論高校教學檔案微機管理

摘要： 本文探討了教學檔案微機管理的重要意義，教學檔案的分類，并提出了幾點采用計算機管理的辦法和策略。

關鍵詞： 教學檔案 計算機管理 分類方法 方案

一、教學檔案的作用及微機管理的重要意義

隨著教育體制改革的不斷深入，教學管理方法的更新，有關教改文獻資料及教學管理文件、教師業務檔案、教學計劃以及學生成績單等文件管理是高校教學檔案管理的重要組成部分。這些文獻資料的收集整理、管理利用是否妥善直接影響教育改革和教學改革的進程。教學檔案在教學管理中起著重要的參考作用，主要有：一是有助于教學規律的研究；二是有助于教學經驗的總結和教學改革；三是有助于學生全面素質的培養；四是有助于學校工作的發展；五是有助于教育的發展。微機應用，網絡管理，是知識經濟時代的檔案管理標志。原來那種手工管理教學檔案的方法已經不適應當前形勢發展的需要。當前各高校校園網已經建立并投入使用，在校園網的環境下，開發教學檔案管理軟件，利用網絡這一先進的管理工具，組織管理、檢索教學檔案已成為現實，采用微機管理、查詢檢索，對提高教學檔案的利用率有重大的意義。

二、教學檔案微機管理的范圍及分類方法

教學檔案內容繁雜，它包括國家和上級業務主管部門有關教育的條例法規和文件，學校的各種教學大綱和教學計劃、學期授課計劃、圖紙、掛圖和教學工作總結、學生成績和各班成績統計、教師業務檔案與有關教學材料。采用微機管理必須對教學檔案進行合理地分類，確定微機管理的范圍。本人就此提出以下幾點看法：

從教學檔案構成的方式看可分為：文書文件和非文書文件兩大類。其中文書文件包括：教育、教改、專業設置、課程建設、教學計劃、師資隊伍和學生學籍、學生成績等有關文獻資料。非文書文件是指除文書文件以外的資料。

由于計算機網絡的特殊性，我們探討的利用計算機網絡管理的教學檔案的范圍限于文書文件。

1.教育、教改，包括學校和上級主管部門下發的有關文件、資料，可以按文件形成的年份、文號、性質進行分類編號。

2.教學管理活動中產生的綜合性材料，包括上級下達的教學工作方面的規劃、指示等；學校制訂的教學工作規劃、工作計劃、工作總結；有關教學方面的制度、規定、辦法、教學檢查、評估和各級優秀教師質量評獎材料、學生運動會材料等。

3.學科與實驗室建設方面的文件材料，包括上級有關學科、專業設置及實驗室建設的文件材料；學校有關學科、專業、實驗室評估、申報、審批材料；重點學科專業、實驗室建設材料；學科、專業、實驗室建設計劃、總結材料等。

4.招生管理方面的文件材料，包括上級有關招生工作的文件材料，學校的招生計劃、規定、生源計劃、新生錄取材料及新生名單。

5.學籍管理方面的文件材料，包括新生入學登記表、學生學籍卡片、學生成績總冊，在校學生名冊，學生學籍變更材料及學生獎懲材料等。

6.教學計劃及課程教學實踐方面的文件材料，包括學校各專業教學計劃、教學大綱、課程建設要求及安排，校歷表、課程表，各系、部專業課程試題庫，優秀教案、重要備課記錄、教師情況登記表。

7.教材方面的文件材料，包括自編、主編教材，自編、主編教學指導書、課程設計指導書、實驗指導書、實習指導書和習題集等。

8.教師培訓方面的文件材料，包括教師教學情況、教師工作量的規定及執行情況，教師業務考核材料，教師進修培訓的計劃、總結、學習成績等文件材料。

三、教學檔案微機管理方案

以上所述的教學檔案資料大多是以文書文件的形式存在，只有部分資料如學生成績單和學生基本情況以電子文書形式存在。這就要求教學檔案管理人員定期或不定期地將收集到的有關文件資料輸入到計算機內，使其成為電子產品，方案如圖1：將文書文件以A4紙張大小，通過掃描儀掃描成電子圖片，然后再根據其內容加以分類、編號，存入教學檔案管理信息庫內，以便進行檢索利用。

1.教學檔案的檢索利用

教學檔案的檢索需要一個教學檔案管理信息庫的客戶端管理程序，通過校園網或Intenet詢問信息庫，并可以通過終端打印機打印出源文件，該程序應具有如下功能：

A、按年份查找：輸入年份可查找到該年份的所有教學檔案資料；

B、按分類查找：輸入某類文件信息，可找到與該類文件有關的所有資料；

C、按關鍵字查找：輸入某個關鍵字可找到與關鍵字有關部門的所有資料；

D、糊查找：通過輸入不同關鍵字進行組合查找。

2.網絡連接方案

3.可能性分析

由于現在高校均已建立校園網，基本環境已形成，教學檔案的電子信息化收集只需要一個高檔或普通的掃描儀即可，不需要增添更多的硬件設備，制作中技術含量不高，一般教學管理人員稍加培訓即可上崗。教學檔案信息檢索軟件可采用VB開發工具自行開發或購置現成的成品軟件。

隨著信息時代的到來，計算機管理必將很快代替傳統的檔案管理模式，取代人工管理的落后模式，而且無論從深度上和廣度上都會有長足發展，使檔案管理工作更上一個新的臺階。