遠(yuǎn)程教育教學(xué)檔案管理信息化建設(shè)研究

遠(yuǎn)程教育因其特性而產(chǎn)生多方面影響，正逐漸成為傳統(tǒng)教育模式的有力補(bǔ)充和重要延伸。近年來(lái)，伴隨互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的飛速發(fā)展，移動(dòng)設(shè)備的廣泛普及以及在線學(xué)習(xí)平臺(tái)的不斷創(chuàng)新，遠(yuǎn)程教育規(guī)模呈現(xiàn)出爆發(fā)式增長(zhǎng)的態(tài)勢(shì)。遠(yuǎn)程教育教學(xué)檔案作為遠(yuǎn)程教育教學(xué)活動(dòng)全過(guò)程的真實(shí)記錄，承載著豐富的教學(xué)信息和管理數(shù)據(jù)，涵蓋教學(xué)計(jì)劃、課程資源、學(xué)生學(xué)習(xí)記錄、教學(xué)評(píng)價(jià)等多個(gè)方面，是遠(yuǎn)程教育機(jī)構(gòu)進(jìn)行教學(xué)管理、質(zhì)量監(jiān)控和決策制定的重要依據(jù)。因此，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化具有重要意義，將為遠(yuǎn)程教育的可持續(xù)發(fā)展提供有力支持。

一、遠(yuǎn)程教育教學(xué)檔案管理信息化建設(shè)概述

遠(yuǎn)程教育教學(xué)檔案管理信息化建設(shè)是現(xiàn)代教育技術(shù)和檔案管理深度融合的產(chǎn)物，其重點(diǎn)在于利用信息技術(shù)手段對(duì)遠(yuǎn)程教育過(guò)程中形成的各類檔案實(shí)行數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化管理，以實(shí)現(xiàn)檔案資源的改良配置和高效利用，使其積極參與教學(xué)管理，充分發(fā)揮輔助教學(xué)的作用。該項(xiàng)舉措重點(diǎn)在于構(gòu)建覆蓋檔案全生命周期的數(shù)字化管理體系。這一體系需要整合資源建設(shè)、系統(tǒng)開(kāi)發(fā)、標(biāo)準(zhǔn)制定、安全保障等要素。在資源建設(shè)層面，遠(yuǎn)程教育機(jī)構(gòu)需要對(duì)存量檔案實(shí)行數(shù)字化加工，對(duì)增量檔案實(shí)施電子化生成；在系統(tǒng)開(kāi)發(fā)層面，遠(yuǎn)程教育機(jī)構(gòu)需要構(gòu)建具備自動(dòng)索引、多媒體處理、智能分類等功能的檔案管理平臺(tái)；在標(biāo)準(zhǔn)制定層面，遠(yuǎn)程教育機(jī)構(gòu)需要統(tǒng)一檔案分類、元數(shù)據(jù)描述、存儲(chǔ)格式等規(guī)范；在安全保障層面，遠(yuǎn)程教育機(jī)構(gòu)需要奠定數(shù)據(jù)加密、訪問(wèn)控制、容災(zāi)備份等機(jī)制，以發(fā)揮其實(shí)際價(jià)值。

