對如何做好高校教學秘書工作的認識

摘要: 教學秘書作為高校管理隊伍中的重要組成部分，對提高教學質量、保障教學工作的有序進行、促進學校的發展起著重要作用。因此，做好高校教學秘書這項基層工作就顯得相當重要，本文就如何做好高校教學秘書工作進行了論述。

關鍵詞: 高校教學秘書素質能力

在和諧高校的建設中，教學是核心工作，抓好了教育教學工作，人才的培養才能順利進行，而教學工作的開展，除了教師外，教學工作的組織、管理者也是重要的環節。高校內各教學單位設置了教學秘書，教學秘書既是教學管理的具體執行者、各項教學活動的組織者，又是學校教務部門與院系之間、教師之間、師生之間開展教學活動的橋梁和紐帶，同時還是院系領導的參謀和助手，承擔著參與組織各類考試、學生成績管理、有關教學文檔的收集、整理和歸檔、協助院系教學主任安排新學期教學任務等多項工作，因此，就構建和諧教學體系而言，教學秘書是不可缺少的角色，而做好高校教學秘書工作對提高教學質量、保障教學工作的有序進行、促進學校發展則起

著舉足輕重的作用。

一、要有敬業奉獻精神和吃苦耐勞精神

教學秘書的工作主要是服務性工作，多是瑣碎的，不僅任務繁重，而且頭緒多，牽涉到高校各個部門，有時任務急，還得同時完成幾項任務，不得不加班加點，甚至連節假日也不能休息，需要經常加班才能完成。因此，教學秘書需要有高尚的奉獻和自我犧牲精神，熱愛、安心這項工作，踏踏實實地發揮自己的主觀能動作用，在繁重而又看似平常的工作中兢兢業業，不為名、不為利，全心全意地為教學服務。如果沒有一種服務意識和樂于吃苦、甘于奉獻的精神，是絕對做不好秘書工作的。所以要正確對待自己的人生價值，教學秘書的價值就是通過自己的任勞任怨地做好服務工作，在默默無聞的平凡事業中體現出來的，只要熱愛它，同樣可以做出顯著成績。為此，教學秘書更要增強使命感和責任感，深刻明確肩上的重任，有敬業奉獻精神和吃苦耐勞精神，甘作無名英雄，兢兢業業地、腳踏實地地努力工作，在實踐中提高分析問題和解決問題的能力，不斷提升服務質量。

二、要樹立學習意識、責任意識、服務意識和質量意識

高校教學秘書需要具備一定的理論功底，因此，必須加強學習，樹立學習意識。作為一名高校教學秘書，應強化學習意識，養成不斷學習的習慣，這樣才能使自身的綜合素質得到不斷提高，才能真正勝任教學秘書工作，才能從容應對二十一世紀知識經濟的嚴峻挑戰。我們處于知識經濟時代，知識社會的特征之一，在于信息瞬息萬變、知識暴增及知識更新加快，競爭更加激烈，社會對人的要求越來越高。當今的社會形態，從某種意義上來說，是一種學習的社會。個人只有不斷地吸收新知識，才能應對社會的挑戰，也唯有繼續學習，才能免于落伍。因此，唯有不斷學習，才能適應、生存于現代的知識社會。一個稱職的、成功的教學秘書應是“通才”和“雜家”，不僅要學習專業知識，還要學習輔助管理知識，更要不斷調整、更新自己的知識結構，這樣才能與科技發展同步。

教學秘書的工作要常和老師、學生打交道，要對老師和學生傳達、解釋教學管理的有關文件和制度，要審核學生的學籍和學業成績，很多工作都牽扯到學生的切身利益。因此，要把崗位作為自己追求的事業，事事高度負責，一絲不茍，努力做到“干一行，愛一行，精一行”。如果沒有責任意識，就會影響到工作效率和工作質量。教學秘書對課程的安排、考試的安排等都關聯到正常的教學秩序，如果做不好，將會造成嚴重的教學事故。因此，教學秘書必須樹立較強的責任意識。

教學秘書是協調者與溝通者，作為學校教務處和院(系)主管領導、教師及學生之間開展教學活動的橋梁和紐帶，具有承上啟下、協調左右、溝通信息、改善關系的作用。教學秘書所承擔的每一項具體工作主要是為分管領導服務，為老師服務，為學生服務，也包括間接為機關服務。教學秘書必須把服務作為基本職能，充分認識和理解服務的崇高偉大，樹立自覺服務的角色意識。

教學質量是高等學校生存和發展的基礎，是高校的生命線;是教師根本價值的體現，保證和提高教育教學質量是學校永恒的主題。而這些都離不開教學管理人員對教學質量的不懈追求。管理質量是保證教學質量的基礎。教學秘書要樹立質量意識，通過加強管理來保證人才的培養質量，向管理要效益，向管理要成績，向管理要質量。

