檔案信息化建設(shè)的管理與改進(jìn)

朱瑞晶　王璐娜

摘 要：檔案信息化建設(shè)是新時期檔案部門的一項基礎(chǔ)性業(yè)務(wù)工作，需要我們從各方面予以重視，從基礎(chǔ)設(shè)施、信息資源建設(shè)、目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)以及管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)等各方面予以加強。本文僅就如何加強檔案信息化建設(shè)，開創(chuàng)檔案工作新局面方面談些粗淺的看法，以與大家共同探討。

關(guān)鍵詞：信息化；目錄數(shù)據(jù)庫；電子檔案；檔案管理

檔案是人類社會各項實踐活動的真實記錄，是社會的寶貴財富，是人類重要的歷史文化遺產(chǎn)。檔案事業(yè)是維護(hù)歷史真實面貌的永恒的事業(yè)。檔案工作深深植根于人類社會生活，與人類社會發(fā)展同步，并隨著社會文明程度的提高,越來越深入到社會生活的各個方面，在經(jīng)濟(jì)發(fā)展、科技進(jìn)步、精神文明建設(shè)中發(fā)揮著越來越重要的作用。

檔案信息化建設(shè)是新時期檔案部門的一項基礎(chǔ)性業(yè)務(wù)工作，是檔案工作向現(xiàn)代化邁進(jìn)的必由之路，是檔案工作實現(xiàn)歷史與未來有機鏈接的戰(zhàn)略之舉。黨和國家十分重視信息資源開發(fā)利用工作，我們必須切實從各方面加大力度，予以重視。

第一，要把檔案信息化建設(shè)的各項工作納入科學(xué)化、規(guī)范化的軌道。檔案信息化建設(shè)是一盤棋，要統(tǒng)籌規(guī)劃，科學(xué)分析，有計劃、有步驟地把檔案信息化的各項工作做好。要搞好工作布局，經(jīng)濟(jì)條件具備的地區(qū)檔案信息化可以先行一步，帶動其他地區(qū)發(fā)展。要搞好工作規(guī)范，確保檔案信息化的各項工作按照國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范有序推進(jìn)，確保數(shù)字檔案資源格式統(tǒng)一、數(shù)據(jù)規(guī)范、長期可讀、便于共享。

第二， 要通過檔案信息化整合，帶動各項檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作。檔案信息化建設(shè)是一項科學(xué)系統(tǒng)工程，涉及到檔案工作的方方面面。檔案信息化的順利開展必須有良好的業(yè)務(wù)工作基礎(chǔ)，需要配備現(xiàn)代化的設(shè)備和相關(guān)人才，需要各部門通力合作。各級檔案部門要以開展檔案信息化工作為抓手，整合、帶動各項基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作的發(fā)展，使檔案事業(yè)各項工作邁上一個新的臺階。

第三，要確保檔案信息化建設(shè)的整體效益和質(zhì)量。檔案信息化建設(shè)是一項長期任務(wù)，工作量非常大，一定要嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)，保證利用檔案信息的查全、查準(zhǔn)，力求檔案信息管理系統(tǒng)運行的安全、可靠。同時要增強檔案安全意識，對于信息化條件下涉密檔案的開發(fā)利用，一定要把安全防范措施放在首位，對于那些密級較高的檔案，原則上不進(jìn)行數(shù)字化，可采取其他保護(hù)和復(fù)制措施。

作為領(lǐng)導(dǎo)及檔案人員應(yīng)該如何改進(jìn)檔案管理工作?

根據(jù)“全國檔案信息化建設(shè)實施綱要”及許多檔案專家的建議和多年檔案工作的實踐經(jīng)驗,我們應(yīng)該遵循：適應(yīng)國家信息化建設(shè)和檔案事業(yè)發(fā)展的需要，把檔案信息化納入國家信息化建設(shè)的總格局，以檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)為基礎(chǔ)，以檔案信息資源建設(shè)為核心，以擴大檔案信息資源開發(fā)利用為目標(biāo)，加快推進(jìn)檔案資源數(shù)字化、信息管理標(biāo)準(zhǔn)化、信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化的進(jìn)程,促進(jìn)檔案事業(yè)持續(xù)快速健康發(fā)展,為改革開放和現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)的宗旨，改進(jìn)思路，從各方面強化檔案信息化建設(shè):