遠(yuǎn)程教育教學(xué)檔案具有鮮明的特點(diǎn)。從來(lái)源與形成過(guò)程看，遠(yuǎn)程教育具有分散性。其打破傳統(tǒng)教育時(shí)空約束，教學(xué)活動(dòng)可在很多地點(diǎn)、不同時(shí)間段開(kāi)展，教學(xué)檔案隨之分散引發(fā)。學(xué)生在線學(xué)習(xí)過(guò)程中的作業(yè)提交、討論記錄由來(lái)自不同地區(qū)學(xué)員在不同時(shí)間完成，教師批改、反饋等資料也分散于每個(gè)教學(xué)環(huán)節(jié)，為檔案收集帶來(lái)一定難度。在形式上，遠(yuǎn)程教育教學(xué)檔案具有多樣性。其不僅包含傳統(tǒng)紙質(zhì)材料，如部分線下考核試卷，還包括電子文檔、音頻、視頻等多媒體資料，這些不同形式的檔案豐富了教學(xué)信息，但也擴(kuò)大了管理難度。同時(shí)，遠(yuǎn)程教育教學(xué)檔案具有動(dòng)態(tài)性。伴隨遠(yuǎn)程教育教學(xué)的持續(xù)推進(jìn)，檔案內(nèi)容連續(xù)更新、補(bǔ)充，檔案始終處于動(dòng)態(tài)變化中，這就要求檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備實(shí)時(shí)更新和動(dòng)態(tài)管理的能力，以準(zhǔn)確體現(xiàn)遠(yuǎn)程教育教學(xué)的全過(guò)程。

二、遠(yuǎn)程教育教學(xué)檔案管理信息化建設(shè)可行性

從技術(shù)層面而言，當(dāng)下信息技術(shù)飛速發(fā)展，為信息化建設(shè)提供了堅(jiān)實(shí)支撐。云計(jì)算技術(shù)能以較低成本為遠(yuǎn)程教育教學(xué)檔案提供海量存儲(chǔ)空間，確保各類檔案資料得以妥善保存；大數(shù)據(jù)技術(shù)則可對(duì)教學(xué)檔案中的數(shù)據(jù)實(shí)行深度挖掘，分析學(xué)生學(xué)習(xí)行為數(shù)據(jù)，為教學(xué)改進(jìn)提供依據(jù)。網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)的普及，讓檔案信息傳輸變得高速便捷，師生隨時(shí)都能通過(guò)網(wǎng)絡(luò)獲取所需檔案。從人員素質(zhì)角度看，伴隨信息技術(shù)的普及，遠(yuǎn)程教育機(jī)構(gòu)管理人員和教師的信息化素養(yǎng)不斷提升。他們經(jīng)過(guò)相關(guān)培訓(xùn)后能夠熟練掌握信息化管理工具，適應(yīng)新的檔案管理模式。專業(yè)信息技術(shù)人才眾多，遠(yuǎn)程教育機(jī)構(gòu)可以根據(jù)自身需求，引進(jìn)專業(yè)人才為信息化建設(shè)提供智力幫助。從政策跟資金方面，國(guó)家、地方政府高度重視教育信息化建設(shè)，出臺(tái)一系列扶助政策，為遠(yuǎn)程教育教學(xué)檔案管理信息化建設(shè)創(chuàng)設(shè)良好的政策環(huán)境。另外，遠(yuǎn)程教育機(jī)構(gòu)自身也有一定的資金投入能力，可經(jīng)過(guò)合理規(guī)劃預(yù)算，將一部分資金用于信息化建設(shè)，保障項(xiàng)目的順利推進(jìn)。

