高校檔案管理和提供利用中存在的問題與對策

張　虹

摘要：高校檔案是一種重要的文獻信息資源，是一個集多種門類于一體綜合性檔案體系。它不僅客觀真實地反映了學校發展的歷程，也為學校的持續發展提供了歷史依據，是衡量教學質量和管理水平的一個重要尺度，同時也是推進和發展學校教育事業的寶貴財富。

關鍵詞：高等院校；檔案管理；檔案提供利用

中圖分類號：G273.2 文獻標志碼：A文章編號：1002—2589（2009）08—0058—02

一、高校檔案管理與提供利用的發展趨勢

（一）高校檔案管理的發展趨勢

1．標準化建設趨勢要加強。根據檔案工作的客觀規律制定一系列的規章制度、工作細則、崗位職責，一切照章辦事。同時在檔案工作的各環節上進行定量分析，在分析研究的基礎上制定各項標準。這些標準包括整理標準、統計標準、服務標準和各項技術標準。

2．高校檔案收集電子化。與傳統的檔案信息資源收集方式不同的是，利用校園網，高校檔案信息的收集人員向網絡節點上任何檔案信息的產生單元（學校的院系及行政部門）及時地以邏輯歸檔或報送的形式來收集有關部門新產生的檔案信息，任何檔案信息一經產生，可立即通過校園網的傳輸進入到檔案數據庫中，而不必像傳統的方式那樣必須待工作結束或年終才歸檔。

3．建立高校檔案信息數據庫。首先，高校檔案館要以收藏大容量、高密度、聯機能力強的電子檔案介質為今后收藏的主要方向，隨著辦公自動化技術的迅速發展，使得高校在教學、科研、管理方面產生了大量電子檔案，它作為一種全新的檔案類型，是按一定的格式存儲在電子介質并且在網絡上傳輸的數字代碼系列。

（二）高校檔案提供利用的發展趨勢

1．社會利用檔案呈上升趨勢。隨著社會的發展與需求，高校的學籍檔案成了社會利用的主流，利用曾經就讀學校保存的學籍檔案用于求職、求學、職稱評定的人越來越多。社會上各單位和中介機構利用高校保存的學籍檔案核查學歷，認證文憑也越來越多，這說明人們的檔案意識不斷增強，利用檔案信息資源維護個人權益的意識也越來越強。

2．利用方式多樣化，利用手段現代化。傳統的檔案利用方式要受開發時間和空間的限制，基本模式是用戶親自到檔案館，利用較多的是紙質檔案原件，利用手段也比較有限，通常只是閱覽、抄寫或復印。現今隨著檔案硬軟件環境的不斷提升，用戶可以選擇使用電話、網絡等現代技術手段獲取遠程檔案信息，充分實現檔案信息資源共享。

3．擁護類型多樣化，信息服務社會化。高校檔案一直以校內各級黨政共團組織、科研集體及教職員工為主要用戶，但由于大量高校畢業生不斷涌向社會，教職員工的內外流動，特別是隨著經濟科技的高速發展，學校與外界聯系日益增多，逐漸形成了校外用戶群體，包括歷屆畢業生、外調人員、兄弟院校和外事部門等。

二、高校檔案管理與提供利用中存在的問題

1．檔案意識薄弱，領導不夠重視。檔案工作是學校的一項重要基礎工作，是教學、科研、黨政管理工作不可缺少的環節，但由于檔案作用的發揮具有潛在性、滯后性特點，高校檔案工作往往并不直接產生經濟效益，學校各級領導和教職員工對檔案工作認識不深，重視不夠。因而，檔案工作很難擺上學校的議事日程，在檔案機構設置、專業人員編制配備、業務經費投入等工作條件建設方面得不到應有的重視，使高校檔案人員處于地位不高、責任不輕、難度不小的工作環境中，制約了檔案工作的發展。

2．檔案人員編制偏少，隊伍專業素質不高。近年來高校合并，規模迅速擴大，使得檔案工作業務大量增加與檔案專業人員編制相對固定之間矛盾日益突出。由于工作任務重、難度大、人力有限，檔案工作人員往往只能應付日常的檔案管理與提供利用工作，專職檔案人員中有相當一部分由于是“半路出家”，缺乏檔案專業知識與技能，對本職工作往往難以勝任。

