淺議院系教學(xué)秘書(shū)的工作范圍與特點(diǎn)

摘要: 教學(xué)秘書(shū)是學(xué)校各項(xiàng)教學(xué)工作具體實(shí)施者之一，是教學(xué)管理的生力軍，處于教學(xué)管理與改革的前沿，肩負(fù)著維持正常教學(xué)秩序，提高教學(xué)質(zhì)量的重要使命。本文分析了教學(xué)秘書(shū)的工作范圍、作用和特點(diǎn)，對(duì)于教學(xué)秘書(shū)更好地開(kāi)展工作具有一定的參考價(jià)值。

關(guān)鍵詞: 教學(xué)秘書(shū)工作范圍作用特點(diǎn)

根據(jù)教育部2007年文件精神，要把發(fā)展高等教育的重點(diǎn)放在提高教學(xué)質(zhì)量上，而教學(xué)管理則是順利實(shí)施質(zhì)量工程的保證。在整個(gè)教學(xué)管理過(guò)程中，院系級(jí)的教學(xué)秘書(shū)是學(xué)校各項(xiàng)教學(xué)工作的具體實(shí)施者之一，是教學(xué)管理的生力軍，處于教學(xué)管理與改革的前沿，肩負(fù)著維持正常教學(xué)秩序，提高教學(xué)質(zhì)量的重要使命，其工作質(zhì)量直接影響著教學(xué)工作的正常進(jìn)行，甚至影響教學(xué)質(zhì)量。可見(jiàn)，高等學(xué)校教學(xué)秘書(shū)的工作是十分重要的。教學(xué)秘書(shū)工作作為高等學(xué)校教學(xué)管理工作中最基層的工作，是連接教務(wù)處與各院系的紐帶，在督促、檢查、落實(shí)學(xué)校各項(xiàng)教與學(xué)活動(dòng)中起著重要作用。院系教學(xué)秘書(shū)工作具有時(shí)間性強(qiáng)、任務(wù)量大、事務(wù)繁多和責(zé)任重大的特性，一旦工作不到位，二級(jí)學(xué)院的正常教學(xué)秩序就將難以得到保障。教學(xué)秘書(shū)必須熟悉教學(xué)管理、學(xué)生管理，掌握教學(xué)和學(xué)生管理的規(guī)律，具備一定的管理能力，只有這樣，工作建議、參謀意見(jiàn)才有針對(duì)性、合理性，才有價(jià)值。

一、教學(xué)秘書(shū)的工作范圍與作用

(一)教學(xué)秘書(shū)是培養(yǎng)計(jì)劃及相關(guān)政策制訂的參與者

教學(xué)秘書(shū)是一線的教學(xué)管理人員，熟知培養(yǎng)計(jì)劃在具體執(zhí)行過(guò)程中存在的具體問(wèn)題，能為領(lǐng)導(dǎo)修訂培養(yǎng)計(jì)劃提供具體的意見(jiàn)和原則，從而使新的培養(yǎng)計(jì)劃能更切合本校的實(shí)際情況。同時(shí)，教學(xué)秘書(shū)也是學(xué)校各種制度、政令的具體執(zhí)行者，是教師和領(lǐng)導(dǎo)、教師和學(xué)生之間的橋梁和紐帶，最了解廣大師生的心聲，能為領(lǐng)導(dǎo)和上級(jí)部門(mén)進(jìn)行決策提出建設(shè)性的意見(jiàn)和建議，是領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手。

(二)教學(xué)秘書(shū)是教學(xué)運(yùn)行的組織者

協(xié)調(diào)有序的教學(xué)秩序來(lái)源于教學(xué)秘書(shū)日常的精心組織與管理。對(duì)于教師，從開(kāi)學(xué)前的教學(xué)任務(wù)的安排，課表的編排，教學(xué)的進(jìn)度，教學(xué)質(zhì)量的調(diào)查，考試的安排與實(shí)施，等等，每一個(gè)教學(xué)環(huán)節(jié)都需要教學(xué)秘書(shū)親自完成。對(duì)于學(xué)生主要是學(xué)籍管理工作，是對(duì)學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)整個(gè)培養(yǎng)過(guò)程的管理。具體工作包括嚴(yán)格按照學(xué)校的相關(guān)規(guī)定政策，對(duì)學(xué)生的入學(xué)注冊(cè)、在學(xué)校的紀(jì)律表現(xiàn)、學(xué)籍變動(dòng)、學(xué)習(xí)情況、專業(yè)方向選擇、課程選修、各種大型(全國(guó)計(jì)算機(jī)等級(jí)、大學(xué)英語(yǔ)等級(jí)等)考試報(bào)名、成績(jī)記錄和畢業(yè)資格審定等方面的管理。

