新時期水利檔案管理工作探討

張玉紅

摘 要：檔案管理是水利工程建設管理過程中一項十分重要的工作。水利工程檔案管理工作雖然不直接作用于工程建設，但它滲透于各方面，貫穿于工程建設全過程，特別是在重點水利工程建設中檔案管理更有其特殊的地位和作用。

關鍵詞：水利；檔案；管理

1 對水利檔案的基本認識

水利檔案除與其他專業檔案一樣具有科學性、完整性、服務性等特點外，較之其他檔案有以下幾方面專業特點。

（1）內容豐富，綜合性強

水利工作涉及面廣、內容繁雜，在水利工程建設中往往牽涉到農業、工業、交通、電力、通信、市政、生態環境等各個方面，再加上水利專業本身又與電力、機械、建筑、水文、氣象等專業聯系緊密，由此形成的水利檔案也就具有多元性和綜合性，不僅僅是某一學科的信息反映，而是以水利為中心的多學科、多專業的信息綜合。

（2）受時空限制.形成的時機性強

水利工作是人類改造自然的活動，因此必然要受自然規律的制約和影響，一年四季都有其特定的工作內容，春季抗早，夏季防汛，秋冬開展歲修工程等等。在這些工作過程中形成的大量檔案，特別是汛期一日多變的水文、氣象數據，以及因防治洪澇災害而搶做緊急工程的信息等，都明顯具有形成時間短、季節性強的特點。

（3）受工程規模大小影響，形成周期差異大

根據不同的工程效益、水文地質條件、河床演變情況、險情隱患，以及其他因素所確定的水利建設工程，周期長短懸殊較大。一般的江河護坡工程，以及面廣量大的農田水利工程，通常僅需要幾個月即可完成。而大型的河道工程、水庫、閘壩建設.則需要幾年或更長的時間才能完成。施工周期長短不同，就必然使得相應工程檔案形成周期差異較大。

（4）文書與科技檔案相互滲透

水利工作實施的是科研、規劃、設計、施工、管理一體化的運行機制，因此形成的業務性文書與科技檔案聯系緊密，甚至相互滲透、相互交叉。許多文書不僅是檔案的前期活動記錄，而且明顯具有文書檔案與科技檔案一體化的趨向。

2 水利檔案的價值和意義

水利檔案的開發，是水利工作中最關鍵最有活力的一個環節，是水利工作服務社會實踐的直接體現，開發水利檔案對社會發展具有重要意義。

（1）充分認識水利單位建檔工作的意義

建國以來，孝義市興建了一大批水利工程，初步建成了防洪、排澇、灌溉、供水等工程體系，在抗御水旱災害，保障經濟社會安全，促進工農業生產持續穩定發展，保護水土資源和改善生態環境等方面發揮了重要作用。尤其近年來，孝義市開展了大規模的水利工程安全達標建設，對現有的水利工程進行了一次較全面的除險加固、達標建設，全市水利工程面貌煥然一新。為了更好地抓好水利工程的管理工作，水利單位要抓好自身的管理工作，而做好水利資料的整理起著關鍵的作用。首先，檔案的利用同其他事物一樣，有其自身的特點和規律，只有準確把握和自覺遵循，才能科學有效地提供服務。實踐證明，檔案的利用大多是查找資料性、憑證性的內容，主要用以維護單位的合法權益和經濟利益，而且數量大、時間跨度長。其次，檔案工作是工程建設的重要組成部分，它不但關系到工程的完整性，而且對領導決策、科技人員借鑒、質量評定以及廉政監督等方面都有著十分現實的作用。

（2）水利檔案的價值

水利單位是第一手水利資料的記載單位，所掌握的水利資料是最原始的。水利單位在自身的建設、管理活動過程中，必然會產生和形成一些值得供后人查考和取證的各種內容和形式的材料。這些材料是其他單位難以全面掌握和了解的。因而，水利單位掌握了第一手水利資料后，并把這些資料整理保存起來，就會成為該單位最齊備、最寶貴的水利資料。我們必須緊緊圍繞檔案工作的重心，在搞好資料收集、整理的基礎上，特別要重視這方面資料的鑒定、加工，并調整收藏結構，提高歸檔質量，為開發利用創造重要條件。同時，水利單位的檔案具有多方面的作用。一是對水利單位日常工作起查考作用。水利單位可借助檔案，在擬訂計劃、總結工作、水行政執法、水利工程設計等方面作查考憑據。二是在防汛搶險時期，可借助檔案，詳細了解歷年來的水情、雨情及水利工程的狀況，為領導決策提供考慮。三是在進行水利方面的學術研究時，可借助水利檔案，參考前人所記載的豐富的歷史資料，可更好、更快地取得研究成果。四是通過查找檔案，不但能掌握準確可靠的資料，而且可以節約開支，減少不必要的支出，創造出更大的經濟價值。五是水利檔案不僅可以真實地記錄水利工程建設的歷史面貌，而且還是全面鑒定工程質量、查明事故原因、追究事故責任的依據，更可為后人在工程使用、維護、改擴建方面提供必不可少的依據。

