數(shù)字治理理論在醫(yī)院檔案管理與實(shí)踐中的探討

中圖分類號：R197.32 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

Abstract The digital management of hospital office documentary archives is one of the fundamental infrastructures for promoting high一qualitydevelopment in hospitals.Basedonthetheoryof digital governanceand consideringthe actual management status of a public tertiry hospital，this study systematically explores the curent challenges faced in the digital managementof hospitaloffice documentaryarchives fromfour dimensions：technology，security，service，nd data.Furthermore，it proposes a path designof \"platform integration-securityprevention and control-public participation-datautilization\" toprovideareference forpublic hospitals inachieving thedigital transformationof documentary archive management.

Key words Hospital Documentary Archives；Digital Management；Theory of Digital Governance

近年來，國家陸續(xù)出臺《“十四五”國民健康規(guī)劃》《“十四五”全民健康信息化規(guī)劃》《國務(wù)院辦公廳關(guān)于推動公立醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展的意見》等政策文件，明確提出要促進(jìn)全民健康信息聯(lián)通應(yīng)用、健全全民健康信息化標(biāo)準(zhǔn)體系，推進(jìn)電子病歷、智慧服務(wù)、智慧管理“三位一體”的智慧醫(yī)院建設(shè)和醫(yī)院信息標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)[1-3]。醫(yī)院作為信息密集型單位，其文書檔案的數(shù)字化管理是推動醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)之一。以5G、云計(jì)算、大數(shù)據(jù)、人工智能、區(qū)塊鏈等為代表的數(shù)字技術(shù)正在重塑醫(yī)院日常管理與服務(wù)模式，也為文書檔案數(shù)字化管理提供了新方向。

數(shù)字治理理論是將治理理念與數(shù)字技術(shù)相融合，依托信息技術(shù)工具及系統(tǒng)，對公共事務(wù)管理流程予以優(yōu)化的一種理論范式。當(dāng)前，已有醫(yī)院初步構(gòu)建電子檔案系統(tǒng)，但仍面臨信息孤島、流程繁雜低效、安全保障薄弱、公眾服務(wù)能力與決策支撐功能不足及難以實(shí)現(xiàn)多部門協(xié)同等問題[4-6]。因此，本研究運(yùn)用數(shù)字治理理論，基于某公立三甲醫(yī)院文書檔案管理實(shí)際設(shè)計(jì)了管理路徑，以期為醫(yī)院電子檔案管理的持續(xù)優(yōu)化提供參考。

數(shù)字治理理論概述

數(shù)字治理理論是在數(shù)字技術(shù)廣泛應(yīng)用背景下，政府和社會組織借助信息化手段實(shí)現(xiàn)公共事務(wù)管理與服務(wù)的新型治理理論。其核心在于以數(shù)據(jù)為驅(qū)動、以平臺為載體、以智能化為支撐，實(shí)現(xiàn)組織職能轉(zhuǎn)型、公共服務(wù)優(yōu)化及社會協(xié)同提升。圍繞該理論的研究眾多，Ravselj D^[8] 認(rèn)為數(shù)字治理理論屬于治理理論范疇，是數(shù)字時(shí)代將信息技術(shù)和治理理論相融合的體現(xiàn)；Milakovich9則強(qiáng)調(diào)數(shù)字治理不僅僅是信息公開和公眾參與，還是一種借助數(shù)字信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)政府組織和群眾間雙向“對話”的治理模式。總體來說，數(shù)字治理強(qiáng)調(diào)透明、協(xié)同、智能與參與，推動治理體系由傳統(tǒng)層級制向扁平化、網(wǎng)絡(luò)化及響應(yīng)型治理結(jié)構(gòu)的方向轉(zhuǎn)變[7]。

在醫(yī)院文書檔案數(shù)字化管理方面，數(shù)字治理理論不僅可以為醫(yī)院檔案管理提供技術(shù)性支持，還可以促進(jìn)檔案資源共享、優(yōu)化檔案管理流程、強(qiáng)化檔案安全與責(zé)任可追溯性等。其注重用戶體驗(yàn)與參與的特性有助于提升公眾服務(wù)與醫(yī)患關(guān)系，數(shù)據(jù)驅(qū)動的思想則可以利用文書檔案所產(chǎn)生的數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警與科學(xué)決策，有助于進(jìn)一步提升文書檔案管理的效能與實(shí)用性。

