淺談人力資源管理系統(tǒng)的實(shí)施

張維?！↑S　鋮

摘要：人才之爭是市場競爭中的核心內(nèi)容之一，為了不斷吸納并保持優(yōu)秀人才，企業(yè)必須采用現(xiàn)代化的人才管理方法。人力資源管理系統(tǒng)越來越吸引企業(yè)的注目，如何有效地實(shí)施這一系統(tǒng)成為企業(yè)的一個重要課題。

關(guān)鍵詞：人力資源管理系統(tǒng)；實(shí)施；誤區(qū)

中圖分類號：F27文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

在全球的企業(yè)管理信息系統(tǒng)中，人力資源管理系統(tǒng)HRMS(Human Resource Management System，HRMS)，是其中最重要的部分之一，同時實(shí)施這一系統(tǒng)有助于提高企業(yè)管理水平，但大多數(shù)企業(yè)在其實(shí)施中存在很多問題，因此如何有效實(shí)施這一系統(tǒng)成為企業(yè)一個重要課題。

1 人力資源管理系統(tǒng)簡介

1.1 人力資源管理模塊

該模塊可管理較全面的人力資源和相關(guān)數(shù)據(jù)，進(jìn)行一些日常性的和一般的管理工作，使得人力資源管理人員可以從繁瑣的日常工作中解脫出來，這樣提高了工作效率，同時報(bào)表也可存檔供企業(yè)決策人員參考。

1.2 薪資和福利模塊

該模塊通?？捎糜诠芾砥髽I(yè)薪資和福利計(jì)算的全過程，其中包括企業(yè)的薪資和福利政策設(shè)定、自動計(jì)算個人所得稅、自動汁算社會保險(xiǎn)等代扣代繳項(xiàng)目，大大減少工作量。該模塊也可處理部分簡單的人事信息。

1.3 培訓(xùn)管理模塊

培訓(xùn)管理系統(tǒng)一般通過培訓(xùn)需求調(diào)查、培訓(xùn)實(shí)施、結(jié)果評估和反饋以及培訓(xùn)結(jié)果記載等手段，實(shí)現(xiàn)培訓(xùn)管理的科學(xué)化，并且和人力資源信息有機(jī)地聯(lián)系起來，為企業(yè)人力資源的配 備和員工的升遷提供科學(xué)的依據(jù)。

1.4 考勤管理模塊

考勤管理程序一般與打卡機(jī)、考勤機(jī)等考勤設(shè)備相接，根據(jù)事先編排的班次信息，過濾掉錯誤數(shù)據(jù)，生成員工出勤報(bào)告，并可轉(zhuǎn)入薪資和福利程序中，使考勤數(shù)據(jù)與薪資計(jì)算直接掛鉤。

1.5 eHR

eHR是一種基于Internet/Intranet的人力資源管理系統(tǒng)。先進(jìn)的軟件配上高速的硬件，再與處于服務(wù)中心的專業(yè)化人員融為一體，構(gòu)成了eHR的基礎(chǔ)：一個為人力資源服務(wù)的技術(shù)網(wǎng)絡(luò)。這一網(wǎng)絡(luò)使得向員工提供更高水準(zhǔn)的服務(wù)成為可能。

2 人力資源管理系統(tǒng)的實(shí)施過程

HRMS不是一個拿來就用的軟件系統(tǒng)，它不僅是一種融合了先進(jìn)的人力資源管理理念和流程的工具，同時為了滿足不同地區(qū)、不同行業(yè)、不同規(guī)模、不同管理方法的客戶需求，它也是—種一般化的系統(tǒng)管理框架。人力資源管理系統(tǒng)的實(shí)施過程就是將商品化軟件系統(tǒng)的客戶化過程，通過設(shè)定的目標(biāo)，對本企業(yè)將要采用功能和信息進(jìn)行取舍、整合、輸入和系統(tǒng)設(shè)定，從而形成適合本企業(yè)特點(diǎn)的人力資源管理系統(tǒng)。那么，在企業(yè)中究竟該怎樣進(jìn)行人力資源管理系統(tǒng)的實(shí)施呢？根據(jù)筆者的觀察了解和一些企業(yè)實(shí)施人力資源管理系統(tǒng)中的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，筆者認(rèn)為，應(yīng)做好以下幾個方面：