第一，加快檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。建設(shè)數(shù)字化檔案館,大致包括檔案館庫房建設(shè),檔案館館藏建設(shè),檢索工具建設(shè),規(guī)章制度建設(shè),專兼職檔案干部隊伍建設(shè)及檔案服務(wù)利用工作等等.繼續(xù)推進(jìn)運用計算機管理檔案,提高檔案館計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用程度,逐步提高檔案信息化水平。

第二，促進(jìn)檔案信息資源建設(shè)。要建設(shè)數(shù)字化檔案館,首先要用現(xiàn)代信息處理技術(shù)對檔案館中存儲的檔案包括紙制檔案,照片底片檔案,錄音,視頻檔案等各種載體的檔案和現(xiàn)行文件進(jìn)行數(shù)字化處理和存儲,即進(jìn)行數(shù)字化檔案館館藏的建設(shè)。

第三，加強檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)。要充分運用計算機技術(shù),加快檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè),提高檔案檢索利用服務(wù)質(zhì)量。各部門向檔案館移交檔案時,要盡量做到同時移交機讀目錄。

第四，積極推進(jìn)檔案全文數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫建設(shè)。有條件的檔案館應(yīng)通過接收電子檔案,對各種類型檔案進(jìn)行數(shù)字化管理等方法,積極建設(shè)相關(guān)的全文數(shù)字庫和多媒體,盡快實現(xiàn)檔案全文信息查詢,不斷提高服務(wù)效率和質(zhì)量。

第五，加強電子檔案歸檔管理。檔案部門要根據(jù)檔案管理的要求,加強對本單位電子文件積累、鑒定、著錄、歸檔等工作的監(jiān)督、指導(dǎo),保證各單位產(chǎn)生的有保存價值的電子文件真實、完整、有效。研究電子檔案接收、保管、利用的技術(shù)方法,制定電子檔案管理辦法。最后實現(xiàn)檔案信息處理計算機化,信息存儲數(shù)字化,信息采集實時化,信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化。

檔案工作要在未來社會中占據(jù)一席之地,必須具備基本的信息競爭能力。而對此產(chǎn)生直接影響的關(guān)鍵因素之一是檔案工作者的素養(yǎng),尤其是信息素養(yǎng)。而素養(yǎng)的提高又主要體現(xiàn)在以下幾種能力的錘煉之中。

運用信息工具的能力，這是信息時代必須放在首要位置的一種能力,檔案人員要注重自我完善,掌握計算機理論知識和運用技能,使自己能熟練使用各種現(xiàn)代信息工具,特別是網(wǎng)絡(luò)傳輸工具,為更快、更好地開發(fā)檔案信息打下牢固的技術(shù)基礎(chǔ)。

檔案信息的獲取能力。長期以來,檔案部門主要依靠歸檔制度來保證檔案試實體的收集,并且始終未能擺脫“重藏輕用”的局面。而信息時代，社會將更多地從信息服務(wù)的功能上去要求和評價檔案部門。因此，檔案工作者必須具備較強的信息獲取能力，不僅要熟練、快速地獲取本館所藏的檔案信息提供給利用者，而且要充分利用網(wǎng)絡(luò)的便利和優(yōu)勢，熟悉網(wǎng)上的檔案信息資源，引導(dǎo)利用者獲得更多的檔案信息。

檔案信息的鑒定、評估能力。把有價值的檔案信息有效地傳遞給檔案利用者是檔案工作著的一項基本職責(zé)，也是利用者評價檔案部門信息服務(wù)質(zhì)量的一個重要標(biāo)準(zhǔn)。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，信息量十分巨大，內(nèi)容十分龐雜，檔案工作者必須具備比以往更強的鑒定評估能力，對檔案信息進(jìn)行判斷、鑒選、綜合分析，從中捕捉到與特定利用者密切相關(guān)的部分，為利用者提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

檔案信息的加工、提煉能力。信息社會，利用者需求的是“精要”信息，提供“原件”已遠(yuǎn)遠(yuǎn)無法滿足利用者各類復(fù)雜的需求。這就要求檔案工作者提高對檔案信息的加工、提煉能力。許多檔案信息具有多重價值，從不同角度進(jìn)行加工，剔除其中的無用成分，重新組合，將產(chǎn)生出新的檔案信息產(chǎn)品。從而實現(xiàn)檔案信息的滲透增值能力，達(dá)到高效利用的目的。

總之，檔案管理工作是一門深奧的學(xué)問，做好檔案工作是無止境的，檔案信息化建設(shè)也是一個循序漸進(jìn)和不斷探索的過程。檔案人員只有不斷提高素質(zhì)，不斷探索新路，才能夠使檔案事業(yè)不斷向前邁進(jìn)。

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