2 醫(yī)院辦公室文書檔案數(shù)字化管理問題分析

2.1信息孤島嚴(yán)重，檔案資源難以整合共享

當(dāng)前，該院辦公室文書檔案多數(shù)仍依賴紙質(zhì)文書及分散建設(shè)的臨床信息系統(tǒng)，數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)與傳輸方式各異，各科室、系統(tǒng)間缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)及接口協(xié)議，難以實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)間的互聯(lián)互通，易形成信息孤島。此外，由于既往缺乏集成平臺，難以實(shí)現(xiàn)患者病歷院內(nèi)共享。例如，門診病歷信息無法在住院系統(tǒng)中直接調(diào)用，檢驗(yàn)檢查結(jié)果不能自動匯總至統(tǒng)一檔案，導(dǎo)致醫(yī)生在診療過程中需要反復(fù)調(diào)閱、比對多個(gè)來源的數(shù)據(jù)。同時(shí)，在區(qū)域協(xié)同醫(yī)療背景下，該院跨機(jī)構(gòu)、跨平臺之間檔案數(shù)據(jù)共享能力幾乎為零，制約了分級診療政策落地和連續(xù)性醫(yī)療服務(wù)實(shí)施。

2.2 安全保障機(jī)制欠缺，檔案數(shù)據(jù)風(fēng)險(xiǎn)防控體系亟待強(qiáng)化

該院信息安全保障體系正在逐步建設(shè)中，部分紙質(zhì)檔案尚未實(shí)現(xiàn)數(shù)字化，亟須在制度與技術(shù)層面進(jìn)一步加強(qiáng)檔案全流程管理的安全性與合規(guī)性。目前，該院電子檔案的權(quán)限管理機(jī)制不健全，存在信息分散、權(quán)限設(shè)置冗雜等現(xiàn)象。例如，醫(yī)技科室、病案科及信息科等部門分別掌握不同系統(tǒng)權(quán)限，但未建立標(biāo)準(zhǔn)化的權(quán)限分級管理和行為審計(jì)機(jī)制，個(gè)別系統(tǒng)甚至存在“共享賬號”“跨科室訪問不受限”等現(xiàn)象。多部門間數(shù)據(jù)責(zé)任邊界模糊，一方面，部分業(yè)務(wù)科室間對所掌握數(shù)據(jù)不愿共享、互不信任；另一方面，信息科、醫(yī)務(wù)處等部門在數(shù)據(jù)治理方面角色定位交叉不清，常出現(xiàn)職責(zé)不清、問題整改難以落實(shí)等現(xiàn)象，阻礙了安全管理機(jī)制的統(tǒng)一部署。一旦出現(xiàn)數(shù)據(jù)泄露、誤刪或篡改等情況，責(zé)任難以界定，患者個(gè)人隱私及醫(yī)院合規(guī)運(yùn)營均面臨潛在風(fēng)險(xiǎn)。更為關(guān)鍵的是，醫(yī)院尚未形成覆蓋檔案管理全流程的信息安全審計(jì)體系，對檔案訪問、下載、編輯、銷毀等關(guān)鍵操作缺乏日志留痕和風(fēng)控預(yù)警機(jī)制，檔案工作的規(guī)范性與公信力受到挑戰(zhàn)。

2.3 服務(wù)能力薄弱制約檔案價(jià)值釋放

醫(yī)院檔案管理存在一定短板，具體體現(xiàn)在檔案獲取流程繁瑣、信息共享機(jī)制不完善、服務(wù)方式相對落后等。患者需要獲取個(gè)人病歷或檢查報(bào)告時(shí)，通常需要本人持有效證件前往醫(yī)院指定窗口現(xiàn)場辦理，并完成一系列人工流程。特別是在調(diào)取住院病案時(shí)，部分科室資料還需主管醫(yī)生或科主任簽字審批，辦理周期較長，手續(xù)復(fù)雜，效率低下。同時(shí)，醫(yī)院尚未形成統(tǒng)一的患者自助檔案服務(wù)入口，線上服務(wù)覆蓋范圍有限，檔案調(diào)閱缺乏線上渠道，必須線下辦理，對于異地就醫(yī)患者或老年、行動不便群體而言存在較大不便。此外，當(dāng)前檔案權(quán)限管理依舊以“內(nèi)部使用優(yōu)先”為導(dǎo)向，患者僅能獲取部分摘要資料，且影像資料需專人刻錄光盤，缺乏便捷的共享機(jī)制。對于需要跨院轉(zhuǎn)診、商業(yè)保險(xiǎn)理賠或法律用途的檔案申請，往往因缺乏標(biāo)準(zhǔn)化電子檔案輸出格式與認(rèn)證機(jī)制，導(dǎo)致資料使用受限，患者需反復(fù)補(bǔ)充證明材料。這在一定程度上制約了以患者為中心的服務(wù)理念落地，也影響了檔案數(shù)據(jù)價(jià)值的釋放。

