施工企業流程重組與信息化風險研究

亢月利

摘要:企業流程重組是個焦點話題,它涉及到企業人員、技術、組織結構、經營過程、文化建設等各方面的重新構建,在實現企業重構的過程中,信息技術是其有力的手段。針對我國施工行業普遍存在的問題,施工企業流程重組和信息化顯得十分迫切和必要,但在具體實踐中,還必須針對可能出現的風險做出相應的分析和有效的規避。

關鍵詞:施工企業;流程重組;信息化;風險種類;風險規避

流程重組是一種新的管理思想,它于1990年由美國的Michael Hammer提出,隨后便迅速發展并被廣泛實施。上世紀90年代中期,此種管理思想首次引入我國學術界,后隨國內ERP應用的熱潮而進入各類企業的視野。流程重組本質在于據新技術條件信息處理的特點和事物發生的自然過程去尋找解決問題的途徑,其中,信息技術作為流程重組的出發點和終極目標的體現者,決定了流程重組的核心便是信息技術的應用。

一、企業流程重組與信息化

流程即為了完成某一目標或任務而實施的一系列跨越時空的邏輯相關的活動,業務流程即一組共同為顧客創造價值且又相互關聯的活動。業務流程重組即通常意義上的企業流程重組,其簡稱為BPR,指的是對企業現有業務流程加以根本性再思考,以將其徹底改變并設計出新的業務流程,最終使企業在業績上取得顯著提高。

企業信息化即通過對信息技術的應用,開發和使用企業信息資源,以提高企業管理水平、經營水平、開發能力的過程。就發展程度而言,它包括三個層面,一則以計算機技術實現對企業產品生產制造過程的自動控制;二則以計算機系統實現企業內部管理系統化;三則借助于互聯網開展電子商務。企業信息化目的在于提高企業經濟效益和市場競爭力,其要求企業以企業流程重組為基礎,在一定廣度和深度上利用計算機技術、網絡技術、數據庫技術等信息技術,實現對企業生產經營活動中所有信息的控制和集成化管理,使企業內部外信息達到共享和有效利用。

由定義即可得出,企業成功實施流程重組須從軟硬兩種因素入手,一則革新企業組織結構框架、管理體系、業務流程等硬性條件,二則改變企業組織文化、領導行為、溝通方式等軟性因素。但實現這兩方面的變革,很大程度上取決于企業對信息技術的恰當運用,也就是說,正確高效的流程是發揮信息技術效用的有效途徑,企業流程重組是信息技術得以應用的前提和基礎,信息技術則是企業實施業務流程重構的有力手段,企業信息化將大幅度改善業務流程績效。

二、施工企業流程重組

1. 施工企業業務流程存在的問題

據職能分類,施工企業業務部門包括工程部、物資部、經營部、財務部、施工隊等,在企業正常運轉過程中,各個部門在項目經理統一領導下各司其職。但實際的經營狀況卻是,施工企業現有業務存在較多重復無效的業務流程,各部門對工作目標缺乏了解,各職能部門間多以一對一的方式溝通,工作狀況完全分離,不能實現整個系統的全局最優,特別是物資、經營、財務部門脫離生產實際,物資部不以工程生產實際消耗來訂單發料,經營部不嚴格計算工程量和控制施工用料,財務部不據實際情況發放工程款和貨款。

此外,由于現代建設項目大多規模龐大,項目牽涉的單位、人員、文件自然較多,信息量隨之增加且形式多樣,這使信息溝通在施工企業業務流程中占據重要地位。在工程項目實施過程中,施工項目前期策劃、設計、實施、運行等各階段均產生大量信息,且信息以報表、報告、信件、圖紙、規范、聯系函、技術文件、會議紀要等不同形式存在,業主、承包商、供應商、專業分包商、設計單位、政府主管部門等項目參與方對相關信息表現出不同范圍、側重點的需求,項目施工中的常見問題多數因信息交流不暢所致。

2. 施工企業流程重組的必要性

我國施工企業遭遇的發展瓶頸使施工企業進行流程重組顯得十分必要。除了上述施工企業自身存在的問題外,從資源角度講,我國施工企業任務資源普遍不足,不容樂觀的現狀導致施工行業一直處于高度競爭狀況;從競標角度講,不乏施工企業為求中標而不惜一再降低價格,試圖低價中標,造成企業不可控成本大大上升,受理了工程結果反而虧損。

在企業產品、成本、資源等均被削弱的困境下,要提高自身競爭力,施工企業不得不對現有業務流程進行徹底性改造,尤其在生產和運作管理方面,必須以顧客為導向,通過準時、靈活、高效、低耗地位顧客提供合格產品和服務,為企業獲取好的效益和持續性競爭能力。顯然,只有打破職能分割、減少管理層次、加強團隊組織和并行工作、完善信息系統建設,才能實現企業的現代管理模式,合理利用信息技術,促成以流程為中心、以顧客為導向、以市場為基礎的良性競爭格局,也才能為施工企業及整個行業帶來實質性變化。

3. 施工企業新型業務流程

施工組織設計是施工企業流程重組的核心環節,其關聯到施工方案、施工計劃、施工預算等項目的編制,并對工程項目進展狀況帶來直接影響。該環節主要由施工企業工程部門負責,因而工程部門管理系統化成為施工企業流程重組的重點內容。完善工程管理系統,必須增加數據庫服務器,對工程投標、工程管理、工程質量、工程進度、工程成本、工程分包、工程安全等實施信息化管理,將相關部門數據庫中的數據集中控制,在實現數據共享的基礎上,減少數據冗余度、確保數據安全性和可靠性。

