淺議企業應收賬款內部控制制度構建

趙迎春

摘 要:面對金融危機,提出企業健全銷售與應收賬款業務內部控制制度應采取的措施。

關鍵詞:銷售 應收賬款 內部控制制度 措施

中圖分類號:F275 文獻標識碼:A

文章編號:1004-4914(2009)07-146-02

面對國際金融危機對我國經濟的影響,企業為了自身的生存,需要及時調整市場營銷策略,加強經營管理,特別是對營運資金的管理,健全銷售和應收賬款業務內部控制制度尤為重要。企業在采取賒銷措施進行促銷活動時,一方面增加了企業的銷量,另一方面也產生了大量的應收賬款以及壞賬損失。如果不對應收賬款進行有效控制,會給企業正常的生產經營活動造成嚴重影響,導致企業財務狀況進一步惡化。為了使企業對應收賬款有效地進行風險控制,本文主要對內部控制制度中的銷售和應收賬款業務中的管理和控制提出幾點建議。

一、銷售業務包括的主要環節及控制要點

銷售業務主要包括銷售談判、合同訂立、合同審批、組織銷售、組織發貨、結算記賬。

銷售業務的控制重點主要是:(1)銷售合同是否在銷售員授權范圍內。(2)銷貨訂單是否經被授權人批準,如售價、銷售條件、交貨方式與日期、結算方式等有無明確規定,所有銷貨訂單是否均經預先編號。(3)銷售員經辦的銷售業務在其權限范圍內,并符合經審核的銷售合同或銷售審核單,開票后該客戶欠款總額不超過授信限額。(4)發貨回單、發貨憑證保管完整,企業對客戶即應收賬款的債權關系確立無誤。(5)有關原始憑證在企業內部按規定形成、傳遞和核對,使銷售、應收賬款和存貨的記賬同步和一致。(6)每次銷貨是否都填制出庫單,出庫單是否預先編號,出庫單與訂貨單及銷售發票是否相符。(7)銷售部門和財務部門應定期檢查合同的執行情況。

二、應收賬款業務包括的主要環節及控制要點

1.應收賬款業務包括的主要環節。(1)應收賬款的確認、入賬。(2)對應收賬款的客戶的付款進行監督和信用跟蹤。(3)同時對客戶進行定期或不定期對賬,以保持債權時效。(4)對呆滯賬款、壞賬的及時處理。

2.應收賬款業務內部控制重點主要是:(1)合同內容重點審查銷售單位的信用狀況、付款信用期及信用額度是否符合規定。(2)在發貨前,對客戶的賒銷業務經授權批準。(3)銷售發票、裝運憑證及賒銷通知單均經事先編號。(4)銷售業務以銷售發票及相關的憑證為依據登記入賬,事先對這些相關票據中的價格、數量、付款條件等進行內部復核并確認一致。(5)應收賬款明細賬與總分類賬進行核對,并確認一致。(6)壞賬的注銷有經授權人員的審批。(7)經企業決策層授權的獨立部門或人員對應收賬款內部控制制度執行情況進行監督檢查評價。

三、如何有效建立銷售、應收賬款業務的內部控制制度

1.建立職責分離制度。職責劃分的主要目的是為了預防和及時發現在執行所分配的職責時所產生的錯誤或舞弊行為。對于不相容的職責必須實行職責劃分。職責劃分可分為四個部分:(1)經營與簿記職責的分離。整個的會計職能從各業務部門中分離出來。(2)財產保管與會計職責的分離。這種做法可減少欺詐企圖。(3)交易權與財產保管權的分離。在可行的情況下,進行交易的人員不應控制資產。(4)會計內部職能的分離。不應讓一個雇員管理從日記賬到分類賬的全部簿記。同時,必須采取工作輪換制,這樣才能更好地達到牽制的效果。從輪換中暴露出存在的問題,揭示出制度的缺陷、管理的缺陷。

2.建立授權控制制度。企業應當對銷售業務建立嚴格的授權批準制度,明確各崗位審批人對銷售業務審批方式、權限、程序、責任和相關控制措施,規定業務經辦人員辦理銷售業務的職責范圍和工作要求。嚴格的授權控制,既可防止濫用職權,又可讓工作人員在授權的范圍內放手開展有關業務活動。因授權性質的不同,可以將授權分一般授權與特別授權。一般授權是對辦理常規業務所確定的權利及職責;而特別授權則是超出常規業務的,即超出先限額的銷售額,須由主管人員另行審批授權。