2.4 數(shù)據(jù)驅(qū)動能力有限，檔案數(shù)據(jù)價(jià)值有待開發(fā)

在當(dāng)前醫(yī)院管理實(shí)踐中，檔案的主要功能仍集中于存檔留痕與合規(guī)記錄，其數(shù)據(jù)價(jià)值尚未被充分挖掘。由于缺乏統(tǒng)一的數(shù)據(jù)整合平臺與智能化分析工具，醫(yī)院對檔案中所蘊(yùn)含的臨床路徑、患者行為、診療效率等多維數(shù)據(jù)提取與建模能力較弱，檔案資源在運(yùn)營管理、科研支持與風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警等方面的輔助作用不足。例如，針對高頻疾病的發(fā)展趨勢、慢病患者的就診模式及不同科室的資源配置效率等，目前尚缺乏基于檔案數(shù)據(jù)的動態(tài)監(jiān)測機(jī)制與預(yù)測模型支持，相關(guān)分析工作多依賴人工提取與經(jīng)驗(yàn)判斷。這限制了醫(yī)院實(shí)現(xiàn)精細(xì)化運(yùn)營管理的能力，也使部分臨床及科研數(shù)據(jù)難以高效轉(zhuǎn)化為戰(zhàn)略洞察和服務(wù)改進(jìn)的依據(jù)。

3 數(shù)字治理理論視角下醫(yī)院檔案數(shù)字化管理路徑設(shè)計(jì)

綜上所述，當(dāng)前醫(yī)院文書檔案數(shù)字化管理仍面臨一系列結(jié)構(gòu)性與系統(tǒng)性問題，不僅制約了檔案資源的高效利用和服務(wù)能力的提升，也暴露出治理理念滯后、技術(shù)支撐不足、協(xié)同機(jī)制缺位等深層次問題。因此，有必要在數(shù)字治理理論的指導(dǎo)下，探索文書檔案數(shù)字化管理路徑，以實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理的制度重塑與能力躍升。同時(shí)，提出以醫(yī)院檔案中臺為核心樞紐，以數(shù)據(jù)治理平臺為質(zhì)量引擎，以檔案服務(wù)平臺為對外窗口，以安全治理平臺為防護(hù)基石，以風(fēng)險(xiǎn)感知平臺為監(jiān)測觸角的系統(tǒng)架構(gòu)設(shè)計(jì)，共同支持醫(yī)院檔案數(shù)字化管理路徑的實(shí)施。

3.1 平臺整合：構(gòu)建檔案資源融合共享體系

結(jié)合數(shù)字治理理論“平臺驅(qū)動、數(shù)據(jù)融合”的理念，醫(yī)院檔案管理相關(guān)平臺整合的關(guān)鍵在于打破系統(tǒng)邊界、實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)統(tǒng)一、促進(jìn)信息流動。因此，本研究建議從兩個(gè)維度進(jìn)行路徑設(shè)計(jì)：一是建設(shè)多源數(shù)據(jù)匯聚的檔案集成中臺。依托“醫(yī)院檔案中臺十?dāng)?shù)據(jù)標(biāo)簽引擎\"技術(shù)，將臨床病歷系統(tǒng)、檢驗(yàn)系統(tǒng)、影像系統(tǒng)、行政檔案以及科研系統(tǒng)等平臺的檔案數(shù)據(jù)通過標(biāo)準(zhǔn)化接口協(xié)議進(jìn)行歸集，形成以患者為核心的一體化檔案視圖。同時(shí)，引入智能標(biāo)簽體系，將原始檔案結(jié)構(gòu)化并標(biāo)注疾病、科室、診療路徑等多維度信息，以提升檔案數(shù)據(jù)的易用性。二是推動實(shí)現(xiàn)基于人工智能與大模型的檔案數(shù)據(jù)語義融合技術(shù)。在實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)匯聚的基礎(chǔ)上，應(yīng)用大模型（如DeepSeek等）對非結(jié)構(gòu)化檔案（如文本病歷、檢驗(yàn)描述、影像報(bào)告等）進(jìn)行語義解析和自動歸類，為跨業(yè)務(wù)場景下的信息整合提供支撐。例如，醫(yī)生可以使用自然語言發(fā)出查詢指令，系統(tǒng)跨域調(diào)用“住院病歷 + 歷史影像 + 基因檢測報(bào)告”并快速形成綜合診療依據(jù)。

