淺析檔案信息資源質量

蘇珊珊

摘要：本文以檔案信息資源質量為核心，對其含義進行界定，對其重要性進行闡釋，并從宏觀、中觀和微觀三個層面對其影響因素進行分析，進而提出了提高檔案信息資源質量的三點建議。

關鍵詞：檔案信息資源 檔案信息 檔案 檔案信息資源質量

一、何謂檔案信息資源質量

與“檔案信息資源質量”相關，筆者所見過的相關提法有“檔案質量”，“檔案信息質量”以及本文所要提及的“檔案信息資源質量”。其中，“檔案質量”側重的是檔案實體的質量，“檔案信息質量”強調的是檔案中所蘊涵的檔案信息及其相關背景信息的質量。

值得注意的是，檔案信息資源并不簡單的等同于檔案信息的集合，從資源的構成要件來看，檔案信息要成為檔案信息資源必須滿足以下三個條件：①有用性②達到一定的規模③經過系統的整理，換句話說，檔案信息資源是經過系統整理并達到一定的規模，使之具有有用性的檔案信息集合。[1]

在此基礎上，結合ISO8402關于質量的界定，我們可以將檔案信息資源質量理解為經過系統整理達到一定的規模并具有有用性的檔案信息集合能夠滿足明確或隱含需要能力的特性總和。它既包括了檔案信息資源的內在質量，如檔案信息自身的完整、準確，檔案信息集合的系統性等，也包括了檔案信息資源的外在質量，如檔案信息的載體及其表現形式。

二、研究檔案信息資源質量的重要意義

（一）是圖情檔一體化發展的客觀要求

受圖情檔一體化發展的影響，圖書、情報、檔案三門學科之間的交流與合作也越來越頻繁，彼此之間相互影響、相互滲透。在信息資源質量研究方面，圖書情報界起步較早且成果豐富，尤其是在網絡信息資源質量方面頗有研究；而對比檔案學研究領域，這方面成果則嚴重不足。截止至2012年2月28日，在中國知網（CNKI）上以“檔案信息資源質量”為題名或關鍵詞、以1979年至2012年為時間范圍進行跨庫檢索，其相關文獻僅為2篇。從文獻數量上來看，關于檔案信息資源質量的理論研究成果嚴重不足，在檔案信息資源研究領域，其質量研究尚未引起學界的重視；從已有的研究成果來看，我們不難發現，對于檔案信息資源質量本身尚未有清晰的界定和統一的認識，其相關研究范圍僅限影響因素、評價體系等方面，研究范圍有待進一步拓展，研究層次亦待于進一步加深。

（二）是檔案信息化建設的重要內容

自2000年國家檔案局頒布《全國檔案信息化建設實施綱要》以來，全國各省市、各類型的檔案館以各種形式紛紛開展檔案信息化建設實踐。在檔案信息化實踐過程中，往往重視檔案信息資源的開發、利用與服務工作，而忽視了檔案信息資源質量這一重要的概念和衡量指標，從而造成了這樣一種困境——珍貴檔案信息資源因管理不善或保存不利而處于瀕臨滅絕的狀態，而同時又有許多冗余的信息摻雜其中嚴重影響檔案信息資源的有效利用，這種現實存在的矛盾要求我們更加重視檔案信息資源質量的研究，在剔除垃圾信息、病毒信息的前提下，運用科學的手段與方法對檔案信息資源質量進行有效的評價，從而分層次、有重點地開展檔案信息資源的保護工作，以期不斷提高檔案信息化建設水平。

（三）是檔案質量、檔案信息質量研究的深化和發展

就目前的狀況來看，涉及檔案質量極其檔案信息質量的相關理論研究和現實工作都已經逐步開展并取得一定成果。就理論方面而言，傳統的檔案鑒定、保管以及開發利用工作都涉及其質量的探討，而新興的檔案網站、檔案數據庫和數字檔案館的建設更是重視其質量問題的研究，為從資源角度重新考量檔案信息資源質量問題提供了有益的借鑒和參考。隨著世界記憶工程的開展，世界各國也是紛紛開始投入到本國獨特的文化遺產的保護工作之中。近年來，我國也逐漸開始重視文化遺產的保護問題，在積極參與申遺工作的同時，也建立了具有地區和國家性的《中國檔案文獻遺產名錄》，檔案作為中國檔案文化遺產的重要組成部分，其質量和保護問題也越來越受到國家和社會各界的關注和重視，這都將為檔案信息資源質量研究的實踐工作提供相應的支持與保障。

