校外教育教務(wù)工作系統(tǒng)化管理問(wèn)題探析

摘 要：校外教育學(xué)員人數(shù)多、規(guī)模大、教務(wù)管理工作人員少、情況復(fù)雜多變，傳統(tǒng)的管理方式工作量大，效率低。本文旨在認(rèn)識(shí)校外教育教務(wù)管理系統(tǒng)建設(shè)的重要性，旨在探討以計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)為依托，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)資源共享，從而實(shí)現(xiàn)教務(wù)管理工作的系統(tǒng)化，提高管理水平。

關(guān)鍵詞：教務(wù)管理； 系統(tǒng)化； 數(shù)據(jù)庫(kù)

中圖分類號(hào)：G473 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1006-3315（2012）01-164-002

教務(wù)管理是校外教育管理的主要部分，具有重要的作用。教務(wù)管理是管理者遵循教學(xué)規(guī)律和管理規(guī)律，通過(guò)一定的管理手段使教學(xué)活動(dòng)有序進(jìn)行，并順利達(dá)到既定目標(biāo)的全過(guò)程。與學(xué)校教育規(guī)模小、偏重于知識(shí)教育、偏重于課堂教學(xué)、相對(duì)單純的教育管理相比，校外教育規(guī)模大、更具實(shí)踐性、趣味性、社會(huì)性、靈活性，教務(wù)管理工作任務(wù)十分繁雜，從招生宣傳到班級(jí)設(shè)置，從教學(xué)時(shí)間、教學(xué)計(jì)劃制定到教學(xué)質(zhì)量考核，從教師聘用到與家長(zhǎng)的溝通交流，形式多樣，特點(diǎn)鮮明。如何吸引更多的學(xué)員來(lái)接受培訓(xùn)？如何提高學(xué)員的續(xù)報(bào)率？如何科學(xué)合理設(shè)置科目、安排教學(xué)時(shí)間、教學(xué)內(nèi)容及教學(xué)形式……如何將這些工作有機(jī)結(jié)合，尋找一種新的、高效的教務(wù)管理模式，成為當(dāng)務(wù)之急，是每一個(gè)校外辦學(xué)機(jī)構(gòu)都必須面對(duì)的一個(gè)問(wèn)題。

常州少年宮是由市政府、市教育局投資興建的公益性全市中小學(xué)員校外教育活動(dòng)基地，全年分三個(gè)學(xué)期：春期、暑期、秋期，每學(xué)期聘請(qǐng)兼職教師140多名，培訓(xùn)班級(jí)570多個(gè)，培訓(xùn)學(xué)員1.1萬(wàn)多人次，全年達(dá)3.3萬(wàn)多人次。班級(jí)多、學(xué)員多，教務(wù)管理人員少(僅4人)。以往都是以手工操作為主，進(jìn)行科目、班級(jí)設(shè)置、招生、調(diào)班、退費(fèi)、查詢等，工作量大、速度慢，工作效率低且出錯(cuò)率高（如：某學(xué)員要調(diào)班，工作人員需在成堆的名單中找到某個(gè)名字，用筆畫掉，再把名字寫到另一張名單中。如此重復(fù)，方法單一，手段簡(jiǎn)單），這種舊模式已不能適應(yīng)現(xiàn)代教務(wù)管理的要求。為此，我們提出了系統(tǒng)化管理的思路。

所謂教務(wù)工作系統(tǒng)化管理，主要有兩個(gè)層面的意思，一是能促進(jìn)校外教育健康可持續(xù)發(fā)展的一系列教務(wù)管理策略；二是基于這些策略，構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)教務(wù)管理系統(tǒng)。

一、教務(wù)工作系統(tǒng)化管理的功能

教務(wù)管理系統(tǒng)要滿足學(xué)員、教師及各職能部門的各種不同需求，具備信息輸入、編輯、查詢、統(tǒng)計(jì)等功能，以實(shí)現(xiàn)教務(wù)工作的系統(tǒng)化、自動(dòng)化管理，必須滿足以下要求：

1.標(biāo)準(zhǔn)化：管理系統(tǒng)內(nèi)部各數(shù)據(jù)庫(kù)之間能實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享；

