探析英國高校檔案管理的特點：以謝菲爾德大學(xué)為例

卞咸杰

摘要：以英國謝菲爾德大學(xué)為例，探析了英國高校檔案管理具有顯著的特點，主要表現(xiàn)在松散的檔案管理體制、多元的檔案資金來源、豐富的檔案原始手稿、先進的檔案管理技術(shù)、優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)質(zhì)量和嚴(yán)格的檔案借閱規(guī)定等方面，提出我國高校檔案部門在發(fā)揮自己優(yōu)勢的基礎(chǔ)上，應(yīng)借鑒英國高校檔案管理的先進經(jīng)驗，進一步推動我國高校檔案事業(yè)的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：英國高校檔案；檔案管理；謝菲爾德大學(xué)；特點

Abstract：Takingthe university of Sheffield，this paper introduced significant

characteristics of British university archive management. The main characteristics are unconsolidated archives management system， multiple archives source of fund， rich archives original manuscript， advanced archives management technology， high quality archives service and strict archives borrowing regulations， etc. In our country， college archives departments should on the basic of their own advantages， learn the advanced experiences from British university， and promote the development of our university archives cause in the future.

Keyword： British University Archive； Archives Management； The University of Sheffield； Characteristic

2012年7月8日至24日，作為鹽城師范學(xué)院赴英考察培訓(xùn)團成員，我在考察牛津大學(xué)、劍橋大學(xué)、曼徹斯特大學(xué)、愛丁堡大學(xué)、謝菲爾德大學(xué)和謝菲爾德哈勒姆大學(xué)等高校教育管理的同時，重點考察了英國高校的檔案管理，其中，深度考察了謝菲爾德大學(xué)的檔案管理情況。

1松散的檔案管理體制

英國檔案管理體制是典型“分散式”類型，沒有全國統(tǒng)一的檔案工作領(lǐng)導(dǎo)、指導(dǎo)機構(gòu)。英國高校中，除劍橋大學(xué)設(shè)立檔案中心，牛津大學(xué)、利物浦大學(xué)、格拉斯哥大學(xué)等少數(shù)高校設(shè)立檔案館外，其他高校沒有統(tǒng)一的檔案管理機構(gòu)，檔案分散在其他機構(gòu)中。

謝菲爾德大學(xué)（University of Sheffield）是1897年由謝菲爾德醫(yī)學(xué)院（成立于1828年）、港灣學(xué)院（1879年）與謝菲爾德技術(shù)學(xué)院（1884年）等3所謝菲爾德地方學(xué)院合并而成“謝菲爾德大學(xué)學(xué)院”，后于1905年獲得皇家特許狀，晉升為“謝菲爾德大學(xué)”。該校以其一流的教育及研究成果在英國享有盛譽，共出過4名諾貝爾獎金獲得者。其杰出的科研成果吸引了來自海內(nèi)外眾多的學(xué)生，學(xué)校目前擁有在校生25000多名，其中，包括來自120多個國家的3400多名海外學(xué)生。謝菲爾德大學(xué)的檔案有多家機構(gòu)管理，主要有兩個機構(gòu)，即信息與計算服務(wù)中心（Corporate Information and Computing Services ）和圖書館。行政檔案由隸屬于信息與技術(shù)服務(wù)中心的檔案室管理，學(xué)生成績、試卷等教學(xué)檔案以及財務(wù)檔案等由隸屬于信息與技術(shù)服務(wù)中心的記錄室管理，手稿、論文等和英國全國游樂檔案分別由圖書館的特藏檔案室和游樂檔案室管理。游樂檔案室中，館藏范圍不局限于謝菲爾德大學(xué)或謝菲爾德市，而是面向全英。游樂檔案室收藏有大量歷史上英國跑馬場的海報、圖片、畫冊、圖書、報紙、期刊和文件等，其中，有不少是19世紀(jì)的游樂檔案。謝菲爾德大學(xué)的行政檔案室、記錄室、手稿室和游樂檔案室等各檔案機構(gòu)之間沒有上下隸屬關(guān)系，也無法定業(yè)務(wù)往來。但這些分散的檔案機構(gòu)并不影響謝菲爾德大學(xué)各類檔案的收集和保存，各檔案機構(gòu)分工協(xié)調(diào)，管理有序，確保了各類檔案的收集齊全和完整。

2多元的檔案資金來源

英國高校的檔案經(jīng)費與高等教育經(jīng)費一樣，主要來自政府撥款和社會捐贈。由Ross-CASE委托英國國家社會研究中心（NationalCentreforSocialResearch）進行的調(diào)查顯示，在2008～2009學(xué)年度，英國大學(xué)所收到的慈善基金總數(shù)為5.32億英鎊。在所有英國大學(xué)中，牛津大學(xué)和劍橋大學(xué)獲得捐贈最多，超過所有捐贈的一半。另外，在羅素集團（RussellGroup）下的一流研究類大學(xué)得到的捐贈占捐贈總額的24%。[1]

