論高校檔案工作人員素質

摘 要：新世紀，我國高等教育改革與發展方興未艾，如何使檔案工作適應高校管理體制改革的需要，人的素質是關鍵因素。全面提高檔案工作人員的素質，不僅是新形勢下高校發展的客觀要求，也是高校檔案管理隊伍自身建設的內在要求。只有不斷提高檔案工作人員的素質，改進管理手段和方法，推動高校檔案工作朝現代化、科學化和規范化方向邁進，才能充分發揮檔案的應有作用，為我國的高等教育事業貢獻力量。

關鍵詞：檔案 人員 素質

新世紀，我國高等教育改革與發展方興未艾，如何使檔案工作適應高校管理體制改革的需要，人的素質是關鍵因素。全面提高檔案工作人員的素質，不僅是新形勢下高校發展的客觀要求，也是高校檔案管理隊伍自身建設的內在要求。只有不斷提高檔案工作人員的素質，改進管理手段和方法，推動高校檔案工作朝現代化、科學化和規范化方向邁進，才能充分發揮檔案的應有作用，為我國的高等教育事業貢獻力量。

檔案工作人員的素質是指檔案工作者在崗位上所必須具備的知識、技能及各種基本素養等的總和。檔案工作人員綜合素質的高低直接影響著檔案業務工作的效率、水平和質量，對檔案工作整體效能的發揮有著無可替代的作用。因此，本文對新形勢下高校檔案人員素質的現狀和應具備的素質作一探討，以供交流。

一、現階段高校檔案人員素質的現狀

改革開放二十多年來，各高校建設均取得了前所未有的成就，在檔案管理工作上，學校的檔案意識在增強，各部門對檔案工作的重視程度有了一定提高，不但專業檔案人員隊伍在逐年壯大，而且檔案人員的素質也在不斷提高。如今各高校的檔案人員中，大專以上文化程度的人數已達一定比例，本科以上學歷的人數也在逐年增加，這無疑為高校檔案事業的發展注入了生機。但從整體上看，目前高校檔案人員隊伍的文化程度和專業素質還不能適應新時期檔案工作的需要，特別是進入21世紀以后，熟悉檔案內容，能進行檔案信息深層次研究和開發的人才仍顯得十分匱乏。

由于歷史性原因，高校檔案人員素質建設仍存有一些不容忽視的問題，其主要表現在：

（一）檔案人員職業道德建設亟待加強

大多數檔案人員工作積極，態度端正，但也有相當數量的檔案人員事業心不強，職業情感淡漠，奉獻意識與敬業精神欠缺，不注重職業道德修養，業務上不精益求精，缺乏知識更新的主動性與參加科研、技改活動的自覺性。有些檔案人員甚至檔案意識不強，平時工作懶散，到年末歸檔時搞突擊，嚴重影響了檔案工作的順利開展。

（二）檔案人員依法治檔意識不夠

高校檔案工作人員存在法制觀念不強，對相關法律條文不熟悉，依法治檔意識不夠，造成制定的檔案管理規則制度不符合相關的法律法規的情況，沒有積極運用法律來收集、管理和利用檔案的問題。

（三）檔案人員缺乏創新意識

檔案館（室）工作由于長期不被領導重視，辦公經費緊張，很少有外出培訓的機會，與外界接觸少，出現了視野狹隘化、素質降低化的現象；再加之檔案人員學習時間少、晉升困難、待遇普遍較低，一些原本素質不高的老檔案工作者只能固步自封、得過且過，工作能力幾十年得不到提高；一些新檔案人員雖然有學歷、有闖勁，但對于封閉的工作環境、陳舊的管理模式和不被重視的處境感到壓抑，對前途感到迷茫，因而其中許多人想方設法離開檔案部門，造成檔案人員素質結構封閉化、老齡化、低素質化的趨向。觀念無法更新，視野無法拓寬，缺乏創新意識，檔案管理工作上層次上臺階更無從談起，惡性循環的結果，使檔案工作如履薄冰、舉步維艱。

