淺談當代企業集團檔案管理系統建設

張靜

摘 要：檔案管理工作是集服務性、科學性、管理性為一體的一項基礎工作，是企業集團管理工作的重要組成部分。建立適應企業集團發展需要的檔案管理系統，總體來說應注重三個方面：一是健全完善合理的管理體制，二是采用符合企業集團需求的管理模式，三是通過提高管理人員素質改善服務質量。

關鍵詞：企業；檔案管理機制；管理模式；服務質量

中圖分類號：F272 文獻標志碼：A 文章編號：1673-291X（2012）36-0044-02

檔案管理工作是企業中一切管理工作的基礎。集團企業檔案資料聯系多企、事業單位，涉及多專業技術，具有類別繁多、信息量大的特點。如何建立符合當前時代要求、與發揮企業集團的功能和效用相適應的檔案管理系統，實現檔案的內在價值最大化，是企業集團在不斷發展、壯大中必須解決的重要問題。

一、企業集團檔案的管理體制應體現集中統一管理的原則，并注意統分適度

企業集團是在經濟體制改革中應運而生的一種新型的企業組織形式，它符合社會主義有計劃商品經濟發展的客觀規律，是社會化大生產的必然產物。

企業集團的基本特征是：第一，企業集團由若干獨立的企、事業單位組成。第二，企業集團由一定的紐帶聯結，形成一個有機的整體。第三，企業集團有一個起主導作用的核心層。它由集團本部和緊密聯合的大中型企業所組成，并實行資產一體化和產、供、銷、人、財、物“六統一”。第四，企業集團具有法人地位，獨立核算，自負盈虧；具有集資、融資、投資，調整企業組織結構、產業結構、產品結構，重大成套項目總承包和組織協調，科研開發和重大技術裝備研制、引進，國內外市場開發和售后服務，組織和調劑原材料供應等多種功能。

鑒于上述特征，企業集團完全具備了構成檔案全宗的條件，這就要求檔案管理體制必須堅持集中管理和體現按全宗歸檔的原則。同時又鑒于企業集團在實體化過程中，其管理模式存在著由工廠管理模式向企業集團管理模式的轉變；在產品生產分工上存在著主導產品與為之配套的基礎產品的生產分工；在檔案管理現狀上，各分公司都有多年歷史，庫藏檔案較多。管理中應注意在實施集中統一管理的同時，統分適度。在實際工作中我們以集團作為一個立檔單位，在集團本部建立綜合檔案管理科，作為企業集團檔案管理的職能部門，既負責集團本部的綜合檔案管理，又負責對各分公司檔案立卷的業務指導。各分公司建立綜合檔案室，作為分公司檔案管理的職能部門和全宗的一個立卷單位，在行政上屬分公司領導，在業務上接受集團本部綜合檔案管理科的領導。同時，在集團本部及各分公司的各職能科室設置若干兼職檔案人員，確保各類檔案形成過程中的收集、整理和立卷歸檔工作，從而做到專管成線、兼管成網，形成較為健全的專業管理體系。

二、企業集團檔案的管理模式應符合企業集團實際需要

1.檔案管理方式應與企業規模形態相適應。在市場經濟條件下，企業集團要追求經濟效益，就檔案抓檔案的老一套方法已難以適應新形勢的要求。2002年，中央為了推動企業管理信息化建設的健康發展，提高企業管理水平和市場競爭力，提出了大力加強企業管理信息化建設的要求，并提出了具體的工作目標。這一目標的提出，為企業檔案管理實踐迎來了巨大的創新機遇和空間，構建檔案信息化管理系統成為提高企業檔案管理水平的有效突破點，我們應抓住這一契機，緊跟企業信息化的步伐，努力推進企業檔案信息化建設工作的開展。檔案信息化工作是企業信息化建設的重要組成部分，是檔案事業適應時代和社會發展的必然選擇，是加速檔案管理現代化的客觀要求，是提高檔案服務水平的必由之路。首先，關注檔案工作在企業集團目標管理工作中的作用，宣傳企業集團檔案的獨特作用。企業集團目標管理具有集合量的特性，它是由內部多個目標構成的體系，因此，注重提高管理整體績效，對實現企業集團目標極其重要。檔案信息在實施企業集團目標管理中，不僅能起到參與、溝通和借鑒作用，而且還具有分析、對比、協調等諸多功能。充分利用和發揮檔案獨有的優勢和作用，既能保證計劃目標與具體操作方案及其實施效果的一致，還能及時發現目標的偏差，調整資源配置和行動部署，把走偏的管理活動導向正軌，從而達到提高管理整體績效的目的，促進企業集團整體目標的實現。依此類推，對實現檔案資源集約化、信息化，提供“一站式”服務的管理理念加以宣傳，以檔案在目標管理工作中發揮的作用，同比檔案在信息化建設中的重要性，將檔案信息化工作漸漸引入企業領導的議事日程。有了領導的理解和支持，檔案信息化建設步伐會邁得更快，實現檔案信息資源數字化的集中管理與利用也指日可待。其次，加強與文秘部門的緊密聯系。文秘工作是檔案工作的前提和基礎，從系統工程和全面質量管理的角度看，只有保證文秘工作各環節的工作質量才能保證檔案質量。當前，文件的形成、分發、歸檔以及分類、組卷、編目等一系列工作都納入了辦公自動化系統。這樣，文書處理和檔案管理自然地成為一個連續的過程。我們知道，電子文件及電子檔案無論是在系統中運行，還是記錄在磁性或光盤等載體上，都是數字化的信息形態，極易遭受非法的增刪改，管理人員無法從直觀上判斷其真偽。而且在辦公自動化系統內，除文件內容不允許更改外，許多技術處理工作，都可在文件形成時一并完成，而且文件一經形成，就可以進行相應的主題分析及著錄標引等工作。辦公自動化使得文書處理工作與檔案工作的聯系更加緊密，難以區分。所以說，文書處理工作質量的好壞，直接影響檔案整理工作。因此，我們必須攜手文秘部門對電子文件的形成、收集積累、鑒定、整理、歸檔及歸檔后形成電子檔案的管理、開發利用等，實行全過程管理，以確保電子文件至電子檔案管理工作的連續性。

