高校教師業務檔案管理研究

摘要: 高校教師業務檔案管理工作對高校的發展起著舉足輕重的作用， 但目前普遍存在較多問題， 制約著教師業務檔案管理工作的進展。本文通過分析教師業務檔案的內容、作用及存在的問題，提出加強教師業務檔案管理的措施。

關鍵詞: 教師業務檔案內容作用問題策略

教師業務檔案是指教師在教育、教學、科研等實踐活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表、音像等不同形式的歷史記錄，是可開發利用的重要信息資源，是學校檔案管理的重要組成部分，是進行教學管理和教學研究活動不可缺少的依據和參考，是改進教學工作和促進學校交流、提高教學質量的信息資源[1]。因此，加強教師業務檔案管理，對于調動廣大教師的積極性，提高師資隊伍素質，進一步促進科研開展和學校科學管理具有極其重要的作用。

1.教師業務檔案的內容

教師業務檔案涵蓋信息量大，涉及范圍廣，繁瑣復雜，根據各項內容的特性及應用，主要分為以下幾個方面。

1.1教師基本信息。

包括記錄教師出生年月、籍貫、畢業學校、專業、學歷、學位、畢業時間、職稱、晉升時間、高校教齡、教研室、工作簡歷、獲教師資格證等信息的教師登記表、學歷證書或學位證書的復印件及其相關證明材料，以及外語、計算機考試成績單、獲得相應專業技術職務資格的審批文件或聘書等的復印件和學習進修、短期培訓、訪問等學術交流活動期間形成的能夠反映這些活動真實情況和結果的文件資料。

1.2每年度教師教學工作情況。

教學工作材料有教學任務書、教學大綱、教案、教學總結、班主任工作等情況的統計表、教學質量評估表和教學工作量登記表等。逐年積累，是評職稱的必備材料。

1.3教師科研工作的情況。

包括教師在各級各類報刊上公開發表的論文、公開出版的專著、反映學校的報道及在各級學術教研會上交流的論文、編寫的練習題、考試題等。這些材料我們有的收藏原件，有的收藏復印件。

1.4獲獎情況的材料。

包括各類榮譽證書的原件或復印件，各級各類表彰的優秀、先進、模范、論文獲獎及指導學生參加各種競賽獲指導教師獎等，這些材料能從各個不同的角度反映出該員的工作態度和業務能力。

1.5考核評估的材料。

包括學生對教師、教師對教師和組織對教師的評估、年度考核登記表和材料等。

2.教師業務檔案的作用

2.1教師業務檔案能夠為學校改革方向、科學管理提供決策信息。

教師業務檔案在整體上反映了學校師資隊伍素質、學術水平情況，對學校能夠準確定位自身辦學層次、發展方向、目標定位提供重要的信息資源，對學校尋找出既能發揮本校優勢又能滿足社會需求的辦學路子，制定切實可行的改革、建設整體方案有至關重要的作用。通過對業務檔案的分析，有的放矢地改進學校的工作，制定和完善相應的規章制度，進一步使學校的管理走上科學合理的軌道。

2.2教師業務檔案能夠為教師職稱評審和職務晉升提供真實有效的憑證。

教師業務檔案，如實地反映了教師的學歷、學位變化，教學及管理能力的提高，學術科研水平的發展，以及同行、學生、社會對他的評價等基本情況。這些檔案信息為學校開展考核評優、職稱評審、工資晉升等工作提供了可靠的依據，使得在職稱評審中，考評人員能夠方便、快捷地對教師進行評價，省去了重新收集整理數據的繁瑣步驟，更重要的是使得考評工作做到了科學性和準確性。公平的職稱評審是對教師勞動成果的肯定，而合理的聘任則體現了優勝劣汰。學校聘任領導小組根據教師業務檔案中的業績進行公平、公正的聘任，做到認真嚴謹、有理有據，對于增強教師隊伍的活力起到了積極的推動作用。由此可見，教師業務檔案是很重要的，是一個教師成績體現的基礎，也為教師提供了一個公平競爭的平臺。

2.3教師業務檔案是學校科研教育教學研究的重要資源儲備形式。

業務檔案收集了教師的科研成果、教學成果、論文論著等，是教師在長期的教學實踐和研究過程中積累的財富，是知識原載體與教師智慧凝結的結晶，是學校不同時期學術水平的總和，不僅為學校積累和保存了歷史文化財富，而且是學校實力的象征。這些檔案能給教師提供豐富、有價值的信息，鼓勵教師之間進行教學改革，激勵教師積極開展科研活動。同時，通過參考利用教師業務檔案，可以使每位教師克服自己過去和別人的教訓，吸取成功經驗，少走彎路，集中更多精力，站在更高的角度，高起點開展教育教學和科研工作，促進教學質量的不斷提高，為國家培養出更多的合格人才。

