從事檔案管理工作的體會

　　我工作十多年了，開始從事文職工作到外貿跟單，最后轉行做檔案管理工作。到如今從事檔案管理工作已近十年時間，從最初對檔案管理工作的煩燥無味到如今的得心應手，下面我談談從事檔案管理工作的心得。
　　2001年下半年，偶然的一個機會，我加入了深圳市農產品股份公司的一家下屬企業，公司主要業務是裝修工程和基建土建工程等。入職時是辦公室文職人員，由于農產品股份公司當時是深圳市大型國企上市企業，對所有下屬企業的檔案管理工作要求非常高。公司領導決定安排我來做檔案管理工作，這對我沒有一點檔案管理經驗的新手來說，還是有點困難的，于是領導安排我去參加深圳市檔案局的檔案管理培訓。
　　在深圳市檔案局參加培訓時，有個老師給我們講了一個案例：某公司老總剛進入社會時，畢業前是某高校的高材生，為了生計來到公司，他的第一份工作就是檔案管理，做了三個月，把公司凌亂的檔案整理一新，建立了簡單的檔案管理系統。因工作出色，很快他成為董事長秘書，后來在該公司成長起家走上老總的崗位。當課程結束交流的時候，我請教老師檔案管理的問題，他告訴我檔案管理最重要的是先建立一個很好的框架，框架建好了才能做好。在后面的工作中，我就特別重視框架，這為我做好檔案管理工作帶來了很大的幫助。
　　這件事給了我一個啟示：不要輕視任何一項工作，只有認真對待每一項工作，才能收獲成長，獲得成功。偉人領袖毛主席也專門從事過檔案相關工作，曾于1918年在北大圖書館擔任圖書管理員。
　　在培訓結束后，根據培訓期間所學習到的檔案管理專業知識，加上農產品總部有幾個非常專業的檔案管理前輩，所以在日常工作中有不懂的專業知識，即時請教，年底，公司成立了檔案室，正式由我接手負責公司檔案管理工作。后來我才知道這項工作是在幾個部門之間推來推去的一項工作，大家都不想做。但我認為，同樣工作，到了不同人的手里，結果會完全不同。
　　2002年，公司檔案管理工作在我的努力下，規范了很多。農產品總部領導下來檢查時，對檔案管理工作大加贊賞。同年，由深圳市農產品股份公司人事部推薦，我被深圳市檔案局和深圳市人事局評審為助理館員。
　　因各種原因，2003年從農產品離職，我先后就職于某高科技股份公司和某大型醫藥集團公司(均為上市企業)負責檔案管理工作。每次新入職一家公司，都是對我工作的重大考驗。因為相對于其它工作，檔案管理工作是“養兵千日，用兵一時”的一份工作，必須以良好的心態來面對，不能急于求成。而且必須在盡量短的時間內了解檔案管理的現狀，并盡快解決。在這兩家公司任職期間，我把公司的檔案管理工作做得井井有條，工作能力得到了企業領導的一致肯定。
　　2009年下半年，我幸運地進入一家大型的上市企業集團總部任檔案主管，負責統籌整個集團的檔案管理工作。集團的控股下屬企業三十多家，而且每年都在新增。公司之前對檔案管理工作相對不太重視，也不規范。我入職后，建議集團領導加強企業檔案管理工作。集團總部及各下屬一級企業迅速建立了專門的檔案室，設專職檔案管理員，部門設兼職檔案員，形成了覆蓋全集團的檔案管理網絡。為確保檔案工作制度化、規范化和標準化，我制訂了《集團檔案管理制度》等相關條例，并嚴格加以執行。并對各下屬企業的檔案管理員進行培訓，親自到下屬企業檢查并指導檔案管理工作等。2009年底集團安裝了覆蓋全集團一級企業的檔案信息管理系統，實現了檔案目錄和全文的電子化，使得檔案工作朝規范化、電子化、信息化邁進了一大步。目前，整個集團檔案門類齊全，形成了以經營檔案為主，涵蓋行政管理類、產品及生產管理類、財務審計類、人事勞資類、投資管理類、技術研發類、設備儀器類、聲像檔案類和實物檔案類11大類的檔案資料，全面真實地記錄了集團在10多年創業發展中各項經營活動的情況。集團檔案室已從原來傳統的單一檔案管理部門，逐步發展成為集檔案、資料、信息、情報于一體的企業檔案信息中心。在檔案管理上，大到項目投資、投資建廠，小到行政公文，都進行了一絲不茍的分類保管，保證了集團檔案的完整性。無論是研發、科技創新、榮譽申報，還是在企業文化、后勤保障、員工福利等方面都發揮了實實在在的作用。目前，整個集團的檔案管理工作已初見成效，為集團日益發展作出了應有的貢獻。
