新時期黨校檔案管理問題研究與創新

王冰冰

[摘 要]當前黨校檔案管理中存在的主要問題是：檔案意識淡薄；檔案制度缺失；收藏技術落后；專業素質偏低；開發利用不夠。創新黨校的檔案管理工作，使之更好地為黨校教學、科研、行政管理等方面服務，要努力做到：增強檔案意識，實現宣傳教育經常化；依法規范管理，實現檔案工作制度化；豐富室藏內容，實現檔案管理信息化；提高人員素質，實現檔案管理科學化；充分開發利用，實現檔案資源共享化。

[關鍵詞]檔案管理；管理創新；黨校

[中圖分類號]G271[文獻標識碼]A[文章編號]1672-2426（2012）11-0088-03

檔案是人類實踐活動的真實記錄，是社會文明發展的重要見證。檔案工作是一項記錄歷史、傳承文明、服務社會、造福人民的重要工作，也是一項政治性、機要性和服務性較強的工作。黨校是培養黨員領導干部和理論干部的學校，是黨委的重要部門，黨校的檔案工作，與黨政機關、普通高等院校既有共性，又有自身的特殊性。黨校檔案管理工作主要指對黨校系統中的教學、科研、行政事務等活動中形成的各種文字、圖表、聲像等檔案資料進行管理和提供利用服務的過程。黨校檔案真實地反映了黨校發展、變化、教學及管理過程中的每一個環節，是黨校重要的信息資源。

一、黨校檔案管理中存在的主要問題

發現問題是分析問題、解決問題的基礎和前提。《沒有問題就是最大的問題》的作者認為“提出問題的能力是一切能力的核心。”現將黨校檔案管理中存在的問題加以歸納以供研究。

（一）檔案意識淡薄

檔案工作是黨校管理工作中不可缺少和忽視一個重要部分，做好黨校檔案管理工作，一方面可以為黨校教學、科研及其他管理部門提供可靠原始依據，另一方面還能夠為黨校發展和科學決策提供有價值的參考依據。但長期以來，普遍存在對檔案工作意識不強的問題，主要表現為“三多三少”，即宣傳的多，落實的少；“硬件”建設多，“軟件”建設少；立卷歸檔多，開發利用少。一部分人認為檔案工作跟自己關系不大，需要收集整理的只不過是管理承辦過的文件而已，沒有充分意識到檔案在實際工作中所發揮的重要作用。再加上一些檔案管理工作人員對這項工作沒有給予高度重視，工作中缺乏責任感，又沒有扎實的檔案管理理論知識和科技知識，僅僅滿足于保管好文件，能通過檔案部門的年檢就行，對檔案事業在社會發展中的戰略作用和重要意義缺乏足夠的認識。

（二）檔案制度缺失

有不少地方黨校雖然制定了一些檔案管理制度，但大部分都是對紙質檔案特別是文書檔案的收集、整理、歸檔要求有詳細明確的規定，而對其他門類檔案特別是電子檔案的歸檔要求不夠明確。隨著信息時代數字化和網絡化的普及和利用，電子檔案的收集、整理、歸檔也尤為重要，不能簡單地把已形成的電子文件的光盤存放檔案室，因為電子檔案和紙質檔案不僅外形上不同，在記錄格式、載體形式上也有所區別，在處理方法、管理內容上也相差甚遠，必須建立健全電子文件檔案歸檔和管理制度。由于管理制度不完善，黨校系統中的檔案管理工作尚未形成比較系統的工作程序、工作細則，致使檔案收集、整理和分類沒有完整的統一標準。隨著黨校教學、科研工作不斷增添新的內容，培訓任務范圍逐漸擴大，客觀上也使檔案的收集、整理和利用越來越頻繁，檔案管理的要求也越來越高。

（三）收藏技術落后

現在多數黨校都是實行檔案統一管理，集中保管，還有一些地方黨校由于經費投入受限，庫房面積小，室藏種類比較單一，而統一保管大多數是以黨政機關的文書檔案為主，其他門類檔案及實用型檔案比率比較低，不能滿足當前形勢下教學和科研等多方面多層次的利用需要。雖然多數檔案部門已配備了計算機、打印機、掃描儀、數碼相機等現代化設備，但僅僅用于文字處理、目錄注入等方面，實行文檔電子化管理的單位較少。很多黨校都實現了辦公自動化，但對于利用計算機技術來研究開發檔案管理系統的數據處理形式、管理對象、功能實現程序等來看，功能的設計還比較單一，普遍缺乏綜合處理技術能力。

（四）專業素質偏低

目前，黨校檔案管理人員的專業素質參差不齊，經過正規培訓的人員相對較少，非專業改行的人員較多，特別是新世紀以來，既熟悉檔案工作內容，又懂得檔案管理，還能進行檔案管理深層次研究和開發的專業人才十分匱乏；既會紙質檔案管理，又懂電子檔案管理的人才十分稀缺。隨著現代科學技術的發展，尤其是在計算機縮微和光盤技術等在檔案管理中的普遍推廣，對檔案工作人員的素質要求也越來越高。檔案管理人員不僅要有一定的檔案方面的專業知識，還要具備熟練地操作計算機，利用各種相關軟件對新型檔案利用活動進行管理。此外，由于受編制及其工作任務的影響，兼職的檔案員比較多，檔案工作者的文化素質和工作能力參差不齊，再加上頻繁的工作調動，嚴重地影響了檔案工作的開展和檔案隊伍的建設。

