基層圖書館檔案信息數字化建設之我見

唐艷艷

[摘 要]圖書館檔案是指圖書館及其工作人員在各項活動中產生的具有查考利用價值并歸檔保存起來的材料，是圖書館工作在各個歷史時期全面、系統、真實的記錄。本文提出了加強基層圖書館檔案管理的一些建議

[關鍵詞]圖書館；信息化；檔案

圖書館的許多工作的開展離不開檔案工作的支持，日常工作活動中產生出大量檔案資料，這些資料對于圖書館工作的創新、規劃的制訂、業務工作的良性運轉及讀者服務的有效開展等，都具有十分重要的參考價值。因此，加強圖書館檔案管理工作顯得十分必要。

檔案信息化是指在檔案管理活動中，從檔案實體管理模式向檔案信息管理模式重心轉移的過程。它代表了信息技術在檔案工作事業里的廣泛應用，信息資源被高度共享，人的智能、潛力以及檔案資源潛力被充分發揮，個人行為、組織決策和檔案社會化運行趨于合理化的理想狀態。

一、基層圖書館檔案的形成和分類

1.基層圖書館檔案的形成

基層圖書館檔案來源于基層圖書館工作實踐活動，是存儲圖書館各項工作活動原始記錄的載體，不僅記載著圖書館發展的歷史，也是圖書館基礎業務、讀者服務、現代化建設等工作的真實寫照，是圖書館實行內部管理的基石。

它主要包括圖書館在各個工作環節中產生和直接形成的，并對圖書館管理工作有一定參考利用價值的各種文字、圖表、聲像及其他各種形式和載體的文件材料。

凡是反映圖書館工作，具有查考利用價值的文件材料均屬歸檔范圍，無論收文或發文、普發或專發圖書館，或圖書館內部使用的文件、會議記錄、圖片、表冊、聲像材料、電子文件等，只要是反映圖書館人和事的、有查考利用價值的都應當立卷歸檔。

2.基層圖書館檔案的分類

按照載體分類，目前圖書館檔案分為文書檔案、聲像檔案（光盤、照片）和實物檔案（贈品、獎狀等）三大類。

按照圖書館檔案根據檔案管理規定和圖書館業務工作的需要分類，圖書館檔案主要分為黨務工作檔案、行政管理檔案、工會工作檔案、業務工作檔案、設備家具檔案、財務檔案、人事檔案、文書檔案、讀者檔案、借閱檔案、情報交流檔案和圖書館科研檔案 ,另外，還包括產品信息檔案、圖書館學研究信息檔案等。

二、檔案工作對圖書館事業發展的作用

第一，檔案是歷史的原始記錄，同樣圖書館的業務檔案是在為讀者服務的各項實踐活動中直接形成的文件材料轉化而來的。館內各部門工作的開展，始終離不開檔案工作的支持，檔案工作為各部門開展工作提供了查考憑證。配合館內各項工作，積極提供檔案資料，能有效地按照領導意圖，按照文件精神開展工作，這將對于開創圖書館工作新局面起到積極的推動作用。

第二，圖書館業務統計工作以系統的記錄作為工作的參考，并且有一定的連續性，從歷年的圖書館業務統計檔案中，提煉出數據，提出新思路、新觀點，緊跟時代的步伐和節奏，結合自身的實際情況開展工作，明確圖書館的發展方向，促進圖書館的業務工作穩步有序地向前發展。

第三，公共圖書館評估定級是貫徹落實科學發展觀和黨的十七大精神，對圖書館建設成果的檢驗，加強對圖書館事業管理，提高圖書館水平，推動圖書館事業發展的有效途徑。在基層圖書館定級評估材料的準備過程中，離不開檔案工作。

因此，加強圖書館檔案工作，對圖書館自身發展，對繁榮和發展我國文化事業都有著重要的意義。

三、檔案信息數字化的概念和模式

1. 檔案信息數字化的概念。檔案信息化建設是指在各級組織的統一管理與規劃下，全面應用現代技術，對檔案信息資源進行處置、管理和為社會提供服務，加快實現檔案管理現代化的進程。包括檔案信息數字化，檔案信息網站建設和數字檔案館的建設工作。

2. 檔案信息數字化的模式。檔案信息化建設的核心模式就是把檔案實體資源轉化為檔案信息資源，安全有效地保管和向社會提供服務。同時，它也是一種信息載體的變化與轉移，即由紙質載體和文字載體向光學載體（磁性載體）及數碼載體的轉移。無論檔案轉移的方式與方法的變換如何，其最終必須保證檔案實體與信息相互印證和檔案資源的社會化利用。

四、基層圖書館檔案信息數字化的意義

早在1998年7月，國家圖書館就提出“中國數字圖書館工程”，將信息資源數字化目標定位于“將各級圖書館收藏的書籍、報刊、錄音、錄像、繪畫和照片等傳統形式的精品信息資源進行數字化處理和加工，服務于社會”。

信息技術的發展與廣泛應用，要求圖書館檔案實現以數字化的形式收集、存儲并進行規范有序的管理。

首先，實施紙質檔案信息的數字化轉化，有利于形成符合圖書館數字化建設要求的紙質檔案管理規范和流程，有利于促進檔案整理、分類、編目、統計、鑒定等一系列基礎工作的自動化管理，從而提高檔案基礎工作水平。

其次，保障紙質檔案原件的安全，降低了紙質檔案的老化速度，解決了紙張脆化和變質的文獻保護問題。

再次，與圖書館事業發展相適應，加強檔案工作的數字化與網絡化建設，符合圖書館事業向科學化、規范化、網絡化、信息化發展的整體要求。

因此，加強檔案信息化建設,是適應時代發展的必然選擇,是信息社會圖書館工作的需要,也是推進檔案事業發展、提高檔案信息服務水平的必由之路。

五、基層圖書館檔案信息數字化具體措施

1.館領導的重視。館領導的重視是檔案工作得以順利開展的根本保障。 基層圖書館檔案工作由館領導主抓。 館領導參與檔案體系的建設工作，不但能夠隨時提供檔案材料，而且在人力、物力、財力方面給予了檔案工作大力支持。

2.設置專職檔案管理員負責全館檔案的管理工作。專職檔案管理人員負責全館檔案的收集、整理、歸檔工作。建立系統科學的檔案分類方法，以圖書館的全部檔案為分類對象，以方便讀者利用為目的進行分類。

3.強化檔案管理現代化意識。檔案管理工作是圖書館工作中重要的組成部分，應引起足夠重視。必須提高檔案工作現代化管理意識，完善軟、硬件設備和規章制度建設，這是進行檔案數字化建設的重要前提。

4.加強軟硬件建設。配備數字檔案信息的存儲設備，包括服務器、磁盤陣列、光盤等設備；配備檔案綜合管理系統軟件；配備數字檔案信息采集設備，包括掃描儀和計算機、照相機等設備，用于紙質檔案的數字化轉換工作。

5.規范進行數字化轉化操作。

6.采用文檔一體化的操作模式，實現檔案管理工作的信息化建設。

綜上所述，我們要充分發揮基層圖書館檔案的優勢與潛能，解決基層圖書館檔案工作中存在的問題，建立系統科學的檔案分類方法，加快圖書館檔案的電子化進程，不斷完善檔案管理體系，不斷強化圖書館人的檔案意識， 改善圖書館檔案服務工作的方法和程序使檔案管理走上標準化、規范化的科學軌道，最終實現基層圖書館檔案管理工作的信息化。□ （編輯/穆楊）