中職院校學生檔案管理存在的問題及對策

尹蘭芬

摘 要：學生檔案是個人檔案的基礎，是學生就業(yè)、擇業(yè)、用人單位篩選人才的重要資訊。本文針對中職院校學生檔案管理存在的問題，提出了相關解決辦法。

關鍵詞：中職；學生檔案；管理；問題；對策

學生檔案是人事檔案的組成部分，是學生在校期間學習、生活及參加各種社會實踐的真實歷史記錄，是學生家庭社會關系和經(jīng)濟狀況的主要原始材料，它由確鑿的原始材料和歷史證件構成，是學校與社會聯(lián)系的渠道紐帶，既是學生就業(yè)和用人單位做好組織人事工作不可缺少的依據(jù)，又是做好學生管理工作的重要手段。

一、中職學校學生檔案管理存在的問題

中職學校學生檔案的管理包括對學生在校期間和畢業(yè)后的追蹤調(diào)查中所形成的各種材料進行整理、歸檔，提供學生檔案的查閱、借閱服務及畢業(yè)學生檔案的轉(zhuǎn)遞、管理等工作。但由于眾多原因，中職學校學生檔案收集不全，質(zhì)量不高，不能準確全面地反映中職學校學生的全貌，下面就當前中職學校學生檔案管理主要存在的幾個方面的問題做相關概述。

（一）學生檔案管理意識薄弱，重視力度不夠

管理員或?qū)W生沒有意識到學生檔案是學生管理、人才培養(yǎng)及畢業(yè)生就業(yè)的重要依據(jù)。首先，學生把學生檔案視為與己無關，是管理教師的特定任務，缺少主動參與個人檔案材料收集的意識；其次，作為管理者也通常是在學生畢業(yè)時才注重完善歸檔材料，沒有在日常工作中加以收集、整理與完善，造成學生檔案內(nèi)容缺乏，不實，不能真正或很好的達到使用價值。

（二）學生檔案的收集整理不規(guī)范、不完整

學生檔案中存在著班主任鑒定千篇一律、材料缺失、內(nèi)容單一、信息量不足等方面的問題。檔案工作人員在收集整理歸檔材料時，僅限于學籍表、學生登記表、成績記載表、畢業(yè)生登記表及入黨、入團等方面的材料，而把能客觀直接反映學生專業(yè)技術水平、實踐能力以及創(chuàng)新能力的材料棄之一旁，諸如學生技能競賽證書、各種獎勵證明，一般都不歸檔，使得用人單位難以全面掌握和了解畢業(yè)生的綜合素質(zhì)。用人單位在查看學生檔案時，更多的是希望能從中獲悉畢業(yè)生是否具有從業(yè)需要的知識和技能，是否具有良好的職業(yè)適應能力和開拓、進取、創(chuàng)新的精神；是否具有吃苦耐勞的精神、腳踏實地的作風、強烈的事業(yè)和責任感。而當前的檔案中往往缺少這些記載，即使有，也缺乏個性特征，與用人單位的期望值相差甚遠。

（三）檔案管理員整體素質(zhì)不高

中職學校檔案管理員應具備較高的文化水平和基本的政治素養(yǎng)，熟悉黨和國家關于檔案管理的法律法規(guī)和政策方針，掌握檔案管理工作的基本理論原則和基本方法，具備檔案管理工作能力和必要的文字處理能力。但當前中職學校檔案管理員達到上述要求的不多，有的檔案管理員是轉(zhuǎn)行做檔案工作的，有的是兼職做檔案工作的，有的是剛從學校畢業(yè)分配來的，部分檔案管理員對學生檔案的收集、立卷、整理、保管和利用缺乏基本的業(yè)務知識和技能，缺乏檔案的現(xiàn)代管理技術手段。

（四）管理制度不健全

由于檔案管理制度不健全，部分學生歸檔材料質(zhì)量差、手續(xù)不完備、書寫不規(guī)范、形式不統(tǒng)一。比如，有些該由單位負責人簽字蓋章的欄目，常常只蓋章或只簽名，有的簽字蓋章的時間漏填等問題；有的學校學生成績單沒有教務科公章，甚至學生成績單采用復印件。有些學生的檔案獎懲記錄不詳細或過于籠統(tǒng)；歸檔材料紙張大小不一，紙質(zhì)不符合存檔要求。少數(shù)學生檔案存在涂改現(xiàn)象，在學生檔案轉(zhuǎn)遞過程中，不密封，不按規(guī)定辦理；還有的學生檔案直接由本人遞交，沒有嚴格遵守檔案法和上級的有關規(guī)定。

二、解決中職學校學生檔案管理的辦法

（一）提高檔案管理人員素質(zhì)

不斷提高檔案管理人員的素質(zhì)和文化水平，培養(yǎng)一支專業(yè)化的檔案管理隊伍，是做好檔案工作的重要保證。采用多種有效措施，讓檔案管理人員參加崗位培訓和專題培訓，系統(tǒng)學習檔案管理知識。采用長期培養(yǎng)與短期培訓相結合，學校教育與實際工作鍛煉相結合，脫產(chǎn)學習與在職自學相結合方式培養(yǎng)檔案管理人員，同時鼓勵檔案管理人員向同行學習先進的管理方法，擴大知識面，提高政治思想水平和道德素質(zhì)，充分調(diào)動其工作積極性、主動性和創(chuàng)造性，提高業(yè)務管理技能，促進中職學校檔案管理工作逐步走向制度化、規(guī)范化和現(xiàn)代化。

