論高校教務檔案管理

　　摘 要： 做好高校教務檔案管理工作具有非常重要的現實意義。本文以教務檔案為題，從高校教務檔案管理工作的重要性，高校教務檔案管理的范疇，以及高校教務檔案管理的過程和如何做好高校教務檔案管理工作四個方面對高校教務檔案管理工作進行了論述。
　　關鍵詞： 高校教務檔案管理 重要性 范疇 過程
　　
　　高校教務處是組織教學的重要管理機構，教務檔案是教務處在教學管理過程中形成的各項材料。隨著教育事業的發展和高校教育改革的深入，在教學管理過程中形成的教務檔案材料越來越多，內容越趨豐富，使用越趨頻繁、廣泛，教務檔案管理工作已經成為教務處工作的重要組成部分，教務檔案管理工作，將直接影響到教務處職能的發揮和教學預期管理目標的實現，甚至影響到學校的教學質量和聲譽，因此，做好高校教務檔案管理工作，具有非常重要的現實意義。
　　一、高校教務檔案管理工作的重要性
　　教務檔案管理工作之所以被重視，根本原因是，教務檔案作為高校教學工作的特殊資源，具有特定的價值和功能。
　　1.高校教務檔案具有特定的信息參考價值。
　　領導在作出科學的決策之前，需要了解上級部門有關的文件，了解學校的教學質量狀況、學校教學管理歷史過程中的各項措施和效果，掌握教師的教學、科研和學生的學習情況等，都要參考過去的檔案記載；教務管理人員起草有關材料，處理有關問題，也需要參考有關的記載；教師要了解歷年任課情況，掌握學生的學習效果，從事教學研究等，同樣需要查閱有關教務檔案；學生要了解自己的考試成績，在畢業擇業時要提供有關學籍材料，也要查閱教務檔案。
　　2.高校教務檔案具有學習借鑒功能。
　　教務管理人員要改善工作方法，提高工作效率，增強工作科學性，必須不斷學習和借鑒先進的管理經驗，而高校教務檔案則集中體現了以往的歷史管理經驗。如教務管理人員要更加科學地制訂教學計劃，更加科學地安排課表，更加全面地安排較大規模的考試等，都需要學習借鑒教務檔案中相關的材料，在總結以往管理經驗的基礎上，作出更加科學的安排。另外，對于教務處新進的或者轉崗進來的教務管理人員，要想更快地熟悉工作，也必須學習借鑒相關的教務檔案材料。從以上兩方面可以看出，教務檔案具有知識傳遞的作用，具有學習借鑒的功能。
　　3.高校教務檔案具有檢查、評估功能。
　　上級主管部門對高校教學工作的指導和管理的方式有多種，其中非常重要的一種方式，即是對高校教學工作進行檢查、評估驗收。在教學檢查、評估驗收的過程中，最重要的一個環節就是查閱歷年的教務檔案，教務檔案是歷年來教學活動的真實歷史記錄。學校教學運行機制是否良好，教學管理水平如何，教學質量如何在教務檔案中都能真實地得以體現，通過對教務檔案中的考試安排、考卷試題、學生的學籍檔案、課程設置等的分析，可以與其他同等高校進行比較，從而客觀地反映出學校的教學水平。教務檔案管理工作是上級主管部門對高校教學進行檢查、評估驗收的一項重要依據。
　　二、高校教務檔案管理的范疇
　　1.教務部門建設與職能檔案。
　　主要包括：國家有關的法律法規、管理條例、規定、辦法和實施細則，學校有關教學管理的各項規章制度和各類信息及統計材料，教務部門建設規劃與實施情況，教務部門的管理職能等。
　　2.教務工作人員的人事檔案。
　　主要包括：教務工作者人事材料，教務工作者發表的論文材料，教務工作者考核晉級與職務職稱的聘任和獎懲材料，教務工作者崗位培訓和進修計劃與實施狀況材料等。
　　3.教學管理與質量管理檔案。
　　主要包括：教學工作計劃、教學大綱計劃，開課計劃安排、校歷表，每學期教學計劃內各專業課程安排表，每學期期中期末考試安排表，全國大學英語、計算機等級考試的計劃安排表和成績表，各專業學生實習計劃安排表等；每學期教學質量檢查數據材料，教師教學質量反饋材料，學生學風狀況調查材料等。
　　4.學籍管理檔案。
　　主要包括：全校每學期學生注冊登記表、選課登記表、成績登記表、獎懲登記表，學生升、留、休、復、轉、退學的管理標準與處理意見材料，畢業證書、肄業證書、結業證書、學位證書的統計、審核、頒發和證書遺失的補證登記材料及電子注冊材料等。
　　5.教材統計、預訂、管理檔案。
　　主要包括：教材管理實施文件，教材訂購計劃，學校各專業各門課程的學生人數統計表，教師用書登記表，預訂教材數據材料，預訂教材依據《教材用書匯編》、《自編教材征訂目錄》等，編印教材登記表，教材領發登記表，師生使用教材信息反饋材料等。
　　6.教學設備采購、管理檔案。
　　主要包括：學校現有教學設備登記匯總材料，教學設備歷史采購材料，教學設備使用部門登記表，教學設備折舊、維修記錄，教學設備預購申請材料，教學設備管理細則，教學設備使用頻率統計材料，使用性能反饋材料等。
