如何確保檔案管理質量穩步提高

徐 群

【摘要】面對檔案事業建設與發展的新形勢、新任務,必須樹立依靠科技進步和科技管理的概念。檔案信息化,建設是一項耗資巨大、復雜的系統工程,必須明確目標,抓住機遇,加強協調,統一建設,重視培養一支高素質的檔案管理人員隊伍,每個從事檔案工作的人員必須樹立檔案全面質量管理的思想,使檔案質量不斷提高。

【關鍵詞】檔案 管理 質量

一、檔案質量管理的含義和特點

檔案質量管理就是單位領導檔案工作人員以科學方法為手段,充分發揮科學管理和專業技術的作用,建立一套貫穿于檔案形成全過程的質量保障體系從而保證高質量的檔案。其核心是強調提高檔案工作水平,以保證檔案的高質量。它具有以下幾個特點:

全體人員參加。檔案全面質量管理要求檔案形成過程中的所有人員,如各處(室)所的領導、文件起草人員、定稿人員、檔案員等等人員的密切配合,嚴格按照有關標準和要求共同完成公文處理和文件的歸檔及檔案管理工作。樹立“檔案質量,人人有責”的觀念。只有這樣,才能保證檔案的完整性、統一性,也才能保證電子文檔的及時傳輸和電子文檔的及時歸檔。全過程控制。從公文的起草、審核、印制、傳遞、執行到檔案的收集、整理、歸檔、編研、開發利用的整個過程都實行質量管理。科學的手段。采用數理統計方法、現代科學技術和現代管理科學來解決檔案的質量問題,不斷提高檔案質量和檔案工作管理水平。

二、建立檢查檔案管理制度

1.提高檢查人員全員檔案質量管理意識

提高檔案管理的認識是保證檢查檔案質量的前提。檢查檔案包括的內容比較多,一般包括:檢查準備階段資料:檢查通知書、檢查實施方案、檢查提綱等;檢查實施階段資料:檢查工作底稿及其附件、詢問筆錄、檢查報告、檢查報告送達通知、送達回執、被檢查單位的書面意見或說明、相關的調研資料等;檢查結論及總結資料:檢查結論及處理決定、處罰告知書、檢查工作總結、檢查情況匯總表、有關請示及回復文件等;檢查整改資料:入庫單、調賬憑證復印件及檢查問題和管理建議的整改情況等。

檢查檔案的形成是由每一個環節中的資料匯集而成的,是一項全面、細致的工作。一項檢查工作從檢查內容的確定,檢查方案的制定,檢查通知書的下發,檢查工作的開展,到檢查報告的撰寫、處理決定的落實、違紀違規問題的整改等,整個過程都必須有嚴格的工作規則來制約。因此,提高檢查人員全員檔案質量管理意識,是做好檔案管理工作的前提。

2.全員參與、分工負責,是保證檔案質量的重要手段

檢查檔案質量與業務工作質量緊密相連,統一檔案整理、裝訂工作的規范要求,更能夠提高檢查人員遵守檢查規則的意識,高質量地完成檢查工作。實踐證明,建立具體檢查人員負責檔案整理、專職檔案管理人員再進行復核的工作制度,是保證檢查檔案質量的有效方法。檢查人員一般對違紀問題比較清楚,掌握檢查的整體情況,能夠全面、及時的完成從資料取舍到檔案整理的一系列工作,既保證檢查資料的完整性,又保證其相關性。

3.加強檢查檔案質量的事中控制與管理,是提高檔案質量的制度保障

檢查檔案的管理水平是隨著一定時期檢查工作的內容和檢查方式的變化以及檢查規則制度的完善而逐步提高的。為了能夠適應檢查工作發展要求,檢查檔案管理工作重心也應由事后控制與管理轉變為事中控制與管理。只有在檢查過程中及時發現和解決影響檔案質量的問題,加強檢查檔案質量的事中控制與管理,不斷發現、研究和解決新問題,才能不斷適應監督檢查工作的發展要求,保證檢查檔案的質量。

4.積極推進信息化進程,是提高檔案管理質量的必然要求

隨著辦公自動化技術的普及,財政檢查機關檔案管理的現代化顯得尤為迫切。利用計算機進行保存、檢索、編目、借閱等,不僅能減輕檔案工作人員的勞動強度,提高工作效率,還可以節省存放空間。如果采用人工和計算機相結合的方法管理檢查檔案,則既可以使案卷整齊規范,查找時一目了然,又能夠為查閱者提供迅速、準確、快捷的查找方式,有利于提高檔案工作質量。

三、完善檔案管理自身制度

1.必須牢固樹立檔案質量意識

檔案質量的提高,與工作人員的質量意識有著密切關系。其中,領導的檔案質量意識最為關鍵,領導通知必須提高認識,轉變觀念,認清檔案管理的重要性,認清檔案數字化是大勢所趨,要高度重視本單位檔案網絡信息化、數字化建設,因此要求從事檔案工作的人員,特別是各級領導,要牢固樹立檔案質量意識,用較高的工作質量來促進檔案質量。

2.建立內部人員的制約機制

要不斷提高檔案人員素質,加強管理,完善規章制度,建立內部人員的制約機制。良好的政治思想素質和業務素質是搞好各項工作的基礎。從事檔案工作的人員要有良好的政治思想素質。具體來說,就是要有強烈的事業心和高度的責任感,要有良好的服務意識,要有默默無聞、無私奉獻的檔案人精神。檔案工作又是一項業務性比較強的工作,檔案人員業務素質的高低,對檔案質量起著至關重要的作用。檔案工作人員要從搞好檔案工作、提高檔案質量的角度來加強自身的業務學習。領導要給從事專兼職檔案工作的人員創造業務學習和培訓的計劃,使他們的業務知識能更好地適應新時期檔案工作的要求。

3.運用計算機檔案管理系統

計算機檔案管理系統一般具有輸入、輸出、修改、插入、打印、統計、檢索、查詢、刪除等功能,同時計算機還具有判別、診斷、篩選的功能,利用這些功能可進行檔案的鑒定工作。運用計算機進行檔案的現代化管理具有占用空間小、儲存信息量大、應用能力強、傳輸速度快等特點,能及時、大量地提供檔案信息,提高了工作效率,是檔案管理史上的一大飛躍。電子文件作為一種新型的信息載體出現在檔案領域,以磁性材料和光學材料為載體的電子檔案,將逐步替代傳統的紙質檔案載體,在檔案領域占主導地位,給檔案工作注入生機和活力。

總之,檔案工作者肩負著歷史的職責,提高檔案管理人員的意識,檔案科學管理,用豐富科技信息資源,推動檔案事業的發展。實踐證明,只有好工作思路和方法,才能確保檔案管理質量穩步提高。

參考文獻:

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