試論校外教育機構中教務處的功能定位與職權范圍

◆胡雅靜 王 芳

(北京師范大學;中國兒童中心)

一、問題提出

建國之初，我國仿照蘇聯教育體制將對少年兒童的教育劃分為學校教育和校外教育兩部分，校外教育作為學校教育的重要補充，對廣大少年兒童的健康成長起到了不可或缺的促進作用。為了更好地實施教育，在幾十年的發展過程中，少年宮、兒童活動中心等傳統校外教育機構越來越注重有計劃、有目的、有組織地開展教育教學活動，因此紛紛設立了專門的職能部門——教務處，以便加強管理、全面協調。

然而與學校教務處不同的是，校外教育機構的教務處往往“先天不足”。首先，教育活動原先是校外教育機構的主要教育載體，教育活動并非有體系的、長期循環的課程教學，教育活動的創意策劃重于日常教學的規范管理，因此負責教育活動的部門是校外教育機構中最先成立也是最受關注的部門，教務處則是隨著校外教學活動的不斷發展才建立的，教務處是“后起之秀”，缺乏足夠的權威性。其次，由于不完全屬于國家教育行政主管部門的管轄范圍，校外教育機構在教育教學管理的意識和手段方面都相對薄弱，“寬松”的外部環境導致校外教育機構內部的組織結構較為松散、人員配備亦不到位，面對如此的內外部狀況，教務處想要發揮應有的管理職能存在一定的困難。

校外教育是我國教育體制中的重要一環，2012年六一期間國家主席胡錦濤視察北京市東城區少年宮，并對校外教育今后的發展做出重要指示，這充分說明了國家已經開始重視校外教育，而且正在不斷加強對校外教育機構的引導、支持以及評估。校外教育機構改善自身管理以提高教育教學質量，這是順應國家政策導向的必然趨勢。教務處與教育教學工作的聯系最為緊密，是強化校外教育機構內部管理首當其沖的突破點，因此教務處一定要根據校外教育的特殊性找準定位、明確職權，發揮對內對外的“樞紐”作用，切實成為教務管理的承辦者、教學活動的組織者、教育資源的整合者以及教育教學改革的促進者。

二、關于教務管理的概念界定

教務處，“教務”二字是關鍵，換言之，探討校外教育機構教務處的功能定位與職權范圍必須向教務管理的定義尋求答案。

有兩個詞語與教務管理十分相近:教育管理、教學管理，三者之間既有區別也有聯系。本文試圖通過三者的異同來厘清教務管理的內涵及外延。教育管理、教學管理和教務管理，這三個詞語僅一字之差，“育”——育人、“教”——教學、“務”——事務，為點睛之筆，揭示了三者的區別和層次關系。教育管理關注的是多要素、全方位的育人過程，是一種長期的、具有政策導向性的管理。教學管理貫穿教學前、教學中、教學后的全過程，是階段性、循環性的質量管理。而教務管理更多的是輔助教學、服務教學的事務性工作，它不屬于教學，但是卻能夠影響教學效果的優劣。無疑，這三者密切相關，不能截然區分，但教育管理宏觀、抽象，它必須一步步分解、細化成為微觀而具體的教學管理與教務管理，才能夠得以真正實現。

那么，教務管理到底是什么呢?在相關文獻中，很難找到明確、統一的答案。首先，研究者往往不是用定義去界定這個概念，而是通過列舉具體工作來對其進行描述。從這一現象可知，教務管理本身還未上升至學術層面，事務性、實踐性是教務管理的主要特征。這樣的界定方式，在某種意義上削弱了教務管理的連續性與統合性，將教務管理過程割裂成孤立的具體工作，而實際上教務管理工作環環相扣、關聯極強。