（四）檔案人員業務素質不高

1.檔案專業技術人員偏少。幾年來，高校檔案專業人員隊伍和文化水平雖普遍有所增加和提高，但檔案專業人員仍極其貧乏，畢業于檔案專業學校的人員寥寥無幾，專職檔案人員中具有檔案專業技術職稱的人數占總人數的比例還是偏低。許多人認為檔案部門是一個無競爭性、“清閑養人”的地方，因而在檔案館（室）的人員安排上走“關系”，圖清靜舒適者有之，無學歷和工作能力、“老實本份”者有之，機構改革被分流無法安排者也有之……諸如此類。所以很多學校的檔案工作人員不同程度地存在著文化素質不高、知識面窄、思路不開闊、管理能力不足、分析處理問題水平欠缺等問題。很多檔案人員比其它部門人員素質都低一個檔次，造成檔案館（室）規章不全，檔案材料收集不齊全，案卷整理不規范，檔案資料鑒定能力弱，案卷標題擬寫不準確，計算機網絡不會使用，管理工作質量不高，監督不力，積累了較多的問題，形成了較多的歷史欠帳，給檔案的科學化、標準化管理帶來很多的不利因素。由于隊伍當中的年齡結構趨于偏高，學歷層次又相對較低，使得這支隊伍在數量上雖能充其數，但在質量上還不能適應當今高校檔案工作的開展，影響檔案工作的質量。

2.復合型的檔案管理人才嚴重缺乏，極大地影響了高校檔案的信息開發和編研工作。學校領導中認可檔案資料只可簡單重復查考的人較多，把檔案作為一種信息資源，通過整理、改進、加工能產生經濟效益和存在知識價值的較少，因而對檔案人員編研、信息的再開發利用和創新比較忽視，對檔案人員進行業務研究和提高其開發資源水平、工作水準的要求不夠迫切，影響了檔案人員在這一領域的開拓。集中體現為檔案館（室）長遠發展規劃缺乏，人才層次結構培養機制不明確，繼續教育跟不上，對外合作意識不強，利用檔案資源尤其是科技檔案中的信息源創造經濟效益的信念淡薄，把檔案館（室）視同保密室，對于扭轉檔案脫離于現實和市場經濟的局面極為不利，成為檔案依托現代科學進行創新工作的嚴重羈絆。

事實表明，如果不加強人才的培養，不提高檔案干部隊伍的素質，高校檔案館（室）的功能將受到很大制約。那么，對于當前這一趨勢，檔案人員應該具備什么樣的素質呢？

二、新形勢下高校檔案人員應具備的素質

作為一個合格的檔案工作人員應具備一定的理論水平和政治素養，懂得黨和國家關于檔案管理方面的政策，懂得檔案工作的基本理論、原則和方法，具備一定的工作能力和文字表達能力，面對校園網建設和信息高速公路的飛速發展，高校檔案人員還需要具備現代化信息管理技術。

（一）職業道德素質

良好的職業道德是保障高校檔案工作穩步發展的前提。檔案工作者的職業道德就是必須堅持四項基本原則，認真執行黨和國家有關檔案工作方針、政策和積極貫徹《檔案法》；要以為經濟建設、為社會大眾服務為中心樹立服務意識；明確為各項研究和日常工作服務的指導思想，堅持原則，恪守準確、迅速、保密的工作方針，嚴守秘密；努力鉆研檔案業務、不斷提高業務技能、精通業務、勤懇敬業；熱愛檔案事業，忠于職守、安心本職工作，埋頭苦干，不為名利，甘于清苦、樂于奉獻；樹立改革創新精神，搞好檔案工作基本建設，堅持勤奮、扎實、細致的原則，遵循為事業服務的宗旨，擴大檔案使用效益等。檔案工作既辛苦又默默無聞，常常替他人作嫁衣，很難出頭露面，正如江澤民同志所講的“ 做檔案工作的同志，一般說來，都是不出人頭地的，都是兢兢業業、默默無聞地在那里工作。”這就要求檔案人員有一種兢兢業業的工作態度，甘為人梯的奉獻精神，放眼長遠的大局意識，不計較個人名利得失的寬廣襟懷，樹立長遠的目標，保持良好的心態，才能做出優異成績。