三、遠(yuǎn)程教育教學(xué)檔案管理信息化建設(shè)存在的問(wèn)題

（一）技術(shù)層面

從數(shù)據(jù)存儲(chǔ)與管理角度來(lái)看，遠(yuǎn)程教育教學(xué)檔案的數(shù)據(jù)量呈現(xiàn)出爆發(fā)式增加態(tài)勢(shì)。伴隨在線課程資源的日益豐富、學(xué)生學(xué)習(xí)過(guò)程的全面記錄以及教學(xué)管理活動(dòng)的連續(xù)細(xì)化，檔案數(shù)據(jù)涵蓋視頻、音頻、文本、圖像等多種格式，且數(shù)據(jù)規(guī)模龐大。現(xiàn)有的存儲(chǔ)技術(shù)在應(yīng)對(duì)如此海量的數(shù)據(jù)時(shí)，面臨存儲(chǔ)容量不夠、存儲(chǔ)成本高昂以及存儲(chǔ)架構(gòu)擴(kuò)展性差等難題。數(shù)據(jù)安全與隱私保障面臨著來(lái)自多方面的威脅，需要確保數(shù)據(jù)安全，尊重隱私，保證信息準(zhǔn)確以及實(shí)現(xiàn)有效地利用技術(shù)挖掘知識(shí)。2網(wǎng)絡(luò)攻擊手段日益復(fù)雜多樣，黑客可以通過(guò)惡意軟件、網(wǎng)絡(luò)釣魚(yú)、分布式拒絕服務(wù)攻擊（DDoS）等方法入侵檔案管理系統(tǒng)，竊取或篡改檔案數(shù)據(jù)。同時(shí)，內(nèi)部人員的違規(guī)操作、系統(tǒng)漏洞以及數(shù)據(jù)傳輸過(guò)程中的安全隱患也會(huì)導(dǎo)致數(shù)據(jù)泄露。在數(shù)據(jù)檢索與利用方面，雖然現(xiàn)有檔案管理系統(tǒng)具備檢索功能，但仍然難以滿足遠(yuǎn)程教育教學(xué)檔案高效能、精準(zhǔn)檢索的需求。現(xiàn)有的檢索技術(shù)主要根據(jù)關(guān)鍵詞匹配，對(duì)于模糊查詢、語(yǔ)義檢索等高級(jí)檢索功能的輔助不夠，導(dǎo)致用戶在檢索過(guò)程中需要花費(fèi)大量的時(shí)間、精力才能找到所需的信息。另外，技術(shù)更新與維護(hù)的滯后性同樣制約著遠(yuǎn)程教育教學(xué)檔案管理信息化建設(shè)的發(fā)展。在實(shí)際應(yīng)用中，由于資金、技術(shù)人才等方面的約束，很多遠(yuǎn)程教育機(jī)構(gòu)的檔案管理系統(tǒng)更新維護(hù)不及時(shí)，導(dǎo)致系統(tǒng)功能落后、性能下降。

（二）管理層面

首先，管理理念滯后。部分遠(yuǎn)程教育機(jī)構(gòu)的管理者對(duì)檔案管理信息化建設(shè)重視程度不足，仍秉持著傳統(tǒng)的管理觀念，將檔案管理視為教學(xué)活動(dòng)的附屬工作，缺乏對(duì)信息化建設(shè)戰(zhàn)略意義的正確認(rèn)識(shí)，限制了檔案信息在教學(xué)、科研以及日常管理中的效用最大化。3這導(dǎo)致遠(yuǎn)程教育機(jī)構(gòu)對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的投入相對(duì)不足，無(wú)論是硬件設(shè)施的更新?lián)Q代還是軟件系統(tǒng)的研發(fā)與升級(jí)，都難以得到充足的資金援助。同時(shí)，由于缺乏對(duì)信息化建設(shè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃，管理工作缺乏系統(tǒng)性、前瞻性，無(wú)法形成有效的信息

化管理體系。

其次，管理制度不完善。在檔案收集環(huán)節(jié)上，遠(yuǎn)程教育機(jī)構(gòu)缺乏明確的收集范圍、標(biāo)準(zhǔn)，不同部門(mén)、人員對(duì)教學(xué)檔案的理解、收集方法存在差異，導(dǎo)致檔案收集不全面、不準(zhǔn)確。

再次，缺乏標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。遠(yuǎn)程教育教學(xué)檔案管理涉及多個(gè)環(huán)節(jié)與參與方，如教師、學(xué)生、教學(xué)管理人員、檔案管理人員等，同時(shí)還涉及不同軟件系統(tǒng)、硬件設(shè)備。同時(shí)，由于缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，每個(gè)環(huán)節(jié)中參與方之間的數(shù)據(jù)交換、共享存在障礙，不同軟件系統(tǒng)引發(fā)的檔案數(shù)據(jù)格式不一致，無(wú)法實(shí)現(xiàn)無(wú)縫對(duì)接與共享，導(dǎo)致“信息孤島\"現(xiàn)象嚴(yán)重。

