加強學校檔案管理的幾點思考

　　摘 要： 檔案是記錄學校工作的重要載體， 學校管理者可以從檔案中總結經驗、教訓， 對學校現階段或未來的發展具有很大的指導作用和借鑒意義。本文主要對加強學校檔案管理提出幾點思考。
　　關鍵詞： 學校 檔案 管理
　　
　　檔案工作是一項系統工程，檔案的開發、整理、積累利用是學校管理工作的一項重要內容。學校檔案為學校的教學、科研和發展提供依據，在學校的建設中具有不可替代的作用。相對于其他系統學校的檔案有其特殊性，在檔案的管理和開發上有不同之處。我校是廣東一所市屬中職學校，如何加強學校檔案管理？在前人研究的基礎上［１］—［７］，我結合我校的檔案管理實際工作提出幾點思考。
　　1.提高全員檔案意識。
　　學校要定期組織全員培訓，學習《檔案法》和有關檔案法律知識，強化全體教職員工的檔案意識，充分認識檔案資料對個人的作用，以及學校發展的價值，使全體教職員工在日常工作中能自覺配合檔案管理人員做好檔案的整理、收集、立卷、歸檔工作。檔案是學校最寶貴的信息資源，是職業學校持續發展的基礎，檔案資料涉及學校各方面工作。因此，要做好檔案管理工作，學校就必須高度重視，大力宣傳檔案工作的重要性，使檔案意識潛移默化地影響全校教職員工。學校領導要將檔案工作納入學校總體規劃之中，并將其列為有關職能部門目標管理的考核內容；學校要明確科室職能和專人負責檔案管理，檔案管理人員要有具體的工作職責。
　　2.加強管理，完善制度。
　　只有把學校檔案管理納入目標管理的軌道，加大管理力度，才能推動檔案工作更快、更好地向科學化、規范化、制度化和現代化方向發展，從而促進學校整體工作水平進一步提高。建立健全學校檔案管理制度，使檔案工作做到有法可依、有章可循，促使學校有效收集、整理、利用檔案資料。建立科學的檔案管理體系，健全檔案管理的規章制度，是檔案管理工作的關鍵。學校領導應高度重視檔案管理工作，根據本校校情，針對學校檔案的收集整理、有效管理、合理利用等環節，認真制定和落實各項制度，如《學校檔案室工作職責》《學校檔案室管理制度》《學校檔案利用制度》等，并讓專人具體負責組織和指導資料的收集、分析、篩選、整理、立卷、歸檔等建檔工作。要重視檔案材料的填寫，做到如實填寫、書寫清楚、格式規范。檔案制成材料應符合要求，歸檔材料必須統一使用A4規格的耐久性較好的紙張，字跡材料應是耐久或比較耐久的，凡是不符合要求的，都必須退回，重新處理后方可歸檔。
　　3.充分發揮學校各級教學管理部門的作用，全面提高學籍檔案管理水平。
　　我校是廣東一所市屬中職學校，在多年的辦學過程中，已根據教育特點形成了自身管理的特色。學籍信息管理主要由幾個部門負責：招生辦形成招生信息，教務處形成學生個人基本狀況、學業成績、畢業和學位情況信息；教研室形成學生學習考試原始記載的信息。我校首先要著重抓好三級管理，建立以學校檔案室為主導，教務處、招生辦為主體，教研室為基礎的學籍檔案管理收集網絡。各中職學校由于辦學規模、辦學定位及內部管理模式的不同，因而學籍管理方式有所不同。一般學籍檔案分散在招生就業、系、教務處和學工處等部門，中職學校應在《分類法與工作規范》總體要求下，根據檔案內容，建立健全符合學校自身管理特色的學籍檔案管理的運作模式，確保準確全面高效地開展學籍管理工作。在《分類法與工作規范》的指導下，明確各級管理內容、管理職責；各級管理實行分工合作，信息共享，集中歸類，以逐步形成我校學籍檔案管理的有序狀態。其次，要重視學生實習檔案管理。否則教學意識和檔案管理意識不強，往往容易出現學生實習檔案管理不善、不規范的狀況。必須抓好薄弱環節的管理，學校應經常對學生實習檔案抽查，對有關人員培訓指導，及時發現問題，及時更正，準確和完整地反映學生在校各個時期的學習表現等情況。
　　4.進一步提高各級專兼職檔案人員的素質。
　　由于學校檔案工作是一項基礎性的管理工作，是默默無聞、為他人作嫁衣的配角的工作，因此檔案工作者要具有寬大的胸懷、良好的心態，以事業為重，腳踏實地、兢兢業業、無私奉獻。檔案人員的素質是政治素質、業務素質、知識素質的總和，是檔案人員完成專業工作的必要條件。當今社會科學技術日新月異，知識化、信息化迅速發展，檔案載體豐富多樣，這就要求檔案管理人員不但有較高的檔案業務素質，而且掌握先進的科學管理技術，精通計算機、網絡技術、多媒體技術，具備信息處理和分析能力。
　　5.做好教學檔案的利用服務工作。
　　在中職學校的教學檔案中存在大量的本校獨有的原始信息，應當充分利用這一優勢，有針對性地整理，形成具有實用價值的、準確性、權威性較強的教學檔案信息，為學校領導和有關部門科學決策和教學研究提供高質量的服務。在教學檔案服務的方式上，要改變那種“等客上門”的固定時間、固定地點的被動服務方式，開展多渠道、各層次的綜合服務。
　　6.應用計算機網絡技術管理教學檔案。
　　運用計算機網絡技術開發利用檔案信息是一項技術性較強的工作，首先要加強檔案管理人員隊伍建設。檔案管理人員要認真學習計算機技術、網絡技術、多媒體技術等，并將其應用于檔案管理與信息技術的開發利用中。檔案管理人員要運用現代化的管理手段，建立系統有效的目錄和檢索體系，開發和使用檔案管理軟件，實現檔案信息網絡共享，積極有效地開發教學檔案的信息資源。加強學校教學檔案部門的硬件基礎設施，配備先進的設備，為學校教學檔案現代化管理和檔案信息資源的開發利用提供強有力的保障。建立現代化檔案管理系統，是快速準確地開發教學檔案信息資源的有效途徑。
　　7.提高檔案信息咨詢服務工作。
　　中職學校可以充分利用自身人才與管理的優勢，為一些企事業單位提供檔案工作方面的咨詢服務。與圖書館參考咨詢略有區別的是，檔案咨詢范圍一般以檔案內容、館藏檔案知識及查閱方法（查找途徑、檢索工具的使用法等）為限，即使是事實性咨詢（指各種事物、數據、規定等特種事項的提問），也只用檔案中記載的內容回答，分析研究不是檔案咨詢服務的任務。中職學校檔案室作為一個專業性很強的檔案管理機構，要依靠館內高素質人才豐富的專業知識，對外提供信息咨詢服務，全面開展信息服務工作，例如檔案管理業務咨詢、檔案管理流程咨詢等。由檔案工作人員根據用戶要求提供檔案資料，大到為學校決策提供依據，為基本建設項目提供圖紙，小到為教師、學生的具體問題，如調令、成績單等提供依據。用戶經常提出的有關咨詢項目有：政策性、法規性條文；數據、圖表；事件發生的時間、地點、條件、過程；部門和個人的情況。檔案工作是一個單位工作發展的基礎性工作，做好檔案工作能夠為學校帶來意想不到的積極效果，使工作的開展事半功倍，因此越來越多的學校認識到檔案管理的重要性，迫切希望得到檔案業務方面的指導，提高學校的檔案管理水平。
　　
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