3 新時期如何做好水利檔案管理工作

（1）強化水利檔案收集工作

水利檔案收集整理是一項系統性、長期性、繁瑣乏味的工作,牽涉的部門又多,覆蓋的范圍很廣,因此需要本系統本單位領導職工乃至全社會的共同努力。我們要改變檔案工作長期封閉的局面,摒棄“檔案工作無關緊要”的舊觀念,創新發展,開拓視野,面向全水利系統,乃至全社會搜集相關的檔案信息。水利各部門、各科室均負有搜集本轄范圍內數據文件的職責,部門領導要周密部署,明確專人負責本系統本部門文件、具體數據、聲像資料的收集、歸檔整理工作,對臨時機構和水利工程項目也不能漏過,要把臨時工作和施工中形成的報告、請示批復、圖紙、合同、招投標書、帳冊、協調活動、會議記錄等資料悉數收集歸檔,做到應收盡收,應納盡納,確保歸檔文件、數據和聲像資料的完整性。從領導到職工都要增強“檔案意識”,通過強有力的輿論宣傳,發動全體領導職工,抓實抓好檔案管理,營造“水利檔案,人人負責”的濃厚氛圍,激發大家收集整理檔案的工作熱情,為檔案工作的完整提供堅強的組織保證。在檔案資料的收集中要做到兩個結合：一是辦公室收發文件時把關收集與檔案管理人員專項收集相結合,二是日常收集與每年年底歸檔整理時查漏補缺相結合。通過領導職工的共同努力,將水利檔案資料收集得更為齊全完整,在今后的水利建設工作中,把最系統的、最有價值的檔案信息傳遞給使用者,更好地為現代化建設服務。

（2）抓實檔案工作的軟、硬件建設

要做好水利檔案工作,必須堅持以人為本,加快檔案基礎設施建設。既要抓“軟件”——隊伍的建設,又要抓“硬件”——辦公設施的建設,兩手抓,兩手都要硬。首先,要加強檔案員隊伍建設。為打造高素質的檔案管理人才,必須加強對檔案管理人員的培訓,通過培訓,強化檔案人員的信息意識、經濟意識、保密意識和現代化意識,不斷提高檔案人員職業操守和業務技能。采取“走出去、請進來”的辦法,到外地兄弟單位學習檔案管理先進經驗,取長補短,不斷改進。其次,要加大對檔案管理的硬件投入。一是要加快檔案室硬件的建設,配備必要的鐵制柜、滅火器、裝訂機、滅鼠藥等,改善檔案保管條件,做好防盜、防火、防鼠、防蟲工作。二是要加快檔案室軟件的配備完善,通過購置照相機、錄像機、電腦和軟件,實現檔案存儲介質多樣化,信息交流網絡化,與時代同步,有效改善檔案管理環境。再次,在軟硬件建設逐步完善的基礎上,要嘗試和推動檔案管理信息化和現代化。改變“重藏輕管”的傳統檔案管理觀念,充分調動檔案管理人員的主觀能動性,使他們拋開顧慮,大膽工作,不斷創新,銳意進取,運用信息資源管理理論和先進的電腦網絡技術手段,最大程度上開發和利用檔案資源,服務于水利事業和社會其他有用部門。新時期的檔案要著重體現其“可用性”要通過創新和發展,將現代化的科學技術應用于檔案管理,提高檔案的利用效率和管理質量。如使用U盤、可移動硬盤、光盤等存儲介質,減少檔案保管的空間;利用微縮技術解決圖紙保管問題;建立數據庫方便查詢和實現數據共享等。積極推行電子檔案管理、檔案網上查詢服務,使水利檔案更好地得到保管和利用。

參考文獻

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