校外教育教務工作系統化管理問題探析

摘 要：校外教育學員人數多、規模大、教務管理工作人員少、情況復雜多變，傳統的管理方式工作量大，效率低。本文旨在認識校外教育教務管理系統建設的重要性，旨在探討以計算機和網絡為依托，實現數據庫資源共享，從而實現教務管理工作的系統化，提高管理水平。

關鍵詞：教務管理； 系統化； 數據庫

中圖分類號：G473 文獻標識碼：A 文章編號：1006-3315（2012）01-164-002

教務管理是校外教育管理的主要部分，具有重要的作用。教務管理是管理者遵循教學規律和管理規律，通過一定的管理手段使教學活動有序進行，并順利達到既定目標的全過程。與學校教育規模小、偏重于知識教育、偏重于課堂教學、相對單純的教育管理相比，校外教育規模大、更具實踐性、趣味性、社會性、靈活性，教務管理工作任務十分繁雜，從招生宣傳到班級設置，從教學時間、教學計劃制定到教學質量考核，從教師聘用到與家長的溝通交流，形式多樣，特點鮮明。如何吸引更多的學員來接受培訓？如何提高學員的續報率？如何科學合理設置科目、安排教學時間、教學內容及教學形式……如何將這些工作有機結合，尋找一種新的、高效的教務管理模式，成為當務之急，是每一個校外辦學機構都必須面對的一個問題。

常州少年宮是由市政府、市教育局投資興建的公益性全市中小學員校外教育活動基地，全年分三個學期：春期、暑期、秋期，每學期聘請兼職教師140多名，培訓班級570多個，培訓學員1.1萬多人次，全年達3.3萬多人次。班級多、學員多，教務管理人員少(僅4人)。以往都是以手工操作為主，進行科目、班級設置、招生、調班、退費、查詢等，工作量大、速度慢，工作效率低且出錯率高（如：某學員要調班，工作人員需在成堆的名單中找到某個名字，用筆畫掉，再把名字寫到另一張名單中。如此重復，方法單一，手段簡單），這種舊模式已不能適應現代教務管理的要求。為此，我們提出了系統化管理的思路。

所謂教務工作系統化管理，主要有兩個層面的意思，一是能促進校外教育健康可持續發展的一系列教務管理策略；二是基于這些策略，構建網絡教務管理系統。

一、教務工作系統化管理的功能

教務管理系統要滿足學員、教師及各職能部門的各種不同需求，具備信息輸入、編輯、查詢、統計等功能，以實現教務工作的系統化、自動化管理，必須滿足以下要求：

1.標準化：管理系統內部各數據庫之間能實現數據共享；

2.簡單化：界面友好，操作簡單，只要懂得計算機基本知識的人員就會使用；

3.高效化：通過網站、短信等現有通信手段，有效傳輸各種教務管理信息，及時反饋家長、學員提出的意見，快速查詢學員信息、實時調班，使各項管理工作快速、方便、準確、規范、安全地得以實現；

4.實時性：各種招生情況的統計信息能做到實時反饋、顯示；

5.可擴展：支持網上支付寶平臺，能實現網上招生、收費、退費等。

二、教務工作系統化管理的策略

1．建立計算機網絡應用及數據庫

基于計算機網絡、構筑在多個數據庫之上的教務管理系統，有多個軟件組成，是實現教務工作系統化管理的基礎，是實施各項策略的有效平臺。

管理最基本的內容是數據。數據的搜集、統計、加工、維護和傳遞，不僅任務繁重，而且有大量的重復勞動。計算機網絡技術以及計算機數據庫管理系統的應用可以極大地提高數據處理的實時性、準確性、快捷性。

校外教育教務管理系統，涉及校外教育教務管理各個環節，包含公共設施信息、學員信息、教師信息、科目、班級設置、報名收費、實時顯示、選班、調班、教學評價等多個子系統。各個子系統之間既相互關聯，又各自獨立，局域網或Internet網絡用戶都可以訪問這個教務系統，大大加強了系統數據的共享能力。同時利用Call center計算機語音提示系統，還可以用傳統的電話方式為各方提供自助式的教務信息服務。學員在報名時，把基本信息存入卡內，以后所有的調整與交費續報都只需“刷卡”完成，利用“一卡通”實現管理的自動化。

2．實施“超市化”管理模式

校外教育是我國教育事業的重要組成部分，與學校教育相輔相成、互為補充。校外教育設置的教學科目，應與學校教育相銜接，但又不是重復性的延續。它必須以學員的興趣愛好為出發點，講究學科的實踐性、趣味性、靈活性等，具有“超市”特色，激發學員主動參與的熱情，享受學習的樂趣。

