實現高校財務審計信息化應注意的技術問題

孫杰

[摘要] 會計電算化在財務工作中的普遍應用，使得財務審計信息化成為財務管理科學化發展的必然。本文從高校運用計算機輔助財務審計的現狀出發，從技術角度分析財務審計信息化的優勢以及遇到的問題，并根據經驗提出解決問題的技術辦法與思路。

[關鍵詞] 財務審計信息化；審計軟件；數據采集；會計核算模型；會計信息失真

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2012 . 22. 009

[中圖分類號]F239.1[文獻標識碼]A[文章編號]1673 - 0194（2012）22- 0015- 03

計算機應用技術的迅猛發展使會計電算化廣泛普及，致使財務審計信息化成為現代財務審計的必然趨勢。財務審計信息化是指在審計過程中使用審計軟件和計算機技術，從確定審計目標，制訂審計計劃，收集、整理、分析審計證據，到出具審計報告以及審計過程綜合管理整個流程都運用計算機輔助完成。可見，計算機審計是對會計電算化技術的拓展性應用，是實現財務管理科學化和現代化的重要手段之一。我國高校財務審計信息化工作起步較晚，目前在實踐中仍存在一些問題。故而，本文針對高校財務審計信息化的現狀，分析財務審計信息化的優勢以及遇到的問題，并提出解決問題的辦法與思路。

1財務審計信息化的主要技術優勢分析

財務審計信息化的主要優勢體現在審計軟件的設計和計算機技術的運用兩個方面。

1.1 運用審計軟件模擬手工審計流程，可大量節省人力資本，提高審計的效率與質量

具體表現在：①自動測試賬目是否平衡。采用傳統的手工審計方式，審計人員進入審計工作場地后首先需要核對賬目，按照會計核算規則要求審查被審計單位的賬賬、賬表是否平衡。采用計算機審計后，審計軟件會自動檢測賬目是否平衡，并自動生成會計報表，從而免去了傳統人工審核平衡賬目這一環節，提高了工作效率。②快速準確地處理大量信息。高校經費的核算與管理由學校財務部門對各院系與行政單位按經費預算指標控制，有的實行總額控制，有的按項目管理，但不論采用哪種經費管理方式，在傳統的手工審計環境下，按要求對數據進行分類、匯總、統計、分析都是一項繁瑣耗時的工作，工作量大、易出錯，效率低。但在采用審計軟件的情況下則變得輕而易舉。審計人員通過設定條件，利用軟件對海量的財務數據進行快速準確的篩選、統計、對比、分析，從而快速得出正確數據，提高了審計的效率和質量。③多種方式查詢賬目。審計軟件最主要的功能是完成審計查賬任務，軟件可提供多種查賬方法，如按借方發生額、按貸方發生額、按制單日期、按會計科目、按項目、按部門等，同時又可按多種條件復合查賬，并且通過賬目直接追蹤會計憑證，即查賬時可隨時訪問該記錄的記賬憑證，會計分錄一目了然。特別是按部門查賬法，將部門經費按項目歸集在一起，可避免審計查賬時出現項目遺漏。④審計抽樣快捷客觀科學。在審計實踐中，按照審計工作程序需進行憑證抽樣審計，在樣本的選擇上審計軟件可提供快捷、客觀、科學的方法，使樣本更具代表性。在樣本選擇上，審計軟件的自動抽樣程序可按照審計人員設定的抽樣條件，自動生成樣本庫。同時，軟件的自主抽樣方式在需要選取某一特定項目的樣本時，可快速、準確地搜集到所需樣本。例如，抽樣一定金額之上的辦公用品支出，軟件可將賬目按發生額大小自動排序，同時，利用“摘要”篩選功能進行歸集，這樣審計關注的樣本就形成了。然后，審計人員按照系統提供的樣本審查紙制的原始憑證，并根據抽樣審計的實際情況調整樣本量。[1]可見，審計軟件的應用可提供快捷、科學、客觀的抽樣方法以獲取充分、適當的審計證據。

