高職院校教學秘書角色定位及隊伍建設的思考

周龍軍

（廣西國際商務職業技術學院，廣西 南寧 530007）

一、高職院校教學秘書的定位

1.教學管理員。教學秘書的主要職能是管理職能。教學秘書作為高職院校教學管理活動各個環節中最基層的管理者、實踐者、服務者和信息反饋者，協助領導管理著教學方面的常規事務。其管理職能大致可以分為三類：

第一，教學文件資料的保存管理，是教學秘書最基本的教學管理。諸如學科專業發展規劃、教學計劃等學院教學工作的指導性文件，教學大綱等教師進行課程教學的指導性文件，教學秘書應該根據教學資料的屬性進行科學分類，并將其原始、完整、規范、可靠地加以管理。

第二，教學工作的運行管理，是教學秘書最主要的行政管理。如教學任務的安排，課程表的排定，教學資源的調配，教師調課、代課與停課的管理，考務的安排等等。

第三，教學質量的監控管理，是教學秘書最重要的教學管理。廣泛收集來自師生、督導組專家等的信息，對教師的教學質量進行全面評議、科學分析，對教學各個環節進行檢查，對教學運行的全過程實施全程質量監控。

2.師生服務員。教學秘書的基本職能是服務職能。教學秘書工作是一項計劃性強、內容豐富、繁多細致的綜合性服務工作。具體體現在為教學科研服務，為教職員工服務，為全體學生服務，為院（系、部）領導決策服務。通過教學運行管理、日常教務工作管理、學籍管理、教材管理、教學檔案管理、教師授課情況及工作量管理、課程評估管理等工作得以實現。具體說，教學秘書要對教學管理的執行情況和教學質量評估的結果進行分析總結，主動為院（系、部）的行政決策做好服務；做好教研活動的開展、教學成果的申報、教師個人教學檔案的完善、教師工作量的整理與上報、教師進修計劃的上報工作，做好每學期的教材、課程表、學生計分冊等發送工作，以保證老師充分備課，等等。總之，就是為師生及時提供教學工作所需的資料和設備，為教師的授課和學生的學習提供支持與幫助，將教師和學生反饋的信息及時通報院、系領導與教研室主任等。教學秘書主要的服務中心是全體師生。

3.聯絡協調員。協調職能是教學秘書工作的重要職能。教學秘書是協調溝通者，要為教務處、院、系分管領導、教師及學生之間傳遞和溝通信息，協調關系。要上傳下達，左右溝通，內外聯系，保證信息的暢通。還要協調部門之間的關系，如教務處與各系部，教學部門與學生管理部門以及校外管理部門，等等；還要協調人與人之間的關系，如領導與領導之間、領導與干事之間、領導與教師之間、教師與教師之間、教師與學生之間的關系，等等。

4.策劃參謀員。參謀職能是教學秘書的特色職能。教學秘書不但要執行教學計劃、院系領導的指示，還要制定院、系年度的教學工作計劃，出臺各項教學管理制度，各種教學活動，當好領導的參謀和助手，為領導提供信息，提出建議與意見，起草有關方案或文件，等等。

5.師生教育員。教育職能是教學秘書的必備職能。教學秘書在履行管理職責，服務師生過程中，要通過自己的言行舉止，實現管理育人、服務育人的功能。對教師，要通過教學改革將先進的教學理念傳遞給他們，通過嚴格的要求規范他們的教學行為，通過科學嚴謹的管理影響教師的思維做法，通過優質的服務給他們樹立良好的形象，這對教師是一個教育的過程；對學生，要通過公正、誠信的態度，文明禮貌的言行，熱情周到的服務，給他們樹立榜樣，潛移默化地養成他們的良好品質。

五個角色是有機統一的，而服務角色體現得更具體、更直接，每個教學秘書都必須牢記服務這一工作宗旨，否則無法做好本職工作。

高職院校教務處是學校教學管理的職能部門，院、系是教學單位，教學秘書受教務處、院、系的雙重領導，工作質量的好壞，不僅影響著院、系的教學管理工作，而且影響著整個學校的教學質量與人才培養質量。

二、高職院校教學秘書的作用

1.保證教學秩序的正常穩定。高職院校教學秘書是高職院校教學管理各個環節中最基層的實踐者、管理者、服務者和信息反饋者，也是連接教學主管部門、主管領導和教師等工作人員之間的橋梁。如果一個高職院校院系的教學秘書的工作出現閃失，教學管理就可能造成一定的混亂局面：或者上情不能下達，信息不能及時反饋；或者領導與成員之間不協調，教師情緒受到影響，教學質量下滑等等。因此，高職院校教學秘書的工作在教學管理中具有非常重要的作用。

