MATCH\\INDEX函數在高校學生信息管理中的應用

摘要Microsoft Excel是目前市場上最流行的數據處理軟件，廣泛應用于財務、銷售、統計、管理等眾多領域。本文以舉例分析的方式來探討Excel中MATCH、INDEX函數在高校學生信息管理中的應用。實踐證明：利用MATCH和INDEX函數的嵌套公式，有效地解決了高校學生信息管理工作中的難題。

中圖分類號：TP315 文獻標識碼：A

Application of MATCH、INDEX in College Student Information Mnagement

LIANG Jianfeng

(Department of Computer and Information Engineering， Guangxi Technological College

of Machinery and Electricity， Nanning， Guangxi 530007)

Abstract Microsoft Excel is the most popular data processing software in market， it's widely used in the aspects of finance， marketing， statistics， management and so on. This article discusses the application of MATCH、INDEX function in Excel in college students information management by examples. It's proved that nested formula used in MATCH and INDEX function， can effectively solve the problems of college students in the information management.

Key wordsExcel; MATCH; INDEX function; nested function

高校的學生信息管理是一個龐大、重要的數據管理體系，包含了學生成績管理、學生基本情況信息管理、學生獎評榮譽信息管理、貧困生檔案管理、畢業生就業信息管理等等許多方面。隨著高校學生規模的不斷擴大，使得高校學生信息管理的工作越來越繁重，傳統的手工作業方式耗費了大量的人力物力，并伴有產生錯誤結果的可能性。在信息技術飛速發展的背景下，辦公自動化軟件取代了傳統的手工作業方式，在學生信息管理工作中發揮了舉足輕重的作用，很大程度上提高了數據處理的效率。本文結合工作中的實際案例，介紹了查找與引用函數MATCH和INDEX的靈活構造在高校學生信息管理工作中的應用。

1 查找函數MATCH的有關說明

1.1 MATCH函數的功能

查找函數MATCH用來返回在指定方式下與指定數據匹配的數組中元素的相應位置，而不是匹配元素本身。

1.2 MATCH函數的語法格式

MATCH (lookup_value，lookup_array，match_type)

（1）lookup_value在數組中所要查找匹配值，可以是數值、文本或邏輯值，或對上述類型的引用。

（2）lookup_array含有要查找的值的連續單元格區域，一個數組或是對某數組的引用。

（3）match_type 為查找方式，取值為數字-1、0或1，它指定了Microsoft Excel將lookup_value與lookup_array中數值進行匹配的方式。

1.3 MATCH函數使用的注意事項

（1）函數MATCH返回lookup_array中目標值的位置，而不是數值本身。

（2）查找文本值時，函數MATCH不區分大小寫字母。

（3）如果函數MATCH查找不成功，則返回錯誤值#N/A。

（4）如果match_type為0且lookup_value為文本，lookup_value可以包含通配符星號(*)和問(?)。其中星號可以匹配任何字符序列；問號可以匹配單個字符。

1.4 MATCH函數的簡單應用

通過MATCH函數，我們可以在《學生成績表》中，從成千上萬條的學生記錄中快速查找到該生姓名的位置從而方便的看到其他相關的信息。只要確定要查找的學生姓名、要查找的數據范圍和查找方式，就可以快速、準確的得到我們想要的結果，圖1中F3單元格的公式為“=MATCH(E3，B1:B10，0)”。

圖1MATCH函數的簡單應用實例

2 引用函數INDEX的有關說明

2.1 INDEX函數的功能

引用函數INDEX用來返回工作表或區域中，指定的行與列交叉處的單元格的值或引用。函數INDEX有兩種語法形式：數組形式和引用形式。數組形式通常返回數值或數值數組；引用形式通常返回引用。在高校學生信息管理工作中，我們主要應用數組形式。

2.2 INDEX函數的語法格式

數組形式：INDEX(array，row_num，column_num)返回數組中指定單元格或單元格數組的數值。

（1）array 為單元格區域或數組常量。

（2）row_nun 為數組或引用中要返回值的行序號。

（3）column_num 為數組或引用中要返回值的列序號。

2.3 INDEX函數使用的注意事項

（1）如果同時使用row_num和column_num，函數INDEX返回row_num和column_num 交叉處的單元格的數值。

（2）如果將 row_num 或 column_num 設置為0，函數 INDEX 則分別返回整個行或列的數組數值。若要使用以數組形式返回的值，請將INDEX函數以數組公式形式輸入，對于行以水平單元格區域的形式輸入，對于列以垂直單元格區域的形式輸入。若要輸入數組公式，請按 Ctrl+Shift+Enter。

（3）row_num和column_num必須指向array中的某一單元格，否則，函數INDEX返回錯誤值#REF!。

2.4 INDEX函數的簡單應用

MATCH函數在單元格F3中，確定了學生李明姓名的位置位于單元格區域B1:B10的第6行，再通過INDEX函數在指定單元格區域中返回李明的總成績，圖2中G3單元格的公式為“=INDEX(A1:C10，6，3)”。

圖2INDEX函數的簡單應用

3 MATCH和INDEX嵌套函數在高校學生信息管理中的應用

在高校學生信息管理工作中，我們經常需要查找和引用大量數據，用眼力手工翻閱查找和手動的輸入、復制、粘貼一條條信息，是最為低效的方法。對于解決這類問題，運用MATCH函數和INDEX函數的靈活構造，建立數據鏈接：先用MATCH函數確定數據所在行或列，再利用INDEX函數返回該行和列交叉單元格處的數據，從而自動獲取記錄，進行快速的查詢。