1.2 計算機電子表格及文字處理軟件進一步提高了審計工作的質量與效率

目前的審計軟件具有將查賬結果輸出，并以Excel電子表格形式獨立保存的功能，而且輸出的格式與系統中顯示賬目的格式完全一致。所以，在審計實務中，審計人員可針對輸出的賬目，利用Excel電子表格提供的各種功能，對數據進行分類匯總、統計分析、復核計算。特別是當Excel表與表之間的數據相關聯時，通過設定函數關系，表與表之間可自動取數、計算，效率高，差錯少。對涉及文字方面的工作，既可以借簽審計軟件提供的模板，同樣可以應用Word文字處理軟件，應用其強大的文字編輯功能制定審計目標，編制審計計劃，出具審計報告，管理審計檔案等。可見，計算機技術的應用為審計人員提供了準確、靈活、快捷的工作方式。

2數據采集壁壘的形成原因與解決辦法

采用審計軟件輔助審計，首先要將財務軟件中的數據導入審計軟件，即采集數據。采集數據主要面臨兩方面問題：①行政障礙。單位行政領導是否授權審計部門采集數據，這直接涉及能否使用審計軟件。由于財務數據的保密性，以及考慮到軟件信息系統及電子數據安全性等因素，單位行政領導對審計采集財務電子數據大都十分謹慎。②技術障礙。會計軟件、審計軟件是專業性很強的信息系統，基于成本、技術等多方面原因，我國高校使用的會計軟件、審計軟件大多是商業軟件。目前會計軟件版本較多，使得審計軟件在采集財務數據時要面對多種會計軟件，而每種會計軟件都有各自的數據接口，由于軟件生產商出于商業利益以及為保護會計系統、財務數據安全等因素，將數據隱藏起來，由此給采集數據帶來一定的困難。特別是審計軟件使用初期，由于審計人員計算機應用技能水平偏低等因素，采集數據時遇到的困難更大。即使是相同的會計軟件，軟件升級改版后，其數據接口亦發生改變，如果審計軟件經銷商后續服務跟不上，未及時更新采集工具，審計人員則將無法采集數據，導致無法繼續使用軟件審計。同時，由于計算機技術應用的不斷深入，很多層面都應用計算機管理，采集這些系統的數據仍然面臨著數據接口不匹配的問題，進一步增加了采集數據的難度。

多年來，國家從制度層面上在不斷地規范與完善數據接口標準。2005年1月1日起實施了《信息技術 會計核算軟件數據接口》（GB/T19581-2004）國家標準，這是由審計署、財政部牽頭編制經國家標準化管理委員會批準發布的。在此基礎上，依據新版《企業會計準則》進行了技術更新，由審計署牽頭組織起草了《財經信息技術 會計核算軟件數據接口》（GB/T 24589-2010），經國家標準化管理委員會批準發布，并于2010年12月1日在全國范圍內實施。[2]2012年3月，有12家企業24個產品通過GB/T 24589-2010標準符合性認證[3]，至此，對使用已經通過符合性認證會計軟件的單位，其軟件數據接口按標準設計，審計等職能部門要快速準確獲取相關數據成為可能。但在審計實踐中，由于軟件接口標準的制定滯后于軟件的開發與使用，目前正在使用的部分會計軟件未完全遵循軟件接口標準，軟件接口標準不匹配的問題仍未得到很好的解決，所以應積極地解決數據問題。

（1）如果審計軟件一時無法采集到有效的財務數據，又未能與會計軟件經銷商直接溝通，在審計實踐中，可借助被審計單位的會計軟件的用戶試用版或使用正式版建立臨時賬套。我們知道，軟件經銷商銷售軟件通常提供2套軟件，1套用戶試用版，用于使用單位的人員培訓；1套正式版，用于使用單位的財務核算與管理。在借助試用版或使用正式版建立臨時賬套時，臨時賬套須完全遵循財務在用賬套設計規則，并輸入幾十條非真實會計數據，記賬后再采集此數據，審計軟件經銷商的技術人員據此可破解會計軟件接口并制作采集工具，由此可成功地采集到財務數據。目前，高校內審部門這兩種辦法均采用。