2.簡(jiǎn)單化：界面友好，操作簡(jiǎn)單，只要懂得計(jì)算機(jī)基本知識(shí)的人員就會(huì)使用；

3.高效化：通過(guò)網(wǎng)站、短信等現(xiàn)有通信手段，有效傳輸各種教務(wù)管理信息，及時(shí)反饋家長(zhǎng)、學(xué)員提出的意見(jiàn)，快速查詢學(xué)員信息、實(shí)時(shí)調(diào)班，使各項(xiàng)管理工作快速、方便、準(zhǔn)確、規(guī)范、安全地得以實(shí)現(xiàn)；

4.實(shí)時(shí)性：各種招生情況的統(tǒng)計(jì)信息能做到實(shí)時(shí)反饋、顯示；

5.可擴(kuò)展：支持網(wǎng)上支付寶平臺(tái)，能實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上招生、收費(fèi)、退費(fèi)等。

二、教務(wù)工作系統(tǒng)化管理的策略

1．建立計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用及數(shù)據(jù)庫(kù)

基于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)、構(gòu)筑在多個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)之上的教務(wù)管理系統(tǒng)，有多個(gè)軟件組成，是實(shí)現(xiàn)教務(wù)工作系統(tǒng)化管理的基礎(chǔ)，是實(shí)施各項(xiàng)策略的有效平臺(tái)。

管理最基本的內(nèi)容是數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)的搜集、統(tǒng)計(jì)、加工、維護(hù)和傳遞，不僅任務(wù)繁重，而且有大量的重復(fù)勞動(dòng)。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)的應(yīng)用可以極大地提高數(shù)據(jù)處理的實(shí)時(shí)性、準(zhǔn)確性、快捷性。

校外教育教務(wù)管理系統(tǒng)，涉及校外教育教務(wù)管理各個(gè)環(huán)節(jié)，包含公共設(shè)施信息、學(xué)員信息、教師信息、科目、班級(jí)設(shè)置、報(bào)名收費(fèi)、實(shí)時(shí)顯示、選班、調(diào)班、教學(xué)評(píng)價(jià)等多個(gè)子系統(tǒng)。各個(gè)子系統(tǒng)之間既相互關(guān)聯(lián)，又各自獨(dú)立，局域網(wǎng)或Internet網(wǎng)絡(luò)用戶都可以訪問(wèn)這個(gè)教務(wù)系統(tǒng)，大大加強(qiáng)了系統(tǒng)數(shù)據(jù)的共享能力。同時(shí)利用Call center計(jì)算機(jī)語(yǔ)音提示系統(tǒng)，還可以用傳統(tǒng)的電話方式為各方提供自助式的教務(wù)信息服務(wù)。學(xué)員在報(bào)名時(shí)，把基本信息存入卡內(nèi)，以后所有的調(diào)整與交費(fèi)續(xù)報(bào)都只需“刷卡”完成，利用“一卡通”實(shí)現(xiàn)管理的自動(dòng)化。

2．實(shí)施“超市化”管理模式

校外教育是我國(guó)教育事業(yè)的重要組成部分，與學(xué)校教育相輔相成、互為補(bǔ)充。校外教育設(shè)置的教學(xué)科目，應(yīng)與學(xué)校教育相銜接，但又不是重復(fù)性的延續(xù)。它必須以學(xué)員的興趣愛(ài)好為出發(fā)點(diǎn)，講究學(xué)科的實(shí)踐性、趣味性、靈活性等，具有“超市”特色，激發(fā)學(xué)員主動(dòng)參與的熱情，享受學(xué)習(xí)的樂(lè)趣。

2.1課程設(shè)置呈現(xiàn)“超市”模式。體現(xiàn)在科目班級(jí)設(shè)置的多樣性上：從科目設(shè)置上，分為文化類、科技類、藝術(shù)類、器樂(lè)類、體育類；從班級(jí)設(shè)置上，分為大課班（每班25人）、中課班（每班15人）、小課班（每班10人）、一對(duì)幾；從上課模式上，分為連續(xù)班（連續(xù)上15次課）、分時(shí)班（每周上2次課）；從時(shí)段不同上，分為短訓(xùn)班、長(zhǎng)訓(xùn)班、上午班、下午班、晚上班；從課程深淺上，分為初級(jí)班、中級(jí)班、高級(jí)班。