（三）人員層面

首先，人員專業(yè)素養(yǎng)與信息化建設(shè)需求不匹配。當(dāng)前，遠(yuǎn)程教育機(jī)構(gòu)中的檔案管理人員大多來(lái)自傳統(tǒng)檔案管理領(lǐng)域，他們雖然具備豐富的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，但在信息技術(shù)方面的知識(shí)、技能相對(duì)匱乏。面對(duì)日益復(fù)雜的檔案管理信息系統(tǒng)，他們?cè)谙到y(tǒng)操作、數(shù)據(jù)處理、網(wǎng)絡(luò)安全維護(hù)等方面經(jīng)常感到力不從心。

其次，人員培訓(xùn)體系不完善。目前，遠(yuǎn)程教育機(jī)構(gòu)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)存在諸多不足。在培訓(xùn)內(nèi)容方面，遠(yuǎn)程教育機(jī)構(gòu)往往側(cè)重檔案管理的基礎(chǔ)理論、常規(guī)業(yè)務(wù)流程，對(duì)信息技術(shù)相關(guān)的培訓(xùn)內(nèi)容涉及較少，缺乏針對(duì)性、實(shí)用性；培訓(xùn)內(nèi)容未能及時(shí)跟上信息技術(shù)的發(fā)展步伐，無(wú)法滿足檔案管理人員在實(shí)際工作中應(yīng)對(duì)新技術(shù)、新系統(tǒng)的需求，難以適應(yīng)信息化建設(shè)持續(xù)發(fā)展的要求，難以緊跟信息化背景下學(xué)籍檔案管理的發(fā)展形勢(shì)。4]

再次，人員信息化意識(shí)淡薄。部分檔案管理人員對(duì)信息化建設(shè)的認(rèn)識(shí)停留在表面，未能意識(shí)到信息化建設(shè)對(duì)提升檔案管理效能的重要意義，習(xí)慣于傳統(tǒng)的手工操作、紙質(zhì)檔案管理方法，對(duì)信息化檔案管理系統(tǒng)的運(yùn)用存在抵觸情緒，認(rèn)為信息化系統(tǒng)操作復(fù)雜反而加大工作負(fù)擔(dān)。