2.1 準(zhǔn)備工作

實(shí)施人力資源管理系統(tǒng)前的準(zhǔn)備由專業(yè)咨詢機(jī)構(gòu)對企業(yè)的人力資本構(gòu)成現(xiàn)狀及其期望效果預(yù)先進(jìn)行分析診斷(企業(yè)自身有能力，可自行分析診斷)，開出對癥下藥的處方后，裝到軟件供應(yīng)商的系統(tǒng)平臺中去。還應(yīng)與供應(yīng)商配合進(jìn)行需求分析與流程設(shè)計(jì)，同時要做好調(diào)整和相應(yīng)的培訓(xùn)。

2.2 組建專門負(fù)責(zé)系統(tǒng)實(shí)施的項(xiàng)目小組

人力資源管理系統(tǒng)實(shí)施的工作量大、涉及面廣，數(shù)據(jù)的采集、確認(rèn)和最終入庫，以及一些原始信息數(shù)據(jù)格式的轉(zhuǎn)換，會涉及到企業(yè)的每個部門和每個員工。因此，組建一個專門負(fù)責(zé)系統(tǒng)實(shí)施的項(xiàng)目小組來合理分工，是保障系統(tǒng)順利實(shí)施的必要條件。但是，項(xiàng)目小組必須具備一定的條件，才能發(fā)揮其關(guān)鍵作用，這些條件是：具備相關(guān)項(xiàng)目管理經(jīng)驗(yàn)、掌握必要的專業(yè)知識(業(yè)務(wù)方面和技術(shù)方面)、辦事效率高、處事果斷、勇于創(chuàng)新和協(xié)調(diào)溝通能力優(yōu)秀等等。

此外，在系統(tǒng)實(shí)施項(xiàng)目小組中應(yīng)設(shè)置兩類成員，一類可以稱為項(xiàng)目小組的指導(dǎo)委員，主要職責(zé)就是對項(xiàng)目實(shí)施過程中重大問題進(jìn)行決策，定期聽取項(xiàng)目實(shí)施小組的工作報(bào)告，并在 部門協(xié)調(diào)、人員配備等方面對項(xiàng)目小組進(jìn)行支持。另一類是項(xiàng)目小組的具體工作人員，他們是系統(tǒng)實(shí)施的具體執(zhí)行者，主要由人力資源部、計(jì)算機(jī)中心的業(yè)務(wù)骨干和其他相關(guān)人員組 成。項(xiàng)目小組中的兩類成員扮演不同的角色，發(fā)揮不同的作用，相互配合，相互支持，因此這兩類人缺一不可。

2.3 制定合理的系統(tǒng)實(shí)施計(jì)劃

“凡事預(yù)則立，不預(yù)則廢”，一個合理的實(shí)施計(jì)劃是保證系統(tǒng)順利實(shí)施的前提條件。首先，實(shí)施計(jì)劃應(yīng)包括明確的系統(tǒng)目標(biāo)和時間安排。這里的系統(tǒng)目標(biāo)與系統(tǒng)選型時的目標(biāo)是有 區(qū)別的，系統(tǒng)選型時確定的目標(biāo)僅是認(rèn)識上、粗放的目標(biāo)，而實(shí)施計(jì)劃中的目標(biāo)是明確的、既定的。只有目標(biāo)明確才能做到有的放矢，才能對系統(tǒng)實(shí)施后的效果進(jìn)行評估。實(shí)施計(jì)劃的時司安排是指將整個實(shí)施過程劃分為若干個實(shí)施步驟，明確界定每個步驟的時間跨度、需要的費(fèi)用和要達(dá)到的結(jié)果。再次，明確每一實(shí)施步驟的具體負(fù)責(zé)人及負(fù)責(zé)人要承擔(dān)的責(zé)任。最后，制定了實(shí)施計(jì)劃，就要嚴(yán)格按計(jì)劃來組織實(shí)施。

2.4 控制重要的實(shí)施環(huán)節(jié)

在系統(tǒng)實(shí)施的過程中應(yīng)包括這些主要步驟：(1)軟、硬件系統(tǒng)的選購和安裝；(2)數(shù)據(jù)采集；(3)建立系統(tǒng)原型；(4)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫的建立；(5)系統(tǒng)試運(yùn)行和系統(tǒng)測試；(6)系統(tǒng)切換和相應(yīng)文檔的建立；(7)系統(tǒng)驗(yàn)收；(8)系統(tǒng)維護(hù)和完善。在這些實(shí)施步驟中，最為重要的環(huán)節(jié)就是建立系統(tǒng)原型、系統(tǒng)切換和系統(tǒng)的維護(hù)與完善。