教學(xué)秘書(shū)必須認(rèn)真、細(xì)心、耐心地做好學(xué)籍管理和進(jìn)修委培工作，學(xué)生課程考核材料審查，成績(jī)一覽表的錄入、輸出、存檔工作，組織好學(xué)生進(jìn)行網(wǎng)上選課工作，以及學(xué)生的學(xué)位審核和畢業(yè)證書(shū)、學(xué)位證書(shū)發(fā)放工作。

(三)教學(xué)秘書(shū)是教學(xué)質(zhì)量的監(jiān)控者

教學(xué)秘書(shū)是教學(xué)管理最基層的管理者，其工作性質(zhì)決定了其對(duì)教學(xué)質(zhì)量最有發(fā)言權(quán)，所以要做好系部的督導(dǎo)工作。通過(guò)教師的教學(xué)進(jìn)度，作業(yè)的批閱程度，學(xué)生的學(xué)習(xí)成績(jī)，以及各種質(zhì)量調(diào)查問(wèn)卷等活動(dòng)，評(píng)估教學(xué)效果，提出存在的真實(shí)問(wèn)題，根據(jù)實(shí)際情況，提出符合實(shí)際的建設(shè)性建議和措施。并將領(lǐng)導(dǎo)在此基礎(chǔ)上形成的決議進(jìn)行落實(shí)，通過(guò)不斷的監(jiān)和控，達(dá)到提高教學(xué)質(zhì)量的目的。

建立和完善由教學(xué)信息員和教學(xué)督導(dǎo)員組成的多層次、全方位、實(shí)時(shí)化的教學(xué)信息反饋系統(tǒng)，對(duì)教學(xué)狀態(tài)實(shí)時(shí)調(diào)控，包括教師課堂教學(xué)質(zhì)量評(píng)價(jià)、教學(xué)督導(dǎo)條例、領(lǐng)導(dǎo)聽(tīng)課制度、考教分離制度和考試質(zhì)量分析制度等一系列質(zhì)量監(jiān)控措施。

(四)教學(xué)秘書(shū)是廣大師生的服務(wù)者

教學(xué)秘書(shū)不僅是管理者，更是為學(xué)生、為教師、為教學(xué)服務(wù)的基層服務(wù)者。因?yàn)樗墓ぷ鲗?duì)象就是教師和學(xué)生，學(xué)生日常的請(qǐng)假、休學(xué)、成績(jī)的錄入、選課、學(xué)分等，每一項(xiàng)工作都離不開(kāi)教學(xué)秘書(shū)。還要為教師進(jìn)行教材征訂、安排任務(wù)、編排課表、安排考試、登錄成績(jī)等，特別是兼有公共教學(xué)任務(wù)的單位，教學(xué)秘書(shū)還要負(fù)責(zé)和外單位進(jìn)行溝通和協(xié)調(diào)工作。

因此，教學(xué)秘書(shū)是整個(gè)教學(xué)管理網(wǎng)絡(luò)中的樞紐，如果教學(xué)秘書(shū)不能在教學(xué)管理中發(fā)揮應(yīng)有的作用，將會(huì)導(dǎo)致整個(gè)教學(xué)管理工作脫節(jié)，對(duì)外溝通出現(xiàn)障礙，造成整個(gè)教學(xué)秩序混亂。

二、教學(xué)秘書(shū)工作的特點(diǎn)

(一)服務(wù)對(duì)象的特殊性

教學(xué)秘書(shū)工作對(duì)象為主管領(lǐng)導(dǎo)、教師和學(xué)生，教學(xué)秘書(shū)處在中間環(huán)節(jié)，首先，教學(xué)秘書(shū)對(duì)主管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)，并將其布置的任務(wù)、指標(biāo)具體為執(zhí)行任務(wù)，分別根據(jù)學(xué)生、教師兩個(gè)不同對(duì)象安排工作;其次，教學(xué)秘書(shū)要將從教師、學(xué)生獲得的教學(xué)信息、建議等反饋給主管領(lǐng)導(dǎo)。另外，根據(jù)實(shí)際工作情況，教學(xué)秘書(shū)還必須將自己的工作結(jié)果進(jìn)行總結(jié)，并將建議反饋給主管領(lǐng)導(dǎo)。在教師與學(xué)生之間，教學(xué)秘書(shū)還起著聯(lián)系人的作用，將學(xué)生的信息與建議反饋給教師，同時(shí)協(xié)助教師對(duì)學(xué)生進(jìn)行教學(xué)管理。