2.4教師業務檔案為教師本人提高業務水平提供保障。

建立健全的教師業務檔案給教師個人帶來方便的同時，也有利于其進行比較總結，查找不足，提高個人素養和業務能力，從而促進師資隊伍建設。

3.教師業務檔案管理存在問題與對策

教師業務檔案是教師在科研、教學和學術水平等基本情況的真實紀錄，也是高等教育事業發展的需要。但是，目前還存在不少問題。一是管理體制不健全。管理水平較低，管理方式不夠規范。二是對教師業務檔案重視不夠。由于高校對整個檔案工作不夠重視，因而在人員、經費和設施等方面不愿對教師業務檔案管理工作進行過多的投入，致使教師業務檔案從管理到利用環節上仍是手工操作，影響了教師業務檔案管理的規范化和信息化。三是教師業務檔案管理人員的專業素質有待提高。大部分高校教師業務檔案管理工作由教學管理人員兼職負責，缺乏檔案專業知識、能力和素質。這些問題嚴重制約了教師業務檔案的建設和管理水平的提高。為了改變教師業務檔案的現狀，充分發揮檔案的作用，使得教育教學和管理能夠合理、科學發展，提升教學建設改革的速度和質量，我們應采取積極有效的措施，建設規范化科學化的教師業務檔案。

3.1提高認識，加強領導。

領導應重視教師業務檔案工作，充分認識教師業務檔案對教育教學改革及提高教學質量的重要地位和作用，實實在在地幫助解決教師業務檔案工作中存在的問題和困難，采取切實措施，確保資金投入充足、設備配置到位、人員配備齊全。

3.2建立健全檔案管理機制。

由于教師專業性質的不同，活動規律各異，形成的業務檔案具有分散性、多樣性、廣泛性等特點，收集工作相當困難。只有建立健全業務檔案材料的收集整理歸檔制度，才能確保收集工作及時、完整、準確。因此，檔案管理人員應該根據教師檔案的內容、特點、目的等方面采用合理的檔案分類方法、整理形式和應用手段對檔案材料進行編目;同時應選擇有效的管理及調控手段，制定檔案查閱及維護制度，使得管理工作能夠做到有章可依，有法可循，建立健全檔案整體的管理機制[2]。

3.3及時更新教師業務檔案內容。

教師業務檔案不像文書檔案、教學檔案、會計檔案那樣固定，而是隨人流動，人在檔案在，人調離檔案隨之調離。這些檔案材料形成具有很強的隨機性，因此，檔案管理人員要有強烈的檔案意識，及時全面地將其收入教師業務檔案，準確記錄和反映教師素養和業務工作的個體差異，真正發揮檔案在教師評估中的憑據作用[3]。

3.4加強宣傳，增強教師檔案意識。

通過宣傳，不斷提高廣大教師的對教師業務檔案的認識水平，使他們能充分認識到檔案工作的重要性和檔案作用，增強廣大教育工作者對搞好檔案的責任感和使命感，使得他們能夠積極主動地協助或配合管理人員工作。

3.5提高檔案專兼職管理人員的綜合業務水平。

應根據檔案管理規范化的要求，確定專兼職檔案工作人員的職責:一是要認真學習、執行檔案工作的政策法規，加強業務學習，增強工作責任性。二是堅持平時分類預立卷歸檔工作，每年初根據文件材料歸檔范圍將教師業務的不同內容與載體的文件材料，預立卷類目并編號，以便平時歸卷時對號入座，方便查找利用。三是負責教師業務檔案的形成、積累、保管、整理、立卷、歸檔工作，保證歸檔文件材料齊全、完整、系統，維護教師業務檔案的歷史真實面貌。四是按“文件材料歸檔范圍”收集完整的要求，及時做好檔案登記、工作，文件的借閱要嚴格實行登記、清退手續。五是主動接受院檔案室的業務指導、督促與檢查，提高檔案的案卷質量。同時要不斷學習檔案專業業務知識，參與學院檔案工作參評活動。在調動工作時，應辦理文件材料移交接手續，并報學院綜合檔案室備案。

3.6使用現代化手段，提高教師業務檔案管理水平。

教師業務檔案在傳統的手工管理模式下費時費力，大量的數據需要經常統計匯總，如每學期一次的全校教師教學工作量及課時津貼的計算、匯總;大量的教師業務檔案需要收集、整理、提供查詢;每年一次的全校教師花名冊的修訂、教師結構統計、教師上課率統計，等等，都是量大、繁雜、枯燥的數據處理工作。要提高教師業務檔案管理水平，就必須運用計算機建立教師業務檔案綜合信息數據庫管理系統，對全校師資及教師個人實行全方位、多角度、動態的網絡管理和服務，實行全社會網絡化動態管理，既便于有效利用，彌補科研成果分散管理帶來的不足，又能使教師的科研成果系統化，便于對教師科研能力的評估，還能提高管理工作效率。教師們逐步體驗到建立健全教師業務檔案所輻射出的無限優點，一定會主動及時上交應該歸入其業務檔案范圍的材料，形成一個良性循環態勢，營造一個更加和諧的社會發展環境。

總之，教師業務檔案的建立為正確評估教師業務能力、學術水平和工作實績提供了切實可靠的依據。因此，我們應不斷增強對教師業務檔案重要性的認識，建立明確的檔案管理制度，實施對教師業務檔案的有效、規范管理，以此激勵教師教學熱情，不斷進取，以實際行動書寫自己的光彩歷史，進而使教師業務檔案在學校的教育教學中充分發揮重要作用。

參考文獻:

[1]陳繼紅.建立教師業務檔案營造教育人文環境[J].南通高等師范學報，2005，(3):13-14.

[2]張燕.談高校教師業務檔案的建設[J].科技情報開發與經濟，2007，21(17):248.

[3]李養民.高校教師業務檔案管理存在的問題及對策[J].咸陽師范.