2.4.1 建立系統(tǒng)原型

人力資源管理系統(tǒng)原型的建立是一個漫長而復(fù)雜的過程，這一過程包括系統(tǒng)預(yù)算；軟硬件系統(tǒng)的選型、采購和安裝；系統(tǒng)功能的測試；數(shù)據(jù)的采集、轉(zhuǎn)換；以及系統(tǒng)的試運(yùn)行和測試等。在項(xiàng)目的實(shí)施中需要各個部門的協(xié)作和配合，在這個過程中，項(xiàng)目小組的實(shí)施負(fù)責(zé)人要指導(dǎo)系統(tǒng)實(shí)施涉及到的部門和員工做好項(xiàng)目的配合工作，完成數(shù)據(jù)的采集、轉(zhuǎn)化和系統(tǒng)的試運(yùn)行和測試工作。

2.4.2 系統(tǒng)壩測試

由于人力資源管理系統(tǒng)需處理的信息關(guān)系非常復(fù)雜，各企業(yè)的需求也不盡相同，再加上軟件的商品化程度遠(yuǎn)不如已經(jīng)運(yùn)行多年的成熟軟件產(chǎn)品，存在的錯誤較多。如果不在項(xiàng)目實(shí)施的初期解決這些問題，隨著問題的不斷暴露，不僅會浪費(fèi)大量的人力，更嚴(yán)重的是會使他人失去信心，嚴(yán)重影響工作的進(jìn)展。

2.4.3 新舊系統(tǒng)切換

新舊系統(tǒng)的切換是人力資源管理系統(tǒng)實(shí)施中的另一個重要環(huán)節(jié)。這一環(huán)節(jié)的組織和實(shí)施尤為重要。這一環(huán)節(jié)的主要工作就是讓企業(yè)的人力資源管理人員、各個部門負(fù)責(zé)人和企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)都安裝和使用新系統(tǒng)，逐步熟悉新系統(tǒng)，目的就是要改變原來的工作方式，而采用新系統(tǒng)、新方式完成日常工作處理。由于企業(yè)的人力資源管理人員已習(xí)慣了原有的工作方式，而習(xí)慣的改變必然要有一個過渡期，并且習(xí)慣的改變也與員工各方面的素質(zhì)有關(guān)，比如學(xué)習(xí)能力等。因此要充分重視系統(tǒng)切換的過程，采用正確的方式、方法來引導(dǎo)員工改變舊觀念。員工的積極配合和企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的直接參與是系統(tǒng)成功切換的重要因素。此外還要有目的的組織一些培訓(xùn)課程，以便讓員工盡快熟悉新系統(tǒng)、了解系統(tǒng)的優(yōu)點(diǎn)，從而培訓(xùn)他們對系統(tǒng)的依賴性。此外，還可以鼓勵員工提出系統(tǒng)的缺點(diǎn)和不足，這樣既可以調(diào)動員工使用新系統(tǒng)的積極性，還為以后系統(tǒng)的完善提供了依據(jù)。

2.4.4 系統(tǒng)維護(hù)與完善

人力資源管理系統(tǒng)的維護(hù)與完善是系統(tǒng)實(shí)施的最后一個環(huán)節(jié)，也是一項(xiàng)長期任務(wù)，系統(tǒng)的日常維護(hù)、軟件版本的升級、企業(yè)內(nèi)的定期培訓(xùn)等都是這一環(huán)節(jié)要完成的工作。企業(yè)應(yīng)安排有部門和專人負(fù)責(zé)系統(tǒng)的定期修改、調(diào)整和改進(jìn)，要視企業(yè)的發(fā)展需要和系統(tǒng)的運(yùn)行情況，完善已有模塊的功能，補(bǔ)充新的功能和模塊，從而使人力資源管理信息系統(tǒng)日臻完善，真正成為企業(yè)的人力資源信息管理中心，成為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)決策的信息來源，成為規(guī)范企業(yè)管理的有效工具。

3 人力資源管理系統(tǒng)實(shí)施中的注意事項(xiàng)

人力資源管理軟件通常只是一個通用的系統(tǒng)框架，只是協(xié)助使用者工作。實(shí)施中根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況和企業(yè)所在地的政策法規(guī)，進(jìn)行這個系統(tǒng)的完善工作就非常重要。毫不夸張地說，人力資源管理系統(tǒng)項(xiàng)目成功與否的關(guān)鍵就在于這個實(shí)施過程中的工作。