2.2體現(xiàn)在選擇的開(kāi)放性上：每個(gè)學(xué)員根據(jù)自己的愛(ài)好、興趣，自主選擇上課的班級(jí)、時(shí)間，自主選擇授課的教師。

2.3課程內(nèi)容呈現(xiàn)“超市”特色。體現(xiàn)在：一是趣味性，根據(jù)青少年學(xué)員的興趣來(lái)設(shè)置教育內(nèi)容，寓教于樂(lè)。二是實(shí)踐性，讓青少年學(xué)員在實(shí)踐體驗(yàn)中接受教育，動(dòng)手動(dòng)腦，獲取知識(shí)。三是靈活性，根據(jù)社會(huì)的需要設(shè)置教學(xué)課程和教學(xué)內(nèi)容。四是社會(huì)性，堅(jiān)持面向需求、服務(wù)全體青少年學(xué)員，為他們提供了更大的交往空間、更新的知識(shí)源泉、更多的活動(dòng)平臺(tái)。

2.4課程實(shí)施呈現(xiàn)“超市”效應(yīng)。把科目的選擇權(quán)交給學(xué)員，不僅讓學(xué)員能選擇到自己感興趣的學(xué)習(xí)內(nèi)容，還能實(shí)現(xiàn)一定程度的自我管理，減少退費(fèi)、調(diào)班等現(xiàn)象。這樣，在激發(fā)學(xué)員求知欲，促進(jìn)學(xué)員個(gè)性優(yōu)先發(fā)展的同時(shí)，也能最大限度地減少了教務(wù)管理工作的負(fù)荷，事半功倍。

3．開(kāi)設(shè)網(wǎng)上報(bào)名服務(wù)系統(tǒng)

每學(xué)期報(bào)名招生、調(diào)班期間，少年宮人潮涌動(dòng)、人山人海，十幾個(gè)報(bào)名點(diǎn)前都排起了長(zhǎng)龍。為了確保給孩子報(bào)上名，有些家長(zhǎng)在凌晨3時(shí)就來(lái)少年宮排隊(duì)；為了給孩子安排一個(gè)滿意的教學(xué)時(shí)間，進(jìn)行班級(jí)調(diào)整，有些家長(zhǎng)需要來(lái)少年宮很多次才能完成（因?yàn)榘嗉?jí)名額滿員，有出才能進(jìn)）。如此嘈雜的招生場(chǎng)面，增加許多安全隱患（如：偷竊、中暑、踩踏等）的同時(shí)，也給周邊道路安全管理工作帶來(lái)了許多不便。

為了方便家長(zhǎng)自主給孩子報(bào)名、調(diào)班、退費(fèi)等，妥善解決上述隱患，提高少年宮的工作效率，合理分流，經(jīng)少年宮辦公會(huì)議討論通過(guò)，已上報(bào)教育局審核，開(kāi)設(shè)網(wǎng)上報(bào)名服務(wù)系統(tǒng)，可通過(guò)支付寶平臺(tái)交費(fèi)。支付寶是一個(gè)電子商務(wù)支付平臺(tái)， 通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)，提供各種安全、方便、個(gè)性化的在線支付業(yè)務(wù)。

如此，不管家長(zhǎng)身處何地，只要通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)登錄少年宮網(wǎng)站，按照相關(guān)提示，就可以為你的孩子進(jìn)行報(bào)名交費(fèi)、查詢、調(diào)班、退費(fèi)等所有手續(xù)。在方便家長(zhǎng)的同時(shí)，也極大地提高了少年宮的工作效益。

4.建立教學(xué)評(píng)價(jià)信息系統(tǒng)

