試談新時期文秘人員的能力要求

歐陽岐山

現代文秘人員是一個很大的群體，通俗地說，他們是工薪族中的白領階層，可以勝任經理助理、秘書、統計員、推銷員、文書、資料員、檔案員等職位的工作，這些高素質的勞動者經過培訓、鍛煉,還可以成為各行各業帶文職性質的技術人才或基層領導人。那么，文秘人員應該具備哪些能力，才能適應新時期的要求，才能有效地完成自己的工作呢？

一、表達能力

文秘人員種種職能的實現，都離不開語言文字的表述。有人說文秘人員的工作是“寫出來，說出來”的，這是有一定道理的。良好的表達能力是對文秘人員的特殊要求，而文字表達和口頭表達是表達能力的基本體現。文字表達能力被看作是文秘人員的“看家本領”和基本功。文秘寫作的涉及面很廣，小到一個電話記錄、一個通知、一個情況匯報，大到年度工作總結、任期工作報告等。因此它要求文秘人員不僅要懂得語法、邏輯、修辭和一般的寫作知識，而且還要掌握各種文體的寫作技巧，努力把自己鍛煉成公文寫作的高手?？陬^表達能力是文秘人員的“口功”。文秘人員對上級匯報工作，請示問題，提出建議；對下傳達指令，溝通情況，組織協調；對外開展公關，公務交往，社會應酬。都對其口頭表達能力提出了很高的要求。文秘人員的口頭表達要用精練的語言，表達出最必要的內容，做到“文約而意豐”、“言簡而理周”。要了解交流對象的特征，準確把握對方的意圖和要求，充分認識語言表達的環境，研究表達的時機和方式。

二、辦事能力

文秘人員每天都要面對大量的事務性工作，如文書事務、接待事務、電話事務、會議事務、領導者交辦的事項等，辦事成了文秘人員的一項基本職能。要提高自己的辦事能力，文秘人員首先要熟悉辦事渠道，了解有關部門的職權范圍，知曉辦理各項事務的方式和途徑。其次，掌握辦事程序。如公文的管理，介紹信的開具，會議的組織，來賓的接待等事務的辦理，都具有程序化的特點。遵循既定程序辦事，可以少走彎路，提高效率。最后，要善于交往和應變。辦理事務的過程，其實就是人與人交往的過程，因此，要了解人事關系，善于接人待物，長于交際藝術。同時，文秘人員要具備較強的應變能力，能根據事務的不同情形和特點，及時準確地予以辦理，尤其是對于突發事件，更要機敏應對，能在堅持正確原則的前提下，審時度勢，靈活機動地處理。

三、協調能力

在現代社會中，協調是一種廣泛性的社會活動。協調能力已成為一種主要的公共關系能力，這種能力是現代人生活和生存之必需。對文秘工作而言，尤其需要具備協調能力。具體表現在以下幾個方面：首先是與主管領導的協調。文秘人員要及時向領導報告工作，請求對某一問題的指示，以便明確自己的工作目標和處理問題時應把握的尺度。其次是與主管領導之外的其他領導之間的協調。有一些行政職能交叉的工作，由多個領導分管，需要多個領導協商解決，而領導之間的碰面需要一定的程序，有時要靠文秘人員做好先期的溝通和協調。再次是同事之間的協調。文秘人員的很多工作要依靠其他部門工作人員的配合才能完成，這是內部職能分工的要求。第四是與服務對象的協調。文秘人員應認真對待每一位服務對象，對他們的不滿要做好說服解釋工作，爭取他們的理解和支持，對他們不合理的要求和不正確的意見要進行合理疏導，使他們放棄自己的想法，力求給每個服務對象一個滿意。

四、合作能力

信息時代的社會分工越來越細，某項工作或者某件事務通常需要若干人通力協作才能完成，因此在這個團結協作的過程中，需要發揮團隊精神。同樣，文秘部門的許多工作也要靠集體協作才能完成，如遇到重要任務、緊急情況、重大活動、大型會議，只有集中人員，團結協作打殲滅戰，才能保證按時完成任務。因此，文秘人員要樹立整體觀念、團結觀念、互助觀念。經常通氣，加強聯系，主動交流信息，面對面商量解決問題；遇到難題，要主動請教別人，主動幫助別人，主動想辦法解決；遇到共同辦理的事項，彼此都竭智盡力，相互支持，通力合作，爭挑重擔，在工作中大力發揚團結互助的合作精神。

五、操作能力

隨著新技術革命對社會各領域的沖擊，文秘人員僅靠兩只手、兩條腿、一只筆、一張嘴的工作方法，已難以適應時代的需求。目前，文秘人員實行辦公手段現代化的條件已經具備，辦公自動化浪潮對我國的文秘工作產生了深刻的影響。因此，對現代辦公設備的熟練操作能力，是高效率完成文秘工作所必須具備的。這種能力主要包括：中（英）文打字機、電話機、電傳機、復印機、錄音錄像機、照相機、文字處理機和電子計算機等設備的使用、保養和初步維修的本領，對于書法、速記、編輯、校對、檔案管理、信息處理等技術的掌握和運用的本領，對網絡資源的搜集利用和上傳下載本領以及轎車、摩托車等交通工具駕駛的本領等。

新時期對文秘人員的能力要求不是單一的。只有具備各種能力都較強的綜合素質，才能適應社會的發展和時代的需要，才能成為日益競爭的文秘行業的佼佼者，才能在職場的大海中盡情暢游。

（作者單位：遼寧省朝陽縣職業中專）