3.2安全防控：構(gòu)建智能化檔案安全體系與責(zé)任可追溯機(jī)制

數(shù)字治理理論強(qiáng)調(diào)“全流程留痕、全場景可控、全責(zé)任閉環(huán)”，借助技術(shù)推動信息安全與信任機(jī)制的重塑。基于此，建議圍繞以下三方面強(qiáng)化安全體系建設(shè)：一是構(gòu)建統(tǒng)一的“檔案安全治理平臺”。將醫(yī)院檔案中臺作為權(quán)限管控、訪問審計(jì)、風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警的總?cè)丝冢⑹褂脵n案安全治理平臺進(jìn)行管理。平臺應(yīng)設(shè)置基于崗位職責(zé)的多維度權(quán)限控制機(jī)制，實(shí)現(xiàn)對檔案訪問的最小必要授權(quán)，并對關(guān)鍵崗位如醫(yī)務(wù)、質(zhì)控、醫(yī)保、科研等設(shè)定差異化訪問級別，嚴(yán)格遵循“誰申請、誰使用、誰負(fù)責(zé)”原則。二是設(shè)置全流程留痕與責(zé)任可追溯機(jī)制。引入?yún)^(qū)塊鏈技術(shù)，將檔案創(chuàng)建、查閱、修改、導(dǎo)出等關(guān)鍵操作上鏈存證，每一次檔案訪問行為都將被自動記錄在審計(jì)日志中，以確保數(shù)據(jù)不可篡改、來源可溯。結(jié)合行為指紋識別、實(shí)時(shí)監(jiān)控與智能預(yù)警機(jī)制，實(shí)現(xiàn)檔案管理的事前授權(quán)、事中控制與事后審計(jì)。三是探索可信數(shù)據(jù)共享與“可用不可見\"技術(shù)路徑。針對目前醫(yī)院與轄區(qū)內(nèi)其他醫(yī)療機(jī)構(gòu)在轉(zhuǎn)診、異地醫(yī)保、遠(yuǎn)程會診等業(yè)務(wù)中仍存在的數(shù)據(jù)交互壁壘，可引入?yún)^(qū)塊鏈 + 邊緣計(jì)算協(xié)同架構(gòu)，打造可信交換平臺。通過“鏈上權(quán)限控制 + 智能合約調(diào)用 + 訪問日志溯源”三位一體機(jī)制，實(shí)現(xiàn)跨機(jī)構(gòu)檔案信息的“可用不可見”式訪問授權(quán)——即數(shù)據(jù)由患者授權(quán)，在限定范圍內(nèi)可調(diào)閱，未經(jīng)允許無法閱讀原文，這有效平衡了共享效率與隱私安全。

3.3公眾參與：拓展檔案服務(wù)場景，提高患者服務(wù)質(zhì)量

數(shù)字治理理論倡導(dǎo)“以人為本”的公共服務(wù)理念，強(qiáng)調(diào)通過數(shù)字平臺打通信息壁壘，提升公眾在服務(wù)中的感知度與參與度。未來，醫(yī)院可探索構(gòu)建患者個(gè)人健康檔案服務(wù)平臺，整合就診記錄、檢查檢驗(yàn)結(jié)果、病歷摘要、用藥信息等數(shù)據(jù)，為患者提供一站式的自助訪問、在線授權(quán)、共享打印等功能。平臺可依托電子身份認(rèn)證、分級授權(quán)機(jī)制與數(shù)據(jù)加密傳輸技術(shù)，既能保障信息安全，又可確保服務(wù)便捷，實(shí)現(xiàn)從“醫(yī)院導(dǎo)向”向“患者導(dǎo)向”的轉(zhuǎn)型。

同時(shí)，該院門診部積極響應(yīng)“六個(gè)多”醫(yī)療服務(wù)人文關(guān)懷行動，通過“多聽、多說、多答、多想、多給、多做\"等服務(wù)理念，在醫(yī)患溝通與服務(wù)流程中注入更多人文關(guān)懷。例如，“首診醫(yī)生3分鐘傾聽制\"鼓勵醫(yī)生傾聽患者核心訴求，候診區(qū)的“醫(yī)患交流溝通板”幫助患者更便捷地表達(dá)就診需求。這些舉措為構(gòu)建以患者為中心的信息服務(wù)體系提供了基礎(chǔ)，可將其與檔案管理系統(tǒng)相結(jié)合，探索病歷摘要自動展示、個(gè)性化就診建議反饋、智能語音問答輔助查詢等技術(shù)方案，通過數(shù)字治理與人文關(guān)懷的深度融合，不斷拓展檔案服務(wù)場景，增強(qiáng)公眾信息知情權(quán)與服務(wù)獲得感。

