城建檔案工作中存在的問題和建設(shè)措施

白旭敏　潘尚上

摘 要：本文分析了當前城建檔案管理工作中存在的問題，提出了具體的建設(shè)措施。

關(guān)鍵詞：城建檔案；管理工作；規(guī)范素質(zhì)

1 前言

城建檔案是社會發(fā)展的產(chǎn)物，是指在城市規(guī)劃、建設(shè)和管理活動中直接形成的對國家和社會具有保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像等各種載體的文件材料。城市建設(shè)檔案是城市建設(shè)的技術(shù)成果和歷史依據(jù)，但隨著時代的進步，技術(shù)的發(fā)展，城建檔案工作開始面臨一些新的情況和問題。因此，加強城建檔案工作，對于了解城市建設(shè)歷史，掌握城建全貌，總結(jié)城棗規(guī)律，科學(xué)管理和改造城市，加快城市現(xiàn)代化建設(shè)，促進城市經(jīng)濟、科學(xué)、全面、迅速發(fā)展，都具有十分重大的現(xiàn)實意義和深遠的歷史意義。

2 城市建設(shè)檔案管理存在的問題

2.1 城建檔案法制法規(guī)建設(shè)還不健全

城建檔案事業(yè)是我國的一項科技文化事業(yè)，自八十年代以來，國家相繼頒布了鎂科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》、鎂檔案法》、(《城市規(guī)劃法》及鎂建筑法)，使城建檔案事業(yè)的發(fā)展有了法律依據(jù)和法律保障。近幾年，建設(shè)部先后頒布了《城市建設(shè)分類大綱》、《城建檔案主題詞表》、《城市建設(shè)檔案案卷質(zhì)量規(guī)定》、《城市建設(shè)檔案館目標管理考評辦法》、 《城市管線工程檔案管理辦法》、《城市建設(shè)檔案管理規(guī)定》》、《城市建設(shè)檔案著錄規(guī)范》、《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》。這些法律法規(guī)、規(guī)章制度的出臺對推進城建檔案工作規(guī)范化、科學(xué)化起到了重要作用。但是城建檔案法規(guī)建設(shè)還遠遠不能適應(yīng)改革開放和現(xiàn)代化城市建設(shè)的需要，某些方面仍存在著不足。

2.2 全社會城建檔案法律意識還比較薄弱

由于城建檔案的社會價值和經(jīng)濟價值兌現(xiàn)時間比較長， 需要十幾年甚至幾十年的時間， 因此，人們對城建檔案的地位作用了解甚少，城建檔案法律意識還比較薄弱，認為城建檔案沒有什么大的作用，可有可無，以致違法行為頻繁發(fā)生。

常見的城建檔案違法行為主要有三種：一是不建檔。不建檔的違法行為十分普遍。許多建設(shè)單位、施工單位、監(jiān)理單位在工程建設(shè)過程中既沒有專門的資料員，也沒有開展工程檔案的編制工作。只是到了工程竣工要驗收時，才臨時收集一點資料，通過某些關(guān)系，要求城建檔案館出具檔案移交證明文件。不建檔違法行為一般出在那些嚴重缺乏檔案意識、片面追求工程效益的單位。這一行為恰好發(fā)生在檔案工作的源頭，對檔案工作的危害是全局性的， 影響是長期深遠的。

城建檔案是城市歷史的真實記錄，是城市發(fā)展的軌跡，一旦留下空白就難以彌補。二是應(yīng)付建檔。有的單位在工程檔案資料編制過程中，不按規(guī)定加蓋竣工圖章，不按規(guī)定標注各種數(shù)據(jù)和設(shè)計變更，以復(fù)印件代替原件；有的甚至突擊編寫“檔案”；有的為了節(jié)省費用， 不按規(guī)定作各種器材試驗，不報、虛報試驗資料，導(dǎo)致工程檔案中有效的少，無效的多，殘缺不全，嚴重地破壞了工程檔案的完整性和真實性。三是不歸檔。在工作實踐中有些建設(shè)單位雖然建了檔，但不向城建檔案館報送工程竣工檔案的現(xiàn)象在各城市都大量存在。這種違法行為產(chǎn)生的原因一是建設(shè)單位檔案意識不強，認為到城建檔案館歸檔與在本單位歸檔一個樣，而且放在本單位查閱起來還交流比較方便；二是因工程檔案編制嚴重不合要求，于是干脆不交；三是城建檔案執(zhí)法體制還不完善，執(zhí)法隊伍還處于初級階段，機構(gòu)的設(shè)置和運作、人員的落實管理、執(zhí)法的標準和操作都有待進一步探索和完善，以致于城建檔案的執(zhí)法工作不能落到實處。

2.3 城市建設(shè)檔案整理不規(guī)范

在整理工作中主要存在著：一是不按照建設(shè)部或國家檔案局的規(guī)范標準進行分類，割斷了城市建設(shè)檔案之間的聯(lián)系；二是保管期限劃分不準，有過高或過低的現(xiàn)象；三是目錄編制有欠缺，不按規(guī)定填寫卷內(nèi)目錄的各個項目，案卷題名擬寫不符合要求；四是沒有進行規(guī)范化整理和保管，桌上桌下，柜內(nèi)柜外，亂堆亂放。由于整理不規(guī)范，導(dǎo)致管理利用不方便。

