中職學校檔案管理中存在的問題與對策

　　學校檔案是指在教學、科研、黨政管理和其他各項活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同載體的歷史記錄。學校檔案工作是辦好學校的重要基礎工作之一，是衡量學校教育質量和管理水平的一個重要標志，也是評估學校全面建設的重要內容。本文以廣東省梅州市中職學校檔案管理現狀為例，談談學校檔案管理中存在的問題與對策。
　　一、中職學校檔案管理中存在的問題
　　我市中職學校檔案管理工作，在領導和檔案員努力下均能盡心盡職地建立和完善各類檔案資料，為促進學校發展作出應有的貢獻。但從形勢發展需要看，在檔案管理工作中也存在不足之處，主要問題是：
　　1. 重視檔案管理程度還有差距
　　有部分學校領導對檔案管理工作的認識較為簡單，要用資料時十分重視，不用時往往忽視，對加強檔案管理的重要性認識還存在一定差距；認為學校不是什么政府職能部門，檔案管理沒必要也不可能要求得那么嚴格。長期以來，由于人們對檔案管理意識不強，認識不到檔案工作在學校建設中的重要性和必要性，這是檔案管理中重視程度存在差距的一個重要原因
　　2. 檔案管理人員缺乏且素質偏低
　　專業的檔案管理人員缺乏和現有的檔案管理人員業務水平偏低是中職學校普遍存在的問題。有的中職學校檔案管理人員只有一個人，而且是臨時配備的。另外，一些檔案管理人員不是檔案專業畢業的或者沒有經過培訓就上崗，不具備最基本的檔案管理業務知識。檔案管理人員業務水平不高，專（兼）職檔案員缺乏系統培訓，對檔案工作的分類、歸檔、整理、保管、利用等業務知識未能很好掌握，很難使檔案工作走上規范化。
　　3. 檔案信息載體結構單一
　　目前中職學校檔案館（室）的管理手段較為陳舊落后，有些還是手工作業，文件立卷歸檔后，檔案工作人員還要對其進行加工，如調整與編目。機械的手工抄寫，不僅重復性勞動工作量大、時間長、速度慢，同時也極大地限制了檔案的處理速度。致使檔案管理人員無暇顧及對某些有價值的檔案資料進行有效地開發利用，查閱檔案也因管理手段落后、案卷調動頻繁而造成磨損嚴重，且檢索速度慢，查找準確率低、查全率低。
　　4. 檔案收集資料不夠完整
　　學校檔案主要積累教育、教學、科研和黨政管理等資料較多，但資料收集不夠完整。如外出參加會議的人員不會主動把會議文件交給有關檔案人員歸檔，而檔案人員對學校外派人員參加會議的情況又不了解，往往造成了會議文件未能歸檔或不及時。有些教師對教學檔案的歸檔還持抵觸態度，認為教案、自編講義等材料是自己在教學過程中取得的成果，屬于私有財產，若經檔案部門歸檔后就會成為公有財產，容易抹殺個人的成績，再借用時手續煩瑣，還是自己保管放心、方便。
　　5. 檔案硬件設施未能達標
　　有的學校還不具備最基本的保管檔案的通風、防潮、防霉、防盜、防火條件要求，檔案材料隨處散放，造成極大隱患。檔案保管設備不齊全，學校大部分檔案保管箱是上世紀七八十年代購置的，個別學校個別部門仍用木頭箱，很不規范，影響保管使用效果。
　　二、中職學校加強檔案管理中的對策
　　要求在做好檔案收集、整理、歸檔工作的同時，做到檔案管理方法科學化，管理手段高效化，管理工作標準化；建立檔案管理工作長效機制，使檔案價值得以充分體現，不斷促進學校各項事業的發展。采取的主要措施是：
　　1. 領導重視，完善檔案管理工作體系
　　學校領導應高度重視檔案管理工作，可成立以校長為組長、各科室負責同志和專職檔案人員參與的檔案工作領導小組；建立完善的檔案管理《綜合檔案室工作職責》《檔案管理工作規定》《檔案利用制度》等工作制度；以形成檔案管理體系機制，積極推進學校檔案管理工作發展。
