高校二級學院資金審計應突出四個重點

郝名玉

摘要:隨著高校規模的擴大,高校內部逐漸采取了學校統一領導,二級學院管理的財務管理模式。然而,目前二級學院的財務管理存在不少問題,應實施審計監督,以規范資金的使用和管理。

關鍵詞:高校;二級學院;審計監督

近幾年來,許多高校采取建立新校區、重組、合并、擴招等多種形式,以擴大辦學規模,提高辦學層次,發展高等教育事業。按照《高等學校財務制度》第五條“高等學校實行統一領導,集中管理的財務管理體制,規模較大的學校實行統一領導,分級管理的財務管理體制”的規定,許多高校結合自身擴大規模后的實際情況,采取了學校統一領導,二級學院管理的財務管理模式,致使二級學院資金(以下簡稱資金)規模日漸擴大,其擁有的可支配資金量達到上百萬元,甚至上千萬元,資金管理也日趨復雜,然而高校普遍存在著重視一級財務管理,弱視二級財務管理;二級學院內部控制制度不健全,有效性不足;負責會計業務的人員往往是非專業人員,業務素質不過關;缺乏系統、有效的監督機制等問題,致使有些二級學院出現財務管理混亂,甚至于出現貪污公款、私設小金庫等違法違紀的情況。因此,亟待實施審計監督,以規范資金的使用和管理,保證資金、資產的安全完整。其中如何有效實施審計監督,突出審計重點,就成了重中之重。

一、突出資金合法性的審計,保證資金的安全完整

重點審查是否存在截留、隱匿收入,私設小金庫、公款私存、違規招生等違法違紀情況。為了解決辦學中有些特殊開支的需要,改善本院教職工福利待遇,維持教師隊伍的穩定,二級學院想方設法,開拓渠道,組織創收,但在組織收入的過程中,有些二級學院領導和教職員工由于對財務制度的嚴肅性認識不夠,財務管理知識又比較匱乏,出現了一系列違法違紀的問題,如二級學院與社會中介合作非法招生,將學費等收入截留在本學院,形成小金庫,并公款私存,甚至于出現有的黑中介卷款潛逃,有的黑中介發布欺詐信息,誆騙學生,嚴重影響了高校和二級學院的聲譽。審計這類情況時,首先需取得二級學院與社會中介的協議、社會中介的辦學資質文件等有關資料,了解其是否具備相應的辦學資格;檢查是否有經國家物價部門核準的收費標準文件,是否開具正規稅務票據,判斷收費的合規性;了解學生人數,根據收費標準,核實實際收入費用情況;取得有關現金、銀行存款賬簿、原始憑證等會計資料,查看資金的使用、管理情況。再如,二級學院采取私自收取學生贊助費、出租公用房屋收入等形式違規形成的小金庫。審查這類情況時,需向有關人員了解情況,說明私設小金庫的嚴重性,取得記錄小金庫的賬簿等會計資料,核查資金的來龍去脈。

二、突出資金內部控制的審計,規范使用二級學院資金

重點審查二級學院內部管理制度的健全性和有效性。首先檢查二級學院是否建立相應的崗位責任制、財務管理制度、資產管理制度等內部管理制度,并根據教育系統內部審計工作規定中有關內部控制審計的規定,核實二級學院內控制度的健全性;根據二級學院提供的會議決議或會議記錄等資料,檢查二級學院有無成立專門的領導小組,如財務領導小組和資產領導小組,核實二級學院重大經濟決定是否集體討論決定,有無形成書面會議決議;通過召開二級學院部分教職員工座談會,查看有關資料,了解學院領導是如何進行資金使用和管理的,同時,了解學院領導班子有無在全院教職員工大會上定期或不定期地公布經費收支情況,是否做到資金使用公正、公開,透明;核查管錢和管賬等不相容職務是否分離,通過核查管錢人員和管賬人員是否是同一人,二人是否定期對賬,并有相應對賬記錄即可,此項審計工作看似簡單,易做,但往往是最容易忽視,最容易出現問題的重要控制點。二級學院一般不設立會計崗位,往往由學院行政人員兼職,這些人思想上不重視這項工作,業務上沒有或僅有很少的會計專業知識,只能記一些簡單的流水賬。我們在審計過程中,常常發現兩種情況,其一是一個人既管錢又管賬,其二是學院領導明確分工和要求管錢和管賬的人員分開,但在實際操作時,往往只是管錢的人一人記賬又管錢,沒有真正做到不相容職務分離,如:某高校二級學院辦公室主任正是利用這一失控點貪污公款,被依法判處有期徒刑5年,在其56歲時被開除公職,給學校、家庭和個人造成很大損失和傷害。

三、突出資產管理的審計,提高資產的使用效益

這里的資產,主要指固定資產。二級學院為了辦學需要,利用其院管資金購置資產,如何保證這部分資產的安全完整,加強管理,并提高資產使用效益,也是我們審計的重點。

(一)重視對資產可行性調查、采購、驗收、使用、管理的審計

通過核查設備購置的可行性報告,以及購置當時在用資產情況,掌握是否存在重復購置,是否有必要購置;通過查看招投標文件等初始資料,了解設備采購時,程序是否合法合規;通過查閱驗收記錄,了解設備是否完好,相關人員是否簽字認可;通過查看有關設備使用的管理制度以及設備使用記錄,掌握設備使用效益及管理情況。

(二)重視對重點實物的盤點審計

為了保證資產的安全完整,根據二級學院提供的資產清單,對于涉及到例如數碼照相機、筆記本電腦、便攜式攝像機等單位和家庭、個人均可使用的資產以及調離人員使用的資產,在有關院領導、財務人員、資產管理員以及審計人員均在的情況下,采取突擊盤點方式,取得盤點結果記錄,并進行賬實核對,確定是否存在盤盈盤虧情況。

(三)重視對盤盈盤虧資產處理的審計

通過查閱盤盈盤虧申報審批單等資料,了解審批程序是否合法合規;通過查閱會計憑證等會計資料,掌握學院對已批準的盤盈盤虧資產是否及時做相應的會計處理,以真正做到賬實相符。

四、突出對二級學院債權的審計,保障二級學院的權益

隨著學校辦學規模的不斷擴大,各二級學院可支配資金也在不斷上升,有些二級學院領導為了穩定教師隊伍,尤其是青年教職工,考慮到他們收入低,再加上日漸上漲的房價,使他們無力購置房屋安家,允許他們向學院借支一部分房款,或者有些教職工出于種種原因,向學院借款,形成了學院的債權。針對上述情況,通過核查會議記錄和借條,確定該債權是否經院財務領導小組集體討論決定,是否是個別領導的個別行為。通過查閱會計憑證、會計賬簿,上述債權是否已列入學院賬簿管理中,檢查所有借條是否完好無損,與賬簿金額是否一致。通過編制債權賬齡分析表,分析還款情況,并敦促有關會計人員及時收回借出款,保證學院資金的安全完整。