3 城建檔案工作的創(chuàng)新思考

3.1 重新認識城建檔案館地位

城建檔案管理足城市規(guī)劃建設(shè)管理過程的一部分，城建檔案工作是城市建設(shè)系統(tǒng)的重要組成部分。城建檔案館作為公共文化事業(yè)單位，具有保存歷史、服務(wù)現(xiàn)實未來的基本社會職能，因而，館藏服務(wù)等成突出公共二字。擴大社會職能城建檔案館還是城市信息科研基地和研究城市歷史開展技術(shù)創(chuàng)新的基地。因此，要強化科研平臺的功能。

3.2 進一步豐富域建檔索工作的內(nèi)涵

面對信息時代的浪潮，城建檔案管理工作要實行城建檔案實體管理與信息管理井重，既要發(fā)揮城建檔案實體的歷史憑證作用，也要體現(xiàn)城建檔案信息的情報價值，讓城建信息作為一種重要的經(jīng)濟資源、管理資．參與現(xiàn)實生活，創(chuàng)造價值。

3.3 走依法治檔之路

拓展城建檔案館與地劃建設(shè)管理各部門的密叫臺作空間，城建檔案服務(wù)工作，由被動轉(zhuǎn)向主動。由滯后變?yōu)槌?，轉(zhuǎn)向開放一方面要積極建立“熱線聯(lián)系”道和協(xié)作網(wǎng)絡(luò)。主動了解大型活動和重要項目等的城建案利用、開發(fā)需求。另一方面要努力擴展面向社會的檔案中介服務(wù)，實現(xiàn)檔案整理、搶救數(shù)字化，以技術(shù)保護和咨詢服務(wù)等業(yè)務(wù)是服務(wù)意識，規(guī)范服務(wù)工作程序要不斷提高服務(wù)工作的質(zhì)量和水平，充分挖掘建檔案資源的利用價值；要不斷深化檔案服務(wù)的廣度和深度，提升檔案利用工作的科技含培；要通過互聯(lián)網(wǎng)、公務(wù)網(wǎng)、局域網(wǎng)等多十層面。提供方便快捷的檔案信息服務(wù)。

3.4建立地域建檔案經(jīng)營理念

用市場經(jīng)擠的觀念重新認識地建檔案的社會價值和經(jīng)擠價值。實現(xiàn)地域建檔案作為公共資產(chǎn)的應(yīng)從過去強化行政管理轉(zhuǎn)向注重城建檔案資源的艘集、發(fā)掘、利用。實現(xiàn)城建檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展從管理模式、管理現(xiàn)念。法規(guī)體系、服務(wù)機制、技術(shù)支持等方面開展全面剖新。加大城建檔案的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的投入和可利用資源的合力度，開掘城建檔案信息資源，增大檔案信息資源的利用探索，通過史料編研等方式實現(xiàn)信息置換價值由最大化城建檔案館的經(jīng)營，要從檔案要素經(jīng)營模式向知識，信息人才、文化相結(jié)合的經(jīng)營模式轉(zhuǎn)變

3.5 不斷更新城建檔案工作

一是擴大信息量檔案、圖書、情報信息一體管理，是新世紀信息資源管理的大趨勢，作為專業(yè)檔索館，城建檔案館要突破館藏的局限，加大收集有特色、有針對性的城建相關(guān)信息的力度，為增強和礦展服務(wù)功能提供保障。城建檔案館要利用網(wǎng)絡(luò)計算機技術(shù)與社會公共信息機構(gòu)建立互連互通關(guān)系，增強信息集和加工能力。面對用戶越來越廣泛的需求，城建檔案館應(yīng)力求做到不僅能夠提供城建歷史檔案，而且能夠提供綜合城建信息；不僅能夠提供客觀憑證，而且提供現(xiàn)行有寄信息二是加大特色檔案收集力度，隨著信息化的發(fā)展，網(wǎng)上信息會越來越豐富，這時就需要憑借特色檔案來增強館與館的競爭力。城建檔案館只有加大特色檔案的收集力度才能切實提升服務(wù)能力和服每水平三是加快城建檔案信息化，全面推進數(shù)字城建檔案館，建設(shè)做好標準化、規(guī)范化工作的基礎(chǔ)上，實現(xiàn)館藏檔案的數(shù)字化．整合館內(nèi)信息資源，做好“數(shù)字城建檔案館”的開發(fā)工作，是當前和今后相當長一段時期內(nèi)，應(yīng)當著力抓好的一項重要的基礎(chǔ)工作。

3.6 加強人才隊伍建設(shè)

城建檔案館要發(fā)展，關(guān)鍵是人才，特別是高素質(zhì)人才。城建檔案信息廣泛，涉及專業(yè)較多，因此，引進專業(yè)人才，形成年齡層次 專門結(jié)構(gòu) 知識結(jié)構(gòu)合理的人才隊伍。為城建檔案館的可持續(xù)發(fā)展提供智支持。

城建檔案工作正住迎接信息時代的挑戰(zhàn)，城建檔案工作外延干部內(nèi)涵，隨著時代進步和技術(shù)發(fā)展而不斷 展與深化。城建檔案館必須立足現(xiàn)實，與時懼進。開拓性地全方位地融入社會生活，并且在贏得應(yīng)有社會地位的同時，取得更大的發(fā)展空間以便要好地發(fā)揮城建檔案工作在城建建設(shè)規(guī)劃發(fā)展中的不可替代的作用。

4 結(jié)束語

總之， 城建檔案工作的外延、內(nèi)涵隨著時代進步、技術(shù)發(fā)展而不斷拓展和深化。城建檔案工作必須堅持與時俱進，要以發(fā)展為主題，樹立現(xiàn)代理念，加強法制建設(shè)和管理體制建設(shè)，加強宣傳力度，增強社會檔案意識，改進管理手段，提高人員素質(zhì)，努力適應(yīng)形勢發(fā)展的需要。