　　2. 專員管理，強化檔案管理工作基礎
　　檔案管理工作水平的高低、質量的優劣，取決于檔案工作人員的素質。在加強政治思想教育和職業道德教育的同時，還必須要求檔案員真正做到“業務精通，愛檔如珍，維護歷史，兢兢業業，服務現實”的理念。加強檔案人員自身業務建設，一方面積極參加培訓學習檔案專業知識理論，另一方面建立檔案工作網絡。選拔年紀輕、懂電腦且熱愛檔案事業、默默奉獻的人擔任學校專職檔案管理員；運用現代化管理知識和先進技術設備，提高管理水平，使檔案工作跟上辦公自動化步伐，為學校教育、教學、科研和其他工作服務。因此，加強檔案人員的業務能力培養，提高檔案工作者素質，是加速檔案科技進步，推動檔案事業發展的關鍵。
　　3. 全民參與，增強檔案管理工作意識
　　通過向全體教職工宣傳檔案管理工作的重要性，舉辦檔案法規和制度的講座、開展檔案知識競賽，來增強教職工的檔案意識，促使各科室人員都能重視并支持學校檔案管理工作。各科室設兼職檔案員，積極參與和配合學校檔案管理工作，開展檔案的收集、整理、歸檔，從組織上保證檔案工作的順利開展。
　　4. 硬件支柱，保證檔案管理工作質量。
　　硬件建設是提高檔案水平的保障，同時也是保證檔案管理質量的最佳手段。要專門設立綜合檔案室，添購檔案管理設施設備，分類存放、編檔管理，做足防火、防盜、防潮、防光、防蟲、防高溫、防霉、防塵措施，確保檔案材料保管安全、利用方便、管理規范。
　　5. 多點開花，豐富檔案管理工作內容
　　檔案工作是一項積累性工作，檔案工作者在日常工作中要注重學校各類材料的收集和整理，全方位收集相關檔案資料；倡導全體師生支持學校，積極提供有記錄價值的教育教學、科研和其他有關資料；要努力拓寬檔案收集范圍，挖掘檔案資源，比如收集分散的知名校友檔案等，使室藏檔案內容豐富充實起來。另外，在學校學年教育教學過程中會產生很多資料，每完成一項活動或比賽，應及時分類別歸檔資料。學期結束，各部門把資料移交學校綜合檔案室；發現資料不齊全應及時補足，有些資料不及時收集，過時就難以補回，如開會、比賽過程的照片、聲像等。
　　6. 管理現代化，積極拓寬檔案服務領域
　　隨著社會科技的進步，檔案管理的現代化、信息化已是新時期檔案事業發展的重要方向。一方面利用現代化高科技手段提高檔案工作效率，使檔案工作從落后的手工操作走向現代化的管理。另一方面利用現代化管理手段將管理檔案信息及時提供給學校領導、各教研組（室）和社會有關部門，提供查閱便利，提高利用率，使他們親身體驗到檔案信息的價值，促使他們更積極主動地配合檔案部門做好工作。
　　7. 投入經費，重視節約檔案費用開支
　　要做好學校檔案工作，說起來容易，做起來確實有很多困難，難就難在分類多、分類細，需要專人整理和保管。因此，學校要把檔案工作列入發展規劃，在人員、經費、庫房、設備等方面給予保證。要把學校檔案管理工作搞好，必須投入一定數量人力和經費。但也要想方設法節約開支，如堅持在平日工作時間內收集、整理檔案資料，減少加班加點，節省開支；在資料形成前應考慮資料是否符合檔案管理規定要求，從各個環節上做到紙張的充分利用和節約使用，盡量減少人為的紙張浪費現象。
　　8. 與時俱進，使檔案工作與校園文化建設相結合
　　學校檔案是展示學校自身形象和價值觀建設成果的重要載體。因此學校檔案工作要站在廣闊的社會文化背景之下，努力體現多姿多彩的生命魅力和獨具個性的文化氛圍，努力與德育的各類活動相結合，成為校園文化建設的重要基地，最大范圍地反映學校的文化風貌和歷史面貌。
　　 （梅州農業學校）