城建檔案工作中存在的問題和建設措施

白旭敏　潘尚上

摘 要：本文分析了當前城建檔案管理工作中存在的問題，提出了具體的建設措施。

關鍵詞：城建檔案；管理工作；規范素質

1 前言

城建檔案是社會發展的產物，是指在城市規劃、建設和管理活動中直接形成的對國家和社會具有保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像等各種載體的文件材料。城市建設檔案是城市建設的技術成果和歷史依據，但隨著時代的進步，技術的發展，城建檔案工作開始面臨一些新的情況和問題。因此，加強城建檔案工作，對于了解城市建設歷史，掌握城建全貌，總結城棗規律，科學管理和改造城市，加快城市現代化建設，促進城市經濟、科學、全面、迅速發展，都具有十分重大的現實意義和深遠的歷史意義。

2 城市建設檔案管理存在的問題

2.1 城建檔案法制法規建設還不健全

城建檔案事業是我國的一項科技文化事業，自八十年代以來，國家相繼頒布了鎂科學技術檔案工作條例》、鎂檔案法》、(《城市規劃法》及鎂建筑法)，使城建檔案事業的發展有了法律依據和法律保障。近幾年，建設部先后頒布了《城市建設分類大綱》、《城建檔案主題詞表》、《城市建設檔案案卷質量規定》、《城市建設檔案館目標管理考評辦法》、 《城市管線工程檔案管理辦法》、《城市建設檔案管理規定》》、《城市建設檔案著錄規范》、《建設工程文件歸檔整理規范》。這些法律法規、規章制度的出臺對推進城建檔案工作規范化、科學化起到了重要作用。但是城建檔案法規建設還遠遠不能適應改革開放和現代化城市建設的需要，某些方面仍存在著不足。

2.2 全社會城建檔案法律意識還比較薄弱

由于城建檔案的社會價值和經濟價值兌現時間比較長， 需要十幾年甚至幾十年的時間， 因此，人們對城建檔案的地位作用了解甚少，城建檔案法律意識還比較薄弱，認為城建檔案沒有什么大的作用，可有可無，以致違法行為頻繁發生。

常見的城建檔案違法行為主要有三種：一是不建檔。不建檔的違法行為十分普遍。許多建設單位、施工單位、監理單位在工程建設過程中既沒有專門的資料員，也沒有開展工程檔案的編制工作。只是到了工程竣工要驗收時，才臨時收集一點資料，通過某些關系，要求城建檔案館出具檔案移交證明文件。不建檔違法行為一般出在那些嚴重缺乏檔案意識、片面追求工程效益的單位。這一行為恰好發生在檔案工作的源頭，對檔案工作的危害是全局性的， 影響是長期深遠的。

城建檔案是城市歷史的真實記錄，是城市發展的軌跡，一旦留下空白就難以彌補。二是應付建檔。有的單位在工程檔案資料編制過程中，不按規定加蓋竣工圖章，不按規定標注各種數據和設計變更，以復印件代替原件；有的甚至突擊編寫“檔案”；有的為了節省費用， 不按規定作各種器材試驗，不報、虛報試驗資料，導致工程檔案中有效的少，無效的多，殘缺不全，嚴重地破壞了工程檔案的完整性和真實性。三是不歸檔。在工作實踐中有些建設單位雖然建了檔，但不向城建檔案館報送工程竣工檔案的現象在各城市都大量存在。這種違法行為產生的原因一是建設單位檔案意識不強，認為到城建檔案館歸檔與在本單位歸檔一個樣，而且放在本單位查閱起來還交流比較方便；二是因工程檔案編制嚴重不合要求，于是干脆不交；三是城建檔案執法體制還不完善，執法隊伍還處于初級階段，機構的設置和運作、人員的落實管理、執法的標準和操作都有待進一步探索和完善，以致于城建檔案的執法工作不能落到實處。

2.3 城市建設檔案整理不規范

在整理工作中主要存在著：一是不按照建設部或國家檔案局的規范標準進行分類，割斷了城市建設檔案之間的聯系；二是保管期限劃分不準，有過高或過低的現象；三是目錄編制有欠缺，不按規定填寫卷內目錄的各個項目，案卷題名擬寫不符合要求；四是沒有進行規范化整理和保管，桌上桌下，柜內柜外，亂堆亂放。由于整理不規范，導致管理利用不方便。

