如何發揮高校教學秘書“四位一體”的工作職能

摘要: 高校教學秘書是各系教學主任的助手，是學生們的良師益友，是領導和一線教師之間的紐帶，是與其他教學單位直接對話的代言人。教學秘書必須通過不斷地分析判斷和勤奮思考，才能營造一個良好的教學環境，才會使各教學活動有序地進行，也才能完成提高教學質量的歷史使命。本文作者結合多年的工作體會，對如何發揮好這個“四位一體”的工作職能進行了總結和思考。

關鍵詞: 教學秘書“四位一體”工作職能

目前，隨著我國教育制度的不斷深入，許多高校進行擴招，由過去的專業型院校向綜合型大學邁進。由此，我國高等院校開始進入一個新的發展時期，即由精英教育向平民教育轉化。因此，傳統意義上的教務教學管理也由事務型向信息化、高速化和網絡化方向發展。教學秘書是高校教學管理工作的中間環節，也是極其重要的一個環節。他首先是“德高為師，學高為范”的老師，是每天和學生們面對面的良師益友;其次是各系室教學主任直接領導下的具體辦事員和“參謀”;再次又要充當“耳目”和“窗口”，即將了解到的教學信息及時地反映給教學主任并作出正確的處理方法;最后還是與其他教學單位直接對話的形象代表、公關員。如此“四位一體”的重要角色，要想演好就必須有較高的個人素質和工作能力。

一、教學秘書要有一定“橫向”和“縱向”的工作協調能力

教學秘書的中心工作可以說是完成上級主管領導部門，即教務處和系部領導的各類指令，還要協調好各教研室、實驗室之間展開的教學活動。這就要求教學秘書要快速地找出工作的目標，排出工作的序列，然后高標準嚴要求地布置教學任務，從而解決很多催辦、聯系和補缺的問題。當然，在實際的工作中會有一些實際的問題。教學秘書對待教師要采取積極的方法，絕對不能說一些不利于團結的氣話、閑話，而對待各班的學習委員首先要把好關，確保這樣的干部能夠幫助自己順利地完成工作。為了保證學習委員的工作積極性可以在綜合測評中有所側重。教學秘書不僅要完成主管部門和系內部的上傳下達任務，還要和其他教學單位、人事、后勤等部門聯系。許多高校尤其是新建本科院校中的教學秘書都是新設立的崗位，這些教學秘書往往還會兼任本系辦公室的工作。因此，教學秘書的一言一行影響會很大。只有將這種工作協調能力運用得恰到好處，才能真正地起到領導的助手和參謀的作用，否則必會適得其反。

二、教學秘書要有較高的授課能力

授課是一個優秀的教師所必備的基本功，教學秘書不僅要進行教學管理，還要具備一定的授課能力。教學秘書雖然處在教學管理層中，但必須有一線教學的經歷，必須有能力獨立完成一門課程的講授，這樣才能夠從實際中完全了解教師的一套“基本功”，即從教學大綱的編寫到備課、課堂教學、教學日志的書寫和學生的考勤的記錄，以及作業批改和最后的考試出題、閱卷和登統，這一系列工作才算完成。只有將這一整套的工作做完，教學秘書才會知道什么樣的標準才算是合格，才能嚴格要求其他老師。同時，在授課過程中有和學生近距離交流的機會，明晰學生的心理，了解學生對老師的要求，從而就會對一名好老師的標準重新定位，以此用于教學的管理之中，將會有很大的幫助。同時，在一線的教學中還會時時了解到其他教師的教學情況，這樣的“情報”更加真實，更加有利于教學質量的提高。

三、教學秘書要有充分的為教學服務的心理和良好心態

教學秘書工作是一項服務性極強的教學管理工作，并且在工作的過程中，涉及面廣，接觸到的人多，工作極為復雜和繁瑣。在這樣的工作環境下，和他人產生一些誤會，受一些委屈是在所難免的，這就要求工作者有寬大的胸懷和良好的心態，不計較個人的得失。有許多的人在這個崗位上沒能始終如一地做下去，往往就是沒做好這一點。的確，每天都應付各種各樣的瑣事已經讓人覺得很疲憊了，如果有的老師還不理解或不能夠按照規定好的來辦，就更會讓人感覺委屈。當遇到人際糾紛時，一個思想高尚的教學秘書，必須從安定團結、不擴大矛盾、力求解決問題的角度出發。任何一項教學工作的進展和成果，都有教學秘書的一份功勞，任何一個優秀的教學管理領導的背后，無不灑滿淚水和荊棘，也只有這樣才會磨練出一個綜合素質高、業務能力強、管理工作得心應手的教學秘書。

四、實施科學的管理是教學秘書最可行的路子

教學秘書的日常工作主要分為三大部分:一是各類教學文件的存檔管理，二是日常教學工作的運行管理，三是教學質量的監督管理。這不僅要求教學秘書能夠使用一些先進的儀器設備，如計算機網絡和許多相應教務教學軟件外，還要學會科學化的管理模式。一些文字資料的存檔是檢驗教學秘書基本功的尺子。在許多新建本科院校中，學科專業的發展規劃、教學計劃和培養目標都是學院的指導性文件，教學秘書對這些文件一定要吃透，把它做為日常工作的指南。對于這許許多多的教學資料在吃透的基礎上再進行分類存檔就會得心應手了。此外，在做這項工作的時候還要注意完整性、規范性。所謂完整性就是指教學文件必須具備它的基本要素和連貫性，否則就會失去其應有的價值。規范性是指資料必須符合學校的要求，如紙型、字體字號、封面、備注，等等，這樣從表面上看很整齊也很美觀并有利于查看。

對于教學質量的監督必須實行科學的管理方式。因為提高教學質量是教學管理的主題。教學秘書是在上級主管領導的指揮下，對教學運行的全過程:課堂教學、實驗教學、課外輔導、作業批改、實習、畢業設計等主要的教學環節實施質量監控管理。在這一環節中，應該堅持以公平、公正、公開的原則對教學質量進行客觀的評價。這就需要教學秘書廣泛地征集學生、教師、督導組專家和各級領導等人員的信息，最后加以綜合，從而對教師的教學質量進行全面的評議。這樣，教學評議的結果才具有可信度和較強的說服力。

五、提高教學秘書的地位，是激發教學秘書工作積極性的動力

許多高校對教學秘書還存在認識上的偏差。教學秘書的工作是既臟又累而且什么人都可以做的工作。一些領導往往讓一些新分配來的人擔任這項工作，如果可能還會經常換人，這導致的直接后果是工作缺乏連貫性，工作人員由于工作不熟練，致使工作處于被動應付狀態，更談不上教學質量的提高。因此，要想建立一支穩定可靠的教學秘書隊伍，充分發揮他們“四位一體”的工作職能，首先要選擇一批真正熱愛這項工作，能夠兢兢業業、全心全意為教學服務的人員。同時，相關上級領導也要重視和關心他們的工作地位。只有首先消除他們對工資、職稱和人事等的顧慮，才會調動起他們的工作積極性，才能真正發揮“四位一體”的工作職能。