如何做好企業檔案的管理和收集

劉興梅

[摘 要]檔案是國家的財富，是人類記憶的重要載體。在我國經濟全面發展的歷史背景下，檔案更是為企業高層管理人員及時了解企業整體經營狀況，適時調整經營策略提供準確依據，為經營決策提供支持性證據。

[關鍵詞]檔案；管理；收集

企業檔案是一個企業對自己生產經營情況做出合理分析的一個理論分析，是對以后的進一步生產活動進行有效管理的一個重要憑證，成為處理和研究問題的依據。所以做好企業檔案的管理和收集工作是非常重要的，現就如何做好企業檔案的管理與收集談一些自己的看法。

供熱企業是一家特殊的企業，它包括工程部門、業務收費、辦公室部門等多家部門。

一、對不同部門進行檔案的分類管理和收集

（一）對工程部門的檔案進行整理

檔案整理就是將處于零亂的和需要進一步條理化的檔案，進行基本的分類、組合、排列、編號、編制目錄、建立全宗等，組成有序體系的過程。隨著城市的發展，熱力市場每年供熱面積的速度增長，使每年工程量都很大，現存在著二個問題：一是工程項目一旦獲取便占據主動地位，檔案部門難以制約并加以歸檔工作的進行；二是工程竣工驗收后，相關人員對文件歸檔不積極配合，造成檔案的漏失。

（二）對此應采取以下幾種辦法進行管理和收集

1.先要轉變思想，更新觀念，提高檔案管理人員的素質，變被動服務為主動服務，適應新的、更高的檔案管理要求，積極參與到工程建設文件的收集工作中。更全面地說，檔案整理是檔案實體整理和檔案內容整理的統稱，是檔案管理的一頊重要內容。檔案內容整理，主要包括對檔案文件的內容真偽的鑒別，對檔案內容客觀性的考證及編纂出版檔案史料等活動。檔案實體整理，主要是將零散的和需要進一步條理化的文件或檔案，進行基本的分類、組合、排列、編目，組成有序的檔案整體的工作過程。

2.加強檔案管理隊伍專業人才的配備，現有的檔案管理人員應當努力學習現代化的檔案管理知識，加強對檔案及檔案工作重要性的宣傳，促進全員檔案意識的普遍提高。按“件”整理要以計算機管理為前提條件，主要步驟有：（1）對歸檔文件逐件裝訂固定；（2）對歸檔文件以“件”為單位進行年度―保管期限分類；（3）對分類后的歸檔文件按時間、重要程度排列，其中對成套性文件材料相對集中；（4）根據排列結果逐件在歸檔文件上方空白處加蓋“檔號章”，并填寫有關欄目的內容；（5）編制歸檔文件目錄；6）將歸檔文件按連續件號順序裝入檔案盒。

3.要全面遵循工程材料的形成規律和特點，保持文件材料之間的有機聯系；確定檔案的保管期限，便于保管和利用。（1）工程文件的整理。要從開工到施工結束都要做好完整的存檔工作，開工開始要有相關部門的審批和開工報告等相關手續，施工結束后要有相關部門的驗收與簽證。（2）充分地重視和利用先前的整理基礎，以確定檔案整理的任務和要求，不要輕易破壞以往整理和保存的歷史狀況，不要輕易打亂重整。它有內部形式和外部形式兩方面：種類、名稱和載體、記錄方式等，在整理過程中，應該充分研究和利用原來整理的成果。

4.每年因城市道路改造要更換管道或因需要而臨時改變管網的要追加所涉及的隱蔽工程記錄和更改后的管網路線圖紙加以歸類和原有的進行一塊歸檔，并做好后續工作與結尾工程的歸檔文件的收集與管理，保證工程施工整個過程完整的記錄。做好建設工程檔案保存價值的鑒定，一般來講，一份文書材料、一張圖紙或照片、一盤錄音帶或錄像帶、一本表冊或證書、一面錦旗、一個獎杯等均為一件原始憑證，但這些不被重視，要保存好這些不是文件的憑證，為以后的查找數據提供詳細資料。

5.根據本企業工作的需要對單位檔案工作進行監督、指導與檢查，不能以檔案不損毀、不丟失為目的，根據歸檔范圍和保管期限表，密級進行鑒定和劃分。材料的密級分為絕密、機密、秘密三級，對于屬于保密范圍的文件材料，應分別確定其秘密等級，對建設工程檔案進行永久、長期、短期3種劃分。

二、要對業務部門進行檔案的收集與管理

由于供熱企業不僅供熱，它還涉及熱費收繳等工作，全市的熱用戶又分為居民熱用戶和非居民熱用戶，要分別建立檔案進行管理。

（一）建立檔案管理

1.熱用戶每年熱費是否交全、是否存在欠費要建立其檔案進行統計。

2.由于溫度不達標而對其進行測溫記錄與減免一部分熱費要進行統一的手續審批，要有相關人員的簽字與主管領導的簽字或蓋章。

3.依據《黑龍江省建設廳》和《黑龍江省工商行政管理局》聯合印制的《城市居民供用熱合同》黑工商合同備案2005—08—01號和《城市非居民供用熱合同》HF—2005—0503之規定，熱用戶只有居民和非居民這劃分，對非居民熱用戶進行商服界定要統一相關手續并保存文檔。

