淺析高?？蒲袡n案數字化建設中的問題及對策

陳莉

［摘要］ 數字化時代的到來，數字技術迅速滲入各個領域，對高校科研檔案數字化建設和管理工作提出了新的挑戰，高?？蒲袡n案管理數字化建設是科研檔案管理工作發展的客觀要求和必然趨勢。本文闡述了高?？蒲袡n案數字化建設的意義，分析了科研檔案實行數字化管理的優點以及目前尚存在的問題，并針對性地提出了相應的解決對策和發展建議。

［關鍵詞］ 高等學校； 科研檔案； 數字化建設

doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2012 . 10. 061

［中圖分類號］G271［文獻標識碼］A［文章編號］1673 - 0194（2012）10- 0107- 02

科研工作是高校的強校之本，是學校的中心工作。科研檔案是科研工作成果的主要載體，科研檔案的收集、整理、保存和利用也是科研管理工作的重要組成部分。長期以來，高校傳統的科研檔案工作以紙質文件材料為主要工作對象，紙質檔案的管理工作已有較為完善的工作流程、管理方法和規章制度。隨著高等教育的快速發展和網絡信息化的快速推進，傳統檔案管理工作方式已不能滿足信息化時代的要求，特別是網上辦公、無紙辦公的推及，越來越多的科研檔案將以電子文本出現，科研檔案的數字化、網絡化、標準化和規范化建設問題迫在眉睫。

１科研檔案數字化建設的意義

檔案數字化是隨著計算機技術、掃描技術、ＯＣＲ技術、數字攝影技術、數據庫技術、存儲技術的發展而產生的一種新型檔案信息形態。它把各種載體的科研檔案資源轉化為數字化的檔案信息，以數字化的形式存儲，網絡化的形式互相連接，利用計算機系統進行管理，形成一個有序結構的檔案信息庫，通過互聯網進行聯機檢索和閱讀，實現檔案資源共享。

２科研檔案數字化管理的優點

２．１實現多種媒體信息存儲和傳遞

電子檔案可同時將文字、影像等內容集成保存，并借助計算機實現組合編輯，極大地增加了檔案的編輯性、可讀性、可視性，豐富了檔案的內容。

２．２信息存儲方便且容量較大

電子檔案體積小、攜帶方便、存儲容量大、利于存放和管理。目前，存儲電子檔案的工具有ＣＤ光盤、小型的移動優盤（容量達數十ＧＢ）、移動硬盤（容量可達數百ＧＢ）等。一張可容量為６５０ＭＢ的ＣＤ光盤，其儲存量相當于３５萬張Ａ４打印紙上的文字信息或１０萬張圖像信息。

２．３檢索瀏覽便捷

電子文檔由于具有全文數據庫的結構和相應的按自身邏輯關系組織成相互聯系的網狀結構，借助關鍵詞通過數據庫、檢索軟件等技術，能夠便捷地查找所需要的資料，大大方便了用戶檢索，提高了檢索效率，免除了翻閱、查找實體檔案的繁瑣。在科研檔案管理網絡平臺上，檔案管理人員還可通過網絡完成檔案的收集、整理、歸檔；應用者可以足不出戶遠程訪問檔案材料，網上下載所需的檔案信息，或遠距離、高速度地傳輸，實現檔案資源共享。

３科研檔案數字化建設中存在的主要問題

３．１檔案意識薄弱，對檔案管理工作的重視不夠

隨著高校檔案管理事業的發展，高校科研檔案管理工作已經步入規范化軌道，科研檔案管理人員的檔案意識進一步加強，科研檔案管理在高等學校的發展中的重要作用逐步顯現，數字化建設有了一定的基礎。但在現實工作中，人們對于高等學?？蒲袡n案管理數字化建設還缺乏系統的認識和理性的思考，對科研檔案管理工作依然停留在傳統工作理念之上，缺乏創新意識，創新實踐能力薄弱，忽視了對檔案信息資源的開發和利用。

３．２缺乏數字化環境下科研檔案工作的復合型人才

基于數字化環境的科研檔案數字化資源建設，需要既懂檔案業務管理，又掌握自動化、網絡化技術等現代信息技術的復合型人才。受高等學校現行人事制度的影響，目前檔案隊伍整體素質仍普遍較低，年齡偏大，計算機操作能力一般，習慣于傳統的紙質檔案編研模式。而在信息社會，檔案的載體形態和記錄方式已呈多元化發展，一些必備的技能如數據存儲和壓縮技術、檔案信息組織技術、檢索技術等還不為多數人熟練應用，檔案管理隊伍建設急需提升層次。