（2）高校內審若想從根本上解決軟件接口問題，應建立會計與審計軟件共享平臺。筆者認為，內審不同于外審，高校的財務部門與審計部門只是分工不同，都在為其共同的管理者服務，目標都是管理好學校資金，使其發揮更大的作用。所以，高校財務的核算與管理與高校內審的服務與管理可以在同一個平臺上，可建立會計軟件與審計軟件的共享平臺[4]，即在高校會計軟件模塊中給審計留一個出口，或者說在會計軟件中嵌入審計模塊。這樣內審就可以繞開采集數據過程中的種種壁壘，而直接使用數據，真正實現對學校資金的即時性管理，將服務、監督、管理同步進行。當然這仍需各方面的共同努力，借鑒審計署“金審工程”運行的辦法，建議行政管理部門采取措施促使相關部門規范軟件設計，使得會計軟件與審計軟件合二為一，從而從根本上解決數據采集壁壘。

3完善會計軟件基礎工作的兩項主要內容

審計軟件的數據來自于會計軟件，所以，在實現財務審計信息化的過程中，規范會計基礎工作顯得尤為重要。在會計軟件中系統自動匯總憑證、登記結轉賬目并生成報表，需由會計人員輸入的工作主要是建立會計核算模型與編制記賬憑證，這兩部分工作做得是否規范，直接影響到審計軟件使用的效果。

（1）建立會計核算模型是使用會計軟件的第一步。此模型限定會計核算明細級別，決定是否設置輔助核算，并規定輔助核算項目與會計科目關聯范圍等。如果會計核算軟件未設置輔助核算項目，審計軟件則將無法按項目查賬。所以，建立實用的會計核算模型，是審計軟件充分發揮作用的前提條件。

（2）編制記賬憑證是會計人員常規工作。會計人員需要依據業務單據編制記賬憑證并將其輸入計算機，此時最常見的差錯是會計摘要的誤輸入和錯誤地使用會計核算的借方和貸方。軟件設計者為提高工作效率，避免手工重復勞動，在憑證輸入方式中設置了摘要復制功能。即當一張記賬憑證有多條會計分錄時，如果摘要內容相同僅輸入第一條即可，下一條分錄的摘要系統將自動復制。但如果摘要內容發生變化，會計人員又未相應輸入正確內容，系統會誤將上一條摘要復制到下一條，這樣將造成賬目中記載的內容與實際發生的業務不相符。此時審計查賬，通過摘要篩選出來的數據將會出現錯誤。而錯誤地使用核算的借方和貸方主要發生在財務調賬時。例如，按照會計核算規則，支出類科目發生額應在借方核算，需要調減支出也應是借方發生額負數，如果錯用貸方發生額來調賬，統計支出時借方發生額就會大于實際支出金額；特別是當啟用會計軟件中預算管理模塊時，由于此模塊要求經費預算指標在貸方核算，這樣錯誤地調減支出金額與經費預算指標都在貸方反映，不符合會計核算規則，同時也增加了審計統計與分析的工作量。

所以，為了使賬目能客觀地反映經濟業務內容，滿足學校財務核算與管理的需要，必須規范會計基礎工作。針對會計電算化環境，規范會計基礎工作需要做好兩方面工作：①建立科學實用的會計核算模型。會計模型限定了會計核算的內容，所以，建立模型時要統籌考慮以何種方式核算管理學校經費，要既能按會計科目核算，又能按項目核算。特別是按項目核算，合理限定項目與會計科目關聯的范圍，滿足會計核算與財務管理的要求。②建立崗位責任制，減少工作差錯。輸入憑證是會計的日常工作，工作量大，重復率高，出現差錯概率大。所以，在提高會計人員自身業務素質與責任心的同時，要建立崗位責任制，用制度來規范管理，保證會計信息真實完整，既滿足會計核算與管理的要求，亦保證審計結論真實可信。

