淺談人力資源管理系統(tǒng)的實施

張維福　黃　鋮

摘要：人才之爭是市場競爭中的核心內容之一，為了不斷吸納并保持優(yōu)秀人才，企業(yè)必須采用現(xiàn)代化的人才管理方法。人力資源管理系統(tǒng)越來越吸引企業(yè)的注目，如何有效地實施這一系統(tǒng)成為企業(yè)的一個重要課題。

關鍵詞：人力資源管理系統(tǒng)；實施；誤區(qū)

中圖分類號：F27文獻標識碼：A

在全球的企業(yè)管理信息系統(tǒng)中，人力資源管理系統(tǒng)HRMS(Human Resource Management System，HRMS)，是其中最重要的部分之一，同時實施這一系統(tǒng)有助于提高企業(yè)管理水平，但大多數(shù)企業(yè)在其實施中存在很多問題，因此如何有效實施這一系統(tǒng)成為企業(yè)一個重要課題。

1 人力資源管理系統(tǒng)簡介

1.1 人力資源管理模塊

該模塊可管理較全面的人力資源和相關數(shù)據(jù)，進行一些日常性的和一般的管理工作，使得人力資源管理人員可以從繁瑣的日常工作中解脫出來，這樣提高了工作效率，同時報表也可存檔供企業(yè)決策人員參考。

1.2 薪資和福利模塊

該模塊通常可用于管理企業(yè)薪資和福利計算的全過程，其中包括企業(yè)的薪資和福利政策設定、自動計算個人所得稅、自動汁算社會保險等代扣代繳項目，大大減少工作量。該模塊也可處理部分簡單的人事信息。

1.3 培訓管理模塊

培訓管理系統(tǒng)一般通過培訓需求調查、培訓實施、結果評估和反饋以及培訓結果記載等手段，實現(xiàn)培訓管理的科學化，并且和人力資源信息有機地聯(lián)系起來，為企業(yè)人力資源的配 備和員工的升遷提供科學的依據(jù)。

1.4 考勤管理模塊

考勤管理程序一般與打卡機、考勤機等考勤設備相接，根據(jù)事先編排的班次信息，過濾掉錯誤數(shù)據(jù)，生成員工出勤報告，并可轉入薪資和福利程序中，使考勤數(shù)據(jù)與薪資計算直接掛鉤。

1.5 eHR

eHR是一種基于Internet/Intranet的人力資源管理系統(tǒng)。先進的軟件配上高速的硬件，再與處于服務中心的專業(yè)化人員融為一體，構成了eHR的基礎：一個為人力資源服務的技術網(wǎng)絡。這一網(wǎng)絡使得向員工提供更高水準的服務成為可能。

2 人力資源管理系統(tǒng)的實施過程

HRMS不是一個拿來就用的軟件系統(tǒng)，它不僅是一種融合了先進的人力資源管理理念和流程的工具，同時為了滿足不同地區(qū)、不同行業(yè)、不同規(guī)模、不同管理方法的客戶需求，它也是—種一般化的系統(tǒng)管理框架。人力資源管理系統(tǒng)的實施過程就是將商品化軟件系統(tǒng)的客戶化過程，通過設定的目標，對本企業(yè)將要采用功能和信息進行取舍、整合、輸入和系統(tǒng)設定，從而形成適合本企業(yè)特點的人力資源管理系統(tǒng)。那么，在企業(yè)中究竟該怎樣進行人力資源管理系統(tǒng)的實施呢？根據(jù)筆者的觀察了解和一些企業(yè)實施人力資源管理系統(tǒng)中的經(jīng)驗教訓，筆者認為，應做好以下幾個方面：

2.1 準備工作

實施人力資源管理系統(tǒng)前的準備由專業(yè)咨詢機構對企業(yè)的人力資本構成現(xiàn)狀及其期望效果預先進行分析診斷(企業(yè)自身有能力，可自行分析診斷)，開出對癥下藥的處方后，裝到軟件供應商的系統(tǒng)平臺中去。還應與供應商配合進行需求分析與流程設計，同時要做好調整和相應的培訓。

2.2 組建專門負責系統(tǒng)實施的項目小組

人力資源管理系統(tǒng)實施的工作量大、涉及面廣，數(shù)據(jù)的采集、確認和最終入庫，以及一些原始信息數(shù)據(jù)格式的轉換，會涉及到企業(yè)的每個部門和每個員工。因此，組建一個專門負責系統(tǒng)實施的項目小組來合理分工，是保障系統(tǒng)順利實施的必要條件。但是，項目小組必須具備一定的條件，才能發(fā)揮其關鍵作用，這些條件是：具備相關項目管理經(jīng)驗、掌握必要的專業(yè)知識(業(yè)務方面和技術方面)、辦事效率高、處事果斷、勇于創(chuàng)新和協(xié)調溝通能力優(yōu)秀等等。