與一流名牌大學(xué)收到的捐贈相比，一些二流大學(xué)和一般院校所獲得的捐贈數(shù)量有限、杯水車薪。80%的捐贈人都是已經(jīng)離開學(xué)校的畢業(yè)生。作為羅素集團（RussellGroup）下的謝菲爾德大學(xué)的檔案經(jīng)費同樣來自學(xué)校行政經(jīng)費和社會捐贈。2010年，英國聯(lián)合政府上臺后，大幅度削減高校經(jīng)費，高校的辦學(xué)經(jīng)費顯得越來越緊張，檔案管理經(jīng)費也遭到相同厄運。謝菲爾德大學(xué)平均每年的研究經(jīng)費超過7000萬英鎊，但檔案經(jīng)費沒有具體的規(guī)定，根據(jù)實際情況而定，除捐贈指定用于檔案經(jīng)費外，學(xué)校行政投入的檔案經(jīng)費每年都在縮減。謝菲爾德大學(xué)在考慮本國學(xué)生學(xué)費上漲的同時，不得不呼吁社會人員和校友積極捐贈，提供辦學(xué)經(jīng)費。

3豐富的檔案原始手稿

英國許多著名專家、學(xué)者、教授的手稿珍藏在圖書館里。如，劍橋大學(xué)圖書館藏有“萬有引力之父”艾薩克·牛頓（Isaac Newton）關(guān)于運算、微積分、光學(xué)以及萬有引力的著作手稿，著名學(xué)者鮑德溫、克魯、哈定等人的論著、手稿和該大學(xué)的學(xué)位論文等；牛津大學(xué)圖書館藏有13.4萬冊手稿，其中，有簡·奧斯汀未完成小說The Watsons（《華森夫婦》）親筆簽名的手稿；愛丁堡大學(xué)圖書館196489份手稿和檔案中珍藏著一頁寶貴的手稿——達爾文親手寫的《物種起源》里非常重要的一頁書稿原件。羅拉·麥克弗遜（愛丁堡大學(xué)圖書館管理員）說：“這張書稿是《物種起源》手稿中的一頁，曾一直被夾在音樂圖書館的一部書里。”格拉斯哥大學(xué)圖書館藏有著名的物理學(xué)家愛因斯坦的大量手稿。此外，曼徹斯特大學(xué)圖書館收集了幾乎所有學(xué)科領(lǐng)域的研究專著、學(xué)術(shù)論文，以及從公元前3000年到現(xiàn)在超過100萬冊的手稿和檔案；諾丁漢大學(xué)圖書館藏有100多萬冊各種書籍和期刊，以及大量的手稿；伯明翰大學(xué)圖書館擁有 300萬份手稿、檔案；倫敦大學(xué)亞非學(xué)院（SOAS）圖書館擁有4000種語言的100多萬冊藏書中很多是珍稀的、價值連城的手稿以及重要的檔案和地圖收藏品。

謝菲爾德大學(xué)圖書館是英國最大的圖書館之一，藏書多達1400萬冊，其中，有150組合的手稿（英國在檔案整理上采用“檔案組合”作為館藏整理和分類的基本單元，每個組合又按組織機構(gòu)或職能范圍分為若干分組合，分組合由若干案卷組成，每個案卷里包括若干單份文件）。這些手稿里，主要有謝菲爾德大學(xué)教授、學(xué)生的著作、論文、筆記等。遺憾的是，英國女作家夏洛蒂·勃朗特在謝菲爾德大學(xué)撰寫的《簡·愛》手稿并不在謝菲爾德大學(xué)的圖書館手稿室，而珍藏在法國巴黎書信和手稿博物館。

4先進的檔案管理技術(shù)

英國是世界上最早在互聯(lián)網(wǎng)開通檔案網(wǎng)站的國家之一，1995年，就探索利用互聯(lián)網(wǎng)向公眾提供檔案信息資源服務(wù)，在檔案現(xiàn)代化建設(shè)中扮演重要角色。英國高校檔案工作同樣在檔案現(xiàn)代化建設(shè)方面取得一定成績，其先進的檔案管理技術(shù)體現(xiàn)在三方面：

一是實用性。在現(xiàn)代的數(shù)字化世界，數(shù)字檔案已經(jīng)超出了原來占統(tǒng)治地位的紙質(zhì)檔案，傳統(tǒng)的檔案原則與實踐在指導(dǎo)工作時的效率正在降低。英國大部分高校檔案工作者高度重視檔案數(shù)字化建設(shè)的問題，以利用率高的檔案優(yōu)先為原則進行數(shù)字化建設(shè)，同時，更多地選擇數(shù)碼拍照慎用掃描的方法進行檔案數(shù)字化，既保護了檔案原件，又方便了利用，提供網(wǎng)上利用及檔案檢索，吸引更多的利用者利用檔案。