3.建立嚴格的審批手續。崗位審批人員應當根據銷售授權批準制度的規定,在授權范圍內進行審批,不得超越審批權限。經辦人員應當在職責范內,按照審批人的批準意見辦理銷售業務,主要包括:(1)在銷售前對銷售合同的審批。(2)銷貨部門對顧客定單,訂購品種、數量、價格和銷貨通知單的審批。(3)信用部門對顧客的資信情況和賒銷限額的審批。(4)倉庫保管部門對出倉單的審批。(5)財務部門對銷售價格、銷售發票、銷售方式、銷售收入、銷售費用、銷售折讓退回或壞賬注銷等業務的審核和控制。

4.及時進行信息溝通。在信息方面,要注意內部信息和外部信息的搜集和整理;這樣可以給信息使用者及時、可靠的資料,作出正確的決策。在企業賒銷活動過程中,財務營銷決策與銷售部門的營銷決策基本原理和要求是出于企業對所屬各業務部門的經濟責任考核各有側重,因此,銷售部門的營銷決策往往是多銷售;而財務部門的營銷決策更重視資金的周轉和營銷款項的回收。因此,企業銷售部門和財務部門在應收賬款的問題上必然存在不同看法。而且兩部門缺乏信息溝通,造成應收賬款管理上的漏洞。為克服這一問題,在企業應收賬款管理上,銷售部門要及時將應收賬款的發生情況向企業財務報告,財務部門要將應收賬款數量,進行相關財務指標計算和分析,并將情況及時反饋銷售部門。

5.制定銷售人員的銷售業績與回款的考核制度。企業應根據自身的實際情況,制定銷售業績及回款率與銷售人員的報酬、薪金相掛鉤的制度,采取具體的考核措施,既要調動銷售人員的積極性,又要保證銷售人員的報酬不受損失。把銷售款項的及時回收,資金的回籠作為一個重要的考核標準,銷售人員必須對每一項銷售業務從簽訂合同到回收資金全過程負責。各經辦人員經辦的業務應自己負責,并將銷售與應收賬款資金發生、呆壞賬發生額與其經濟利益掛鉤,要求其對自己經辦的每筆業務進行事后監督,到收回資金為止。

6.對應收賬款業務建立信用管理部門。在競爭日益激烈的市場經濟中,適者生存、優勝劣汰,客戶生產經營的好壞直接關系企業資金的風險程度。因此,要盡可能詳細地掌握現有客戶及潛在客戶的實際情況,建立客戶檔案,提高自我保護意識,把應收賬款成為呆、死賬的風險降到最低點。

首先,建立客戶檔案。銷售部門要對企業用戶做定期調查,詳細記錄各用戶的名稱、地址、電話、開戶銀行、賬號、需要發票的種類、貨款結算方式、付款經辦人、簽訂供銷合同的經辦人、企業的法人、該企業的經濟性質、經營范圍、規模狀況、財務物資狀況、社會信譽、負債情況等等,多方面、多角度為企業清欠提供線索。比如,如果了解到客戶的債務單位與本企業有經濟往來業務,為本企業提供貨物或勞務,而且所形成的業務款項已經進入當期損益,在應收、應付等往來賬中體現出來,那么就可以采用相互頂賬形式,既方便清欠且效率又高。另外,銷售部門對以上資料要隨變動而更改、補充,以便企業能正確、客觀地評價客戶的信用程度,分出類別,采用不同的結算方式。

其次,制定合理的信用政策。信用政策是企業對應收賬款進行規劃和控制的基本策略與措施,企業必須根據自己的實際經營和客戶的信譽情況制定合理的信用政策。信用政策包括信用標準、信用期間和收款政策三方面。信用標準是客戶獲得商業信用應達到的最低標準,通常以預期的壞賬損失率表示。

