淺談中等職業(yè)教育文秘專業(yè)學(xué)生具備豐厚的文化功底的重要性

摘要:本文從中等職業(yè)教育文秘專業(yè)學(xué)生要具備較強(qiáng)的語言表達(dá)能力;要具備較高的文學(xué)修養(yǎng);要具備法律常識;要具備較高的政策水準(zhǔn);要具有熟練的外語能力;要具有熟練的計(jì)算機(jī)操作能力;要熟悉企事業(yè)單位的專業(yè)知識等七個方面進(jìn)行了詳細(xì)闡述，說明了文秘人員加強(qiáng)以上這些文化功底的重要性和作用。

關(guān)鍵詞:中等職業(yè)教育;素質(zhì);文化功底;效率;培養(yǎng)

何謂秘書工作?就廣義來說，是指秘書人員為完成輔助領(lǐng)導(dǎo)工作和機(jī)關(guān)工作的任務(wù)而在一定業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的勞動。秘書部門擔(dān)負(fù)著文稿起草、文件收發(fā)、打字校核、批文辦文、會務(wù)值班等多項(xiàng)具體而平凡的工作，這些工作都是輔助性、服務(wù)性的工作，其宗旨是為領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)，服務(wù)的重點(diǎn)是輔助決策、溝通信息、協(xié)調(diào)關(guān)系、督促檢查等。因而，秘書工作既是領(lǐng)導(dǎo)工作溝通上下左右的樞紐，又是領(lǐng)導(dǎo)工作不可缺少的主要參謀和助手，其工作質(zhì)量和效率如何，直接影響到黨的方針、政策能否準(zhǔn)確、及時地得以貫徹、執(zhí)行，因而是一項(xiàng)政治性強(qiáng)、責(zé)任重大的光榮而有意義的工作。

秘書工作的效率，受到多方面因素的制約和影響，如機(jī)構(gòu)設(shè)置、編制定額是否合理，規(guī)章制度是否嚴(yán)格、科學(xué)，領(lǐng)導(dǎo)和管理水平的高低，工作人員素質(zhì)的優(yōu)劣、工作條件的好壞、整體功能的發(fā)揮等等，都是影響工作效率的因素，而秘書工作人員作為秘書部門的主體，機(jī)構(gòu)的設(shè)置、編制定額和人員的配備、規(guī)章制度的實(shí)施，都離不開秘書工作人員的參與。因而，秘書人員素質(zhì)的高低對于秘書工作效率的提高具有很大的作用，那么，秘書工作人員應(yīng)具備什么樣的素質(zhì)呢?

接待，是秘書部門公關(guān)的一項(xiàng)十分重要的經(jīng)常性的工作，對接待工作的影響是不可低估的，端莊、整潔、美好的儀表，能使客人產(chǎn)生好感，從而有利于提高接待工作的效果。同時，與客人進(jìn)行交談，也是接待工作的一項(xiàng)主要內(nèi)容，交談的效果如何，往往是接待工作成敗的關(guān)鍵。所以，秘書人員衣著端莊、整潔、氣質(zhì)穩(wěn)重，加上真摯、平易、穩(wěn)重、熱情的談話，將十分有助于秘書工作的順利進(jìn)行，這也是秘書工作取得良好效果的必備條件。但秘書人員要當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的助手，僅僅具備儀表、風(fēng)度、口才及公關(guān)等方面的能力是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，秘書人員應(yīng)是文化知識的百事通。

秘書工作是一項(xiàng)政治性很強(qiáng)的業(yè)務(wù)工作，如草擬公文、文件處理，其中包括擬辦、批辦、文稿的校核以及會務(wù)工作、接待值班、辦公自動化等等，每項(xiàng)工作都是一門學(xué)問，這就要求秘書工作人員不僅要具備一定文化基礎(chǔ)，有較高的語言、文學(xué)表達(dá)和組織協(xié)調(diào)、辦事能力，而且要掌握秘書業(yè)務(wù)、熟悉工作程序，了解各行各業(yè)各方面的有關(guān)知識，只有這樣，才能適應(yīng)和滿足不斷變化發(fā)展的領(lǐng)導(dǎo)工作的需要，才能成為領(lǐng)導(dǎo)的好助手。因而，具備豐厚的文化功底對于做好秘書工作至關(guān)重要，是秘書圓滿完成秘書工作的基礎(chǔ)。那么，作為中等職業(yè)教育文秘專業(yè)的學(xué)生，應(yīng)該從哪些方面加強(qiáng)自身文化功底的培養(yǎng)呢?