二是開放性。由于英國的勞動力成本較高，加上聯(lián)合政府上臺后顯現(xiàn)的經(jīng)濟危機，英國高校檔案現(xiàn)代化建設(shè)進程不得不緩慢下來。但是，作為西方現(xiàn)代化程度較高的國家，英國在檔案現(xiàn)代化建設(shè)方面還是走在我們的前面。如，英國高校的檔案網(wǎng)站頁面很簡潔，主要介紹和提供檔案的查閱內(nèi)容。在檔案數(shù)字化方面，謝菲爾德大學(xué)的教師和注冊學(xué)生在校園網(wǎng)有自己的賬號，并且，在中央服務(wù)器上有安全私有的空間，不僅在校內(nèi)能夠上網(wǎng)查詢檔案，而且，可以在校外訪問互聯(lián)網(wǎng)查閱謝菲爾德大學(xué)的檔案。

三是共享性。英國高校檔案現(xiàn)代化建設(shè)的目的是要在保護檔案原件的基礎(chǔ)上更好、更多地實現(xiàn)檔案信息資源共享。目前，全英已有150多所高校參與了英國國家檔案與其他檔案部門之間的合作與資源共享，各高校間為了順利實現(xiàn)共享的目的，克服檔案著錄各異的困難，統(tǒng)一了檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)，為檔案資源的共享排除障礙。以格拉斯哥大學(xué)為基點的“蘇格蘭高校檔案信息資源整合門戶網(wǎng)”，以數(shù)據(jù)庫和檢索工具為技術(shù)支撐，整合了蘇格蘭地區(qū)10所高校的檔案信息資源，為學(xué)術(shù)研究人員和公眾提供一站式的檔案信息網(wǎng)絡(luò)檢索與利用服務(wù)，促進蘇格蘭地區(qū)檔案信息資源共享等。此外，不僅高校檔案部門之間實現(xiàn)跨部門、跨校合作，而且，檔案館還與圖書館、博物館合作，英國許多高校的圖書館、博物館均藏有相關(guān)檔案，通過三者的合作實現(xiàn)檔案信息資源的共享。

5優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)質(zhì)量

英國檔案部門秉承“服務(wù)至上”的理念，不僅向公眾提供利用可公開的政府文件，同時，也提供與英國歷史有關(guān)的私人檔案信息。英國政府規(guī)定，凡1660年以前產(chǎn)生的檔案一律永久保存。按照英國檔案法規(guī)定，凡滿30年的公共檔案和滿100年的私人檔案，均向公眾開放。由于大多數(shù)英國高校歷史都較長，檔案十分豐富，檔案部門在服務(wù)方面也有著自身的特色，體現(xiàn)在五個方面：

一是休閑性。英國檔案學(xué)者邁克爾·庫克指出：“整個社會應(yīng)該把檔案館看做是它的一個文化機構(gòu)，即使是貼上‘文化娛樂甚至‘消遣的標(biāo)簽也是無可厚非的。雖然，檔案館像博物館和圖書館一樣，與純娛樂性機構(gòu)相比有更嚴(yán)肅的目的，但是，它們有個共同點：如果人們愿意，閑之無事時，就可以去這些由社會建立起來的機構(gòu)，按照個人興趣進行活動。”[2]謝菲爾德大學(xué)提供的檔案服務(wù)不僅提供檔案原件或復(fù)制品的查閱，還有網(wǎng)上指南、檔案展覽等二次檔案信息，利用者們可以在圖書館的閱覽區(qū)內(nèi)邊欣賞檔案展覽邊喝咖啡。二是親民性。謝菲爾德大學(xué)有專為殘疾利用者準(zhǔn)備的輪椅，并為利用者免費提供紙、筆。此外，為了保持閱檔室內(nèi)的安靜環(huán)境，禁止任何人員在查檔室講話、隨意走動，同時，在閱檔室里側(cè)有一個用墻隔斷的會議室供查檔者討論、交流、喝咖啡、看視頻等，不過這些會議室因數(shù)量較少需預(yù)定。三是便捷性。英國許多高校的檔案利用大廳均有多臺縮微閱讀機和計算機供查檔者利用。另外，檔案用戶通過電話、信函、電子郵件等途徑與高校檔案館取得聯(lián)系查詢有關(guān)檔案，檔案管理人員均給予認(rèn)真的答復(fù)，并在法律許可的條件下提留相關(guān)聯(lián)系人的電話號碼、電子郵箱或網(wǎng)址。四是平等性。英國高校不論查檔者地位、身份、種族、年齡、國籍，只要提供合法的證件，如護照等，填寫查檔申請，說明查檔理由，均可查閱開放的檔案或瀏覽公共區(qū)域內(nèi)的檔案。五是合理性。謝菲爾德大學(xué)允許有條件地翻拍、復(fù)印檔案，對珍貴的檔案必須由檔案管理人員負(fù)責(zé)復(fù)印，對非珍貴檔案可以由查檔者自行復(fù)印、翻拍，但必須使用托板、軟鎮(zhèn)紙，不得使用閃光燈，其中，由檔案管理人員復(fù)印、翻拍或查檔者使用檔案館設(shè)備、器材的必須交費外，其他的一律免費。