4會計信息失真的審計

產生會計信息失真的主要原因有客觀和主觀兩個方面。客觀原因體現在現行高校會計制度的局限性以及管理體制所限等因素。例如，現行的《高等學校會計制度》規定：高等學校會計核算一般采用收付實現制。所以，對固定資產的核算僅按原值計價，不計提折舊，導致高校固定資產賬目計量與實際不相符，資產虛高，造成會計信息失真。這種由會計核算制度產生的信息失真問題軟件無法解決。會計信息失真的主觀原因主要體現為故意失真和過失失真兩種情況。按照會計核算程序，會計軟件將輸入的記賬憑證自動匯總、記賬、生成報表，但編制會計分錄所依據的原始憑證是否真實以及會計分錄是否正確，會計軟件無法判斷，審計軟件自身也無法解決這一問題，需由審計人員追蹤原始票據做出判斷。目前，高校財會人員審核單據時，更多地關注單據自身是否符合規定，如發票版權是否在使用時間范圍內，票據開票日期、單位名稱、數量、單價等是否齊全，金額大、小寫是否一致，經手、驗收、審批人簽章是否齊全等。至于發票用途中填寫的內容與實際業務是否相符合審查的較少。在審計實務中曾發現一個十幾人的單位，一年中用于購置辦公用品的經費達10余萬元，經抽憑審查，支出多用于購置計算機耗材。如此多耗材已經超出實際工作的正常用量，經咨詢當事人，部分支出是變通的。這是故意失真造成會計信息與實際不相符。同時，在對原始憑證審查時，亦能發現會計分錄是否正確，是否存在會計人員用錯科目以及誤操作而導致會計信息過失失真。

由此可見，抽樣審計是審計工作的重要環節，在利用審計軟件輔助審計的同時，要重視對原始憑證的審查。前面提到，審計軟件使得審計抽樣樣本更為科學、客觀，但審計軟件自身無法解決會計信息失真問題，抽樣憑證確定后，對每張憑證的審查則要憑借審計人員的專業知識、審計經驗以及對被審計單位業務流程的了解程度。為使審計結果反映客觀實際，采用計算機財務審計時，需重視審計抽樣環節，重視對原始憑證的審查。

5完善審計軟件的辦法和方向

經過20多年的發展，會計軟件的應用基本普及。但審計軟件的應用起步較晚，相對說來尚處于滯后狀態，高校財務審計信息化至今仍處于淺層次運用上，主要原因在于高校版審計軟件功能尚不完善。導致這種狀況形成的一個重要原因在于審計軟件未能充分利用會計軟件中的資源，這是高校計算機財務審計滯后的主要技術原因。目前，高校內部審計多采用在企業版基礎上改制而成的商業審計軟件，這種軟件不是針對高校財務與審計的特點而設計，一些功能高校內審用不上，如“審計專家系統”模塊，基本針對企業財務特點而設，設計了如稅種查賬及測算分析，企業財務指標（涉稅指標等）總體分析等，高校自身沒有這些經濟業務，這些功能對高校內審不適用。相反，高校內審需要的部分功能軟件又不能實現，如審計查賬時未能將查賬結果模擬手工三欄賬、多欄賬方式進行歸集。例如，現行高校版的會計軟件采用編碼方式建立會計核算與管理模型，即“會計科目編碼”加“項目編碼”加“部門編碼”，每組編碼作用不同。①會計科目編碼，依據高校會計制度的要求編制，負責核算高校全部經費。會計科目編碼不區分部門或項目，即經費內容相同，會計科目編碼相同。比如研究生經費，其收入的會計科目編碼全校通用一個，支出的會計科目編碼全校亦相同，若需區分經費屬于哪個院、系的，用項目編碼來限定。②項目編碼，歸集項目經費的所有收入（預算）與支出。如前所述，為區分不同院、系研究生經費的收入與支出，通過項目編碼來確定。③部門編碼，歸集一個部門所有的經費項目。三組編碼之間的關系是：查詢任何賬目均需通過會計科目編碼來實現，項目編碼與會計科目編碼組合后可實現按項目查賬，部門編碼可查詢到該部門所有的項目編碼，避免審計時遺漏項目。但是，現行的審計軟件未能充分利用會計軟件編碼管理賬目的優勢，如按項目查賬，未能模擬手工將項目經費按要求歸集。前面列舉的研究生經費，一次查詢就未能得出研究生經費收入、支出、結余情況，而需要分別查詢研究生經費項目的收入、支出，然后再人工匯集在一起，費時費力，浪費資源。