三、要不斷加強學習，不斷提高自身素質

毛澤東同志說過“活到老，學到老”，教學秘書只有不斷地學習，才能提高自身的素質，才能提高處理各方面問題的能力，才能提高水平。

(一)提高政治思想素質

政治思想素質是決定其他素質的價值取向和動力方向，是教學秘書工作態度和工作素養的前提。沒有正確的政治思想目標，教學秘書工作就會迷失方向。因此，教學秘書必須具有一定的馬列主義思想和覺悟，認真學習鄧小平理論和“三個代表”思想，并自覺運用于實踐，自覺運用理論武裝頭腦，提高政治理論水平，加強高校教學管理方面的學習與研究，認真學習國家在教學管理方面的方針、政策，與時俱進。

(二)提高知識素質

提高教學秘書的崗位素質，首先是要具備相應的專業知識，雖然教學秘書工作是服務于廣大師生，但在教學管理上，對教學秘書具有一定的文化理論的要求，否則教學管理工作就無法服務到位，無法與教師的教學工作融合到一起。因此，高校教學秘書要在不斷提高思想政治素質的同時，不斷地提高專業文化素質，只有把理論知識與教學管理實踐相結合，才能提高教學秘書的業務素質，做好教學秘書工作。

(三)提高業務能力

1.協調溝通、統籌、應變能力

教學秘書經常需要與教學職能部門和院系領導、教師和學生打交道，只有和他人保持良好的溝通，才能得到理解與支持。高校教學大量工作的順利完成都得益于方方面面人員的共同努力。因此，教學秘書要正確認識并承擔好自己的崗位角色，學會在溝通的基礎上協調，不斷提高自己的協調溝通能力，在協調中做到到位不越位，參與不干預，出謀不決策，擺正自己的角色位置，在與人協作共事處理問題時要從多角度考慮，和諧地處理好和上級部門、院系領導、教師和學生的關系。教學秘書工作隨時隨地都可能接到工作指示和任務，以及任務急工作量大的突擊性工作，如果來一個電話處理一件事，接一個文件安排一項工作，則往往會陷于窮于應付的尷尬局面。所以要在變動工作實踐中，提高統籌、應變能力，妥善安排，對學校紛繁的工作事務力圖駕馭，從中找出各學年各學期各時段的常規性事務，事先制定工作計劃，主動出擊且留有余地，在操控中才能游刃有余。對經常性工作和突擊性工作及臨時出現的工作能快速作出反應，分清輕重緩急，在記事本上按照重急輕緩的原則，完成一項劃掉一項，力求有條不紊。

2.提高現代化管理技能

計算機操作能力是新時期教學秘書應具備的工作技能。教學秘書必須能夠熟練地使用計算機進行日常工作的文檔、表格處理，應用網絡和教學管理系統軟件實現辦公自動化管理。這不但能使工作效率和水準得到提高，而且能減輕管理中的部分工作量，還能為師生和各級教學管理部門提供快捷優質的服務。隨著現代計算機技術的不斷發展，教學秘書必須熟練地掌握計算機技術和網絡技術，不斷提高運用計算機等先進辦公設備從事信息收集和處理的能力，及時、準確、科學地利用教學信息為教學工作服務，使教學管理工作科學化、規范化。

3.提高寫作能力和表達能力

教學秘書經常要根據教學中的實際情況擬寫一些教學、教務文書，如教學通知、教學事務報告、申請報告、記錄、籌備教學工作會議、撰寫教學總結等;在處理調整課表、考試管理、預訂教材、處理學籍等工作中需與工作對象對方反復磋商，貫徹領導的教學決策，傳達師生對教學的建議，下情上達、上情下達，解釋原因、交涉事宜等，這就需要較強的書面寫作和語言表達能力，要求能夠行文流暢，表達得體，言簡意賅。但是這不是一成不變的東西，需要隨著時代、宏觀政策、工作環境、領導換屆等的變化而變化，要求不斷提高充實，同時在提高能力的過程也學習到很多其他方面的知識，提高自身其他方面的能力，而其他各方面能力的提高又能促進寫作和表達能力的提高，兩者之間是可以互相促進的，也只有各方面的能力提高才能更好做好本職工作。

4.提高檔案管理能力

教學檔案是教學管理的重要文件，包括教學計劃、教學日歷、考試試卷和實驗報告，等等。教學檔案的管理是一項繁重的工作，教學秘書應該把教學管理檔案作為自己的工作計劃之一，在檔案歸檔時，實現標準化、規范化，做好日常工作的搜集，建立教學檔案管理的創新。

四、要具備創新意識

創新是一個民族的靈魂，也是一個學校的靈魂。有創新才有發展，高校教學秘書必須具有創新意識，要緊緊跟上高等教育發展的新形勢，解放思想，樹立全新的意識和觀念，通過學習和研究，在日常工作中提煉出有價值的新思想、新方法，不斷創新，與時俱進，在工作中發揮主動性、積極性和創造性，具備較強的創新能力。只有這樣才能適應知識經濟時代的發展需要，才能推動教學管理工作。

綜上所述，要做好高校教學秘書工作，必須具備敬業奉獻精神和吃苦耐勞精神、學習意識、責任意識、服務意識和質量意識，不斷鉆研業務知識，提高自身的綜合素質。只有這樣才能在高校教育管理不斷發展的今天，最大限度地發揮自己的作用，才能為高校各項工作作出貢獻。

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