其次，由于教育機構的性質及其組織結構各異，教務管理的含義和職責范圍不盡相同。狹義的教務管理主要是編制校歷、排課;廣義的教務管理實際上已經擴展為教育教學管理，可包括指導教學、服務教學的所有管理工作;介于狹義和廣義之間，暫稱為中等含義的教務管理指的是教學行政工作或教學常規工作，例如分班/編班、學籍管理、考務、建立教學檔案等。通常，教育層級越基礎、機構規模越小、內部分工越明確，則教務管理越是傾向于狹義;反之，教育層級越高、機構規模越大、事務工作越復雜，則教務管理越是趨近于廣義。舉例說明，公辦普通中小學一般配置的是狹義或中等含義的教務管理，因為教育行政部門是中小學的業務上級，直接領導中小學各項工作，既然教育行政部門承擔了主要的教育教學管理工作，那么在中小學內部，教務管理所發揮的職能就比較單純，其事務性的特點更加突出。然而，高校則不同，高等教育屬于非義務教育，學術性強且機構龐大，相比中小學，教育行政部門對高校的直接業務領導較少，高校必須建立適合本校的教育教學管理體系，才能確保學校的正常運轉，因此高校采用的是廣義的教務管理。高校教務處雖然名為教務處，但實際上實施的是教育教學管理，教務處如果下設教務科，教務科的職能才是教務管理。

那么廣義的教務管理(也就是教育教學管理)具體指什么呢?尋找這一答案，不能從教務管理本身出發，而是應該先從教學的本質入手。教學包括的要素眾多，但其中最基本的要素有三個:施教者、受教者和教學內容，這三個要素缺一不可，只有三者同時具備，教學才能夠發生。施教者就是教師，受教者即為學生(或學員)，教學內容進一步深化就是課程。在本文中，課程包含兩個層面的含義。第一個層面，課程是為實現一定的培養目標而規定的教育內容及其結構、程度和進程;第二個層面，課程是有目的、有計劃、有組織的師生共同參與的活動。

課程、教師、學員是構成教學的三個基本方面，分別以這三者為管理對象的課程管理、師資管理和學員管理，構成了廣義教務管理的主要內容。具體而言，課程管理指的是從設置課程、安排課程、監控課程、優化課程到研發課程等一系列管理過程;師資管理包括聘請師資、薪酬制定與發放、評價與激勵、繼續教育、教學研究等一整套管理措施;學員管理則是涉及招生、學籍異動、學籍檔案、安全與服務、評價與激勵、課后追蹤等的眾多管理任務。無論課程管理、師資管理還是學員管理，它們相對獨立而又關聯密切，相對獨立是指每個方面自成體系，體系內的各個步驟環環相扣，循環往復;關聯密切表明某一方面必然會和另兩個方面發生聯系，尤其是課程管理，課程管理是連接師資管理、學員管理的“橋梁”，在教務管理中起到提綱挈領的作用，見圖1。

課程、師資和學員是教務管理中的三大對象，時間、人力、物力、財力是教務管理中的四種因素。四種因素的地位和作用不同，時間是必須首要考慮的因素，因為時間貫穿教務管理始終，教務管理實際上是以時間為線索，在教學前、教學中、教學后安排人員、配置物資、運轉財力的過程，見圖2。

像其他工作一樣，教務管理的實施也分成多個步驟，歸納起來包括計劃、協調、組織、監控、評估、反饋六步，這六個步驟不是“一條線段”，而是環形結構，在不斷的修正過程中，工作得以持續發展，見圖3。

三大對象、四種因素、六個步驟是從不同的維度，將教務管理進行了分解。在日常工作中，這幾個維度交織在一起，教務管理呈現出平行、垂直、網狀、多點聯系、相互關聯的復雜關系。

三、教務處的定位、職權與結構

本文認為校外教育機構的教務管理屬于廣義層面，即教育教學管理，可以涵蓋指導教學、服務教學的一切管理工作。因為校外教育機構不像普通公辦中小學直接接受教育行政部門的業務領導，校外教育機構的上級領導單位各異，例如婦聯、團委、教委、文化局等，這些上級領導單位大多數不屬于教育領域，通常也不會直接指導下級單位的教育教學活動。在這樣的前提條件下，校外教育機構進行教育教學活動必須“自力更生”，因此對教育教學的管理也只能由本單位全權負責。

