復審批或低效管理等問題，從而優化采購流程，實現采購、庫存、財務等環節的信息共享，提高數據分析能力，提升管理效能。通過對藥品采購和庫存管理的審計，醫院管理層也可以更準確地了解資金流向，從而更加合理地規劃科研經費、人才培養資金，使有限的資金發揮出最大的效益，促進醫院可持續發展。

二、醫院藥品采購與庫存管理流程與特點

（一）醫院藥品采購的流程和特點

醫院藥品采購的流程主要包括需求確定、招標/詢價、評審、簽訂合同、交付驗收和結算等環節，在各環節中都要確保藥品的質量、安全性和供應的穩定性。在確定需求時，醫院會根據臨床科室的需求、歷史使用情況以及庫存狀況確定所需藥品的種類、規格和數量，采購部門需綜合考慮疾病譜、季節變化和突發公共衛生事件等因素可能產生的影響制定藥品采購計劃。在確定采購需求后，醫院會采用招標或詢價方式選擇供應商，若采購量較大，醫院會向供應商發布采購公告，邀請符合資質的供應商參與競標，醫院會依據供應商的報價、藥品質量、供貨能力、信譽以及售后服務綜合選擇最符合醫院需求的供應商。若供應量較小，則會通過詢價的方式。醫院在與選定的供應商簽訂購貨合同后，供應商按照合同約定的時間和地點將藥品送至醫院，醫院對到貨藥品進行驗收入庫結算。

醫院藥品采購具有以下四個顯著特點：一是專業性強。藥品采購不僅涉及經濟因素，還涉及臨床治療效果、安全性等，需要專業團隊進行評估和管理。二是質量要求高。藥品的質量直接關系到患者的生命安全，醫院需要嚴格審查藥品的來源、質量標準，并進行嚴格的驗收。三是采購管理具有復雜性。醫院采購的藥品種類繁多，涉及不同的供應商、品牌、規格，采購計劃需結合臨床需求、庫存狀況和市場供需情況制定。四是安全管理要求嚴格。藥品采購不僅要防止假藥、劣藥進入醫院，還要確保采購流程的透明度，防止采購過程中的腐敗行為。因此，醫院通常需要建立嚴格的采購制度，并借助信息化管理系統提升采購效率和透明度。

（二）醫院藥品庫存管理的流程和特點

醫院藥品庫存管理通常包括進貨、驗收、入庫、存儲、出庫、盤點和過期藥品處理等多個環節，其核心目標是確保藥品供應的穩定性，保證藥品質量和庫存數據的準確性，同時降低庫存管理成本。在庫存管理全流程中，醫院首先根據采購合同從供應商處接收藥品，藥品管理部門需要查驗到貨藥品是否符合采購合同和醫院標準，通過驗收的藥品方可入庫，入庫后需要按照藥品的儲存要求進行低溫、防潮、防光存放，并使用庫存管理系統記錄藥品的數量、批次、有效期等信息，對藥品進行定期盤點，確保賬實相符，并對即將過期的藥品進行預警處理，以減少損失和醫療安全隱患。藥房和庫房的管理人員需要嚴格按照出庫登記制度，確保藥品流向可追溯，并對藥品的使用情況進行監控，分析不同藥品的使用頻率，以便優化庫存結構。

醫院藥品庫存管理的特點主要包括以下四點：一是具有復雜性，由于藥品種類多、數量龐大，庫存管理需要高度精細化，避免庫存積壓或短缺影響醫療服務。二是質量控制嚴格，醫院必須確保所有庫存藥品符合質量標準，避免使用過期或劣質藥品。三是信息化需求高，傳統的人工管理模式容易導致數據不準確、管理混亂，因此越來越多的醫院開始采用信息化庫存管理系統，以提高庫存管理的效率和準確性。四是供應鏈管理的挑戰，醫院的藥品供應依賴于供應商，如果供應鏈出現問題，如生產廠家停產、物流延誤等，就可能導致醫院藥品短缺，因此醫院需要建立合理的庫存預警和應急供應機制。

三、醫院藥品采購財務審計的優化策略

（一）強化采購前可行性審計，提升采購科學性和合理性

在醫院藥品采購的前期階段，審計人員進行需求分析、供應商評估、成本效益分析，從源頭上優化醫院的藥品采購管理，確保采購活動的合規性和合理性。醫院藥品采購必須基于臨床需求，所以審計人員需要加強與臨床科室溝通，明確實際藥品需求。供應商的選擇會直接影響醫院藥品的質量和供貨穩定性，所以審計人員應制定供應商評價標準，綜合考察供應商的資質、信譽、交貨能力、售后服務水平，對供應商的資質文件、生產許可、經營資質等進行嚴格審核，優先選擇優質供應商，對存在質量問題或供貨不穩定的供應商采取限制措施，確保采購安全。當然，醫院藥品采購不僅要關注質量，還需考慮采購成本，對此可以建立藥品價格比對機制，定期收集市場藥品價格信息，對不同供應商的報價進行對比分析，并引入競爭性采購機制，通過公開招標、競價談判等方式獲取最優采購價格，防止超預算采購導致財務風險。

（二）完善采購過程監督機制，確保采購活動公開透明

醫院藥品采購過程的公正性和透明度直接影響采購的合規性和財務安全，所以要通過加強采購過程的監督和管理，降低采購中的廉政風險和財務漏洞。合同條款的不嚴謹可能導致醫院在采購過程中遭受經濟損失，因此審計人員需要詳細審查合同條款的完整性、合規性以及合同變更的合理性，確保合同履約情況可監控并建立合同執行跟蹤機制，及時發現供應商未按合同履行義務的情況，并采取相應措施保障醫院權益。為提高采購監督效率，醫院也可以引入信息化管理手段，建立電子采購管理系統，將采購審計信息與財務、庫存管理等系統對接，實現采購流程的全程留痕，確保采購活動透明、可追溯，同時提高審計效率。