此外，在系統(tǒng)實施項目小組中應設置兩類成員，一類可以稱為項目小組的指導委員，主要職責就是對項目實施過程中重大問題進行決策，定期聽取項目實施小組的工作報告，并在 部門協(xié)調、人員配備等方面對項目小組進行支持。另一類是項目小組的具體工作人員，他們是系統(tǒng)實施的具體執(zhí)行者，主要由人力資源部、計算機中心的業(yè)務骨干和其他相關人員組 成。項目小組中的兩類成員扮演不同的角色，發(fā)揮不同的作用，相互配合，相互支持，因此這兩類人缺一不可。

2.3 制定合理的系統(tǒng)實施計劃

“凡事預則立，不預則廢”，一個合理的實施計劃是保證系統(tǒng)順利實施的前提條件。首先，實施計劃應包括明確的系統(tǒng)目標和時間安排。這里的系統(tǒng)目標與系統(tǒng)選型時的目標是有 區(qū)別的，系統(tǒng)選型時確定的目標僅是認識上、粗放的目標，而實施計劃中的目標是明確的、既定的。只有目標明確才能做到有的放矢，才能對系統(tǒng)實施后的效果進行評估。實施計劃的時司安排是指將整個實施過程劃分為若干個實施步驟，明確界定每個步驟的時間跨度、需要的費用和要達到的結果。再次，明確每一實施步驟的具體負責人及負責人要承擔的責任。最后，制定了實施計劃，就要嚴格按計劃來組織實施。

2.4 控制重要的實施環(huán)節(jié)

在系統(tǒng)實施的過程中應包括這些主要步驟：(1)軟、硬件系統(tǒng)的選購和安裝；(2)數(shù)據(jù)采集；(3)建立系統(tǒng)原型；(4)基礎數(shù)據(jù)庫的建立；(5)系統(tǒng)試運行和系統(tǒng)測試；(6)系統(tǒng)切換和相應文檔的建立；(7)系統(tǒng)驗收；(8)系統(tǒng)維護和完善。在這些實施步驟中，最為重要的環(huán)節(jié)就是建立系統(tǒng)原型、系統(tǒng)切換和系統(tǒng)的維護與完善。

2.4.1 建立系統(tǒng)原型

人力資源管理系統(tǒng)原型的建立是一個漫長而復雜的過程，這一過程包括系統(tǒng)預算；軟硬件系統(tǒng)的選型、采購和安裝；系統(tǒng)功能的測試；數(shù)據(jù)的采集、轉換；以及系統(tǒng)的試運行和測試等。在項目的實施中需要各個部門的協(xié)作和配合，在這個過程中，項目小組的實施負責人要指導系統(tǒng)實施涉及到的部門和員工做好項目的配合工作，完成數(shù)據(jù)的采集、轉化和系統(tǒng)的試運行和測試工作。

2.4.2 系統(tǒng)壩測試

由于人力資源管理系統(tǒng)需處理的信息關系非常復雜，各企業(yè)的需求也不盡相同，再加上軟件的商品化程度遠不如已經(jīng)運行多年的成熟軟件產品，存在的錯誤較多。如果不在項目實施的初期解決這些問題，隨著問題的不斷暴露，不僅會浪費大量的人力，更嚴重的是會使他人失去信心，嚴重影響工作的進展。

2.4.3 新舊系統(tǒng)切換

新舊系統(tǒng)的切換是人力資源管理系統(tǒng)實施中的另一個重要環(huán)節(jié)。這一環(huán)節(jié)的組織和實施尤為重要。這一環(huán)節(jié)的主要工作就是讓企業(yè)的人力資源管理人員、各個部門負責人和企業(yè)領導都安裝和使用新系統(tǒng)，逐步熟悉新系統(tǒng)，目的就是要改變原來的工作方式，而采用新系統(tǒng)、新方式完成日常工作處理。由于企業(yè)的人力資源管理人員已習慣了原有的工作方式，而習慣的改變必然要有一個過渡期，并且習慣的改變也與員工各方面的素質有關，比如學習能力等。因此要充分重視系統(tǒng)切換的過程，采用正確的方式、方法來引導員工改變舊觀念。員工的積極配合和企業(yè)領導的直接參與是系統(tǒng)成功切換的重要因素。此外還要有目的的組織一些培訓課程，以便讓員工盡快熟悉新系統(tǒng)、了解系統(tǒng)的優(yōu)點，從而培訓他們對系統(tǒng)的依賴性。此外，還可以鼓勵員工提出系統(tǒng)的缺點和不足，這樣既可以調動員工使用新系統(tǒng)的積極性，還為以后系統(tǒng)的完善提供了依據(jù)。