一、要具備較強(qiáng)的語言表達(dá)能力

語言表達(dá)能力包括兩方面的內(nèi)容:一是書面語言表達(dá)能力;二是口頭語言表達(dá)能力。

1. 一個優(yōu)秀的秘書工作者必須要有過硬的書面語言表達(dá)能力

首先，具備深厚的文字功夫。秘書工作的主要內(nèi)容之一就是:文稿起草、辦文批文。身為秘書人員，筆桿子不硬恐怕不行，這就要求秘書人員必須具備過硬的文字功夫，這是作為秘書最起碼的條件。文字方面的基本知識主要包括語法、修辭、邏輯等。

如果秘書人員不熟記語法知識，語句結(jié)構(gòu)不合乎語法;語言不簡練，詞句不達(dá)意，文辭不精美，邏輯混亂，概念不清，關(guān)系顛倒，這樣不僅會鬧出笑話，而且嚴(yán)重影響文章的質(zhì)量。因而就需要秘書人員在行文前做好大量的準(zhǔn)備工作，勤寫、勤練，多參考資料、書籍等，只有在此基礎(chǔ)上行文，才能做到文筆流暢、筆力犀利、見解獨(dú)到、結(jié)構(gòu)合理、概念清楚、判斷和推理準(zhǔn)確，這對于寫好公文和文稿至關(guān)重要。

其次，要具備淵博的歷史知識。具備豐富的歷史知識是寫好文章的必備條件。文秘這一職業(yè)，從遠(yuǎn)古的時代就有，我國歷史上的許多秘書人才都是博學(xué)之士，都是他們自己所處那個時代的通才、博才，他們上知天文，下曉地理、歷史，正是由于他們的博學(xué)，他們才能成為治國安邦的奇才。改革開放以來，秘書工作的綜合性愈來愈強(qiáng)，要求秘書工作者博學(xué)、多識、多才，具有舉一反三、觸類旁通的本領(lǐng)。如果秘書人員不具備淵博的歷史知識，在實(shí)際工作中就不能縱橫古今、暢所欲言，文章內(nèi)容也會顯得空泛，因而文秘人員通曉古今中外的歷史知識對于豐富文章內(nèi)容、更好地從事秘書工作具有重要意義。

再則還要具有較強(qiáng)的邏輯思維能力。書面語言的表達(dá)既要做到“表之于外”，又要做到“達(dá)及他人”，可見，表達(dá)存在于表達(dá)者與理解者之間，只有做到表達(dá)與理解的統(tǒng)一，才能完成整個交際過程，才能達(dá)到理想的交際效果。要表達(dá)得正確，既有語言問題，也有邏輯問題。一般人說的“這句話不通”，多半不是語法上有毛病，而是邏輯上有問題。王力先生說過:“一般所謂主謂不合、動賓不合、定語和中心語不合等等，多半不是語法問題，而是邏輯問題。”可見，要寫出一篇好文章，必須要注重邏輯問題。大量的實(shí)踐證明，思維越嚴(yán)密，駕馭語言的能力就越強(qiáng)，掌握的邏輯知識越豐富，取得的交際效果就越好。運(yùn)用好邏輯，不僅使演說、也能使文章具有強(qiáng)大的吸引力和感召力，所以，毛澤東同志強(qiáng)調(diào):“寫文章要講邏輯。就是要注意整篇文章的結(jié)構(gòu)，開頭、中間、結(jié)尾要有一種關(guān)系，要有一種內(nèi)在聯(lián)系，不要互相沖突。”

秘書人員要具有較強(qiáng)的邏輯思維能力，就必須做到概念準(zhǔn)確，能運(yùn)用靈活多樣的判斷形式，對文章的謀篇布局到銜接過渡、論據(jù)的選擇到論證方式等，都要精心構(gòu)思、合理部署，使之形成一個嚴(yán)密的推理網(wǎng)絡(luò)。具備了這些邏輯思維能力，秘書人員才能更好地完成秘書工作。

2. 從口語表達(dá)能力方面來說，作為一名優(yōu)秀的秘書人員，具備出眾的口才是圓滿完成秘書工作的重要保證

語言是人類最重要的交際工具，人類要生存、要發(fā)展，都離不開交際，也就離不開語言。古往今來，在人類的生產(chǎn)斗爭、階級斗爭、科學(xué)實(shí)驗(yàn)等三大社會實(shí)踐中，語言的重要性得到了充分的展示，尤其是每當(dāng)人類社會發(fā)生大動蕩、大分化、大變革時代，語言作為一種戰(zhàn)斗的武器，其作用就特別明顯。孔子曾說過:“一言興邦，一言喪邦。”南朝文藝?yán)碚摷覄③脑凇段男牡颀垺分姓f得更形象:“一言之辯，重于九鼎之寶;三寸之舌，強(qiáng)于百萬之師。”這些都是人們對口語作用的高度評價。