（三）加強采購后支付與結算審計，確保資金安全與采購合規性

為了防止虛假采購、資金挪用等財務問題，醫院應加強對采購支付的審核，核對采購價格與合同約定是否一致，檢查藥品入庫信息是否與采購記錄匹配，確保所有折扣和優惠政策在財務賬目中得到合理體現，在確認采購流程全部合規后才可以進行結算。

四、醫院庫存管理財務審計的優化策略

（一）完善內部控制體系，強化采購與庫存管理審計

采購環節是醫院藥品管理的起點，涉及資金流向、供應商管理、采購計劃執行情況等多個方面，因此醫院需要建立嚴格的授權管理制度，明確采購權限，確保所有采購活動均經過授權審批，并嚴格執行招投標程序，避免“人情采購”“盲目采購”現象，將采購藥品的付款方式、送貨方式、送貨地點納入審計范圍，確保采購行為符合醫院財務管理制度。在庫存管理方面，審計人員應重點審計藥品的入庫、存儲和領用情況，核查入庫單、驗收單及出庫單是否齊全，檢查賬、卡、物是否相符，確保所有藥品出入庫數據均由不同人員分別錄入和審核，并關注庫存明細賬、日報表和月報表的建立情況。此外，醫院應對藥品儲備情況進行合理評估，可以通過計算存貨周轉率、分析庫存余額變動情況，識別是否存在藥品積壓或短缺的問題，若某種藥品長期存放未被使用，則可能存在采購計劃不合理或需求預測不準確的情況，需要調整采購頻率或數量，而對于緊缺藥品，則應審查采購計劃是否存在疏漏，確保醫院藥品供應的連續性和穩定性。

（二）優化信息化管理，提高庫存盤點與財務核算的精準度

審計人員需結合醫院的具體管理模式，統籌安排監盤時間、人員和區域，核對賬面數據與實際庫存數量的一致性，重點關注藥品進出量大的門診藥房，還需關注藥品有效期管理，防止過期藥品被計入庫存或流入市場。在傳統的人工管理系統下，部門之間缺乏有效的約束機制可能導致賬實不符、數據登記滯后、管理流程混亂等問題，藥房、藥庫的盤點結果不能及時移交財務部門，財務部門也難以根據盤點數據及時調整賬目，導致庫存數據失真。因此，醫院庫存管理的財務審計還需依托信息化管理來提高庫存盤點的精準度，醫院應加強財務核算與實物盤點的同步管理，確保賬賬、賬卡、賬表一致，避免因信息不對稱而導致的財務風險。審計人員應重點檢查醫院信息管理系統各模塊間的數據關聯性，確保藥庫子系統、藥房子系統、門診收費子系統、住院管理子系統、財務核算系統等數據一致，可以定期抽查醫生處方、藥房發藥數量、金額是否與ERP系統、門診和住院系統中的數據相匹配，防正虛假記錄或信息系統漏洞導致的舞弊行為，也可以通過患者人數統計表、藥房銷售日報表、醫生處方等數據進行交叉核對來確保銷售數據的真實性。

（三）健全責任追蹤機制，加強風險防控與違規處理

藥品庫存管理任何環節出現失誤或違規操作都可能影響財務數據的真實性和藥品供應的安全性，因此醫院應優化崗位職責分工，建立嚴格的內部牽制制度，在藥品入庫環節，采購員、檢驗員、保管員、藥劑科負責人、會計人員均需簽字確認。在藥品出庫環節，保管員、經領人、會計等需共同審核。在特殊業務方面，應加強退藥、調藥、調價等特殊業務的管理，確保所有變動均按照規定程序執行，并抽查系統日志，檢查是否存在未授權操作或系統異常變更，確保異常數據能得到及時、準確的糾正。

（四）推行藥品庫存ABC分類，建立智能預警與動態審計機制

大型綜合類醫院中科室眾多，藥品種類繁多，不同藥品的價格之間也存在著明顯的差異，若庫存管理仍然沿用傳統的統一管理模式，則庫存財務審計過程中容易出現資源分配不均勻、審計工作缺乏針對性的問題，無法保障醫院的審計工作質量。因此，醫院可以在藥品庫存管理中引入ABC分類管理方法。其中，A類指的是高價值高使用頻率的藥物，一般來說，A類藥物金額占比較大，數量較少，具有較高的管理風險，在庫存管理和財務審計中應作為管理點進行高頻次高標準的審計管理。B類指的是中等價值或中等使用頻率的藥物，在庫存管理和財務審計中，只需根據實際使用情況進行定期審計和抽調檢查，在保障藥品正常使用管理的基礎上，降低審計資源的消耗。C類是指低價值低使用頻率的藥物，在對系列藥品進行庫存管理和財務審計時，可以采用比A類和B類審計頻率更低的模式進行抽查核對。ABC庫存分類法還可以配合智能預警與動態審計機制共同使用，醫院可以在現有的ERP系統或藥品庫存管理平臺中設定庫存管理指標，在藥品庫存出現異常波動或某項藥品采購金額異常時，自動生成預警信息，審計部門則根據預警提示進行有針對性的審計，以此來提高ABC分類法在庫存管理和財務審計中的應用效果。

五、結束語

嚴格的財務審計對于提升醫院運營效率、保障醫療質量和患者安全具有重要意義。醫院應進一步加強財務審計在藥品采購與庫存管理中的應用，不斷優化審計流程和方法，提升數據共享和分析能力，為財務審計提供更加全面、準確的數據支持，提高審計效率和準確性。

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（作者單位：鄭州大學第一附屬醫院）