2.檔案管理思想應與企業集團需求相適應。企業集團檔案管理范圍太大，相當一部分檔案的保存時間過長，鑒于檔案價值的階段性，企業檔案中真正有用的信息卻不多。資源建設應放在企業有效需求上，按“關鍵的少數與次要的多數”原則，永久保存檔案的數量以控制在檔案總量的固定比例為宜。要正確理解集中統一管理的精神實質，認真研究集中統一管理的范圍與對象，不能為追求形式而過多過久地保存檔案。企業集團涉及的行業十分廣泛，按經營形態粗略劃分大體有商務型、生產加工型、研發型、服務型等，經營形態不同產生文件的種類與構成也不同。檔案管理重心除有關資產、產權、股權、信用、收益分配、商務合同的檔案外，應根據企業經營形態而有所側重。我們的做法是，生產加工型企業重點要做好產品、銷售檔案的管理，研發型企業重點要做好知識產權、科研項目檔案的管理。

3.堅持檔案管理與國家檔案法要求相符的原則。以上所述側重指出了企業在確定檔案管理模式中的自主作用。還應指出的是，自主并非任意化，過度分散的管理模式不是理性的選擇。《檔案法》規定，企業檔案中對國家與社會有保存價值者，國家有監管權，民營企業有妥善保管的義務與責任。因此，我們在確定檔案管理模式時，始終以確保對國家和社會有保存價值的檔案的安全，符合國家對有關檔案管理的規定為原則。

三、應注重提高檔案管理人員素質，改善服務質量

檔案管理有特定的工作程序和科學的管理方式，有著自己的專業法規和標準。如果沒有相當的專業素質，就不可能勝任檔案工作。“十一五”后，中外企業之間生產經營接觸和往來交流活動日益頻繁，企業檔案中其他語言文字材料的檔案急劇增加，企業各類專業技術檔案也與日俱增。筆者所在企業集團隨一些大型工程、技術項目的計劃建設，有進口大量的大型設備的需要，其中的說明書等一些隨機外文材料都將翻譯歸檔。此外，隨著互聯網在企業管理和商務活動中的廣泛應用，各類項目文件不僅在數量上有了大量增加，在技術手段上也發生了很大變化，許多核心信息資源的文件和檔案，都成了難以掌控的數碼形式，企業檔案管理面臨的困惑和難題越來越多。面對日新月異的變化，原有的檔案管理中存在的弊端也日益顯現，亟待建立行之有效的管理模式來監管企業檔案。檔案管理要現代化，首先，人要現代化。大型企業檔案部門應建立復合型的人才結構，通過對人員進行優化組合使之適應新時期檔案工作，即以檔案專業人員為主，同時又有一定比例的計算機、文史知識、信息管理、經營管理等專業人員。

企業應配備能適應企業發展需要的檔案人員，要求檔案工作者具備現代化檔案管理所需要的科學技術知識，具備合理的知識結構和熟練的管理技能。人是檔案工作的主體，提高企業檔案人員整體素質，是檔案工作創新的先決條件。

在知識經濟時代，為了對新時期企業檔案實施有效管理，做好電子文件的收集、積累和整理歸檔工作，必須重新認識所管理的對象，加強學習，提高自身素質，增強應變能力。不僅要精通檔案專業知識，而且還要學會一兩門外語，熟悉計算機操作和掌握各類專業知識，只有這樣，才能取得對檔案工作的主動權和發言權，贏得領導信任。在加強學習，更新知識的基礎上，一方面要加強對那些不適應新時期要求的工作進行調查研究、認真分析和科學預測，積極制定和采取相應的措施；另一方面要針對那些棘手的難點問題，比如依法治檔問題、企業信息管理網絡和電子商務中形成的各種門類和載體文件的管理問題等。

總之，企業檔案是企業發展的歷史見證，也是科技、文化、知識的積淀，它在企業管理中是一切管理工作的基礎，作用無可替代的。建立適應企業集團發展戰略的檔案管理體制、模式能夠直接有效的為企業管理服務，為企業排憂解難。面對信息化時代帶來的機遇和挑戰，檔案工作者必須跟上時代的節拍，在檔案管理實踐活動中，提高個人素質，積極探索新的管理方法，升華管理理念，使企業檔案工作與企業的發展創新保持同步，使個人的努力與企業提供的檔案資源形成合力，不斷提高企業檔案管理工作的含金量，使企業檔案的內在價值最大化。

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