藝術院系教學秘書鏈環式工作模式的研究與實踐

摘要：依據藝術院系階段式授課的特點，結合教學秘書工作任務，將每學期的教學工作內容整合成為以學期為主鏈，以階段性工作為環即鏈環式工作模式，每一環上詳細分布著該時段的具體工作，穿插對該時段已經結課課程作品的收繳及綜合評定，相應成績錄入，成績審核，完成結課程序。一環接一環，環環相扣形成縱向到底的鏈環式工作模式。

關鍵詞：教學秘書工作；鏈環式構建

教學秘書是教學管理隊伍中的一員，是教學鏈中不能缺少的一環，不僅起著上通下達，調節各部門和師生關系的作用，而且還是教務處、教師、學生三者之間的橋梁和紐帶，在院系教務管理中發揮著重要作用。藝術院系的大多課程都以技能、技巧的教學為主，具有較強的直觀性，水平高低錯落較為明顯，生搬硬套其它院系的教學秘書工作模式是違背藝術院系教學管理規律的。但是根據藝術院系的專業定位、課程特點、成果形式進行深入地研究，是能夠逐漸探索出符合藝術院系自身特點的教學秘書工作模式的。為減輕教師每學期存放學生結課作品的負擔，緩解教學秘書期末的工作壓力，結合工作實際就藝術院系教學秘書鏈環式工作模式進行探討。

一、階段性工作模式

1.第一環。新學期校歷、領導聽課記錄、教研室活動情況記錄的領取和分發；收繳教學日歷;通知教師和學生領取教材；協助教務處安排上學期不及格學生的補考；統計并上傳新生數據（單學期）；實踐教學環節表格的領取、收發和數據上報；補考成績錄入審核；為計算機水平考試安排本部門負責的監考任務；核對教務系統中重修課程情況；制定當學期課程結課順序目錄，收繳已結課課程作品，完成相應的成績錄入。

2.第二環。通知學生辦理重修手續，審核重修課程學分,安排重修課程的教學任務；協助領導、教研室主任修訂本部門各專業教學計劃，補充教務系統中的信息，審核系統中教學計劃的每條信息確保數據準確無誤；通知教師申報公選課，學生在教務系統中選公選課；根據各專業教學計劃，核定各班級的教學任務；編制本部門校歷和實踐教學任務進程表；收繳已結課課程作品，完成相應的成績錄入。

3.第三環。協助部門領導和教研室主任落實教學任務給教師（包括外聘、行政兼職）；協助部門領導及教研室主任進行期中教學檢查；深入課堂聽課；院系期中教學檢查資料的收繳、匯總、上報；協助部門領導和教研室主任做好實習、畢業論文（設計）答辯等工作（雙學期）；在教務系統中錄入教學安排，核對無誤后經教學院長批準，報送教務處審核；配合教研室主任填報預訂教材清單并提交教材科；編排下一學期各班教室使用表，為排課做準備。

4.第四環。畢業生成績統計、進行學位資格初審并上報教務處（雙學期）；教師教學工作量的核算、報批；統計上報下學期預報工作量；通知畢業班學生準時參加圖像信息采集，完成電子注冊、學歷認證的相關工作（單學期）；精心安排個別科目提前考試的時間、地點及監考教師并報教務處審批；細心周密地編制下一學期的課程表。收繳已結課課程作品，完成相應的成績錄入。

5.第五環。確定本學期期末大考科目并報送教務處；向任課教師收集試卷（A、B）并送達教務處；統計未修三分之一學生名單，并上報教務處；為緩考學生辦理緩考手續，并通知到相關課程的授課教師；提供期末大考排考的基本數據，落實監考教師，將考試安排通知到相關的師生；核對、匯總外聘教師工作量和課時酬金并及時報送教務處審批；協助教務處做好英語四、六級考試的相關工作；收繳已結課全部課程作品，完成相應的成績錄入。

6.第六環。收繳已批閱的期末大考科目的試卷，成績錄入，成績審核，成績單打印；教學文件的收發、保管、歸檔，做到教學檔案庫信息齊全清楚、查用方便；收集保存系部會議記錄、教研活動記錄；整理試卷，成績單歸檔保存；收集保存教學日志；發放下學期課程表。

二、常規性工作模式

每天及時查看是否有新的教務通知，隨時查看隨時回復。通過班委QQ群進行網上留言通知相關事宜，避免了班級干部因正上課不便接電話的尷尬。通過教師QQ群與教研室主任、教師聯系，維護正常教學秩序，了解和掌握教師、學生上課的基本情況；各種文件的領取，收發，歸檔；按教務處的有關規定為教師辦理調、串課，代課，補課手續；協助院系領導為學生辦理休學、復學、轉學、退學、轉專業等手續和學生獎懲的報審、登記、通知、存檔等工作。

三、臨時性工作模式

往屆畢業生成績查詢、打印等；完成院系領導交辦的其它工作；協助領導處理教學過程中的偶發事件；及時完成教務處或學院上級部門交辦的緊急工作。

經過對各類高校，尤其是藝術類院校教學秘書工作模式的比較研究，結合藝術院系階段式授課的特點，借鑒當今世界教育教學改革理論思想，對傳統的工作程序進行細化分解，形成一個個小的工作“循環節”，將這些“循環節”連接起來，形成適合藝術院系教學特點的、更加完善的、全程性的藝術院系教學秘書鏈環式工作模式。使教學管理工作運轉起來效率更高，質量更好。不僅能客觀、公正、及時的為藝術院系階段式授課的全過程做好服務工作，而且對提高藝術院系教學質量，保證教學過程的順利進行，規范教學管理有著重要作用，同時也可以為藝術院系教學秘書工作的持續改進提供參考依據。

參考文獻：

[1]趙蓮娜,盧海燕.秘書學概論[M].大連理工出版社,2008（6）.

[2]顏金玲.教學秘書在高等學校的“教”與“學”中的作用[J].科學教育論壇，2006（3）.

（作者簡介:王維英（1972-）,女，吉林長春人，吉林工程技術師范學院藝術學院助理研究員。）