對民辦高校系教學秘書工作的思考

王　瑋

[摘要]筆者從民辦高校這個特殊群體出發，探討了獨立設置的實行二級管理的民辦高校系教學秘書工作的特點和職責，并從民辦高校的辦學、教學和管理的特點，系教學秘書在全系與全院中的地位以及所充當的角色等幾方面對如何做好一個民辦高校的系教學秘書進行了思考。

[關鍵詞]民辦高校教學秘書工作 普通高等教育

民辦高校的教學與管理和公辦高校一樣，擔負著培養高級專業人才的重任，教學工作是各項工作的重中之重。當民辦高校發展到一定規模時，必須實行二級管理，在這種情況下，為了教學和管理工作更好地開展，民辦高校各系一般均配備教學秘書。系教學秘書是組織開展教學工作的重要協調人，是系主任的參謀助手，是保證教學工作順利開展的領跑者。

一、民辦高校系教學秘書工作的職責和特點

作為民辦高校的教學秘書應具備和公辦高校的教學秘書一樣的素質，同時還應結合民辦高校的辦學特點來組織和實施教學工作。

⒈作為一名教學秘書，應具備協調管理的能力。⑴系教學秘書必須協助系主任做好本系的專業申報和設置工作；⑵系教學秘書必須協助系主任做好本系各個專業教學計劃以及學期教學計劃的安排和實施工作；⑶系教學秘書必須根據各專業學期教學計劃，合理安排教師的工作量，合理安排各個班級的課程表，打印下發給各個班級和各位授課教師；⑷協助系主任做好課程的建設工作，規范課程的教學大綱；⑸系教學秘書發放并收取本系各課程教學進度表，發放學生名單、成績記載冊給各授課教師；⑹系教學秘書協助系主任做好日常的教學管理工作，維護教學秩序的運行。

⒉系教學秘書是全系對外交流、協調關系的橋梁。系教學秘書是溝通本系與教務處的橋梁，是系與教務處之間溝通的紐帶。系教學秘書還是協調本系與其他各系、行政部門關系的橋梁，系與系，以及與其他行政部門之間具有相對的獨立性，但不是孤立的，各部門之間相互聯系，在實際工作中必須要處理好各方面的關系；同時還必須做好系領導與學生之間的交流活動，定期召開學生座談會或和學生個別交流，及時了解學生的心理動態，及時把學校和系的要求傳達給學生，并把相關信息反饋給系領導，以便更好地開展工作。

⒊系教學秘書必須做好教學行政及學籍管理工作。系教學秘書必須按照規定辦理本系學生的休學、退學、復學、轉學手續，并將材料歸檔；協助系主任做好學生入學注冊、離校工作，并及時向教務處上報學生人數流動情況；每學期期末及時將本學期所開課程及其他教學環節的學生成績輸入電腦并及時向教務處報盤；在期末考試結束后匯總本系各班補考課程，做好記載并報教務處，補考結束后做好補考成績登記工作及時報教務處。協助系主任做好畢業班學生成績的核查上報工作，做好各類校外考試以及選修課程的報名工作，整理名單按教務處要求上報。

⒋系教學秘書還必須做好教學質量管理工作。教學質量關系到人才培養質量，是民辦高校立于不敗之地的靈魂。教學秘書應該配合系主任經常關心本系各專業的課程教學質量，檢查教師教學進度表的實施情況，教師的教學內容是否和課程大綱相一致，教師的教學情況等；協助系主任組織召開有關學生座談會，了解學生學習中的問題及意見，及時向系領導匯報；協助系主任做好期初、期中、期末教學檢查及有關總結工作。

除此以外，系教學秘書除了做好教學管理上的一系列事情，還必須協助領導處理各項行政事宜，完成系領導交辦的其他工作。

二、民辦高校系教學秘書應具備的素質

在民辦高校中，教學秘書本身的工作性質決定了他是一個處在教師與學生之間，院與系之間的中介者，起著上情下達和下情上傳的橋梁作用。要想成為一名合格的民辦高校教學秘書，應具備以下基本素質：

1.熟悉民辦高校的辦學、教學和管理的特點。民辦高校屬于社會力量辦學，辦學機制靈活，自負盈虧，實行優勝劣汰的市場法則。民辦高校的教學方式也靈活多樣，可以根據市場對人才的需求自主確定專業以及課程的設置。民辦高校的教師、學生和公辦高校的教師、學生享有同等待遇。但是民辦高校招收的學生在學習基礎等各方面較公辦高校要稍遜些，所以民辦高校必須加強對學生的管理，使學生把更多的精力用于學習，以縮小與公辦高校學生的差距。同時，民辦高校要吸取公辦高校的有效辦學經驗，充分利用民辦高校的優勢和資源更好地為民辦教育服務。作為一個系教學秘書必須了解這些方面的信息，認真學習《民辦教育促進法》，以便更好地開展工作，也只有這樣才能有針對地安排和開展工作使本系的工作達到一種很好的效果。

2.充分認識系教學秘書在全系與全院中的地位，樹立確當的角色意識。系教學秘書對自己在院、系中承擔的角色認識是否確當，直接影響著其參謀助手作用能否很好地發揮。教學秘書在工作中要為領導提供信息、提建議、出主意，保持“參與、進取”的角色意識，切實發揮其參謀助手作用。還有，本系與其他二級單位之間是一種平行關系，不存在領導與被領導的關系，系教學秘書應保持“平等、互助”的角色意識，做好本職工作，主動支持其他部門的工作。所以教學秘書要樹立確當的角色意識，不要以為秘書就低人一等，只有樹立了確當的角色意識才能更好的工作。

3.良好的心理素質和較高的業務素質。教學秘書工作繁雜、瑣碎，在工作中總會遇到這樣那樣的困難，這就需要教學秘書強化自己的心里承受能力，拿出甘于奉獻，甘為人梯的精神，踏踏實實工作。要以保證教學工作順利開展為目標，協調好各種人際關系，在工作中嚴于律己，寬以待人。教學秘書要了解教學過程的各個環節，教學計劃的修訂，教學課程的安排，了解掌握全校的教學資源，熟悉每門課程的課時分配情況，專業課要搞清教學與實驗環節的關系，如理論課和實驗課的先后銜接情況，是先上理論還是先上實驗，或是理論與實驗穿插在一起上，實驗課按多少比例來安排任課教師等等。這就要求教學秘書不斷在工作中吸取經驗，完善自我，加強自身的業務素質。要善于利用現代化的管理手段，不斷創新工作方法，充分利用辦公軟件、教務管理系統、網絡等工具使繁瑣的工作變得輕松一些，以便提高工作效率。

我國的民辦教育已進入迅速發展時期，各民辦高校要適應社會的需求，培養市場需要的人才，教學這個中間環節是重中之重，教學秘書作為教學的基層管理人員，肩上的擔子越來越重，這就更需要教學秘書要不斷適應新時代發展的需要，不斷更新知識，全面提高業務素質，掌握現代化的管理手段，為民辦高校的發展貢獻自己的一份力量。

參考文獻：

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