3.1 在同一工作表中的聯合應用

《學生基本情況信息表》是各個學校獲取學生基本信息的重要來源，作為一個擁有上萬學生人數的高校來說，當我們要輕松快捷的獲悉某位學生的基本信息時，可通過使用MATCH、INDEX的嵌套函數在工作表進行數據的自動引用，來建立快速查詢。

如圖3所示，A4:M23區域為《學生基本情況信息表》中各系部各類學生的基本信息，在A1：M3區域建立一個簡單的數據查詢系統，來簡易、精確和迅速的實現查詢。通過MATCH和INDEX函數的結合使用，在C3單元格輸入公式：“=INDEX($C$6:$M$23，MATCH($B$3，$B$6:$B$23，0)，MATCH(C2，$C$5:$M$5，0))”，得出與B3單元格對應姓名的學生學號。

對于C3單元格的公式分析：首先利用MATCH($B$3，$B$6:$B$23，0)函數精確查找出B3單元格的值在單元格區域B6:B23中的行號，再利用MATCH(C2，$C$5:$M$5，0)函數精確查找出C2單元格的值在區域C5:M5中的列號，最后根據找到的行和列交叉的單元格用INDEX函數在C6：M23的區域中找到相應的學生的學號。

圖3利用MATCH函數和INDEX函數嵌套查詢學生基本信息

把鼠標移至C3單元格的右下角，當鼠標指針顯示為“十”形狀時，按住鼠標左鍵向右拖動至M3單元格。在B3單元格中輸入學生姓名“劉華”，即可在C3：M3區域中得出該生的對應基本信息。

3.2 在同一工作薄不同工作表中的聯合應用

學校與學生間的獎學金、助學金以及退費等等的資金發放，是通過將費用轉賬到學生的銀行卡上完成的。為了確保將資金安全、準確轉賬到相應的學生賬戶上，在轉賬前，我們必須制作一張銀行卡號確認表，讓學生核對信息。在入學時，每位學生已獲得唯一對應的學號和已自行申請辦理銀行卡，學號和銀行卡號分別記錄在《學生基本情況信息表》（見圖3）和《學生銀行卡號匯總表》（見圖4）中。

圖4學生銀行卡號匯總表

以圖5的《獎學金發放銀行卡號確認表》為例，學生的姓名以獲得獎學金的等級情況來排序，手工的查找、錄入或復制粘貼，麻煩費時，極易出錯。利用MATCH和INDEX函數的結合應用，將《學生基本情況信息表》、《學生銀行卡號匯總表》與該表建立數據鏈接來返回《獎學金發放銀行卡號確認表》中學生姓名對應的學號和銀行卡號，可以排除復雜和不準確性。在B4單元格中輸入公式:“=INDEX(學生基本情況信息表!$C$6:$C$23，MATCH($C$4:$C$12，學生基本情況信息表!$B$6:$B$23，0))”，在E4單元格中輸入公式:“=INDEX(學生銀行卡號匯總表!$C$3:$C$20，MATCH($C$4:$C$12，學生銀行卡號匯總表!$B$3:$B$20，0))”，分別得出對應學生姓名的學號和銀行卡號。

對于B4單元格的公式分析：首先利用MATCH($C$4:$C$12，學生基本情況信息表!$B$6:$B$23，0)函數精確查找出《獎學金發放銀行卡號確認表》中C4:C12單元格區域的值在《學生基本情況信息表》B6:B23區域中的行號，列號不變，最后根據找到的行號和列號用INDEX函數從《學生基本情況信息表》C6：C23的區域中找到《獎學金發放銀行卡號確認表》中相應的學生的學號。E4單元格公式同理。

圖5獎學金發放銀行卡號確認表

把鼠標移至B4和E4單元格的右下角，當鼠標指針顯示為“十”形狀時，按住鼠標左鍵向右拖動至B12和E12單元格，即可得出獲得獎學金學生的學號和銀行卡號。

《獎學金發放銀行卡號確認表》中，只要修改獲獎學金學生的姓名，則與該生匹配的學號和銀行卡號會相應的產生變化；如果《學生基本情況信息表》和《學生銀行卡號匯總表》中的記錄被修改，則《獎學金發放銀行卡號確認表》中獲獎學生的需核對的記錄也會改變。由此可見，MATCH和INDEX函數組合的公式應用不但簡單、而且十分靈活，在讓繁瑣的信息管理工作變得簡化。

4 總結

通過以上的應用實例，針對高校學生信息管理工作的需要，我們可以看到利用MATCH和INDEX的嵌套函數可以對管理的數據進行有效的整合，在保證結果準確性的同時，能夠有效的減輕管理人員的工作負擔。該嵌套函數較LOOKUP、VLOOKUP和HLOOKUP函數的靈活性更強，同時，對比用程序開發的專業學生信息管理數據庫系統軟件，管理人員不需要成為計算機專業人士就可以運用，規避了非專業人員使用和維護系統的困難，有很強的實用性。

MATCH和INDEX的嵌套函數的應用，讓工作過程變得易于操作、效率提高，結果也更為可靠，為學生信息管理工作的順利開展打下了堅實的基礎。由于該嵌套函數有良好的通用性，它的適用范圍同時也可以延伸到人力資源管理、工程造價報表、物流運輸管理等等不同的行業和領域。

參考文獻

[1]周賀來.Excel 2007公式、函數與圖表職場應用實例[M].北京:機械工業出版社，2009:131-134.

注：本文中所涉及到的圖表、注解、公式等內容請以PDF格式閱讀原文