3．檔案工作發展不平衡，水平參差不齊。在一所學校內，檔案部門與學校另一信息部門圖書館相比也顯得較為落后，在不同院校，由于對檔案工作的重視程度不同，人財物投入力度、檔案隊伍整體素質等各有所不同，導致檔案工作水平參差不齊，與本科院校相比，高職高專院校的整體檔案工作水平較低，部分院校甚至存在一無檔案機構、二無專職檔案人員、三無專用檔案庫房的“三無”現象，其檔案工作狀況可想而知。

4．檔案工作人員服務意識淡薄、觀念保守。高校檔案管理工作中普遍存在著質量意識差、責任心不強、服務意識淡薄等現象，這與傳統的檔案管理模式有一定的關系，長期以來，人們對檔案工作者的工作態度、工作效率、工作質量等方面不很滿意。

5．館藏檔案及檔案館網站特色不突出。高校檔案結構單一，主要是：一是門類單一，突出學校辦學特色、學科特色、師資特色、管理特色、競爭優勢等的“閃亮點”檔案相對較少；二是檔案載體形式單一，多以紙質檔案為主，很少有磁盤、光盤、錄像等電子檔案，為用戶拷貝使用帶來不便；三是內容不夠完善，如科研檔案、學生簡歷檔案、成績檔案及反映高校歷史發展面貌的檔案缺乏，這大大影響了高校檔案工作的順利開展。

6．信息化、網絡化帶來的不安全因素。高校檔案管理采用內外相結合又彼此孤立的網絡方案，不同系統之間相對隔離的方案要建立兩套網絡系統，雖然設有防火墻，并不能保證百分之百的安全。這種內外分離的做法不但投資大，而且不符合檔案系統對外開放的需要。網絡基礎設施的不完善帶來一系列安全問題。

7．檔案信息數字化處理存在的技術問題。由于檔案部門普遍缺少計算機人才，所以對檔案資料進行數字化的工作往往落在一些聘用的計算機專業人員身上。他們缺乏對檔案專業的了解，在建立網上檔案網頁的過程中，難免有一些不完美的地方，還有檔案信息網上安全的設置，需要既充分利用珍貴的檔案信息資料，又要防止失密、泄密現象的發生。

三、應對策略

1．加強法制建設，實現依法治檔。高校檔案工作是辦好高校的重要基礎工作之一，是高校科學管理的重要組成部分，高校檔案工作的好壞在一定程度上反映這所高校管理水平的高低，也直接影響著學校各項工作的開展，要搞好檔案工作，就必須把檔案工作納入法制的軌道，加強檔案工作的法制建設，健全和完善檔案的法規體系，用法規引導、推進和保障高校檔案工作的持續發展，《檔案法》的頒布與實施，使檔案工作的法制建設得以保障。

2．加強隊伍建設，提高檔案工作人員的政治、業務素質。發展檔案事業，提高檔案管理水平，關鍵在于人。因此，要加強思想政治工作，幫助檔案工作者樹立事業心和責任心，培養奉獻精神，通過辦培訓班、成人教育等形式，提高在職檔案人員業務素質和知識水平，使其在掌握檔案基礎理論的基礎上，進一步了解和掌握檔案的現代化管理方法，不斷擴大知識面，及時調整和完善自己的知識結構，不斷提高檔案專業隊伍的整體素質，從而使在職的檔案人員從思想上和業務水平上適應學校教育教學工作的需要。

3．加強館（室）藏建設，大力豐富、優化館（室）藏。第一，增加館（室）藏數量。檔案部門要慣徹《檔案法》，積極地接收檔案，征集檔案史料，充實館（室）藏各類資料。第二，提高館（室）藏質量，要“清源截流”地把好檔案進館（室）關，同時豐富檔案載體，使紙質、木質、磁帶，甚至現代機讀檔案都具有。第三，克服館（室）藏臃腫現象。大量重復的檔案和無價值檔案的存在，占據了檔案（室）庫存有限的空間，使館（室）庫無法最大限度地容納有效檔案的進館（室）。