（二）法律素質

隨著信息技術的發展，檔案規則的創新，會涉及越來越多的法律規范，高校檔案工作人員應熟悉相關的法律法規，提高法律意識和運用法律的能力，增強法制觀念，自覺在工作中運用法律知識來收集、整理和利用檔案，真正做到收全、管好和用活檔案；既要收集“有效”檔案，又要銷毀“無效”檔案，真正優化館藏；既要保證公民的檔案利用權，又要避免違反規定利用檔案，真正做到依法治檔。

（三）信息素質

信息素質是一種發現信息，開發、利用信息以及解決信息問題的能力。判斷一個人信息素質的高低，不能看其掌握信息量的大小而要看他對信息操作和使用能力的強弱。

高等教育改革為檔案工作的發展帶來了歷史性的機遇，高速發展的信息技術給檔案工作注入了新的內涵，現代信息技術的應用給傳統的檔案管理模式帶來了挑戰。首先，信息的載體形態從紙質逐漸向電子介質過渡，許多有價值的信息不一定以正式出版的形式出現，而是以各種各樣的形式存在于人們的日常交流中；其次，用戶的信息消費更趨智能化、個體化、多樣化。近幾年，由于現代信息技術在高校檔案工作中的廣泛應用，計算機已成為檔案管理自動化工作非常重要的工具，它替代了傳統的手工操作，從而更加迅速準確地完成檔案信息的收集、加工、傳送處理、檢索貯存和管理等過程，實現檔案管理現代化、自動化。因此，檔案部門提供給利用者的不再只是紙質檔案，而是大量的電子文檔。檔案管理人員不再整天忙于收集、整理、進庫取卷等繁瑣低效的工作之中，而是負責將豐富的檔案信息予以數字化，并通過專用網絡向社會傳播檔案信息，大大提高信息的開發與利用效率，同時還實現了檔案信息資源共享，擴大檔案信息的利用范圍。

檔案工作者要面對現代檔案管理對個體的挑戰，除了必須熟知檔案管理的業務知識和具有熟練的工作技能，同時還應具備計算機應用和網絡應用的知識和能力，掌握現代化管理知識，采用現代化管理方法、技能和手段改造傳統的檔案管理方式。檔案管理人員必須熟悉和掌握復制、縮微以及計算機等現代化技術知識，才能對檔案信息進行電子化、數字化的有效控制與管理，才能迅速有效地收集信息、完整安全地保護信息、及時準確地提供信息、最大程度地運用信息，使利用者在短時間內跨地域、跨時間、跨學科、跨內容地尋找到所需的信息。這樣才能真正做到以檔案信息建設為核心，以網絡化管理為基礎，以實現檔案信息資源共享為目的，真正實現檔案資源的信息化，實現檔案工作的價值。

（四）創新素質

江澤民同志曾指出：“創新是一個民族進步的靈魂，是國家興旺發達的不竭動力”。高校檔案人員的創新意識、創新精神、創新能力是改變檔案工作局面的關鍵所在。新工作的開展需要一種創新的視野和思路，檔案工作人員要時刻關注國內國際同領域最新動態，密切跟蹤檔案工作的發展，不斷進行知識的補充、更新，深入研究高校改革中檔案工作出現的新特點、新情況，及時跟蹤對照學校管理工作的實際，善于用豐富的專業知識指導實踐，切實果斷地作出相應的管理措施，解決疑難問題。同時，要在實踐中總結經驗，把實踐知識向理論知識升華，加強新知識、新技術在工作中的應用，不斷總結新情況、新問題，有所揚棄，完善和發展檔案學理論，以便使自己的工作有所創新，不斷開拓進取。

墨守陳規、裹足不前、面對新問題持觀望態度只會使高校檔案的步伐遠遠落后于高校其他部門的發展，如目前許多高校圖書館的發展速度就遠遠快于檔案館的發展。高校檔案管理必須將創新和繼承有機結合起來，既要積極向檔案信息化邁進，又要嚴格地在檔案安全的基礎上依照檔案工作的特有規律有重點、分層次地進行開放利用。在社會主義市場經濟的建立和發展中，高校檔案工作者要克服“看門守攤”的因循守舊、自我封閉的舊思想，摒棄“皇帝女兒不愁嫁”等舊觀念，從根本上轉變觀念，解放思想，開拓創新，保持一種全面開放的思維，樹立信息產品是商品、信息能創造價值的新觀念。在埋頭苦干、默默奉獻的同時，應當多一些敏捷和睿智，多一些膽魄與果斷，創新高校檔案服務機制，主動找婆家、找市場，積極參與市場競爭，要根據信息市場的需求優化服務措施，提高服務質量，開發含“金”量高的檔案信息，使檔案工作產生一定的經濟效益，提高檔案工作的自身價值，才能真正促使高校檔案工作的進一步發展，不斷適應高校改革發展的需要。