4.要按供熱區域進行管理與分類，區域又按每棟樓的單元進行管理與分類，每個單元又按每戶進行管理與分類。

5.業務檔案保管期限按上級業務主管部門要求，根據其單位業務檔案存在的價值確定。

6.在利用中，要根據不同利用對象的不同目的，掌握其心理和思想動機，加強重點監護。有條件的檔案館室還可以安裝攝像監視器。同時，還要做到嘴勤、眼勤、手勤。要在利用者離去之前，仔細檢查翻閱被利用過的案卷和文件，發現問題及時查處，并在利用登記簿上備注說明。

7.建立良好的制度。檔案利用規章制度一般有閱覽制度、外借制度、復制制度等。根據實際情況，對不同層次的利用人員確定不同的利用范圍，規定不同的審批手續，使提供利用工作有章可循，在大力開展檔案利用工作的同時，確保不失密、不泄密及文件的完好無損。各項檔案利用規章制度的條文應嚴密而簡明，便于執行，并在實踐中認真加以總結，不斷充實和完善。

（二）收集歸檔文件材料

做好業務部門的檔案管理與收集歸檔文件材料的來源、內容、形式、數量、可靠和完整程度情況，對整個熱網的更新改造與安全運行起著重要的支持與保障，也為下一年度的管網是否更新改造提供重要的數據。

三、對辦公室部門進行檔案的收集與管理

企業檔案記載著這個企業發展史上的優秀成果，成為處理和研究問題的依據，發揮了憑證作用。由于企業辦公室起著承上啟下的作用，要完善和擴大檔案的收集范圍，強化檔案信息的形成與積累，加強部門之間的聯系，針對文檔進行統一的整理與收集工作，做到內容齊全、分類清楚、不漏不重、裝訂規范、管理完善；存放檔案的設施要牢固、安全、可靠，應有必要的防潮、防蛙、防火、防盜等措施。

（一）檔案的收集與整理

1.文書檔案根據國家檔案局2006年8號令《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表》的規定和立檔單位制定的檔案保管期限表，將文書材料按永久、定期（30年、10年）二種不同的保管期限分開，結合本企業的實際情況，編制本企業檔案保管期限表，經本企業領導人審查批準后執行，并報同級檔案行政管理部門備案。

2.檔案卷皮書寫要求。文書檔案案卷卷皮分兩種，一種是硬卷皮，一種是軟卷皮。封面尺寸規格采用300mm×220mm或280mm×210mm(長×寬)，封面項目有：立檔單位名稱、類目名稱、案卷名稱、文件起止日期、頁數、保管期限等。

3.本企業召開重要會議、舉辦重大活動等形成的主要文件材料。包括本企業召開的重要會議、黨代會及召開的年度工作會議、黨組(黨委)會議、行政辦公會、重要的專題工作研討會的文件材料與本企業機構設置、撤并、名稱更改、人事任免、評先、組織簡則、人員定編、印信啟用和作廢等文件材料。

4.本企業形成的年度或年度以上工作計劃、總結、規范性文件、重要業務事項的文件、重要專題的調研材料、大事記、組織沿革、綜合性統計報表等文件材料。

5.本企業關于重要問題的請示與上級機關的批復、批示、報告、總結、結合性統計報表等。

6.本企業房屋買賣土地征用，重要合同協議、資產登記等憑證性文件材料。

（二）發揮檔案在企業中作用

隨著企業管理的現代化和辦公自動化，檔案形成的規范性和檔案利用的廣泛性進一步提高，這就必將使檔案和檔案工作走出檔案室，走向企業管理的每個角落，使檔案成為企業的重要來源信息，為企業發展提供重要依據。

1.檔案工作的終極目的是為企業的利用者服務，建立起一套科學、安全、高效的的計算機查詢系統，提供最豐富、最安全、最完備的服務，而企業檔案記載的經驗和知識具有參考和借鑒的意義，檔案中蘊藏豐富的經驗和知識可供人們參考。做好檔案管理工作立足于我國現代企業管理的現狀，吸收和借鑒優秀的檔案管理工作研究成果，不斷適應檔案管理工作的新形勢，指導企業的檔案管理工作。

2.讓檔案在利用中得到新的價值再現。檔案信息資源的實用效益是在檔案利用中發揮出來的，必須利用以往的知識成果，借鑒以往的經驗教訓，企業檔案必須隨著企業的改革和發展而確立新觀念，建立新體制，實行新的管理模式和管理制度，進一步實現企業檔案工作的規范化管理，以造就企業發展戰略的需要，而檔案就是人們獲取和繼承已有經驗和知識的媒介。

企業檔案工作作為企業管理的一部分，做好檔案管理與收集工作，就要不斷地更新檔案管理觀念，勇敢探索和嘗試新的檔案管理手段，以全面、真實地反映企業整體發展狀況和經營成果。因此進一步實現企業檔案工作的規范化管理，建立新體制，實行新的管理模式和管理制度，以造就企業發展戰略的需要。企業檔案記載著這個企業發展史上的優秀成果，它承載著企業的昨天，銜接著企業的今天，延伸向企業的明天，因此要讓企業檔案更好地為企業美好的明天服好務。□ (編輯/惠霞)