2.1課程設置呈現“超市”模式。體現在科目班級設置的多樣性上：從科目設置上，分為文化類、科技類、藝術類、器樂類、體育類；從班級設置上，分為大課班（每班25人）、中課班（每班15人）、小課班（每班10人）、一對幾；從上課模式上，分為連續班（連續上15次課）、分時班（每周上2次課）；從時段不同上，分為短訓班、長訓班、上午班、下午班、晚上班；從課程深淺上，分為初級班、中級班、高級班。

2.2體現在選擇的開放性上：每個學員根據自己的愛好、興趣，自主選擇上課的班級、時間，自主選擇授課的教師。

2.3課程內容呈現“超市”特色。體現在：一是趣味性，根據青少年學員的興趣來設置教育內容，寓教于樂。二是實踐性，讓青少年學員在實踐體驗中接受教育，動手動腦，獲取知識。三是靈活性，根據社會的需要設置教學課程和教學內容。四是社會性，堅持面向需求、服務全體青少年學員，為他們提供了更大的交往空間、更新的知識源泉、更多的活動平臺。

2.4課程實施呈現“超市”效應。把科目的選擇權交給學員，不僅讓學員能選擇到自己感興趣的學習內容，還能實現一定程度的自我管理，減少退費、調班等現象。這樣，在激發學員求知欲，促進學員個性優先發展的同時，也能最大限度地減少了教務管理工作的負荷，事半功倍。

3．開設網上報名服務系統

每學期報名招生、調班期間，少年宮人潮涌動、人山人海，十幾個報名點前都排起了長龍。為了確保給孩子報上名，有些家長在凌晨3時就來少年宮排隊；為了給孩子安排一個滿意的教學時間，進行班級調整，有些家長需要來少年宮很多次才能完成（因為班級名額滿員，有出才能進）。如此嘈雜的招生場面，增加許多安全隱患（如：偷竊、中暑、踩踏等）的同時，也給周邊道路安全管理工作帶來了許多不便。

為了方便家長自主給孩子報名、調班、退費等，妥善解決上述隱患，提高少年宮的工作效率，合理分流，經少年宮辦公會議討論通過，已上報教育局審核，開設網上報名服務系統，可通過支付寶平臺交費。支付寶是一個電子商務支付平臺， 通過互聯網，提供各種安全、方便、個性化的在線支付業務。

如此，不管家長身處何地，只要通過互聯網登錄少年宮網站，按照相關提示，就可以為你的孩子進行報名交費、查詢、調班、退費等所有手續。在方便家長的同時，也極大地提高了少年宮的工作效益。

4.建立教學評價信息系統

校外教育教學評價主要包括：學業成績、活動成績、評教、續報率、投訴。學業成績包括學員的學習成績、參賽獲獎等；活動成績是指教師組織的各項活動，如公益講座、教學成果匯報、對中小學教師的指導等；學員可利用互聯網遠程登錄該系統，參與相應的評教，主要有家長評教、學員評教。另外，系統還可對各班的“續報率”、各類“教學投訴”作出統計，從而實現對教師教學的綜合評價。

5．實施動態化教學管理

5.1機制靈活化。校外教育的管理模式應是動態發展而非一成不變的。在不同階段，不同情況下，管理方式應有所調整。如關于班容量的設置：硬筆書法教學，原先都是大班課，每班45人左右，學員以在讀中班、大班為主，由于人數多、年齡低、課堂紀律差，教學效果很不理想，家長意見很多，現改成中課班，每班25名學員，允許一名學員帶一位家長陪讀，不但課堂紀律得到了保證，同時，陪讀的家長也可以學到相關知識，課后給孩子一定的輔導，這樣學習就得到了保障。

學校教育的課程設置一般是固定的，而校外教育在科目的開設上有一定的靈活性，可根據社會需求作適當適時的調整。如為了弘揚民族文化，今年暑假我們將增設京劇、錫劇培訓班。

5.2評價多樣化。為了促進管理更有效，我們采用靈活的激勵機制，采用多樣化的評價方式來檢測教學效果。如：教師自評、教師互評、專家點評；學員評議、家長評議、領導評議；網上評議、網下評議；學員調查、家長問卷等。

5.3考核實效化。多樣化的評價結果，將及時反饋給教師本人，同時還將與年終考核掛鉤，與教師的收益掛鉤，做到優質優酬，優勝劣汰。考核實效化，一方面可激發教師的積極性，提高自身教學水平；另一方面，可增加教師的憂患意識，保持積極的進取心，不斷學習，不斷調整，不斷提高。

校外教育實行教務工作系統化管理不僅十分必要，而且具有重要的意義。這種工作方式把許多原來手工的操作變成了借助計算機網絡來操作，把原先較為繁重復雜的事情程序化、簡潔化、自動化，既便捷快速，又有較高的準確性，既提高工作效率，又節省人力、物力、財力。由于實現了系統化管理，操作更為有序靈便，各種檔案資料信息更為完整，可以為學校教育提供有益的參考和補充，從而促進學員的全面發展。