校外教育教學(xué)評(píng)價(jià)主要包括：學(xué)業(yè)成績(jī)、活動(dòng)成績(jī)、評(píng)教、續(xù)報(bào)率、投訴。學(xué)業(yè)成績(jī)包括學(xué)員的學(xué)習(xí)成績(jī)、參賽獲獎(jiǎng)等；活動(dòng)成績(jī)是指教師組織的各項(xiàng)活動(dòng)，如公益講座、教學(xué)成果匯報(bào)、對(duì)中小學(xué)教師的指導(dǎo)等；學(xué)員可利用互聯(lián)網(wǎng)遠(yuǎn)程登錄該系統(tǒng)，參與相應(yīng)的評(píng)教，主要有家長(zhǎng)評(píng)教、學(xué)員評(píng)教。另外，系統(tǒng)還可對(duì)各班的“續(xù)報(bào)率”、各類“教學(xué)投訴”作出統(tǒng)計(jì)，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)教師教學(xué)的綜合評(píng)價(jià)。

5．實(shí)施動(dòng)態(tài)化教學(xué)管理

5.1機(jī)制靈活化。校外教育的管理模式應(yīng)是動(dòng)態(tài)發(fā)展而非一成不變的。在不同階段，不同情況下，管理方式應(yīng)有所調(diào)整。如關(guān)于班容量的設(shè)置：硬筆書法教學(xué)，原先都是大班課，每班45人左右，學(xué)員以在讀中班、大班為主，由于人數(shù)多、年齡低、課堂紀(jì)律差，教學(xué)效果很不理想，家長(zhǎng)意見(jiàn)很多，現(xiàn)改成中課班，每班25名學(xué)員，允許一名學(xué)員帶一位家長(zhǎng)陪讀，不但課堂紀(jì)律得到了保證，同時(shí)，陪讀的家長(zhǎng)也可以學(xué)到相關(guān)知識(shí)，課后給孩子一定的輔導(dǎo)，這樣學(xué)習(xí)就得到了保障。

學(xué)校教育的課程設(shè)置一般是固定的，而校外教育在科目的開(kāi)設(shè)上有一定的靈活性，可根據(jù)社會(huì)需求作適當(dāng)適時(shí)的調(diào)整。如為了弘揚(yáng)民族文化，今年暑假我們將增設(shè)京劇、錫劇培訓(xùn)班。

5.2評(píng)價(jià)多樣化。為了促進(jìn)管理更有效，我們采用靈活的激勵(lì)機(jī)制，采用多樣化的評(píng)價(jià)方式來(lái)檢測(cè)教學(xué)效果。如：教師自評(píng)、教師互評(píng)、專家點(diǎn)評(píng)；學(xué)員評(píng)議、家長(zhǎng)評(píng)議、領(lǐng)導(dǎo)評(píng)議；網(wǎng)上評(píng)議、網(wǎng)下評(píng)議；學(xué)員調(diào)查、家長(zhǎng)問(wèn)卷等。

5.3考核實(shí)效化。多樣化的評(píng)價(jià)結(jié)果，將及時(shí)反饋給教師本人，同時(shí)還將與年終考核掛鉤，與教師的收益掛鉤，做到優(yōu)質(zhì)優(yōu)酬，優(yōu)勝劣汰。考核實(shí)效化，一方面可激發(fā)教師的積極性，提高自身教學(xué)水平；另一方面，可增加教師的憂患意識(shí)，保持積極的進(jìn)取心，不斷學(xué)習(xí)，不斷調(diào)整，不斷提高。

校外教育實(shí)行教務(wù)工作系統(tǒng)化管理不僅十分必要，而且具有重要的意義。這種工作方式把許多原來(lái)手工的操作變成了借助計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)來(lái)操作，把原先較為繁重復(fù)雜的事情程序化、簡(jiǎn)潔化、自動(dòng)化，既便捷快速，又有較高的準(zhǔn)確性，既提高工作效率，又節(jié)省人力、物力、財(cái)力。由于實(shí)現(xiàn)了系統(tǒng)化管理，操作更為有序靈便，各種檔案資料信息更為完整，可以為學(xué)校教育提供有益的參考和補(bǔ)充，從而促進(jìn)學(xué)員的全面發(fā)展。