淺談檔案質量的評估與監督

付帥

摘要：通過對檔案工作多年的總結，檔案工作質量的好壞關系著經濟社會的良好發展，新時期檔案工作快速發展中也出現不同的質量問題，本文對這一問題進行了分析并提出了相應的監督與評估措施。

關鍵詞：檔案；評估；監督

依據國家《檔案法》切實抓好具體的檔案管理工作。在增強職工檔案管理意識、完善相關機制、提高監督與評估機制措施，加強檔案管理、擴大信息資源、廣泛為社會提供服務等方面取得了明顯成效。

一、建立建全檔案監督管理機制

根據上級檔案管理部門對抓好檔案工作進行了專題研究和安排要求。一是成立專管負責人、兼職檔案管理員參加的檔案管理工作領導小組，分派具備檔案管理資格的人員上崗從事該工作，各科室專設信息員一名。二是進一步建立健全各類規章制度：制定了《檔案管理員的職責》、《保密工作制度》、《檔案查閱利用制度》、《檔案接收制度》、《檔案保管制度》、《檔案整理制度》、《檔案登記制度》、《檔案資料征集制度》、《檔案鑒定工作制度》、《檔案檢查工作制度》、《檔案管理工作程序》、《檔案管理目標任務獎懲辦法》等一系列制度，并上墻公示，確保檔案管理工作向法制化、制度化、規范化方向推進。三是聘請檔案工作的專家到我處進行專題指導，講授檔案管理基本知識、重要意義和實施辦法，介紹當今國內外檔案管理的先進經驗，學習《檔案法》等法律法規，從而，使我局全體職工增強了對歷史、信息的尊重意識，提高了檔案管理人員的工作能力。為進一步加強檔案管理制度建設，規范機關的文書檔案管理，多年來，先后完善了《檔案保管制度》、《檔案利用制度》、《檔案工作保密制度》、《檔案材料歸檔制度》等，明確了檔案工作職責和任務，以及的歸檔范圍及整理要求，使各各科室對文件材料的形成、積累、收集、整理有據可依，同時，制定了《檔案人員崗位責任制》和考核、獎懲制度。要樹立檔案工作的動態觀。檔案工作的發展是動態的，在檔案管理中檔案人員要改變“管理就是保管”、“坐等上門”、“閉室自守”的傳統觀念，圍繞各項工作需要，積極主動提供利用檔案。

二、完善《檔案質量標準》依據

一是檔案的完整性。檔案的完整性既體現在數量上，也體現在歸檔文件的內容和結構上。數量方面，立檔單位的歸檔文件是否齊全，各門類和載體的檔案是否集中統一管理；內容方面，歸檔文件的整理是否保持了文件的內在聯系，一個問題的構件是否完整；結構上，歸檔文件的格式結構是否完整和符合國家有關標準，如低質文件是否有法定的簽章、簽字，電子文件的結構、背景信息和元數據是否完整，科技圖紙的要素是否齊全。完整性著重反映檔案系統性要求。

二是檔案的真實性。檔案的真實性包含二個層面：一是檔案形成過程的真實，表現為文件形成時間與人們社會活動的時間同步；二是檔案內容真實，即檔案客觀真實地記載了社會實踐活動。真實性是檔案權威性和公信力的根本所在。吳寶康教授認為：“不管是直接形成或是原始的自然形成，檔案的本質要求文件的形成過程與形成內容都必須真實”。②假數據、假指標、假信息，不僅毫無保留價值，而且對國家誠信體系建設、經濟社會的發展有害無益。真實性體現了檔案準確性要求。

三是檔案的效能。檔案的效能指的是檔案管理的科學性、手段的先進性以及檔案產生的效應。管理方面，包括分類是否科學，裝訂、編目、編號是否規范，排列是否有序，檔案價值鑒定是否準確，檢索工具是否系統、科學等。管理手段上，是否運用現代化技術管理檔案，如使用規范的檔案管理軟件，建立規范的目錄數據庫、全文數據庫、多媒體數據庫。檔案的效應，表現為檔案查閱是否方便、快捷，查全率、查準率高不高；檔案網站資訊是否詳實，訪問量大不大；檔案查閱人次多不多、檔案利用率高不高，取得經濟社會效益的大小。檔案的效能，是檔案作用發揮、價值實現的集中體現。一瓶好灑，深埋地下，一直不喝，它的價值永遠發揮不出；一卷好檔案，鎖在深閨，一直不利用，它的價值同樣不能實現。因此，檔案是否被利用，它產生效益的大小，是衡量檔案質量的一個重要指標。

三、不斷創新檔案評估工作機制

1、擴大信息源。檔案、圖書、情報信息一體化管理是新世紀信息資源管理大趨勢，加大對農業科技、城市化建設、重點工程項目檔案及相關信息的收集力度，為增強、擴展服務功能提供保障。城建檔案要利用網絡及計算機技術與社會公共信息建立互聯互通關系，增強信息采集能力、加工能力。

2、加大特色檔案收集力度。隨著信息化的發展，網上信息會越來越豐富，這就需要館藏特色檔案來增強競爭力，檔案館要加大特色檔案的收集力度。認真做好重大活動檔案材料的收集整理，對其產生的紙質、電子、聲像、多媒體和事務檔案，要建立檔案管理責任制，明確崗位責任，健全制度。確保重大活動檔案材料齊全收集、及時整理、按規定積極向社會開放。

3、加快檔案信息化工作，全面推進“數字檔案館”建設。在做好標準化、規范化工作的基礎上，實現館藏檔案的數字化、整合館內信息資源，做好“數字檔案館”的開發與開放工作。科學整和檔案信息資源 是建設發展服務的重要舉措，又是拓展檔案工作社會服務功能的重要途徑。

4、強化服務意識。規范服務工作程序，不斷提高服務工作的質量和水平，充分挖掘檔案資源的利用價值，不斷深化檔案服務的廣度、深度，提升檔案利用工作的科技含量，從互聯網、政務網、局域網三個層面提供便捷的檔案信息服務。

我們要加強現有檔案的搜集管理以各部門現有的檔案為基礎，繼續做好檔案的監督與評估收集工作，要把所有涉及環境方面的檔案納入歸檔范圍，特別是聲像、影像方面的要搜集整理，對散存的和個人手中的檔案做好征集工作。檔案的質量體現檔案的品質，反映檔案的優劣程度。檔案的行政管理、基礎設施建設、業務建設，其出發點和最終目的，都是為了提高檔案質量，充分發揮檔案的作用。因此，檔案質量是檢驗檔案工作好壞和檔案價值大小的標準。同時要做好檔案的開發與利用和檔案室的安全保衛工作，特別是在奧運會期間，做好值班加強安全四防，采取有力措施，扎實做好檔案業務為我縣經濟建設做貢獻。