三、影響檔案信息資源質量的因素分析

（一）宏觀層面

回顧中國建國以來的檔案管理理念與實踐：從最初的注重檔案的收集工作、不斷豐富館藏數量，到逐步重視檔案的鑒定工作、不斷優化館藏檔案質量，到如今大力發展檔案的信息化、對檔案進行知識化管理，這些變化和發展都離不開國家宏觀層面的政策指引和法律法規的保障。隨著檔案信息化進程的發展，檔案工作也逐步從基礎的實體管理走向實體與信息的集成管理、信息流與業務流的集成管理，檔案信息資源作為一種經過加工整理的深層次的信息集合、一種重要的信息資源，其質量優劣和高低將直接影響我國檔案信息化水平和進程，因而受到了國家和檔案部門的高度重視。隨之而來，國家和檔案部門也相繼出臺了相應政策和法規對其予以規范和保障，例如1996年修訂的《檔案法》，2000年頒布的《全國檔案信息化建設實施綱要》，2007年出臺的《中華人民共和國政府信息公開條例》以及各種不同類型、不同載體形式的檔案的質量標準和管理規范等。這些宏觀的政策和法律法規雖然并不直接影響檔案信息資源質量，但是這種宏觀層面的引導和規范，不僅能為檔案信息資源質量研究提供相應的理論依據，而且還能引起學界和有關部門的重視和關注，從而帶來相應的資金、技術支持和人才的保障。

（二）中觀層面

檔案信息資源作為一種經過加工整理、系統化了的有用的檔案信息集合，其整合過程都必將對其質量產生影響。檔案信息資源管理過程主要包括了檔案信息資源的布局與配置、檔案信息資源開發和檔案信息資源的利用服務等幾個環節，這每一個環節都與檔案信息資源質量密切相關，都會對其質量產生直接性的影響。

對檔案信息資源進行布局與配置，是滿足社會檔案信息需求的重要環節，是實現檔案信息資源共享的基礎性工作。在這一環節中不僅要實現對檔案實體和檔案信息進行合理布局，而且還要對檔案信息資源在時間、空間和數量上進行有效的配置。[2]具體而言，主要是指對全國檔案館（室）網的建設和依托網絡鏈接技術的檔案信息網絡的建設。只有在這一環節中對檔案實體和檔案信息分布不均、不合理的現狀進行整序，才能實現檔案信息資源的系統化和有序化，因而這一環節的工作情況將會對檔案信息資源質量產生重要影響。

在信息化社會中，信息資源作為一種重要的資源，與其他資源一樣，擁有資源的基本屬性——有用性。檔案信息資源作為信息資源的重要組成部分，其有用性也是衡量其質量的重要指標。在對檔案信息資源進行管理的過程中，對其進行合理開發、為利用者提供及時而有效的利用服務，是實現檔案信息資源價值和作用的重要步驟。具體而言，檔案信息資源開發包括了對檔案信息進行整序、存儲、檢索、重組、轉化、傳播等環節，通過這些步驟將原始的檔案信息資源進行加工整理和轉換，從而形成各種新的檔案信息資源，如二次、三次檔案信息資源等，其信息內容和質量也在這一過程中受到影響。此外，在檔案信息資源提供利用服務的過程中，采取不同的利用方式和服務手段，也會對檔案信息資源質量產生重要影響。

（三）微觀層面

與宏觀、中觀層面不同，微觀層面的分析是圍繞檔案信息資源本身而言的。檔案是社會活動的產物，是具有保存價值的歷史記錄；檔案信息則是指檔案自身所蘊涵的檔案信息及其相關的背景信息；而檔案信息資源是指經過加工整理過后具有一定效用價值的檔案信息的有機組合。三者之間關系密切，檔案信息資源是檔案信息的有機組合，而檔案信息又來源于檔案實體、圍繞檔案實體而產生，因而檔案實體和檔案信息質量的優劣都會對檔案信息資源質量產生基礎性影響。

就傳統直讀型檔案而言，其質量構成主要包括內容、符號和載體三個部分。從其產生、到對其進行管理、到最后的保存、利用等一系列過程都對其質量產生重要影響。以最常見公文檔案為例，其產生過程中的載體材料、記錄材料、公文書寫格式規范、公文處理程序等都對其質量有著重要影響；檔案部門對公文檔案進行管理的過程，比如說收集范圍的界定、鑒定工作的開展、檔案實體的整理情況以及進館后的保存、利用狀況等一系列過程，也將對檔案實體質量及其檔案信息質量產生重要影響。

就非傳統直讀型檔案而言，其質量構成除了包括內容、符號、載體之外，還包括了另外一個重要組成部分——信息系統。以最常見的電子文件為例，其檔案信息不僅僅指電子文件本身所蘊涵的信息，還必須包括其產生、流轉過程中的各種元數據，即背景信息。因而無論是原生型電子文件還是次生型電子文件，電子文件管理系統的動態監控與運行情況、相應的安全技術保護措施等都將對其質量產生影響。

四、如何提高檔案信息資源質量

檔案信息資源是檔案信息化建設的重要物質基礎，是檔案信息化可持續發展的信息支持和信息保障，離開檔案信息資源，檔案信息化建設就是無源之水、無本之木，更會失去其自身存在的價值。[3]而檔案信息資源質量是衡量檔案信息化建設的重要參考指標，其質量優劣將直接影響到我國檔案信息化建設水平和進程，因而如何提高檔案信息資源質量就成為了亟待解決的重要問題，筆者據前文的質量影響因素分析，提出以下幾點建議以供參考：