2.促進教學質量的提高。提高教學質量是高等教育永恒的主題，教學管理工作是保障教學質量的核心工作之一。教學秘書的素質和工作能力直接影響著學校的教學管理水平、管理效率和教學質量。教學秘書工作是涉及多層次、多部門的系統活動，是連接“教”、“學”雙方的紐帶，是確保人才培養質量的重要一環，所以，建設一支結構合理、隊伍穩定、素質高、服務意識強的教學秘書隊伍是高職院校必須做好的基本工作。

3.推進教學改革進一步深化。教學秘書在學校的教學管理工作中，既是教務管理工作的具體執行者、實施者，又是各項教學活動的組織者和安排者，同時也是教務部門與教學單位之間、教師與教師之間、教師與學生之間開展教學活動的橋梁和紐帶。因此，教學改革的計劃擬定有教學秘書參與，教學改革的措施由教學秘書組織落實，教學改革的實施由教學秘書組織操作，所以，教學改革的目標能否實現，直接跟教學秘書的工作水平、質量密切相關。

4.實現管理育人、服務育人的功能。教學秘書在教學管理、教學服務過程中，經常向學生介紹有關信息和學籍管理的知識，而且通過座談會了解學生的學習情況和學習中的困難，為學生排憂解難。因此如果教學秘書在與學生聯系和接觸中做出表率，就會以文明服務、禮貌待人、無私奉獻的職業道德和完美的人格力量，潛移默化地影響著學生。即所謂“管理育人”、“服務育人”。

三、高職院校教學秘書隊伍存在的主要問題

1.工作未受應有重視，隊伍不穩定。工作未受到充分重視。由于思想觀念陳舊，對教育管理的重要性和科學性認識不足，部分人認為教務管理是一些簡單的事務性工作，在教學秘書的配備、學習和培訓上，以及津貼待遇上，力度遠遠不夠。教學秘書無論在職稱、職務、評獎、學習、培訓等方面都比同學歷的人機會少，這樣嚴重挫傷了教學秘書工作的積極性，造成人心浮動、隊伍不穩，一些高學歷、能力強的教學秘書轉為教師或調出高職院校。

2.專業化程度不高，工作質量有待提高。高職院校教學管理工作要規范有序、科學高效，需要一支高素質的從事教學管理和教學管理研究的專業化的教學秘書隊伍。

目前，教學秘書所學的專業往往與自己從事的工作不相符合，又沒有經過專門的培訓進修，所以，要熟練地完成教學秘書的工作，往往要經過一個較長的適應時期，這導致了一些教學秘書對自身工作認識的不到位，工作程序的不熟悉，工作方法的不了解，從而導致工作質量有待提高。

3.任務重，壓力大，管理工作有待加強。教學秘書事務繁雜，工作壓力大，很多時候是被一般事務忙得疲于奔命，加班加點，花在思考如何促進教學管理上的時間精力相對就少。

4.創新意識欠缺，參謀職能有待強化。許多教學秘書只是被動地工作，沒有主動去思考如何改進教學管理的方法途徑、形式內容，一些教學秘書只是滿足于完成領導交代的任務，沒有很好地為領導出謀劃策，提出自己的觀點或建議，或者一些創新思路。

四、加強高職院校教學秘書隊伍建設的措施

1.高度重視，將教學秘書隊伍建設納入“兩支隊伍建設”范疇。充分認識教學秘書崗位的重要性，高度重視教學秘書隊伍的建設，將其納入“教師隊伍”或“管理隊伍”建設規劃，提高教學秘書在管理體系中的地位。

2.落實待遇，穩定教學秘書隊伍。教學秘書的崗位津貼應該比一般干事的崗位津貼系數高，才能提高教學秘書對職業崗位的認同感。

3.建立培訓機制，提高教學秘書隊伍專業能力。短期培訓必不可少，長期培養才能建設穩定的隊伍。

4.健全激勵機制，提高教學秘書工作水平。完善對教學秘書的考評標準，加強競爭，實行崗位責任制、聘任制，將考核與評職稱、晉級、增資、聘用等實質性措施掛鉤。

5.創新職業發展機制，解決教學秘書職業發展問題。應指導和幫助教學秘書設計職業生涯。既要在其職位族、類上做科學劃分，建立職位結構體系，明晰高、中、基層教學管理人員職位的名稱和數量，又要建立完善教學管理人員的輪崗與升遷制度，研究開辟多種職業發展渠道，如行政管理系列、技術職務系列、實職領導崗位等。

［1］侯建梅.對高校教學秘書工作中存在的問題的分析與思考［J］.科技咨詢導報，2007，（12）.

［2］黃濤.教學秘書在學分制教學運行管理中的作用淺析［J］.科技信息，2007，（l9）.

［3］王鳳銀.試論高校教學秘書的職能與作用［J］.山東省農業管理干部學院學報，2007，23（4）.