基于工作流程標(biāo)準(zhǔn)化的企業(yè)內(nèi)部控制制度建設(shè)

柯霜

【摘 要】 隨著我國(guó)企業(yè)內(nèi)部控制規(guī)范體系逐步建成，加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部控制，穩(wěn)定企業(yè)發(fā)展，正成為所有企業(yè)的共識(shí)。文章從工作流程標(biāo)準(zhǔn)化角度入手，分析了我國(guó)企業(yè)的內(nèi)部控制制度建設(shè)現(xiàn)狀，通過(guò)對(duì)標(biāo)準(zhǔn)的設(shè)計(jì)、具體的執(zhí)行、控制與監(jiān)督以及持續(xù)改進(jìn)四個(gè)步驟詳細(xì)介紹了企業(yè)實(shí)施工作流程標(biāo)準(zhǔn)化的過(guò)程，為企業(yè)采用制度控制系統(tǒng)模型建設(shè)企業(yè)內(nèi)部控制提供了很好的參考。

【關(guān)鍵詞】 工作流程； 準(zhǔn)化； 內(nèi)部控制

一、引言

2008年6月28日，財(cái)政部等五部委聯(lián)合發(fā)布了《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》，2010年4月26日發(fā)布了《企業(yè)內(nèi)部控制規(guī)范配套指引》，標(biāo)志著我國(guó)企業(yè)內(nèi)部控制規(guī)范體系基本建成。這套體系自2011年起分別在境內(nèi)外同時(shí)上市的公司、滬深兩地主板上市公司以及中小板創(chuàng)業(yè)板上市公司依次分步推進(jìn)執(zhí)行，鼓勵(lì)非上市大中型企業(yè)提前執(zhí)行。正確認(rèn)識(shí)和理解中國(guó)企業(yè)內(nèi)部控制規(guī)范，加強(qiáng)內(nèi)部控制的建設(shè)正成為保障各企業(yè)平穩(wěn)發(fā)展的重要基礎(chǔ)。

目前可供企業(yè)選擇的內(nèi)部控制模式有：制度控制系統(tǒng)模式、評(píng)價(jià)控制系統(tǒng)模式、預(yù)算控制系統(tǒng)模式和激勵(lì)控制系統(tǒng)模式。這四種控制模式各具特色，在控制方式、目標(biāo)、優(yōu)勢(shì)、障礙和環(huán)境方面有所不同，其區(qū)別如表1所示。

從表1可以看出，四種控制系統(tǒng)模式各有優(yōu)缺點(diǎn)，其中控制環(huán)境的好壞直接影響著控制系統(tǒng)的選擇，即控制方式的選擇要與自身的環(huán)境相適應(yīng)。基于我國(guó)企業(yè)的控制環(huán)境現(xiàn)狀，大多數(shù)企業(yè)還是適合采用制度控制系統(tǒng)的模式。

二、我國(guó)企業(yè)內(nèi)部控制制度建設(shè)現(xiàn)狀分析

我國(guó)企業(yè)在采用制度控制系統(tǒng)建設(shè)企業(yè)內(nèi)部控制中呈現(xiàn)出以下問(wèn)題：

（一）內(nèi)部控制制度缺乏系統(tǒng)性和完整性

很多企業(yè)的內(nèi)部控制制度是在發(fā)展中逐步建立起來(lái)，經(jīng)常發(fā)現(xiàn)管理中出現(xiàn)了某種問(wèn)題，于是相應(yīng)地出臺(tái)一個(gè)制度來(lái)規(guī)范。這種“救火式”制度的制定往往缺乏系統(tǒng)性和完整性，對(duì)于企業(yè)未來(lái)風(fēng)險(xiǎn)的考慮不足而只能防范已發(fā)生過(guò)的風(fēng)險(xiǎn)。有的企業(yè)不同部門(mén)獨(dú)立制定本部門(mén)需要的制度沒(méi)有從企業(yè)全局統(tǒng)籌制定內(nèi)控制度，從而容易出現(xiàn)制度本身互相打架現(xiàn)象。因此，對(duì)于企業(yè)內(nèi)部控制制度建設(shè)而言，如何考慮制度本身的系統(tǒng)性和完整性將非常重要。這就要求企業(yè)有一套規(guī)范的制度制定程序和形式規(guī)范，具體包括制度的編號(hào)、格式、分類、內(nèi)容、審批程序、執(zhí)行及其他應(yīng)注意事項(xiàng)進(jìn)行統(tǒng)一的規(guī)范化管理，并以書(shū)面形式予以約束。