（一）樹立“前端控制”和“全程管理”理念，做好檔案的基礎管理工作

據前文的分析我們清楚的看到檔案實體質量和檔案信息質量本身就將對檔案信息資源本身產生重要影響，因而做好檔案的基礎管理工作是檔案信息資源質量的基本保障。

在檔案管理工作中，檔案部門應樹立“前端控制”思想和“全程管理”理念，將檔案工作提前到文書工作之中，既需要借助文書工作人員對業務工作熟悉的優勢，又需要充分發揮檔案部門及其檔案管理人員對檔案進行專業管理的作用，兩者相互合作，形成合力從而對有關業務部門的檔案工作進行有效的監督和指導，從而對進館前的檔案質量進行有效控制，防止信息病毒和垃圾的產生；經過進館鑒定程序，對檔案進行篩選，減少信息冗余和信息干擾；對于進館保存的檔案進行有序整理、定期檢查、安全保管和合理開發利用。特別是針對電子文件，其真實性、完整性和法律憑證作用都需要從其產生源頭的各種元數據及其背景信息予以保障，因而需要通過合理設計電子文件管理系統、建立相應的標準規范，并采取配套的符合電子文件安全保管和有效利用要求的技術措施和手段對電子文件質量進行有效的控制和合理的保障。

總而言之，無論是傳統的檔案管理工作，還是針對新型的電子文件進行有效管理，都需要對文件的整個生命周期進行全程質量控制和有效監督，在整個過程中以質量為核心，密切關注檔案和檔案信息的質量問題，每一個環節和步驟都要對檔案和檔案信息質量進行嚴格控制和把關。

（二）構建“集成管理”模型，對檔案信息資源進行有機整合

安小米教授在城建文件檔案信息的管理研究中將“集成管理”理解為以用戶服務為核心，將信息管理和信息服務的全過程看成是一個復雜的系統，融用戶產品質量控制、管理過程控制和管理服務控制為一體，從而達到用戶服務滿意、管理過程經濟高效和管理結果最大價值實現的一個整體過程。[4]

借鑒此種觀點，我們可以將“集成管理”的思想融入檔案信息資源管理之中，將檔案信息資源的配置和布局、檔案信息資源的開發與利用服務和檔案信息資源的傳播等過程看成是一個有機整體，以有用性為導向，構建檔案信息資源的集成管理模型，運用現代化技術手段，例如利用數據倉庫技術實現集成管理，可以及時、主動地收集相關的檔案信息及其元數據，利用數據倉庫提供數據清洗、轉換等功能將電子文件自動化地轉換為檔案，利用數據倉庫特有的時間特性,可以記載檔案修改歷史、信息集成技術等[5]，對檔案、檔案信息、檔案管理技術、檔案管理人員等眾多相關因素進行集成管理，使檔案信息資源逐步系統化、有序化，并使之達到一定規模，從而最大程度地實現檔案信息資源價值和作用。具體而言，既要包括對全國檔案館（網）進行有效的布局、對檔案信息庫、檔案信息網絡進行合理的建設，還包括了針對不同用戶群體采取不同途徑和方法對檔案信息資源進行不同層次的開發工作，提供種類豐富、方便快捷的檔案信息資源利用服務工作等，從而將檔案信息資源從“可獲知”向“可獲得”進行邁進，進而實現檔案信息資源價值和作用的最大化，使檔案信息資源質量不斷提升。

（三）重視“質量管理”問題，加強檔案信息資源的質量問題研究

國家有關檔案信息化、檔案開放利用等方面的方針政策和相應法律法規的出臺已經為檔案信息資源質量研究指明了方向，奠定了一定的理論基礎。在此基礎之上，檔案部門及其相關研究領域的學者應該逐步重視到檔案信息資源質量問題的重要性，展開相應的理論研究工作——對其定義進行清晰界定，對其內涵和外延進行進一步的探討，對影響檔案信息資源質量的相關因素進行深入分析，系統構建檔案信息質量評價體系，提出切實可行的檔案信息質量提升方法等。既要不斷拓展檔案信息資源質量的理論研究范圍、豐富檔案信息資源質量理論研究內容，又要多層面、多層次開展檔案信息資源理論研究工作、加深檔案信息資源質量理論研究程度。只有在理論上對檔案信息資源質量問題達成一定的共識、并取得一定的研究成果才能為檔案信息資源質量管理實踐提供有益和有效的指導，才能不斷促進檔案信息資源質量的提升和優化，才能更好的開展檔案信息資源開發利用和服務工作，從而真正推進全國檔案信息化進程。■

參考文獻

[1] 呂真真. 檔案信息資源質量評價研究[J]. 蘭臺世界,2009（8）：5-6.

[2] 金紅. 檔案信息資源布局初探[J]. 廣東檔案，2010（6）：20-21.

[3] 丁光勛. 信息時代檔案學理論研究與實踐[M]. 1版. 上海：上海三聯書店，2007.

[4] 王小云 王運彬. 集成理念下檔案信息資源優化配置探析[J]. 檔案學研究，2010（5）：45-49.

[5] 何軍. 檔案信息的集成管理與集成服務模式研究[J]. 檔案學研究，2006（2）：56-59.