四、遠(yuǎn)程教育教學(xué)檔案管理信息化建設(shè)的策略（一）技術(shù)策略

構(gòu)建高效能且平穩(wěn)的存儲(chǔ)架構(gòu)是遠(yuǎn)程教育教學(xué)檔案管理信息化建設(shè)的基石。伴隨著遠(yuǎn)程教育規(guī)模的持續(xù)擴(kuò)大，教學(xué)檔案數(shù)據(jù)量呈爆炸式增長(zhǎng)，涵蓋視頻課程、在線測(cè)試記錄、學(xué)生學(xué)習(xí)行為日志等多種形態(tài)。為應(yīng)對(duì)這一挑戰(zhàn)，遠(yuǎn)程教育機(jī)構(gòu)需要采用混合存儲(chǔ)架構(gòu)，將分布式存儲(chǔ)與云存儲(chǔ)有機(jī)結(jié)合。分布式存儲(chǔ)系統(tǒng)具備強(qiáng)大的擴(kuò)展性，能夠根據(jù)數(shù)據(jù)量的增加靈活擴(kuò)大存儲(chǔ)節(jié)點(diǎn)，確保存儲(chǔ)容量始終滿足需求；同時(shí)優(yōu)化數(shù)據(jù)安全與隱私保護(hù)，構(gòu)建多層次的數(shù)據(jù)安全防護(hù)體系，防止檔案信息的泄露和損壞。5在網(wǎng)絡(luò)安全層面，遠(yuǎn)程教育機(jī)構(gòu)應(yīng)部署先進(jìn)的防火墻、入侵檢測(cè)系統(tǒng)（IDS）、人侵防御系統(tǒng)（IPS），實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)、攔截外部網(wǎng)絡(luò)攻擊，防止黑客入侵檔案管理系統(tǒng)竊取數(shù)據(jù);采用虛擬專用網(wǎng)絡(luò)（VPN）技術(shù)，為遠(yuǎn)程訪問(wèn)檔案數(shù)據(jù)的用戶提供安全的通信通道，確保數(shù)據(jù)在傳輸過(guò)程中的保密性、完整性；改良數(shù)據(jù)檢索以及利用技術(shù)；采用全文檢索技術(shù)并對(duì)檔案文本內(nèi)容實(shí)行深度索引，支撐模糊查詢、語(yǔ)義檢索等高級(jí)檢索功能，使用戶能夠高速定位所需的信息；結(jié)合自然語(yǔ)言處理技術(shù)，對(duì)用戶的查詢語(yǔ)句實(shí)行語(yǔ)義分析、理解，提升檢索準(zhǔn)確性、相關(guān)性；建立數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)、數(shù)據(jù)挖掘系統(tǒng)，對(duì)檔案數(shù)據(jù)實(shí)行整合、清洗、預(yù)處理，挖掘數(shù)據(jù)中潛在的價(jià)值；運(yùn)用關(guān)聯(lián)規(guī)則挖掘、聚類分析、分類預(yù)測(cè)等數(shù)據(jù)挖掘算法，發(fā)現(xiàn)教學(xué)規(guī)律、學(xué)生學(xué)習(xí)行為模式等信息，為教學(xué)管理決策提供數(shù)據(jù)支撐。另外，遠(yuǎn)程教育機(jī)構(gòu)開(kāi)發(fā)可視化分析工具，將挖掘效果以直觀的圖表、報(bào)表等形式展示，方便用戶理解、應(yīng)用；設(shè)立專門(mén)的技術(shù)研發(fā)團(tuán)隊(duì)，留意行業(yè)技術(shù)發(fā)展走向，及時(shí)引入新的技術(shù)、理念，對(duì)系統(tǒng)實(shí)行升級(jí)和優(yōu)化，定期對(duì)系統(tǒng)實(shí)行性能進(jìn)行評(píng)估和安全檢測(cè)，發(fā)現(xiàn)并解決系統(tǒng)存在的性能瓶頸、安全隱患；確定系統(tǒng)故障應(yīng)急預(yù)案，當(dāng)系統(tǒng)發(fā)生故障時(shí)，能夠快速響應(yīng)并使用有效的措施實(shí)行恢復(fù)，確保檔案管理的正常開(kāi)展；加大對(duì)系統(tǒng)維護(hù)人員的培訓(xùn)、管理，提升他們的技術(shù)水平，培養(yǎng)他們的應(yīng)急處理能力，為系統(tǒng)的平穩(wěn)運(yùn)行提供技術(shù)保障。

（二）管理策略

遠(yuǎn)程教育機(jī)構(gòu)應(yīng)打破傳統(tǒng)部門(mén)壁壘，成立專門(mén)的檔案管理信息化建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組，制定長(zhǎng)遠(yuǎn)的發(fā)展戰(zhàn)略和短期的工作意向，協(xié)調(diào)各部門(mén)之間的工作關(guān)系，解決建設(shè)過(guò)程中發(fā)生的重大問(wèn)題；完善制度規(guī)范，制定涵蓋檔案收集、整理、存儲(chǔ)、檢索、利用、安全等每個(gè)環(huán)節(jié)的制度規(guī)范，確保能及時(shí)、完整地將各類教學(xué)檔案都納入管理范疇；改良項(xiàng)目管理機(jī)制，對(duì)信息化建設(shè)的每個(gè)項(xiàng)目實(shí)行全程跟蹤、評(píng)估，對(duì)項(xiàng)目的立項(xiàng)、需求分析、設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)、測(cè)試驗(yàn)收、上線運(yùn)行、后期維護(hù)，都要制定具體的項(xiàng)目計(jì)劃和時(shí)間表，明確各階段的意向、任務(wù)；定期對(duì)項(xiàng)目進(jìn)度實(shí)行檢查、評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決項(xiàng)目中的問(wèn)題，確保項(xiàng)目能夠按時(shí)、高質(zhì)量地完成。