當(dāng)人類跨入21世紀(jì)這一信息時代時，語言特別是口頭語言的作用越來越重要，這一點(diǎn)已經(jīng)為絕大多數(shù)的人們所肯定。秘書工作紛繁復(fù)雜，如調(diào)查研究、傳達(dá)信息，協(xié)調(diào)工作、出謀劃策等，除了部分工作使用書面語言外，絕大部分工作中運(yùn)用的是口頭語言。過去人們將秘書人員說成是筆桿子，其實(shí)是對秘書工作的誤解。他們只看見了秘書工作的局部，而沒能了解秘書工作的整體。我們很難想象一個只能動筆而不能動嘴的人能夠當(dāng)一個秘書，一個口才極差的秘書能夠成為一個好的秘書。作為新時期的秘書工作者，經(jīng)常向領(lǐng)導(dǎo)和上級部門匯報(bào)工作、研究問題，經(jīng)常在群眾和基層調(diào)查研究，經(jīng)常接待來客來訪，時時刻刻都在運(yùn)用口才履行自己的職責(zé)。口才出不出眾，直接影響其工作的優(yōu)劣，因而秘書人員應(yīng)時刻注意培養(yǎng)自己的口頭語言表達(dá)能力。在工作中，秘書人員要努力做到語言條理分明、層次清楚;同時要注意語言生動、幽默感強(qiáng)，善于抓住聽者的心理，思維敏捷，應(yīng)變性強(qiáng)，隨時掌握表達(dá)主動權(quán)。做到口頭匯報(bào)語言，言簡意賅;談話語言，彬彬有禮;接待來訪的語言，不亢不卑。

秘書工作者要了解情況，進(jìn)行調(diào)查研究，只有問話開宗明義、態(tài)度平易近人，語言和藹可親、謙遜溫和，才會使被調(diào)查者置身于一種和諧、舒適、愉悅的氣氛中，在這樣的氣氛中交談，才會得到令人滿意的結(jié)果。如果秘書人員能做到熱情周到，誠懇相待，客人們便會在秘書人員的熱情的話語中，得到溫馨，感到賓至如歸，從而推動秘書工作的順利開展。

二、要具備較高的文學(xué)修養(yǎng)

秘書作為知識型的腦力勞動者，公文撰擬、文書處理等無一不與寫作打交道，具有較高的文學(xué)修養(yǎng)，對提高文章的質(zhì)量，加深文章內(nèi)涵起著非常重要的作用。現(xiàn)實(shí)生活中，大凡優(yōu)秀的秘書人才都具備較高的文學(xué)修養(yǎng)，因此，要想成為一個優(yōu)秀的秘書人才，秘書工作人員就必須做到廣見、博學(xué)、多積累知識，不斷提高自己的文學(xué)修養(yǎng)，這對于撰寫出好的公文和文稿具有重要作用。

三、要具備法律常識

秘書機(jī)關(guān)日常工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容是撰寫機(jī)關(guān)應(yīng)用文，而機(jī)關(guān)應(yīng)用文是傳達(dá)貫徹黨和國家方針政策、發(fā)布指示和法規(guī)、請求和答復(fù)問題、聯(lián)系和洽談工作、報(bào)告情況和記載事務(wù)的重要工具。它通過文字形式，代表機(jī)關(guān)行使權(quán)力，履行職責(zé)，辦理公務(wù)，保證機(jī)關(guān)的有效運(yùn)行。機(jī)關(guān)應(yīng)用文的這種基本職能和它自身所固有的權(quán)威性、嚴(yán)肅性，決定了它的撰寫必須以法律和政策為指導(dǎo)。而法律作為國家意志的集中體現(xiàn)，它對全社會和社會各方面的工作具有普遍的約束力和規(guī)范性，相對秘書工作來說也不例外。在我國，法律和政策是黨和國家機(jī)關(guān)實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)、組織各項(xiàng)工作共同的最高遵循，是一切行動的出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)。秘書人員必須具備豐富的法律常識，以法律指導(dǎo)秘書工作的開展。

四、要具備較高的政策水準(zhǔn)

改革開放以來，中央的一些重大的決策，都是通過黨和政府以公文方式下達(dá)貫徹的，秘書人員作為這些公文的撰擬者，只有具備較高的政策水準(zhǔn)，才能準(zhǔn)確地領(lǐng)會黨和政府的指示精神，才能順應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)意圖，也才能忠實(shí)完整地體現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)者的制文意圖。這就需要秘書在語言表述上應(yīng)力求準(zhǔn)確、簡練而又嚴(yán)肅、堅(jiān)定。