3.4 數(shù)據(jù)驅(qū)動：提升檔案數(shù)據(jù)使用價(jià)值

對于檔案數(shù)據(jù)未能充分使用的情況，數(shù)字治理理論提供了優(yōu)化路徑，即以數(shù)據(jù)要素為核心驅(qū)動，提升醫(yī)院管理的科學(xué)性與前瞻性。通過構(gòu)建數(shù)據(jù)治理平臺，推動紙質(zhì)檔案數(shù)字化與歷史數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)化處理，建立檔案數(shù)據(jù)庫，整合病歷、檢驗(yàn)、影像、手術(shù)記錄等多源異構(gòu)數(shù)據(jù)資源，實(shí)現(xiàn)可視化、標(biāo)準(zhǔn)化的統(tǒng)一管理。

在技術(shù)路徑上，探索引入AI文本挖掘、自然語言處理與圖神經(jīng)網(wǎng)絡(luò)等前沿算法，構(gòu)建醫(yī)學(xué)檔案知識圖譜。該圖譜可支持對疾病譜變化趨勢、醫(yī)療行為模式、診療偏差等方面的智能識別與因果分析。具體應(yīng)用包括：識別頻繁復(fù)診患者群體及其共同特征，輔助發(fā)現(xiàn)潛在慢病管理風(fēng)險(xiǎn)，開展病歷合規(guī)性巡查，對模板套用、信息缺失等問題進(jìn)行自動標(biāo)注與質(zhì)量提示。

此外，借鑒城市風(fēng)險(xiǎn)地圖理念，醫(yī)院可探索構(gòu)建風(fēng)險(xiǎn)感知平臺，通過實(shí)時(shí)監(jiān)測文書存儲、訪問頻率及權(quán)限操作等行為，鎖定檔案丟失高發(fā)科室、異常訪問行為與潛在數(shù)據(jù)泄漏點(diǎn)，形成“風(fēng)險(xiǎn)分級預(yù)警一快速處置—責(zé)任追蹤”閉環(huán)機(jī)制，為醫(yī)院精細(xì)化管理、績效評估與政策制定提供數(shù)據(jù)支撐。

4結(jié)論

作為支撐醫(yī)療服務(wù)、科研管理與依法執(zhí)業(yè)的重要環(huán)節(jié)，醫(yī)院辦公室文書檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型不僅是技術(shù)升級，更是治理理念和組織機(jī)制的深度變革。已有研究多從技術(shù)實(shí)現(xiàn)或系統(tǒng)功能層面探討醫(yī)院檔案管理數(shù)字化的路徑，如潘成佩等[10]指出在“互聯(lián)網(wǎng) + ”背景下，醫(yī)院相關(guān)管理人員可以借助云計(jì)算、物聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)等技術(shù)，對檔案資源進(jìn)行高效、系統(tǒng)的管理。趙玲等[11]討論了通過綜合運(yùn)營精細(xì)化管理系統(tǒng)將檔案數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化處理，并打通與OA系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)的接口，實(shí)現(xiàn)了“材料上傳即檔案”“一鍵歸檔”的自動化流程。然而，這些研究對檔案管理在跨部門協(xié)同、對外共享、公眾服務(wù)和數(shù)據(jù)驅(qū)動層面的設(shè)計(jì)探討較少，尤其是在患者參與、數(shù)據(jù)價(jià)值再利用以及檔案治理與醫(yī)院整體數(shù)字化轉(zhuǎn)型戰(zhàn)略之間的協(xié)同關(guān)系方面稍顯不足。相比之下，本研究在上述研究成果的基礎(chǔ)上，基于數(shù)字治理“數(shù)據(jù)驅(qū)動、平臺支撐、協(xié)同共治、智能優(yōu)化”的理念，并結(jié)合醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀，提出了“平臺整合一安全防控—公眾參與—數(shù)據(jù)驅(qū)動”的路徑設(shè)計(jì)，這不僅有助于提升檔案管理的效率與規(guī)范，還有助于增強(qiáng)患者體驗(yàn)，提升醫(yī)院治理透明度與公共服務(wù)能力，推動檔案數(shù)據(jù)與醫(yī)療、科研、管理等業(yè)務(wù)場景的深度融合，探索\"數(shù)據(jù)即服務(wù)、檔案即資源”的新型治理模式。未來，醫(yī)院文書檔案數(shù)字治理還需在政策引導(dǎo)、標(biāo)準(zhǔn)制定、技術(shù)融合與人才培養(yǎng)等方面形成合力，推動形成以數(shù)據(jù)為核心資產(chǎn)、以患者為服務(wù)中心、以協(xié)同為治理方式的現(xiàn)代檔案管理新生態(tài)。

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