（三）人員策略

遠(yuǎn)程教育教學(xué)檔案管理信息化建設(shè)需要融合檔案管理、信息技術(shù)、教育學(xué)等多學(xué)科知識(shí)，這就要求人才來(lái)源要具有多元性。一方面，遠(yuǎn)程教育機(jī)構(gòu)應(yīng)積極從高校相關(guān)專業(yè)中選拔優(yōu)秀畢業(yè)生。他們接受過(guò)系統(tǒng)的專業(yè)知識(shí)教育，思維活躍，學(xué)習(xí)能力強(qiáng)，能夠快速適應(yīng)信息化建設(shè)節(jié)奏。另一方面，遠(yuǎn)程教育機(jī)構(gòu)應(yīng)面向社會(huì)招聘具有豐富實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的專業(yè)人才，尤其是在檔案管理信息化領(lǐng)域有過(guò)成功項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)的人員。遠(yuǎn)程教育機(jī)構(gòu)應(yīng)實(shí)施創(chuàng)新性與系統(tǒng)化相結(jié)合的人員培訓(xùn)計(jì)劃，培養(yǎng)一批高素質(zhì)遠(yuǎn)程教育教學(xué)檔案管理的信息化建設(shè)工作隊(duì)伍。遠(yuǎn)程教育機(jī)構(gòu)開(kāi)展基礎(chǔ)信息技術(shù)培訓(xùn)課程，涵蓋計(jì)算機(jī)操作、辦公軟件運(yùn)用、網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)知識(shí)等內(nèi)容，幫助他們掌握信息化工作基本技能；對(duì)于有一定信息技術(shù)基礎(chǔ)的人員，可以提供更深入的技術(shù)培訓(xùn)，如數(shù)據(jù)庫(kù)管理、編程語(yǔ)言、信息系統(tǒng)開(kāi)發(fā)，使他們能夠參與檔案管理信息系統(tǒng)的建設(shè)、維護(hù)、改良工作，除了專業(yè)技能培訓(xùn)，還應(yīng)關(guān)注對(duì)人員信息化思維、獨(dú)創(chuàng)能力的培養(yǎng)；通過(guò)舉辦專題講座、案例分析、研討會(huì)等活動(dòng)，讓檔案管理人員了解信息化技術(shù)在檔案管理領(lǐng)域的最新應(yīng)用、發(fā)展走向，拓寬他們的視野，激發(fā)他們的創(chuàng)新意識(shí)，為遠(yuǎn)程教育教學(xué)檔案管理信息化建設(shè)注人源源不斷的活力。

五、結(jié)語(yǔ)

隨著信息技術(shù)的不斷進(jìn)步和遠(yuǎn)程教育規(guī)模的持續(xù)擴(kuò)大，遠(yuǎn)程教育教學(xué)檔案管理信息化建設(shè)的重要性日益凸顯。通過(guò)技術(shù)策略、管理策略和人員策略的綜合實(shí)施，可以有效解決當(dāng)前信息化建設(shè)過(guò)程中存在的問(wèn)題，推動(dòng)遠(yuǎn)程教育檔案管理向數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和智能化方向發(fā)展。未來(lái)，遠(yuǎn)程教育機(jī)構(gòu)應(yīng)繼續(xù)加大對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的投入，不斷完善檔案管理信息系統(tǒng)，提升檔案管理效率和質(zhì)量，為遠(yuǎn)程教育的可持續(xù)發(fā)展提供堅(jiān)實(shí)保障。

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