　　三、高校教務檔案管理的過程
　　1.及時全面收集教務檔案。
　　首先，教務工作有一定計劃性，這要求檔案管理人員收集檔案要預先布置，有計劃、有目的地收集，確保教務檔案收集的及時性；其次，教務工作頭緒繁多，這要求檔案管理人員收集檔案要仔細認真，確保教務檔案收集的全面性。
　　2.科學整理教務檔案。
　　教務檔案收集后，檔案管理人員要對教務檔案進行科學合理的鑒定分類，統計編目和系統排列，以實現教務檔案規范化管理，為開發利用教務檔案資源做好準備。
　　3.開發利用教務檔案。
　　開發利用檔案資源是檔案事業發展的動力，管理者要積極主動地為教學科研等工作提供便利。我們在開發利用檔案資源方面，還存在不足：一是程度不同地存在著檢索方法落后、檢索工具不全、借閱手續繁瑣等問題；二是檔案整理中的不統一、不規范，給先進技術的應用造成很大的障礙。
　　四、如何做好高校教務檔案管理工作
　　1.以有關檔案管理的法律、法規為依據，制訂嚴格的檔案管理制度。
　　為了使學校檔案管理工作有章可循，檔案管理工作必須以檔案學理論為指導，認真學習和研究檔案學理論。《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保守國家秘密法》等法律、法規的出臺，給檔案管理工作提供了科學的依據。學校應該以此為依據，制訂嚴格的檔案管理細則，明文確定檔案管理范疇、檔案管理人員責任制等，從而使學校檔案管理工作制度化、規范化。
　　2.努力提高教務檔案管理人員的綜合素質。
　　（1）增強服務意識，養成良好的工作作風。
　　首先，學校要重視檔案管理工作，大力宣傳檔案管理的重要性，增強檔案管理人員的服務意識。一要使檔案管理人員具有強烈的事業心和歷史責任感，自覺地意識到所從事工作的重大責任，將做好檔案工作看成自己應盡的義務，這種意識不僅是一種自身感受到的情感，而且表現為對工作的成效承擔實際的責任；二要使檔案管理人員具有吃苦耐勞、甘為人梯的犧牲精神，檔案管理人員既是體力勞動者又是腦力勞動者，他們雖不直接從事教學、科研，但在大量繁鎖的檔案工作中，默默無聞，為他人鋪路，工作既勞累又辛苦，因此檔案管理人員應具備不為名利，吃苦耐勞的奉獻精神。
　　其次，教務檔案管理人員要養成良好的工作作風。第一，檔案管理人員要有求實的工作作風，工作必須堅持實事求是，一切從實際出發，以解決實際存在的問題為根本。第二，檔案管理人員要養成檔案有序處理的工作作風。教務檔案的形成在時間上有連貫性和階段性，文件之間有著必然的內在聯系，因此，按照一定的規范進行收集、整理、歸檔，使其前后銜接有序排列非常有必要。第三，檔案管理人員要堅持檔案規范化處理的工作作風。教務檔案的規范化處理主要是指教務檔案處理要符合一定的標準和制度，也就是檔案的收集、整理、歸檔都要符合一定的順序和線索，檔案文件的文體格式、行文規則和語言規則也要符合一定的規范化標準，不得隨心所欲。
　　（2）進行人員培訓，提高人員管理水平和創新能力。學校應充分重視檔案管理人員的再教育，要組織檔案管理人員學習相關的法律、法規和檔案管理的基礎理論，學習相應的計算機知識，掌握相關的現代化管理理論、技術和方法，提高人員管理水平。學校還要積極制定相關措施，創造環境鼓勵檔案管理人員在理論、技術和管理上不斷創新，提高管理人員的創新能力，以實現檔案工作的可持續發展。
　　3.運用科學的管理方法和手段。
　　科學的管理方法主要是指對事物正確進行科學研究的理論原則、思維方式、管理手段的統一，包括研究對象、手段、思維形式和管理方法、理論工具。做好教務檔案管理工作必須運用科學的管理方法和手段，總體來說，也就是要堅持四個“化”。一是檔案收集超前化，也就是對教務檔案材料的收集工作進行事先布置，實行超前控制，確保教務檔案材料的齊全和完整。二是檔案分類合理化，檔案管理人員應根據《教育檔案分類法》的分類標準，結合實際合理分類，并嚴格按類立卷，以便查找。三是檔案處理規范化，管理人員在檔案收集、立卷、整理、歸檔的每一個環節都必須嚴格按照一定的標準和制度，做到檔案處理規范化。四是檔案管理現代化，學校應建立計算機自動化管理檔案體系，實現檔案工作現代化，使檔案能夠快速檢索、整理和編目，使得檔案的價值得以充分的利用。
　　總之，教務檔案管理工作是學校整個教學管理工作的重要組成部分，做好教務檔案管理工作，對于加強教學管理、提高教學質量、開展教學研究有著非常積極的意義。
　　
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