由于人力資源管理系統(tǒng)管理的是所有與人相關(guān)的數(shù)據(jù)，信息量大，變化頻繁，內(nèi)部關(guān)聯(lián)性較弱，數(shù)據(jù)的采集、確認(rèn)、更新和檢查都比較困難，而且其管理的信息與員工的切身利益密切相關(guān)，特別是工資計(jì)算不能有任何錯誤，因此，實(shí)施工作尤為繁瑣和困難，其難度和工作量遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于一般人的預(yù)計(jì)。筆者認(rèn)為，為了最大限度地提高企業(yè)的人力資源管理水平，成功地實(shí)施人力資源管理系統(tǒng)，需要特別注意以下幾點(diǎn)：

3.1 培訓(xùn)

要想使人力資源管理系統(tǒng)真正地發(fā)揮應(yīng)有的效用，必須通過培訓(xùn)轉(zhuǎn)變?nèi)藗兲貏e是中高層領(lǐng)導(dǎo)的思維方式和行為方式。要讓他們學(xué)會并習(xí)慣于通過系統(tǒng)來進(jìn)行科學(xué)的管理，而不是決策憑感覺，分析憑經(jīng)驗(yàn)。培訓(xùn)不光要使員工明白采用人力資源管理系統(tǒng)的好處，更重要的是使他們了解系統(tǒng)的功能和系統(tǒng)的運(yùn)行方式，學(xué)習(xí)軟件系統(tǒng)中蘊(yùn)涵的先進(jìn)理念，主動積極地反思現(xiàn)行的體系，探討改進(jìn)的方案。

3.2 改進(jìn)企業(yè)的相關(guān)制度和信息結(jié)構(gòu)

由于歷史的原因和條件的局限，很多企業(yè)現(xiàn)行的相關(guān)制度、人事相關(guān)信息的組成和報(bào)表不盡合理和科學(xué)。而實(shí)施人力資源管理系統(tǒng)正是一個非常好的契機(jī)來回顧本企業(yè)不合理、不科學(xué)或不符合國家相關(guān)法律和規(guī)章的地方，重新合理地組織人事相關(guān)信息和報(bào)表，從而減少企業(yè)運(yùn)行的潛在風(fēng)險(xiǎn)，將人力資源部員工的工作放在刀刃上。因此，實(shí)施人力資源軟件不應(yīng)只是單純地將現(xiàn)行的制度和報(bào)表計(jì)算機(jī)化，而是應(yīng)該充分地回顧本企業(yè)的相關(guān)政策和信息組成，去掉不合理的成分，將改進(jìn)的建議報(bào)告給企業(yè)的決策領(lǐng)導(dǎo)并爭取付諸實(shí)施。

3.3 建立科學(xué)的程序性文件

人事相關(guān)信息的特點(diǎn)是信息量大、變化頻繁、采集和確認(rèn)困難而且無內(nèi)聯(lián)關(guān)系。采用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)來管理人事信息要求數(shù)據(jù)的采集、更新能夠完整、準(zhǔn)確和及時。這兩者之間的矛盾會因?yàn)樾孪到y(tǒng)的投入運(yùn)行而變得越來越突出。新系統(tǒng)在運(yùn)行后無疑會迫使一部分員工改變已經(jīng)熟悉了的工作方法和習(xí)慣，學(xué)習(xí)包括計(jì)算機(jī)知識在內(nèi)的新知識、新方法、新程序，一部分人的利益也許會受到影響。在系統(tǒng)的實(shí)施過程中，很多企業(yè)由于有關(guān)人員素質(zhì)較低、工作責(zé)任心不強(qiáng)，加上某些管理人員的隨意指揮，會造成系統(tǒng)的實(shí)施和運(yùn)行事倍功半，而且降低了系統(tǒng)的功效。所以，除加強(qiáng)培訓(xùn)外，建立必要的科學(xué)的程序性文件，做到有章可循，減少和杜絕各種特例情形，才能為人力資源管理系統(tǒng)的實(shí)施和正常運(yùn)行提供有效的保證。

人力資源管理系統(tǒng)的實(shí)施不只是人事部門或計(jì)算機(jī)部門的事。為了保證數(shù)據(jù)的完整、準(zhǔn)確和及時，需要企業(yè)內(nèi)各個部門和全體員工的積極配合。同時，采用人力資源管理軟件。需要在充分回顧企業(yè)政策的基礎(chǔ)上，根據(jù)先進(jìn)的人力資源管理理念，從程序到操作進(jìn)行全面改進(jìn)。對于人力資源的投入往往是長期效應(yīng)，因此，急功近利的做法或是一蹴而就的想法是不可取的。