同時,施工企業還應利用ERP系統將企業內部所有部門系統化,除建立工程管理系統外,人事管理系統、財務管理系統、物資采購管理系統、物資倉儲管理系統、固定資產管理系統等也都要隨之構建,以此促進施工企業業務流程自動化和集成化,既優化配置資源,又實現了信息集成的現代企業管理思想和方法。施工企業經過如此流程重組后,以前一對一的溝通方式轉變為現在的多對多交流,各部門實時掌握整個項目動態,且相互協調工作、提高流程運作效率,物資部、財務部、經營部便可有的放矢地間接參與到工程項目進展中,這不僅增強了施工企業的信息化,也真正實踐了企業以顧客為中心的理念。

三、施工企業實現信息化的風險分析

1. 主要風險

企業流程重組本身就是信息化項目,它與企業運行方式、人員組織管理、組織協調合作、新技術的應用和融合等密切相關,依據信息化內容,企業在流程重組過程中不免遇到人力資源、時間進度、軟件技術等各方面風險。

(1)管理風險

流程重組首先屬于管理范疇,信息和管理技術的發展共同推動著企業信息化的變革,并為企業經營管理理念帶來質的飛躍。企業信息化如果不能先從管理入手,具體實踐中勢必出現以舊有管理模式引導信息化實施的局面,其結果只能是實現計算機的普及,而不能使企業產生本質的變革,但若對管理進行革新,其風險性也就必然存在。

(2)組織風險

企業流程重組是個復雜的信息化建設過程,其涉及范圍廣、部門多、要求知識綜合性強。進行信息化建設,既要囊括企業各個職能部門,又要把客戶、供應商、運輸商、分銷中心等涵蓋其中,建立一個內外互動的企業信息化系統。這一綜合性項目涉及到現場施工人員、職能部門專業人員、各個部門經理等,其組織難度大、細節多,組織風險也較復雜。

(3)技術風險

信息技術是企業流程重組的推動力。根據流程重組的總體規劃,設計企業信息化的硬件和網絡實施方案,選擇相應的信息化系統軟件、系統集成商和咨詢商。這要求企業充分考慮系統軟件種類和價格、軟件安全性評估、軟件兼容性、系統使用方便性等,每個環節都對技術提出較高要求,也都存在一定的技術風險,尤其是信息的安全性、唯一性、集成性和共享性,更是所有關鍵技術中的最難點。

(4)人員風險

施工企業實施流程重組和信息化建設,必須先建立一支屬于企業自身的信息化隊伍,這支隊伍須具備懂業務、懂管理、懂網絡技術的復合性人才,此類人才需要企業去培養并留得住。同時,系統軟件開發質量不穩定、通用性較差、維護和版本更新困難等一系列現實問題,也對企業提出巨大的人力、財力要求。企業要實現信息化建設,其必須付出一定的人員成本,并承擔相應的人員風險。

(5)時間風險

系統軟件開發需要較長的時間周期,信息化的實施更是一個長期不斷的過程,時間對企業及其經營者而言,是一個較大的考驗。軟件開發的過程影響著開發成本和信息化系統的實施,如果系統需要二次開發和維護,短則幾天,長則半個月、一個月,企業便須承受更大的時間成本和時間風險。

2. 風險規避

(1)慎重選擇軟件系統

目前,ERP是企業實施信息化的主要手段。ERP并非一個單純的軟件系統,根據企業的規模大小、業務活動、經營戰略、發展目標、管理文化、員工水平等,企業應恰當選取相應的國內或國外的ERP廠商,慎重考慮ERP軟件的功能、價格、升級以及售后服務等各種事項。

(2)妥善進行系統規劃

企業流程重組和信息化屬于復雜的系統工程,在開始之前,企業應做好完整的系統規劃。據實際情況,先進行可行性分析,確定階段性目標,然后結合企業本身承受能力及管理中存在的問題和主要矛盾,本著“總體規劃、分步實施、先易后難、持續優化”的原則,循序漸進地推進企業流程重組和信息化工作。

(3)變革企業組織結構

企業業務流程重組由規劃轉變為現實的過程中,管理信息系統起著重要的催化作用,只有將良好的企業管理與流程重組有效配合,才能為信息化建設掃除各種障礙。在對企業組織結構實施網絡化組織的重新設計時,應考慮到解決企業管理上的混亂狀態,特別要在人員變動、權力分配、部門調整等問題上有所作為。

(4)合理控制進度和質量

明確可行的階段性實施計劃是企業流程重組和信息化順利開展的基礎,而對每一階段計劃執行情況進行必要的檢查和監督,則是為了實現對信息化進度和質量的有效控制。系統實施前先明晰各階段的目標和期望,某個階段完成后及時作出評價和修正,系統上線后對各個流程一一實驗,使整個系統達到企業預定目標。

四、結語

隨著計算機技術的飛速發展,全球化和網絡化已成為世界經濟發展中不可抗拒的潮流,信息技術展現出的巨大作用并不是促使傳統工作更有效率,其真正能力在于使企業打破了傳統的工作規則、創造出嶄新的工作方式,而這恰恰是企業流程重組的核心所在。在傳統勞動分工原則下,施工企業的業務流程被分割成一個個獨立的環節,流程重組和信息化建設根據新技術條件下信息處理的特點,為施工企業再造出一套管理思路和方法,很大程度上滿足了企業發展所需,同時從質量成本、產出周期、流通效率等多方面提高了業務流程績效。

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