如何加強高職院校檔案管理工作

董曉玲

[摘要]隨著高職教育事業的發展和教育體制改革的深化，檔案工作的地位和作用已是日益重要。建立一種有別于傳統模式的新的檔案工作機制已非常重要，就規范和改進高職院校檔案管理工作進行闡述。

[關鍵詞]高職院校 檔案 檔案管理

中圖分類號：G47 文獻標識碼：A 文章編號：1671－7597（2009）0720180－01

高職院校的檔案管理是學校的主體、核心和重點，同時也是衡量學校教學質量和管理水平的重要標志之一。擔負著培養成功的應用型人才重任的高職院校的檔案管理工作，可以借鑒同類院校的檔案管理辦法，更應結合高職院校實際建立有自己特色的管理辦法，以適應新時期發展的需要。因此本人認為需從以下幾方面規范和改進高職院校檔案管理工作。

一、完善檔案管理體制，使檔案管理適應時代發展

各高職院校檔案管理規模是隨著學校的發展而不斷擴大的，但因歷史的原因，規劃時大多是以綜合檔案室為單位而附屬于其它的部門，有的附屬在學校的組織部門或人事部門；有的附屬在學校的圖書館等部門代管。隨著高職教育事業的發展和教育體制改革的深化，檔案工作的地位和作用已是日益重要。建立一種有別于傳統模式的新的檔案工作機制已非常重要。

建立新機制是檔案工作與時俱進的需要，是自身發展的需要。新的檔案工作機制的主旨應該是科學有效的管理。它應以適應學校快速發展的需要、適應最新的科學技術發展等新形勢的需要而制定。

檔案管理部門應是高職院校的一個獨立單位，應賦予它職能部門的權力和責任，這樣既可以提高檔案工作的地位，又可以發揮檔案人積極性，學校應該將檔案工作納入學校的規劃管理之中。發揮檔案管理的職能作用。檔案管理工作要接受學校考核，同時學校各職能部門的檔案工作也要接受檔案管理部門的考核。這樣檔案管理部門就會積極主動地去規劃檔案工作的未來、積極開展工作。

高職院校檔案大部分來源于學校各職能部門的職能活動，從文件的產生到歸檔要經歷一段時間，經過許多環節，每個環節都會影響文件材料的質量，影響文件材料的真實、完整、準確。檔案管理部門作為學校的職能部門就能取得學校領導的重視和學校各部門的支持，名正言順地去協調學校各職能部門的關系。督促各部門設立兼職檔案人員負責本部門各類檔案收集、整理、編目、移交等工作，構成一張覆蓋學校檔案管理的網絡。檔案管理工作是否能科學操作、規范管理，這對高職院校的發展起著非常重要的作用。

二、加強基礎工作，為科技興檔打好基礎

目前，各高職院校檔案部門的工作條件和工作環境與快速發展的學校是不相匹配的，傳統的手寫筆抄還在檔案工作中延用，檔案管藏案卷數量繁多、時間跨度長、且由于多年來一直處于封閉式管理之中，檔案管理僅以保管為目的、以案卷不丟失為原則。再加之每個歷史時間檔案的整理質量要求不同、整理的規格不統一等情況形成了檔案基礎普遍較差的局面而不具備實現計算機管理的充分條件，需要盡快地、科學地解決這些問題。因此各高職院校要從現代化檔案管理的源頭抓起，規范檔案基礎工作，提高檔案管理的水平，檔案管理工作要實行制度化、標準件、規范化，嚴把檔案的形成關、收集關、歸檔關。使檔案工作的歸檔、鑒定、保管、利用、保密、銷毀、移交、借閱等一系列工作有章可循、有法可依。同時也要把檔案信息化建設納入學校信息化建設的規化之中，要以科技興檔為著眼點，在逐步完善檔案基礎工作的同時，要加大檔案工作電子化、科學化的力度。在改善檔案工作環境的同時，要加強檔案工作經費的投入。逐步實現檔案辦公自動化、數字化、網絡化；要添置電腦、掃描儀、打印機、刻錄機等必要的現代化工具。初步實現檔案計算機管理化，做到檔案收集齊全完整，分類科學合理、查找快捷方便。使檔案生成一體化、管理一體化、利用一體化。

三、加強隊伍建設，提高檔案人員的綜合素質

目前，高職院校的檔案工作部門普遍存在檔案專業人員缺乏的局面，多數學校的專職檔案工作人員人數偏少，有的還身兼數職。檔案人員的狀況決定了檔案工作發展的前景。為了更好地適應新形勢下檔案管理事業的需要，加強隊伍建設，提高檔案人員的綜合素質已顯得非常重要。因此學校今后在檔案人員的配備上要突出年輕化、知識化、專業化，把政治思想強、知識結構新、熱愛檔案工作的新生力量充實到檔案隊伍中來，對他們進行培養、教育并委以重任，為將來擔當重任打下基礎。

另一方面是要自我提升。加強對現有人員的培訓是解決目前現狀的另一途徑。學校要為現有的檔案工作者創造條件，采取多種形式、多種途徑對他們進行全方位的培訓，讓他們在通過學習后能對新時期檔案工作理念與技術流程獲得系統完整的認識，能夠掌握現代檔案管理技術的基本操作要領。同時檔案工作者要努力學習并掌握現代管理技術和管理手段。讓自己具備統觀全局的分析能力、權衡利弊的決斷能力、挖潛創新的開發能力以及熟練駕馭現代科技設備的能力等。

四、開發、利用、完善檔案信息資源

學校檔案是學校發展歷史的真實記錄，它包含了學校教學、科研、管理、思想政治教育等多方面的內容，它記載和延續著學校多年辦學而自然形成的傳統特色。無論是人事檔案、文書檔案、科技檔案等都真實地記錄了每段歷史的進程，反映了當時的客觀事實。充分開發利用這些檔案必將有利于高職院校的快速發展。

（一）建立和完善教學科研檔案。學校作為知識的傳播地和教學研究中心，廣大教學科研人員在長期的實踐工作中產生了許多的教學科研成果，把學校所有的優秀科研成果收集整理成科研檔案，必將有利于學校的教學科研工作。建立教學科研檔案還有利于學校的管理，因為它是學校尊重知識、尊重人才的表現。建立教學科研檔案還有助于更好地開展教師的考核和評定，能倡導教師具有進取意識，樹正氣、興學風，有利于優化教書育人的學校環境。

（二）完善學生檔案。目前學校學生檔案的主要內容是學籍檔案，它的主要內容包括：學生名冊、新生登記表、學籍變更材料、各學期成績表、畢業生登記表等等。它是學生在校期間學習及生活的最原始的記錄，隨著社會的不斷發展和用人單位不斷變換的需要，這些材料就顯得不完整，還需要我們收集。如學生在校期間的誠信度、綜合素質、協調能力等等這也是用人單位所看中的內容。這就要求我們在做好學籍檔案管理工作的基礎上增設學生檔案的內容，以滿足用人單位的需要，使學生在激烈的就業競爭中順利走向工作崗位。

參考文獻：

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[2]中國檔案，2003年3月.

[3]薛定珍，《考試周刊》，2008年第29期.