（五）開發利用不夠

黨校檔案工作的根本目的在于最大限度地開發利用信息資源，為黨校建設和發展提供服務。目前一些黨校在檔案管理工作依然停留在建檔管檔、看家守攤、你查我找的水平上，重內部管理，輕對外服務，沒有更多地利用、開發檔案信息資源，致使許多比較珍貴、有很高利用價值的檔案材料常年被束之高閣，不能發揮其應用功能。一些檔案管理工作者只是奔忙于檔案的收集、整理、防蟲、清塵等工作，往往忽視編研工作，檔案利用工具仍舊停留在幾套案卷目錄、文件匯編上，服務處于被動狀態。這與當今信息時代提供高質量、高效率信息服務的要求很不適應。

二、黨校檔案管理工作的創新

如何創新黨校的檔案管理工作，更好地為黨校教學、科研、行政管理等方面提供完整、系統的檔案信息資源，服務于各方面工作的需要，是當前我們需要關注的首要問題。為此，創新黨校檔案管理工作要努力做到“五個實現”。

（一）增強檔案意識，實現宣傳教育經常化

增強檔案意識，做好檔案宣傳，是擺在我們面前的首要任務，這也需要黨校全體教職員工的共同參與。應該經常通過報刊、圖片、電視等多種形式廣泛而有效地宣傳，讓黨校全體教職員工了解檔案知識，掌握檔案法律、法規的內容，強化檔案意識，使其在實際工作中不僅能自覺將歸檔材料收集、整理、歸檔，而且還能懂得如何利用檔案為學校和社會服務。檔案管理工作人員不能只呆在檔案室工作，還應對全校專（兼）職檔案工作人員進行培訓和指導，協助他們高質量地完成日常檔案材料的收集和立卷工作。

（二）依法規范管理，實現檔案工作制度化

制度化是做好檔案管理工作的基礎，只有制度化的檔案管理得到貫徹落實，檔案管理工作才能發揮應有的作用。檔案管理的工作任務要分解到位、落實到人，構建檔案的立卷歸檔、保管、利用、保密、統計鑒定、移交等制度，建立健全崗位責任制，檔案工作要列入年度考核計劃，完善檔案管理的獎懲制度，特別是要盡快建立健全電子檔案歸檔管理制度。電子文件來源廣泛，業務管理部門的承辦人在承辦紙質文件的同時，必須保留電子文件存儲介質，將具有保存利用價值的紙質檔案和電子檔案一同歸檔。各級黨校主管部門要加強檔案管理工作的監督、檢查與指導，加強業務培訓，依法規范檔案管理工作，獎懲分明，逐步使檔案管理工作走向科學、規范、健康發展的軌道。

（三）豐富室藏內容，實現檔案管理信息化

如果一個單位館（室）藏檔案不豐富、檔案資源貧乏，就很難發揮檔案所具有的作用。由此可見，豐富館（室）藏、增加檔案信息量是做好檔案提供利用的保證。對黨校檔案工作來說，要加大資金的投入，保證有足夠的庫存空間，增加各種門類檔案的種類，豐富館（室）藏內容。只有館（室）藏豐富了，才能有效地為學校教學、科研提供服務。檔案管理部門要充分應用電子檔案管理系統，充分利用網絡技術，構建信息橋梁。各部門要通過內外網接收黨校相關文件材料，并通過網絡歸檔相關電子材料。這不僅可以大大提高工作效率，工作質量也能上一個大的臺階。此外，還可以與本校的圖書館一起，構建以網絡為基礎的服務平臺，集圖書、檔案為一體，實現檔案管理信息化。

（四）提高人員素質，實現檔案管理科學化

黨校不同于其他普通學校，有它的特殊性。黨校檔案管理是一項涉及面廣，既嚴謹又細致的工作，這項工作要求管理人員首先具有一定的政治素質，不僅要有高度的思想覺悟、政治熱情，而且還要維護黨校檔案管理工作的系統性、完整性、連續性、規范性。其次，要具備良好的職業道德修養，要有全心全意為黨校教學、科研服務的意識，要有愛崗敬業的精神，熱愛檔案事業，關心檔案建設，甘愿默默無聞，致力于服務大局。再者，要有較高的業務水平，掌握一定的專業知識，熟悉自己的業務范圍，要根據工作的性質、特點豐富相應的專業知識，建立與本職工作相適應的知識結構。最后，要大力提高檔案管理人員的信息處理能力，使他們成為既掌握信息理論與信息知識，又能熟練地運用數字化技術來收集、查閱檔案管理的專業人才。

（五）充分開發利用，實現檔案資源共享化

黨校檔案既有它的專用性，又有它的獨特性，我們應該充分利用這一資源，對檔案資料有針對性地整理歸類，最終形成兼具實用價值、準確性、權威性的檔案信息。只有實現檔案資源的共享，才能使其發揮更大的應用效益。首先，要建立黨校檔案信息共享服務渠道，以規范和共享的黨校檔案信息資源為基礎，增強檔案信息的服務能力。要加大檔案信息的研發力度，充分利用信息化手段，做好檔案目錄匯編的編輯工作，定期公布庫藏情況，以便教職工及時查閱。做好檔案信息內容的加工和增值服務工作，由被動服務轉向主動服務，搞好智能服務，開展指導服務，提供信息咨詢，努力提高黨校檔案信息資源開發利用的深度。其次，充分利用校內網絡優勢，提高電子信息利用率。要在黨校教學的不同階段、教學進程的不同周期、針對不同的教學崗位和教學任務，充分展示檔案工作高質量的服務水平。要使黨校的檔案工作不僅能更好地服務于本校的教學、科研等工作，還要增強主動性，擴大服務范圍，充分地發揮黨校檔案工作的社會效益。

加強和完善新時期的檔案管理工作，是黨校系統的一項重要課題，需要我們在黨校檔案管理的實踐中進行深入地探索和研究，進而使黨校的檔案管理工作科學化、規范化、信息化，更好地發揮檔案在黨校建設和發展中的重要作用。

責任編輯張小莉