依據廣義層面的教務管理，校外教育機構的教務處，其功能定位是所謂的“大教務”管理，意為教務處職責之“多”、力度之“強”、管理之“細”。主要包括課程管理、師資管理和學員管理三個方面，逐項分解，具體含義如下。

課程管理:

(1)設置課程:依據教學對象的身心特點及需求，選擇不同種類的教學內容，對應一定的教學內容設定課程的名稱、學習期限、級別/班次、班級名額、課時課次、教材、學費等。

(2)安排課程:安排某一課程每個班次的上課時間、上課地點、教師和學員。

(3)監控課程:維護、監督課程的正常運行，處理教學期間的突發事件。

(4)優化課程:評估課程的社會意義和經濟價值，取消長期不受歡迎、沒有市場的課程，而對于普遍認可的課程，要不斷從教學理念、教學內容、教學方法等方面進行探索，進一步完善課程體系。

(5)研發課程:引進或者自主開發新課程。

師資管理:

(1)聘請師資:制定選聘標準，通過多種途徑招聘合格教師。

(2)薪酬制定與發放:制定薪酬標準，并根據這一標準支付教師的薪酬。

(3)評價與激勵:定期檢查、評價教師的教學工作，并配合相應的獎懲措施，從物質、精神兩方面對優秀教師進行肯定和表彰。

(4)繼續教育:定期對教師進行培訓，包括理念、知識、技能、態度等層面，推動教師的專業發展。

(5)教學研究:引導教師開展持續的教育教學研究，讓教師形成“研究融于教學”的工作習慣。

學員管理:

(1)咨詢與招生:介紹課程、師資，解答相關疑問，引導學員及家長報名交費。

(2)學籍檔案:建立、保存學員檔案，整理、分析學員信息，為監管和追蹤打好基礎。

(3)學籍異動:辦理學員調班、插班、退班等學籍變動手續。

(4)安全與服務:維持學員上下課紀律，記錄考勤，通知學員家長開課、停課或調課事宜。為學員和家長提供更多的便利。

(5)評價與激勵:考察、評價學員的學習效果，從物質、精神兩方面對優秀學員進行肯定和表彰。

(6)學習效果追蹤:對在讀學員及其家長進行不定期教學滿意度調查，回訪潛在學員和流失學員，一方面可聽取意見改進不足，另一方面也可進一步促進招生。

如實現“大教務”功能定位，校外教育機構的教務處可進行調整，對應上述職權下設課程管理、師資管理、學員管理、教輔物資管理、收費、教務行政、教學檔案7類崗位(或科室)，并根據本單位教育教學的工作量按比例配備足夠的工作人員，見圖4。7類崗位(或科室)的基本工作任務:

(1)課程管理負責和教師或者教研室一起設置、安排、監控、優化、研發課程。

(2)師資管理負責制定教師選聘標準，發布招聘啟事，審核教師資質，建立師資信息庫，組織繼續教育，引導教師參與教育教學研究。

(3)學員管理負責招生宣傳，制訂學員安全制度，并檢查落實情況，定期調查學員及家長的滿意度及相關需求。

(4)教輔物資管理負責采購、發放教輔物資，核定價格、數量、保存地點等。

(5)收費負責收退費、統計等財務工作。

(6)教務行政負責處理教務處行政方面的事務，例如報銷、考勤記錄、辦公用品采購、文件收發等。

(7)教學檔案負責收集、整理、保存教育教學工作各個方面的檔案。

只有設立相應的組織結構，校外教育機構的教務處才能承擔與廣義教務管理相匹配的管理職能，教務管理的范圍及職權擴大，教務處自然會全面、規范地管理教育教學活動，最終提高校外教育機構的效能。

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