（二）加大宣傳力度，強化師生檔案意識

學校要認真組織學習《檔案法》，深入進行檔案法律知識的學習和宣傳，充分認識學生檔案工作的重要意義，樹立和增強檔案管理的意識。教師要重視檔案材料的收集、整理和歸檔等工作，從對社會負責、對學生負責的高度，認真填寫學生的學籍卡、學期鑒定和畢業(yè)生登記表等方面的內(nèi)容，及時將檔案材料轉(zhuǎn)交檔案管理員；學生要重視檔案材料的填寫，做到如實填寫、書寫清楚和格式規(guī)范。

（三）建立健全歸檔材料的形成、收集和傳遞制度

第一，規(guī)范歸檔材料的要求。按照干部人事檔案管理規(guī)定，歸檔材料必須使用統(tǒng)一紙張，字跡材料應是耐久或比較耐久的，不得使用圓珠筆、復寫紙、紅墨水、純藍墨水及鉛筆書寫，也不宜采用噴墨打印件歸檔，而應選用激光打印件或靜電復印件歸檔。凡是不符合要求的，都必須退回原形成材料單位重新處理后方可歸檔。

第二，建立歸檔材料收集制度。雖然中職學校學生檔案材料的形成渠道多、來源廣，但材料形成大多是比較有規(guī)律的，只要留心觀察，就不難掌握。如中職學校學生的檔案材料的收集工作，大致可以分為三個階段：第一個階段是收集招生時形成的和中職學校入學前的檔案材料，這些檔案材料應在招生錄取時和學生入學時就著手抓緊收集；第二個階段檔案材料的收集，除了平時有規(guī)律地收集學生在學期間的所形成的德智體能、各類社會實踐活動、各種競賽及各類證書復印件等材料外，還要從黨、團組織收集他們加入黨、團組織的材料，向教務處、團委和學生會收集評優(yōu)評獎等材料；第三個階段是最重要的收集階段，即畢業(yè)之際對學生在中職學校期間德智體能的總結和評價材料，例如有：畢業(yè)生登記表、畢業(yè)生鑒定表、成績總表和積分表等材料。此外，還應建立學生檔案收集歸檔制度，形成收集網(wǎng)絡。這樣既有利于學生檔案材料的及時收集歸檔，又有利于材料收集過程中的保密與安全。

第三，嚴格畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞制度。一方面必須認真執(zhí)行檔案轉(zhuǎn)遞制度，嚴格按照檔案轉(zhuǎn)出的程序進行：如填寫轉(zhuǎn)遞單—填寫轉(zhuǎn)檔登記—嚴密包封—通過機要轉(zhuǎn)遞—檢查收存回執(zhí)—回執(zhí)未退的及時催查(應在一月之內(nèi))。同時，還應注意接收單位是否具備文件中規(guī)定的“縣(團)級以上的組織、人事部門或縣級(含縣)以上人才服務中心”等具有管理檔案資格的機構。若用人單位不具備保管條件，就應送到人事部門所屬的人才流動服務中心保管。這樣就可以有效避免檔案轉(zhuǎn)遞出去后造成檔案丟失的現(xiàn)象發(fā)生。另一方面，對中職學校畢業(yè)生檔案中能夠體現(xiàn)在校期間德智能績的綜合材料，如畢業(yè)生登記表、學生成績總表、畢業(yè)生基本情況表(積分總表)等材料形成一式二份，其中一份存放在畢業(yè)生本人檔案中，另一份存放在學校的學籍檔案中。這樣做的好處是便于今后部分學生的檔案丟失后重新建檔(即畢業(yè)生通過原所在學校保存的學籍檔案的復印件來重新建檔)，同時也可以避免有些畢業(yè)生利用重新建檔的機會弄虛作假，如做假材料、開假證明、涂改成績等現(xiàn)象發(fā)生。

（四）加速學生檔案工作現(xiàn)代化的步伐

隨著信息化社會的到來與辦公自動化的普及，隨著中職生數(shù)量的劇增和檔案內(nèi)容和數(shù)量的不斷增加，傳統(tǒng)的手工操作已遠遠不能適應現(xiàn)代改革的需要。中職學校學生檔案管理人員要與時俱進，不斷改變觀念，更新管理意識，勇于實踐，敢于開拓創(chuàng)新，充分利用新技術、新設備，有計劃、有步驟地實現(xiàn)學生檔案管理工作標準化、規(guī)范化、信息化。學生檔案管理人員應該積極開發(fā)實用、高效、功能強大的學生檔案管理信息系統(tǒng)，加速檔案管理的現(xiàn)代化的步伐。

總之，學生檔案管理工作是學校基礎工作的重要組成部分，通過逐步實現(xiàn)學生檔案管理規(guī)范化、現(xiàn)代化、制度化，即可以使學生檔案更好地為學生服務，又能使檔案的價值得以充分體現(xiàn)。

參考文獻

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