（五）業務素質

檔案工作是一門業務性較強的科學，也是一門管理科學，既具體又繁雜。檔案人員的業務素質高低是做好檔案工作的關鍵，檔案人員的業務素質包括全面的檔案基礎理論知識，檔案保護技術學、文獻編纂學、目錄學、文書學、專門檔案管理等專業知識，外語功底和由此拓展的諸如行政管理、財務管理、基建管理等管理技能，以及協調能力、寫作能力和教學能力等等。

雖然檔案工作不要求每一個工作人員都掌握上述完備的知識結構，但盡可能多地涉獵對于檔案工作者來說，將受益匪淺。只有厚積才能薄發，扎實的知識功底無疑是管理工作上水平的基礎，而熟練地運用現代科技手段管理檔案資料無疑會縮短勞動時間，減少無效勞動，提高質量和工效，從而保證高校檔案管理水平的提高。

檔案材料是在學校各部門各項工作、活動中形成的，材料的形成分散、形成的時間分散，因此檔案人員要有敬業精神，要作有心人，要了解學校管理的全過程，了解各部門的職能及工作程序、工作規律，收集齊全檔案資料，并注意把好材料的質量關。

檔案人員要熟知檔案工作的環節，養成認真條理的工作作風，作到收集全、鑒定準、分類清、裝訂合理、保管有序，提供利用及時。

檔案人員還要掌握各門類檔案、各種載體檔案的管理方法，在務實基礎上促進創新，努力成為一名掌握科學的、先進的工作方法，一專多能的檔案工作人才。

檔案人員要具備較強的協調能力，在實際工作中，檔案的齊全完整與檔案人員協調能力的強弱密不可分。檔案人員為了切實做好檔案工作，不可避免地要與學校所有部門和有關人員打交道，如何才能得到各方面的支持，除有關規章制度的約束外，更主要的是要發揮檔案人員自身協調能力，通過積極主動的溝通達到各部門檔案管理的協調統一。

檔案人員要具備組織文字材料的寫作能力。檔案人員有一部分工作直接與文字打交道，要有較高文字書寫能力和較強的文字系統概括能力，有了一定文字修養水平，才能勝任檔案工作。如學校檔案的文件匯編、大事記、全宗介紹、組織沿革、檢索工具、科研匯編、數字匯編、校志、年鑒等，沒有一定的語言文字、寫作知識是很難完成這些材料的編寫的。檔案人員的書法水平也不能忽視，因為檔案人員要書寫目錄、著錄、標引等，如果所寫的這些文字使他人難以辨認，其效果就必然受到影響。

檔案人員還要具備一定的教學能力。今天的在校大學生，畢業后很多將成為公務員和文員，他們既是檔案的利用者又是檔案的形成者，是與檔案關系最為密切的一個社會群體。在高校，圖書館專職人員為大學生開設與圖書利用相關的《文獻檢索》課的現象十分普遍，越來越多的高校的檔案人員也為大學生開設了檔案課。檔案人員長期與檔案打交道，實踐促真知，擁有的檔案知識在某些方面甚至會超過檔案專業教師，實行檔案管理與教學一體化，是普及大學生檔案知識的有效手段。

作為一名現代高校檔案工作者，在當今人類知識急劇增長的時代，注意拓寬自己的視野，善于捕捉新的知識信息，不斷豐富、更新自己的知識結構，全面提高自己的綜合素質，以適應時代對高校檔案工作者的要求。

筆者在此對高校檔案工作人員素質問題的認識雖然淺陋，但期望借此能對檔案管理工作水平提高起到拋磚引玉的作用，也企盼與檔案界的廣大同仁在“科技興檔”的發展道路上互相砥礪，攜手并進。

參考文獻：

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［2］游功學.對當前檔案人員素質問題的幾點思考.新疆農科院.

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