由于高校是知識(shí)分子薈萃的場(chǎng)所，職稱高低、年齡大小、學(xué)科不同、地域差別等，以及固有的傳統(tǒng)觀念和教學(xué)改革、創(chuàng)新所產(chǎn)生的碰撞，常使教學(xué)秘書(shū)處于非常“尷尬”的境地。高校學(xué)生地域的差異性也給教學(xué)秘書(shū)的工作帶來(lái)了難度。因此，服務(wù)對(duì)象的特殊就對(duì)教學(xué)秘書(shū)提出了很高的要求。

(二)教學(xué)事務(wù)的繁雜性

在院系幾乎所有的教學(xué)事務(wù)都由教學(xué)秘書(shū)處理，包括每學(xué)期的教學(xué)計(jì)劃錄入、確認(rèn)，各個(gè)階段的檢查工作，平時(shí)的調(diào)停課管理，日常的教務(wù)通知的上傳下達(dá)，以及各學(xué)期的補(bǔ)考、重修錄入統(tǒng)計(jì)等。有人曾經(jīng)做過(guò)統(tǒng)計(jì)，僅每年的6月15日至30日之間，教學(xué)秘書(shū)面臨所有畢業(yè)生的論文答辯安排及畢業(yè)審核學(xué)位證書(shū)發(fā)放，僅此一項(xiàng)工作，教學(xué)秘書(shū)至少打400通電話，“飛信”集中通知不少于50次，無(wú)數(shù)次地催交各答辯小組的論文，檢查其規(guī)范性，同時(shí)還要無(wú)數(shù)次地接聽(tīng)和接待學(xué)生關(guān)于畢業(yè)咨詢和補(bǔ)考的相關(guān)事宜。在此期間還要面臨新生大類分流工作，期末考試安排，等等。所有教學(xué)秘書(shū)基本都是超大負(fù)荷運(yùn)轉(zhuǎn)，每天加班到晚上9點(diǎn)是常事。

(三)教學(xué)工作的常規(guī)性、時(shí)限性

教學(xué)工作中有許多是常規(guī)性工作，例如:每學(xué)期初的學(xué)期初補(bǔ)考，教學(xué)計(jì)劃錄入，教學(xué)任務(wù)下達(dá)，中期的教學(xué)檢查，期末的考試管理和學(xué)期的教學(xué)任務(wù)分配與工作量計(jì)算等，還有常規(guī)的教研課題申報(bào)、課程建設(shè)申報(bào)，等等，這就需要教學(xué)秘書(shū)有謀略、有計(jì)劃地做好多項(xiàng)工作。同樣教學(xué)工作中又有許多時(shí)限性的，例如:每次考試成績(jī)的及時(shí)上網(wǎng)、學(xué)院有關(guān)通知的及時(shí)傳達(dá)或轉(zhuǎn)發(fā)等，這就需要教學(xué)秘書(shū)在較短的時(shí)間內(nèi)全力以赴地完成。

(四)管理過(guò)程的政策性、協(xié)調(diào)性

教學(xué)秘書(shū)在工作過(guò)程中，經(jīng)常會(huì)涉及教育的政策法規(guī)、學(xué)校的各項(xiàng)制度等，又使其工作具有一定的政策性，需要熟練掌握學(xué)校關(guān)于教學(xué)方面的各項(xiàng)管理規(guī)章制度，如學(xué)生考試作弊制度、學(xué)籍制度，等等。當(dāng)學(xué)生對(duì)選課及學(xué)籍等各方面處理有異議時(shí)，教學(xué)秘書(shū)就要及時(shí)根據(jù)學(xué)校相關(guān)政策做好解釋工作。

教學(xué)秘書(shū)還要做好學(xué)校和學(xué)院的協(xié)調(diào)工作，與學(xué)校職能部門(mén)之間、與其他院系之間、與主管領(lǐng)導(dǎo)之間、與本院系教師和學(xué)生之間相互溝通、協(xié)調(diào)。

因此，教學(xué)秘書(shū)需服從教務(wù)處和學(xué)院的雙重領(lǐng)導(dǎo)，直接參與教學(xué)活動(dòng)的組織、安排，并根據(jù)教務(wù)處的要求，對(duì)二級(jí)學(xué)院的教務(wù)工作進(jìn)行日常管理。日常教學(xué)工作是教學(xué)秘書(shū)的主要工作內(nèi)容，需要認(rèn)真貫徹執(zhí)行相關(guān)政策。教學(xué)秘書(shū)在學(xué)院教學(xué)管理上有著互通信息、上傳下達(dá)的橋梁作用。

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