最后,做好客戶的資信調查及評價。企業要關注購貨單位,進行資信區分。其主要的工作包括賒銷的客戶的資產狀況、財務狀況、經營能力、以往業務記錄、企業信譽等進行深入的實地調查,根據調查的結果來評定其信用等級,并建立賒銷客戶信用等級檔案。賒銷客戶的信用等級評定工作應每年一次,特別情況可隨時調整。對資信一般或資信較好但是尚未進一步證實的客戶,在現款交易不被接受的情況下可以采用承兌匯票結算方式;對資信好、實力強、有前景的客戶可以采用分期付款和賒銷的方式,但在付款期限和累計金額上應有明確規定,并應堅持清舊款、發新貨的原則。

7.建立應收賬款的回收制度。應收賬款因賒銷而產生,其風險自然發生在企業的銷售過程中,處于競爭性市場中的每個企業都會經常遇到這種風險。究其根本原因,在于企業向客戶提供銷售信用,采取賒銷以及分期付款等銷售方式銷售貨物,允許客戶在一定的時間內支付貨款,因而造成資金成本、壞賬損失等費用的增加。因此,對銷售業務所普遍采用的賒銷方式所產生的應收賬款,應當有更加嚴格的控制制度。

第一,建立應收賬款的對賬及貨款催收制度。定時向賒銷客戶發送付款通知書或催款通知單,并建立客戶還款進度記錄簿,對應收賬款實行跟蹤管理,及時把逾期情況上報主管領導,以便制定正確的收款政策,加快應收賬款的回收,減少壞賬損失。企業的資金管理部門和會計部門應定期(一般每月)向應收賬款明細賬的客戶寄送對賬單,核對雙方的賬面記錄。欠款客戶回函上的金額和對賬單上的金額之間的差異,由信用和收賬部門進行及時處理和詳細記錄。對超出信用期的欠款,企業管理部門應具體情況具體分析,針對不同的欠款原因,采取不同的收賬政策。

第二,對應收賬款設定擔保。企業在進行賒銷業務時,對不同的客戶有不同的賒銷政策。在對新客戶進行賒銷時,盡管企業已經對該賒銷客戶財務狀況與信譽度進行了調查,但是如果對新成立的企業,這些并不能保證些什么。而我們又想打開市場,對此,我們可以選擇對應收賬款進行擔保。首先,企業可以在同意給客戶賒銷的同時,要求客戶對賒銷應收賬款設定擔保。擔保有一般保證和連帶保證兩種,作為債權人應明確要求客戶采用連帶責任保證方式,以便客戶發生違約行為,可以要求保證人履行代償義務。其次,可以采用抵押擔保方式。如該單位確屬暫時性的延期付款,我們可以考慮讓該單位對其產品的款項進行一定的擔保,可以是固定資產產權書、債權協議等保證。

8.加強企業內部監督和評審制度。企業盡管制定了各種制度來加強企業內部控制制度,但是我們很清楚,無論一個企業的內控有多完善,而實際在執行上總會出現各種讓人意想不到的失誤或者漏洞。所以我們并不能因為建立了比較合理、嚴格的內部控制制度,就忽視對其執行情況的再控制。因此,還要加強企業內部監督和評審制度。

監督與評審是經營管理部門對內控的管理監督和內審監察部門對內控的再監督與再評價活動的總稱。要確保內部控制制度被切實地執行且執行的效果良好,內部控制過程就必須被施以恰當的監督。監督是一種隨著時間的推移而評估制度執行情況的過程。監督評審可以是持續性的或分別單獨的,也可以是兩者結合起來進行的。主要應關注監督評審程序的合理性、對內控缺陷的報告和對政策程序的調整等等。

綜上所述,隨著我國市場經濟的不斷發展與完善,市場秩序進一步規范,企業間的競爭日趨激烈,企業在銷售業務過程中必然會出現漏洞,同時賒銷渠道必定會進一步多樣化。企業必須建立有效的銷售和應收賬款業務內部控制制度,盡可能降低應收賬款投資的機會成本,減少壞賬損失與管理成本,從而進一步提高應收賬款投資的收益率,提高企業競爭力。

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3.財政部《內部會計控制——基本規范(試行)》及有關規定

4.郝獻宏.試論企業內部控制及建立.會計之友,2007(7)

(作者單位:平頂山煤業(集團)三環有限責任公司 河南平頂山 467092)

(責編:若佳)