（二）內(nèi)部控制制度文字描述性東西過(guò)多，而清晰的流程圖和配套表單較少

由于企業(yè)內(nèi)部控制制度主要是文字性材料，較少使用工作流程圖及配套表格進(jìn)行清晰說(shuō)明，因此，對(duì)于企業(yè)制度執(zhí)行人員而言容易憑個(gè)人的經(jīng)驗(yàn)和個(gè)人理解來(lái)做事。對(duì)于企業(yè)新員工而言則需要很長(zhǎng)時(shí)間學(xué)習(xí)和熟悉崗位流程，在工作初期往往不知從何下手。而一套完整的企業(yè)制度除了包括文字性材料來(lái)支撐還需要使用工作流程圖及配套表單進(jìn)行支撐。通過(guò)工作流程圖的清晰繪制使企業(yè)每個(gè)員工能夠清楚地知道企業(yè)辦事程序、涉及到的部門(mén)、崗位、人員及具體制度，從而能將好的經(jīng)驗(yàn)固化下來(lái)，也能從這些流程圖中較容易地發(fā)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部控制中的不足之處和風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，從而有助于企業(yè)內(nèi)部控制的持續(xù)改進(jìn)。

（三）內(nèi)控制度有章不循，執(zhí)行流于形式

企業(yè)制定的內(nèi)部控制制度大多停留在書(shū)面上，真正用在實(shí)踐中的卻非常少。內(nèi)部控制制度得不到有效執(zhí)行是企業(yè)中普遍存在的問(wèn)題，出現(xiàn)的很多問(wèn)題案例往往是企業(yè)制度有明文規(guī)定卻未能遵照?qǐng)?zhí)行的，而不是因?yàn)橹贫热狈σ?guī)定。對(duì)于企業(yè)內(nèi)控制度有章不循，執(zhí)行流于形式的原因主要包括：一是制度本身制定得不合理，沒(méi)有很好地結(jié)合企業(yè)自身狀況；二是制度已經(jīng)不能適應(yīng)企業(yè)發(fā)展需要，隨著企業(yè)的不斷發(fā)展，各方面環(huán)境都發(fā)生了變化，但企業(yè)制度本身沒(méi)有及時(shí)修改，從而使得制度不被執(zhí)行；三是缺乏制度執(zhí)行的保障機(jī)制，企業(yè)內(nèi)部沒(méi)有很好的監(jiān)督制定的制度是否被有效執(zhí)行，也沒(méi)有制定針對(duì)沒(méi)有有效執(zhí)行問(wèn)題如何解決的方案。因此，企業(yè)一方面需要提高制度可操作性；另一方面要加強(qiáng)制度執(zhí)行力，不能為制度而制度。

三、從工作流程標(biāo)準(zhǔn)化入手來(lái)加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部控制制度建設(shè)

企業(yè)工作流程是指為實(shí)現(xiàn)一定業(yè)務(wù)目標(biāo)和價(jià)值的活動(dòng)或者過(guò)程。隨著企業(yè)的不斷發(fā)展，工作分工越來(lái)越細(xì)、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的產(chǎn)品越來(lái)越多、管理越來(lái)越復(fù)雜，企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化工作的流程顯得尤為重要。在“標(biāo)準(zhǔn)”的定義方面，GB3935.1—1983標(biāo)準(zhǔn)化基礎(chǔ)術(shù)語(yǔ)和GB/T20000.1—2002《標(biāo)準(zhǔn)化和相關(guān)活動(dòng)的通用詞匯》分別給出了定義。其中GB/T20000.1—2002的定義如下：標(biāo)準(zhǔn)化是為了在一定范圍內(nèi)獲得最佳秩序而對(duì)潛在問(wèn)題和現(xiàn)實(shí)問(wèn)題制定共同使用和重復(fù)使用條款的活動(dòng)。

企業(yè)導(dǎo)報(bào)，2010（1）：250-251.