３．３缺少檔案數字化建設的工作標準、工作制度和工作規范

檔案材料的標準化、制度化和規范化是科研檔案數字化建設的前提和必要條件。數字化背景下計算機處理數據的“機械性”對科研檔案電子化建設的標準和規范提出了更高要求。但目前高校的科研工作更多受制于購買的科研管理軟件，加上很多高校有自己的特殊的實際管理情況，因此個性化修改之后軟件在通用性、實用性等方面存在一定的不足，再加上計算機軟件及其有關設備硬件匹配差異，都會對電子數據的規范性和共享性造成不同程度的影響，制約著信息交流的范圍和程度，直接影響著檔案數字化建設的步伐。

４加強檔案數字化建設的對策

４．１加強高素質、專業化檔案管理人才隊伍建設

隨著現代信息社會的快速發展，以計算機技術、網絡技術、通信技術、多媒體技術等為主要標志的信息時代正向我們撲面而來。提高管理人員的業務水平，才能更好地適應檔案信息化、網絡化發展的需要。傳統的檔案信息服務水平明顯滯后于信息時代的發展要求，具體表現在檔案工作人員的信息意識淡漠，觀念陳舊，缺乏開拓與創新精神，以至于出現硬件設備的現代化與人員觀念落后相互并存的局面。隨著時代的發展和社會的進步，網絡化、信息化將在當今的信息化社會中占據主導地位。高等學校要充分利用多種教育培訓途徑，加大對在職檔案人員的培訓力度。要加強對檔案人員的計算機應用基礎知識、數字化技術知識、網絡化技術知識、現代管理技術知識的培訓，提高檔案人員的理論和業務素質。要加強對檔案業務人員應用新技術、新設備、新方法的培訓，提高檔案管理人員的信息化水平，培養既精通信息技術又熟悉檔案業務的復合型人才。

４．２開發科研檔案管理平臺系統，實施科研檔案管理的標準化建設工程

隨著以計算機技術、通信技術、網絡技術以及多媒體技術為基礎的網絡環境的逐漸形成，檔案管理正快速向數字化方向發展。高校必須要及時適應檔案管理工作的發展趨勢，不斷加強檔案管理硬件建設，添置必要的現代化技術設備。近年來，各高校都建立了完善的校園網絡，并實現了科研管理軟件輔助管理，這為高校檔案信息網絡建設提供了一個強有力的支撐平臺，為科研檔案的標準化建設打下良好的數字基礎，便于實現密集存儲和快速檢索；以網絡技術為主體的信息技術的應用，又為科研檔案的廣泛范圍內的資源共享、傳遞打下了良好的交流基礎，這些都為科研檔案的數字化建設和良性發展提供了極好的便利條件。

４．３盡快完善規章制度和工作標準，加強檔案安全管理

數字化背景下，科研檔案管理工作的規范化和標準化尤為重要。高校有關部門要盡快出臺數字化背景下科研檔案管理的各項工作標準和規章，特別是網站建設和管理標準、檔案管理軟件設計標準、數據庫錄入規范、紙質檔案的數字化標準等，使檔案工作有章可循，有規可依，從而實現對科研檔案工作各個環節的有效管理。

數字化檔案給科研檔案的安全管理提出了更高要求，要求加大設備和技術投入，結合存貯介質使用物理隔離和邏輯隔離等多種安全防范手段，積極應對“病毒”和“黑客”等行為，確保檔案安全。實現信息數據的真實性、完整性、可控性，以及網絡、數據庫和應用系統的安全性、穩定性、可靠性。

４．４加強數字化檔案的工作質量檢查

《高等學校檔案管理辦法》規定：高等學校應當建立健全檔案工作的檢查、考核與評估制度。網絡平臺和工作規范建立起來以后，高等學校應積極實施管理糾偏?；诰W絡進行的檢查，各個部門根據管理權限，只要檢查自己管理的模塊數據庫中的檔案即可，這樣可有效減少收儲遺漏。

在網絡技術和社會經濟不斷發展的今天，信息化建設是現代社會檔案管理發展的主題，檔案信息化建設已成為當今社會發展的必然趨勢。科研檔案數字化建設是一項復雜的系統工程，它需要高等學校投入更大的人力、物力和技術力量，數字化科研檔案建立起來以后，可以通過對立檔單位工作流程在線監督進一步提高原始數據歸檔質量，便捷實現檔案資源在網上的發布、傳遞、檢索和信息資源共享，從而更好地服務和保障科研工作。

主要參考文獻

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