3 城建檔案工作的創新思考

3.1 重新認識城建檔案館地位

城建檔案管理足城市規劃建設管理過程的一部分，城建檔案工作是城市建設系統的重要組成部分。城建檔案館作為公共文化事業單位，具有保存歷史、服務現實未來的基本社會職能，因而，館藏服務等成突出公共二字。擴大社會職能城建檔案館還是城市信息科研基地和研究城市歷史開展技術創新的基地。因此，要強化科研平臺的功能。

3.2 進一步豐富域建檔索工作的內涵

面對信息時代的浪潮，城建檔案管理工作要實行城建檔案實體管理與信息管理井重，既要發揮城建檔案實體的歷史憑證作用，也要體現城建檔案信息的情報價值，讓城建信息作為一種重要的經濟資源、管理資．參與現實生活，創造價值。

3.3 走依法治檔之路

拓展城建檔案館與地劃建設管理各部門的密叫臺作空間，城建檔案服務工作，由被動轉向主動。由滯后變為超前，轉向開放一方面要積極建立“熱線聯系”道和協作網絡。主動了解大型活動和重要項目等的城建案利用、開發需求。另一方面要努力擴展面向社會的檔案中介服務，實現檔案整理、搶救數字化，以技術保護和咨詢服務等業務是服務意識，規范服務工作程序要不斷提高服務工作的質量和水平，充分挖掘建檔案資源的利用價值；要不斷深化檔案服務的廣度和深度，提升檔案利用工作的科技含培；要通過互聯網、公務網、局域網等多十層面。提供方便快捷的檔案信息服務。

3.4建立地域建檔案經營理念

用市場經擠的觀念重新認識地建檔案的社會價值和經擠價值。實現地域建檔案作為公共資產的應從過去強化行政管理轉向注重城建檔案資源的艘集、發掘、利用。實現城建檔案事業可持續發展從管理模式、管理現念。法規體系、服務機制、技術支持等方面開展全面剖新。加大城建檔案的基礎設施建設的投入和可利用資源的合力度，開掘城建檔案信息資源，增大檔案信息資源的利用探索，通過史料編研等方式實現信息置換價值由最大化城建檔案館的經營，要從檔案要素經營模式向知識，信息人才、文化相結合的經營模式轉變

3.5 不斷更新城建檔案工作

一是擴大信息量檔案、圖書、情報信息一體管理，是新世紀信息資源管理的大趨勢，作為專業檔索館，城建檔案館要突破館藏的局限，加大收集有特色、有針對性的城建相關信息的力度，為增強和礦展服務功能提供保障。城建檔案館要利用網絡計算機技術與社會公共信息機構建立互連互通關系，增強信息集和加工能力。面對用戶越來越廣泛的需求，城建檔案館應力求做到不僅能夠提供城建歷史檔案，而且能夠提供綜合城建信息；不僅能夠提供客觀憑證，而且提供現行有寄信息二是加大特色檔案收集力度，隨著信息化的發展，網上信息會越來越豐富，這時就需要憑借特色檔案來增強館與館的競爭力。城建檔案館只有加大特色檔案的收集力度才能切實提升服務能力和服每水平三是加快城建檔案信息化，全面推進數字城建檔案館，建設做好標準化、規范化工作的基礎上，實現館藏檔案的數字化．整合館內信息資源，做好“數字城建檔案館”的開發工作，是當前和今后相當長一段時期內，應當著力抓好的一項重要的基礎工作。

3.6 加強人才隊伍建設

城建檔案館要發展，關鍵是人才，特別是高素質人才。城建檔案信息廣泛，涉及專業較多，因此，引進專業人才，形成年齡層次 專門結構 知識結構合理的人才隊伍。為城建檔案館的可持續發展提供智支持。

城建檔案工作正住迎接信息時代的挑戰，城建檔案工作外延干部內涵，隨著時代進步和技術發展而不斷 展與深化。城建檔案館必須立足現實，與時懼進。開拓性地全方位地融入社會生活，并且在贏得應有社會地位的同時，取得更大的發展空間以便要好地發揮城建檔案工作在城建建設規劃發展中的不可替代的作用。

4 結束語

總之， 城建檔案工作的外延、內涵隨著時代進步、技術發展而不斷拓展和深化。城建檔案工作必須堅持與時俱進，要以發展為主題，樹立現代理念，加強法制建設和管理體制建設，加強宣傳力度，增強社會檔案意識，改進管理手段，提高人員素質，努力適應形勢發展的需要。