6嚴(yán)格的檔案借閱規(guī)定

英國高校的檔案借閱有嚴(yán)格的規(guī)定，要考慮到法定的義務(wù)法，比如，英國2000年的《信息自由法》（Freedom of Information Act 2000）和1998年的《數(shù)據(jù)保護法》（Data Protection Act 1998），還有考慮檔案材料的條件質(zhì)量狀況等因素。如，牛津大學(xué)檔案館規(guī)定，公共區(qū)域可以免費在線檢索目錄，并以不同格式下載。一些區(qū)域只有得到書面特許的用戶才可以進入。謝菲爾德大學(xué)信息與計算服務(wù)中心以及圖書館對借閱檔案作出了種種規(guī)定，這些規(guī)定相對我國高校檔案部門而言有一定的特色，主要體現(xiàn)在三個方面：

一是注重保護版權(quán)。謝菲爾德大學(xué)規(guī)定，所有查檔者在撰寫的出版物中，要注明檔案出處和標(biāo)出引用檔案的部分，對一些敏感的檔案信息必須征得檔案管理人員同意或寄存者及其代理人的同意方能摘錄和使用。二是注重保護原件。謝菲爾德大學(xué)不允許查檔人員將任何檔案帶出閱檔室，只能用鉛筆在閱檔室摘錄、做筆記（水筆、圓珠筆等除填寫借閱申請表外不得在閱檔室內(nèi)使用），包和大衣放入專門的衣柜內(nèi)不得帶入閱檔室內(nèi)，不允許任何人員在閱檔室喝水、吃東西，不能在檔案上折疊或做任何標(biāo)記等。三是注重保護個人信息。謝菲爾德大學(xué)制定了《個人信息政策》，承諾借閱檔案不會把個人信息傳給第三方，除非法律需要、法定義務(wù)或合法目的。即使在法律需要、法定義務(wù)或合法目的情況下借閱檔案，既不能口頭又不能書面泄露，而且，也不能透露給未授權(quán)的第三方。以學(xué)生個人信息為例，學(xué)生姓名、出生日期、性別、國籍和學(xué)術(shù)成果（包括課程成績）屬于長期保存的個人信息，而健康、種族、處分等個人信息屬于個人隱私。未經(jīng)授權(quán)披露個人信息在謝菲爾德大學(xué)不僅是個紀(jì)律問題，且有可能在一些情形下成為嚴(yán)重的不當(dāng)行為，將會接受法律處罰。

總之，英國高校檔案管理在進入21世紀(jì)以來越來越充滿了活力，在許多方面取得一定的成就。盡管我國非常重視高校檔案工作，也取得了不少成就，如，教育部與國家檔案局聯(lián)合頒發(fā)了《高等學(xué)校檔案管理辦法》，各高校不僅有檔案管理機構(gòu)——檔案館或綜合檔案室統(tǒng)一集中管理檔案，而且，還成立了包括主管檔案工作的校長在內(nèi)的、由各歸檔部門分管檔案工作的負(fù)責(zé)人和兼職檔案員組成的檔案工作網(wǎng)絡(luò)；各高校已經(jīng)或正在進行檔案數(shù)字化建設(shè)，建立檔案網(wǎng)站和數(shù)據(jù)庫，等等，但是，我國高校檔案部門在服務(wù)理念、服務(wù)手段、管理技術(shù)等方面，與英國相比還有一定的差距。我國高校檔案部門應(yīng)借鑒英國高校檔案管理的先進經(jīng)驗，揚長避短，虛心學(xué)習(xí)，進一步推動我國高校檔案事業(yè)的發(fā)展。

參考文獻：

[1]經(jīng)濟危機使英國大學(xué)捐款下降[EB/OL].[2012—08—02]http：//www.ukeas.com.cn/info/news/uk/201006/2082.html.

[2]彼得·瓦爾納.現(xiàn)代檔案與文件管理必讀[M].北京：檔案出版社，1992：38.

（作者單位：鹽城師范學(xué)院來稿日期：2012-08-18）