五、要具有熟練的外語能力

人類社會將進(jìn)入21世紀(jì)，頻繁的經(jīng)濟(jì)活動把全球連成整體，秘書人員在社會信息交流中的作用越來越重要，并且與經(jīng)濟(jì)的聯(lián)系更為緊密，世界經(jīng)濟(jì)一體化的進(jìn)程越來越快，秘書人員交往和溝通的范圍已不再限于一國之內(nèi)，走出國門，發(fā)展同世界各國的聯(lián)系將是現(xiàn)代社會對秘書工作的新的要求。作為秘書人員要適應(yīng)這一變化趨勢，必須熟練掌握一門乃至幾門外語。如果秘書人員不懂外語，就不能順利地開展工作，不能適應(yīng)社會的需要。因而，秘書人員要具備熟練的外語口語和書面閱讀能力，做到能直接翻看國外文獻(xiàn)，能直接與外國人進(jìn)行交流與磋商。同時要努力提高自己的外事交往能力，發(fā)展同世界各國的政治經(jīng)濟(jì)聯(lián)系，從而適應(yīng)現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)社會的客觀需求，推動社會的全面發(fā)展。

六、要具有熟練的計(jì)算機(jī)操作能力

自1946年美國研制出世界上第一臺電子計(jì)算機(jī)以后，世界上計(jì)算機(jī)技術(shù)發(fā)展很快，特別是計(jì)算機(jī)技術(shù)和現(xiàn)代通訊技術(shù)的結(jié)合，為微型機(jī)和智能機(jī)的發(fā)展開辟了廣闊的途徑。人類正邁向以電子計(jì)算機(jī)的應(yīng)用為標(biāo)志的第五次信息革命時代。將計(jì)算機(jī)技術(shù)、通訊技術(shù)、系統(tǒng)科學(xué)及行為科學(xué)結(jié)合起來而形成的辦公自動化浪潮已席卷全球。一個完善的辦公自動化系統(tǒng)具有文字處理、圖像處理、語言處理、數(shù)據(jù)處理、信息查詢、行政管理、決策支持、通訊網(wǎng)絡(luò)等功能，使秘書語言信息溝通速度更快、范圍更廣，也使全球性語言信息溝通變得輕而易舉。辦公自動化的迅猛發(fā)展，使秘書人員面臨著前所未有的挑戰(zhàn)和機(jī)遇，它使秘書工作不再是純粹的抄抄寫寫。

據(jù)有關(guān)資料介紹，實(shí)現(xiàn)辦公自動化，準(zhǔn)備一份文件可節(jié)省37%的費(fèi)用，秘書工作可節(jié)省80%的時間。面對挑戰(zhàn)，要想成為一個高科技高水平時代的優(yōu)秀秘書人員，只有具備嫻熟的計(jì)算機(jī)操作能力，熟練地掌握辦公自動化系統(tǒng)的各項(xiàng)功能，加強(qiáng)與世界各地的信息聯(lián)系，才能適應(yīng)信息、科技的日新月異的變化，從而推動秘書工作效率的大幅度提高。

七、要熟悉企事業(yè)單位的專業(yè)知識

經(jīng)濟(jì)建設(shè)是全黨工作的中心，企業(yè)是帶動經(jīng)濟(jì)發(fā)展的龍頭，企業(yè)的發(fā)展當(dāng)然成為眾目關(guān)注的焦點(diǎn)。作為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手，秘書擔(dān)負(fù)著直接為經(jīng)濟(jì)決策服務(wù)的重任，因而企業(yè)秘書人員要熟悉本單位、本企業(yè)的經(jīng)營范圍、內(nèi)容、特點(diǎn)，熟悉企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動，面對瞬息萬變的市場風(fēng)云，能為決策者提供及時、準(zhǔn)確的信息等方面的工作。一個不熟悉本單位生產(chǎn)經(jīng)營情況的秘書人員，是不能適應(yīng)基層秘書工作的。

總之，作為中等職業(yè)教育文秘專業(yè)的學(xué)生，應(yīng)加強(qiáng)自身豐厚的文化功底的培養(yǎng)，不斷提高自身的素質(zhì)水平，使自己成為具有深厚文化功底的秘書工作人員，才能適應(yīng)信息飛速發(fā)展的當(dāng)前社會，適應(yīng)新時期的秘書工作特點(diǎn)，推動社會經(jīng)濟(jì)的全面進(jìn)步。

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(衡陽市商業(yè)技工學(xué)校)