網絡時代電子檔案管理與利用存在的問題及對策

劉麗春

摘 要：網絡技術在時代的發展運作中的不斷滲透與深入，讓行業的發展過程應用網絡技術的機會越來越多。在檔案行業的運行發展過程中，電子檔案正在逐漸替代紙質檔案載體，成為社會運作中的主要應用模式。電子檔案在整個應用替代的過程中也存在較多的問題，本文將就網絡時代背景下的電子檔案管理與利用存在的問題與對策進行整理，僅供參考與借鑒。

關鍵詞：網絡信息時代；電子檔案；管理利用問題；解決對策

網絡處理技術支持下的電子檔案管理工作在實際應用過程中還存在較多的問題，主要表現在使用儲存、調取安全、服務提供等方面。所以企業想要競爭激烈市場中占據更多份額，檔案管理的新技術應用上還有很長的路要走，在問題解決中應對企業自身運作的基本模式進行一個清晰的了解，然后制定出有針對性的解決對策，讓電子檔案的價值與優勢可以被開發的更加全面。

1 網絡時代電子檔案管理與利用存在的問題

1.1 電子檔案的應用與儲存過程中的可讀性問題

電子檔案與以往的紙質載體的檔案形式上有著本質上的區別，一個是實物，一個則是依靠電子技術的數字模式，不具備實物的特點。所以電子檔案在實際轉載與儲存過程中比較受到外在因素的影響，進而出現問題。紙質檔案在實際應用與儲存過程中只需要將儲存環境與過程中進行物理措施的防護就好。但是電子檔案的則會因為軟硬件上各種因素出現問題，一旦出現任何狀況，都會對檔案信息的完整性與精確性產生影響，同時在電子檔案管理與應用的過程中出現的信息丟失與損壞基本都是不可逆的，很難通過后期的技術補救將丟失的信息尋回。同時，電子信息與設備的更新速度較快，不同版本的系統在對信息上傳與識別環節很容易出現問題，導致信息的可讀性低或是不可讀。新升級過的系統在對舊系統的銜接與數據交換過程中經常出現一些新問題，導致計算機系統的運轉與電子文檔的編碼形式之間的沖突越來越明顯。

1.2 網絡時代電子檔案的實體與邏輯歸檔管理問題

電子檔案的編寫與傳遞環節全部完成以后，通過數字通信網絡、U盤等存儲、傳輸工具進行管理的模式就叫做實體歸檔。歸檔的另一種模式是邏輯歸檔，主要的技術措施是電子檔案的存放地址和反應檔案實體的管理元數據傳輸給檔案管理系統且不改變檔案實體的存儲方式和位置，同時轉移管理權限的歸檔方式，檔案和檔案管理者之間的距離可以隨意控制，秩序操作計算機硬件就可進行歸檔管理。歸檔中電子檔案的安全問題是檔案管理中的重難點。

1.3 是網絡時代下的電子檔案管理專員的緊缺問題

電子檔案文件的編輯、修改、歸檔、管理等步驟等環節的建立需要得到專門的檔案管理技術以及人員作為處理運作的支撐，所以工作人員的基礎素質非常重要，除了擁有扎實的專業基礎以外，還要具備計算機技術操作能力。就目前的電子檔案管理工作水平來看，很多檔案部門的崗位工作人員并不是一個崗位全部承擔，而是由專業的計算機技術人才與檔案管理人員兩個部分組成，這種工作模式對于小企業來說就是資源上的變相浪費，不僅需要承擔兩個職位的資金支出，工作效率也會被拉低。所以可以熟練應用計算機技術的綜合性檔案管理人才是當前制約電子檔案應用發展過程中的一個重要阻力因素。

1.4 是網絡時代下的電子檔案的安全問題

電子檔案的信息讀寫都是由計算機進行控制的，新的系統得到開發以后，計算機的軟件與硬件設施之間的指令配合需要一致，一旦系統中某個環節得到更新以后，其他的配套設施沒能及時更新，就會出現不兼容的情況，這會影響到檔案信息額的傳輸與調取，對電子檔案的使用安全產生了巨大的威脅。

2 網絡時代電子檔案管理與利用問題的解決對策

2.1 網絡時代檔案利用標準的規范

無論是紙質檔案還是電子檔案都是寶貴的財富.只有建立健全專門的檔案開發利用制度與管理制度，才能使檔案信息的價值得到發揮，只有在制度和規范的約束下，檔案工作才能有條不紊地展開，才能使檔案工作正常進行.首先要樹立正確的意識，認識到檔案管理制度的重要地位，責任到人、到位.其次是為了提升全員的檔案規范使用意識，保證檔案使用的規范與安全，必須對檔案管理的各方面形成制度化，各部門嚴格按照制度執行.最后是為使檔案的編纂、存儲、傳遞、利用與管理合理開展。

2.2 網絡時代專業電子檔案人才的培養

能夠承擔檔案網絡化管理的復合型人才應具有如下特征：一是掌握現代化信息技術，運用計算機以及網絡化設備進行檔案信息的采集、加工、使用、維護和管理，并能熟練地對電子文件和電子檔案進行鑒定、保存、編目或提供利用…。二是具有較高的外語水平，掌握并熟練運用一門外語，以應對國際間日益頻繁的交流合作，應對電子商務對檔案信息的需求。

2.3 網絡時代電子檔案利用基礎設施的優化

電子檔案基礎設施的建設必須涵蓋檔案業務中的收集整理、檔案日常管理和信息開發利用的工作.這部分電子檔案基礎設施的設計需要操作方便、簡單實用。讓兼職檔案員、檔案員及普通用戶可以通過這些功能進行各項檔案業務工作。電子檔案的業務管理能提供一套系統的定制功能，主要包括建立庫結構、數據結構定義、功能模塊配置、權限定義等，這些功能主要針對項目施行員工或對本單位檔案業務熟練的業務管理員進行利用。

2.4 網絡時代電子文檔信息安全體系的建立

信息安全上的維護也是電子檔案中管理中較為重要的一個環節，整個流程下來包括電子檔案的編纂、存儲、傳遞等環節，每一個步驟在執行中都可能受到安全問題的威脅，所以建立出一個安全管理系統讓電子檔案得到全面性的保護是管理工作人員的基本職責之一。此時，對檔案編寫與管理人員進行專門的培訓與控制。電子檔案歸根結底是由檔案人員編寫而成，由人為控制電子檔案的編寫、存儲、處理、傳遞等，嚴格的審查制度的建立是保證電子檔案原始性的關鍵措施，只有這樣才能保證電子檔案的原創性和安全性。

3結束語

通過以上的文章內容論述，可以得出的結論是電子檔案的利用與管理工作在實際落實的過程中還存在較多的問題，這些問題如果不能得到妥善的解決，就會影響電子檔案技術的優勢發揮。故在實際應用的過程中管理工作人員應積極提升自身的專業素養，多多積累電子信息技術的學習應用機會，努力讓自己成為一名綜合型的人才，可以在最短時間段內將遇見的問題進行最為妥善的處理，保障電子檔案信息在收集、傳輸、整理、儲存過程中的信息安全與完整性。

參考文獻

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