　　隨著集團的不斷發展壯大，集團新建公司和新建項目越來越多，集團領導案對檔案管理工作越來越重視。2010年10月，集團成功地收購了廣東汕頭一家市值10多億的大型企業。在與原企業進行工作交接的過程中，公司領導要求我負責所有檔案資料的監交工作，這對我的檔案管理工作經歷又是一次新的考驗。檔案交接是一項認真細致、手續嚴密、責任重大的工作。領導要求所有檔案安全完整，確保今后的檔案工作能夠連續不斷有序進行。我從原公司的行政人事資料、財務審計、技術工藝、設備、基建等檔案資料一一清點，認真履行職責，堅持原則，按程序辦理，一絲不茍地完成了所有檔案資料交接，交接雙方在監督之下認真做好移交、接收工作，做到帳物相符，手續齊全，并在交接清單上注明交接時間、監交人、移交人、接收人的姓名及移交清冊冊、頁數等。移交文據一式３份，移交人、接收人各執一份，單位存檔一份。前前后后連續工作了10多天，終于完成了這次檔案資料的交接。等把所有的檔案交接完畢，此次收購才算正式完成。實踐證明，做好檔案交接工作是維護檔案完整的基本保障，為今后該企業的運轉起到了至關重要的作用。此次工作的圓滿完成，得到了集團領導的高度贊揚。
　　如今，集團檔案室每天都有人來查閱利用檔案。除實體借閱利用外，檔案室還充分利用信息化手段，建立了一個覆蓋全集團的檔案信息系統，同時逐步將館藏實體檔案進行掃描數字化加工，錄入檔案系統，可以在檔案管理系統隨時查詢檔案目錄和原文，大大提高檔案利用效率。檔案利用，為集團經營發展提供了強有力的歷史支撐。集團檔案記載了集團經營管理及發展壯大的全部。經營管理類檔案有著集團10多年來內部管理和產品銷售等方面的經驗和教訓，產品技術類記錄了集團的技術創新與發展成果。這些檔案資料在整個集團的經營管理中起著重要的作用，也為集團在商業競爭和發展中提供了強有力的支撐，成為了企業維權的有力武器。例如，在集團與某企業的官司訴訟中，檔案發揮了舉足輕重的作用。集團檔案室接待了數次歷史資料查閱，并提供了大量合同、會議材料和來往信函等各類檔案材料數份，將事實真相呈現在法律和民眾面前，為維護集團自身的合法權益提供了強有力的歷史憑證。
　　黨和國家一貫高度重視檔案工作，多次強調要積極采取各種措施，促進檔案事業發展。胡錦濤總書記指出：“檔案是全黨、全國人民各方面活動的真實記錄，是各項事業持續發展的重要依據，它不僅對深化改革、發展經濟、推動科技進步、提高國民素質有促進作用，而且對維護祖國統一、加強民族團結、保持社會穩定有重要作用。”據統計，在近20年來的全國人民代表大會會議上，有13次國務院《政府工作報告》提出要重視和加強檔案工作。在2010年召開的十一屆全國人大三次會議上，溫家寶總理在《政府工作報告》中再次深刻指出：“促進哲學社會科學、廣播影視、新聞出版、檔案事業發展，繁榮文學藝術創作，加強文物和非物質文化遺產保護。”這充分說明，檔案工作關乎中國特色社會主義建設大局，關乎黨和國家加快推進小康社會建設的整體部署。
　　所以，無論我們從事哪行工作，都要認真對待，才能收獲成長，獲得成功。從事檔案管理工作的同行們，讓我們共同進一步提高管理水平和服務能力，使檔案工作更好地服務于各項事業，共同努力促進檔案事業的發展。