基于上述分析可見，實現高校財務審計信息化的技術關鍵在于必須進一步開發和完善審計軟件技術功能。首先，增加復合條件查賬功能，實現靈活地按項目查賬。按項目查賬一次可查詢多個會計科目，而且將查賬結果模擬手工三欄賬、多欄賬方式予以歸集，即按會計科目明細顯示賬目明細。如上所述的研究生經費，一次查賬可完整地查詢到研究生經費的收入與支出，如果支出項目有明細核算，亦可將支出內容模擬手工多欄賬方式顯示賬目明細。其次，增加軟件操作的靈活性。如對經常采用復合條件查詢的賬目，可以將查詢條件以某種形式保存下來，避免下次查詢時重復輸入，提高工作效率。再次，針對高校財務核算與管理的特點設計“審計專家功能”，使得計算機能更好地實現審計思路。

6提高審計人員計算機應用技能的思路

與會計電算化相比，審計信息化起步較晚，對計算機審計的研究相對滯后，審計人員計算機技術的運用水平偏低，至使審計軟件已有的功能尚未充分利用，對Excel電子表格以及Word文字處理軟件運用得也不夠靈活。信息化時代的審計，要求審計人員不僅要具備豐富的專業知識與經驗，同時要能熟練使用計算機，使計算機技術能力與審計專業能力完美地結合在一起，才能在信息化的大潮中做好審計工作。

根據筆者的經驗和體會，主要應從以下幾個方面努力：①提高審計人員計算機技能水平。或有計劃地引進既懂審計專業又精通計算機使用的復合型人才，或立足現有審計人員重點培養，干中學，學中干，不斷解決在財務審計信息化過程中遇到的問題，通過“傳、幫、帶”的方式，使審計人員計算機整體水平在實踐中逐漸提高。②認真學習熟練掌握審計軟件操作方法。審計軟件功能強大，遇到問題要多與軟件技術服務人員溝通，或借助審計軟件的“在線幫助系統”，軟件設計者在此系統中比較詳細地說明了各功能模塊的操作方法。③熟悉了解會計軟件功能。審計軟件所有的數據來源于會計軟件，了解會計軟件功能，有助于使用軟件審計時找到查賬切入點，特別是掌握會計核算模型設計的思路后，理清財務是如何通過會計軟件核算與管理資金的，對設計審計查賬方式很有幫助。④審計人員定期接受培訓，定期組織高校審計人員研討交流，借鑒其他院校的有益經驗，也更具有實用性。

主要參考文獻

[1]王穎.現場審計軟件的應用及評價[J].中國內部審計，2012（2）.

[2]李春友，蘇紅丹.審計取證數據接口的功能布局與實現方法[J].財會月刊，2012（13）.

[3]中華人民共和國國家質量監督檢驗檢疫總局.財經信息技術 會計核算軟件數據接口（GB/T 24589）[S].2010.

[4]卞凡.淺談信息化環境下高校內部財務審計的關鍵控制點[J].商業會計，2011（25）.