2.4.4 系統(tǒng)維護與完善

人力資源管理系統(tǒng)的維護與完善是系統(tǒng)實施的最后一個環(huán)節(jié)，也是一項長期任務，系統(tǒng)的日常維護、軟件版本的升級、企業(yè)內的定期培訓等都是這一環(huán)節(jié)要完成的工作。企業(yè)應安排有部門和專人負責系統(tǒng)的定期修改、調整和改進，要視企業(yè)的發(fā)展需要和系統(tǒng)的運行情況，完善已有模塊的功能，補充新的功能和模塊，從而使人力資源管理信息系統(tǒng)日臻完善，真正成為企業(yè)的人力資源信息管理中心，成為企業(yè)領導決策的信息來源，成為規(guī)范企業(yè)管理的有效工具。

3 人力資源管理系統(tǒng)實施中的注意事項

人力資源管理軟件通常只是一個通用的系統(tǒng)框架，只是協(xié)助使用者工作。實施中根據(jù)企業(yè)的實際情況和企業(yè)所在地的政策法規(guī)，進行這個系統(tǒng)的完善工作就非常重要。毫不夸張地說，人力資源管理系統(tǒng)項目成功與否的關鍵就在于這個實施過程中的工作。

由于人力資源管理系統(tǒng)管理的是所有與人相關的數(shù)據(jù)，信息量大，變化頻繁，內部關聯(lián)性較弱，數(shù)據(jù)的采集、確認、更新和檢查都比較困難，而且其管理的信息與員工的切身利益密切相關，特別是工資計算不能有任何錯誤，因此，實施工作尤為繁瑣和困難，其難度和工作量遠遠大于一般人的預計。筆者認為，為了最大限度地提高企業(yè)的人力資源管理水平，成功地實施人力資源管理系統(tǒng)，需要特別注意以下幾點：

3.1 培訓

要想使人力資源管理系統(tǒng)真正地發(fā)揮應有的效用，必須通過培訓轉變人們特別是中高層領導的思維方式和行為方式。要讓他們學會并習慣于通過系統(tǒng)來進行科學的管理，而不是決策憑感覺，分析憑經(jīng)驗。培訓不光要使員工明白采用人力資源管理系統(tǒng)的好處，更重要的是使他們了解系統(tǒng)的功能和系統(tǒng)的運行方式，學習軟件系統(tǒng)中蘊涵的先進理念，主動積極地反思現(xiàn)行的體系，探討改進的方案。

3.2 改進企業(yè)的相關制度和信息結構

由于歷史的原因和條件的局限，很多企業(yè)現(xiàn)行的相關制度、人事相關信息的組成和報表不盡合理和科學。而實施人力資源管理系統(tǒng)正是一個非常好的契機來回顧本企業(yè)不合理、不科學或不符合國家相關法律和規(guī)章的地方，重新合理地組織人事相關信息和報表，從而減少企業(yè)運行的潛在風險，將人力資源部員工的工作放在刀刃上。因此，實施人力資源軟件不應只是單純地將現(xiàn)行的制度和報表計算機化，而是應該充分地回顧本企業(yè)的相關政策和信息組成，去掉不合理的成分，將改進的建議報告給企業(yè)的決策領導并爭取付諸實施。

3.3 建立科學的程序性文件

人事相關信息的特點是信息量大、變化頻繁、采集和確認困難而且無內聯(lián)關系。采用計算機系統(tǒng)來管理人事信息要求數(shù)據(jù)的采集、更新能夠完整、準確和及時。這兩者之間的矛盾會因為新系統(tǒng)的投入運行而變得越來越突出。新系統(tǒng)在運行后無疑會迫使一部分員工改變已經(jīng)熟悉了的工作方法和習慣，學習包括計算機知識在內的新知識、新方法、新程序，一部分人的利益也許會受到影響。在系統(tǒng)的實施過程中，很多企業(yè)由于有關人員素質較低、工作責任心不強，加上某些管理人員的隨意指揮，會造成系統(tǒng)的實施和運行事倍功半，而且降低了系統(tǒng)的功效。所以，除加強培訓外，建立必要的科學的程序性文件，做到有章可循，減少和杜絕各種特例情形，才能為人力資源管理系統(tǒng)的實施和正常運行提供有效的保證。

人力資源管理系統(tǒng)的實施不只是人事部門或計算機部門的事。為了保證數(shù)據(jù)的完整、準確和及時，需要企業(yè)內各個部門和全體員工的積極配合。同時，采用人力資源管理軟件。需要在充分回顧企業(yè)政策的基礎上，根據(jù)先進的人力資源管理理念，從程序到操作進行全面改進。對于人力資源的投入往往是長期效應，因此，急功近利的做法或是一蹴而就的想法是不可取的。