淺談高等院校系部教務秘書工作

摘要：高等院校系部教務秘書擔負整個系部的基層教務管理工作，在教務管理系統中起著舉足輕重的作用。本文主要從教務秘書在高等院校系部教學管理中的作用、在高等院校系部工作中的工作特性以及作為一名教務秘書應該具備的基本素質這三個方面著手，對教務秘書的工作進行了分析與探討。

關鍵詞：教務秘書；作用；特性；素質

一、教務秘書在教學管理中的作用

系部教務秘書在教學管理中接受學院教務處、系部主任的雙重領導，是貫徹執行院系方針、政策，實施院系教育、教學管理的基層專職管理人員。

（一）對教學管理起到協助作用

教務秘書在教學管理中起到了協助作用，主要體現在協助系部領導處理日常教學管理工作，具體包括：（1）協助院系領導制定教學計劃，根據教學計劃指定任課教師、制定課表、征訂教材、保證教學工作的正常開展；（2）協助院系領導落實日常教學工作、實習實訓工作、各類教學考核工作；（3）做好學生學籍管理、成績管理工作，負責期末考試的安排、試卷及各類檔案的歸檔工作；（4）協助院系領導組織和協調畢業論文答辯工作，做好畢業生畢業資格和學位資格審核工作；（5）組織各類等級考試的報名，負責準考證以及各類證書發放工作；（6）及時、認真完成教務處及院、系領導布置的其他各項工作。

（二）對教學管理起到橋梁紐帶作用

教務秘書因工作關系需要經常與教務處、各系部之間進行聯系。教務秘書身處全系教學進程和轉換的樞紐，是上下、平級之間溝通和教學情況反饋的紐帶，必須做好上傳下達的工作。作為教務秘書，要主動和其他部門聯系，互相學習，要主動征求和虛心聽取師生對學校、對系部的教學管理工作的意見和建議，及時反饋給相關領導和部門，在領導、教師、學生之間架起一座溝通的橋梁。

（三）對教學管理起到檢查和監控作用

教務秘書在教學管理過程中，要配合教務處、院系領導進行教學情況的檢查和監督教學環節的工作落實情況。要協助教務處進行系部各專業的評估、課程教學質量、中期教學檢查等一系列檢查和評估。在發現問題的時候，及時向相關領導匯報，以便領導及時作出決策并采取必要的措施，確保教學工作有序的開展。

二、教務秘書在教學管理中的工作特性

（一）服務性

教務秘書作為教學管理的基層管理人員，不僅要做好教學管理工作，更要樹立服務意識，為教學服務、為教師服務、為學生服務。要做到急教師所急，解學生所難，任勞任怨，全心全意為師生服務，做好教學管理工作的服務者。

（二）協調性

教務秘書是教學管理工作中的橋梁和紐帶，穿梭在教師、學生之間，每個環節都需要教務秘書良好的協調和溝通，教務秘書要協調不同部門之間的關系、協調教師與領導、教師與學生的關系。教務秘書的協調工作做好了，可以營造良好的人際關系，促進各部門之間的融洽相處，提高工作效率、工作質量，保證教學工作的順利開展。

（三）繁雜性

教務秘書的工作是事無巨細，異常瑣碎的。作為基層的教務秘書，工作量巨大，工作涉及面廣，內容雜。不僅要對學生方面的學籍成績管理準確無誤，也要保證教師教學工作的順利開展。教務工作沒有小事，事事都重要，教務秘書要接觸大量的教師和學生，還要處理多方面的事物，這些決定了教務秘書在教學管理中的繁雜性。

（四）規律性

教務秘書的工作雖然比較繁雜，卻有規律可循。很多教學工作是以學期、學年為周期的。每個學期、學年工作內容的主線是不變的，是有規律可循的。每個學期的前期、中期、后期的工作重點都是一樣的。掌握教務工作的規律、牢記處理事務的方式方法，能夠更好地完成教務管理工作。

三、教務秘書在教學管理中應具備的素質

（一）思想素質

首先，教務秘書作為教學管理的具體執行者，要具備較高的政治素質，能正確理解黨的路線方針，政策，不斷提高政治理論水平，用馬克思主義立場、觀點和方法來分析解決問題和思考問題，要積極貫徹黨的教育方針政策，忠誠黨的教育事業，樹立“全心全意為教學服務”的思想。其次，高校教務秘書應當有良好的職業道德。教務工作中事物比較繁雜，工作中任何小的疏忽都可能會引起嚴重的教學事故，這些都需要教務秘書具有強烈的責任心和敬業精神，要恪盡職守，盡職盡責。

（二）專業素質

作為一名教務秘書，不僅要有良好的思想素質、更要加強學習，建立良好的知識結構，提高自己的專業素質。首先，要熟悉系部各專業的基本情況、各專業的課程體系、結構特點、課程設置和各教學環節的計劃安排，這樣在安排教學工作時才能做到心中有數。其次，教務秘書應不斷學習有關管理的科學理論知識，要掌握高等學校教育、管理、心理等方面的相關知識。其次，應不斷提高教務秘書信息化和辦公自動化水平。計算機和網絡的飛速發展，對教學管理起到了推進作用，它提高了教學管理的效率和整體水平，作為教學管理的基層工作人員，只有熟練掌握了辦公自動化，才能更好地為教學管理服務。

（三）心理素質

教務秘書在工作過程中會遇到各種困難，工作繁雜、易出錯，有些教學上的事故，教務秘書都要承擔很大的責任。所以這些都給教務秘書帶來很大的壓力。而且，教務秘書工作雖然繁雜，但是都是分內事，很少能出成績、顯成效。這些都會影響教務秘書的心理和情緒。所以，這就要求教務秘書要不斷調整自己，要正確認識和評價自己，適應環境的變化，要有良好的心理承受能力，樂觀向上，不消極，不懈怠，以開朗豁達和輕松平和的心態面對工作。

作為教學管理的基層人員，教務秘書在高等院校系部教學工作中起著重要而特殊的作用。教務秘書應了解其在高校教學管理中的工作重要性和特點，所以要具備強烈的責任心和使命感，要努力提高自身各方面的素質，全心全意為學校服務、為師生服務，確保教學工作的正常開展。

參考文獻：

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2.胡寶國，《試論教學秘書在高校教學管理中的作用》[J]，《東北財經大學學報》，2004

3.張敏，《淺談如何做一名合格的高校教學秘書》[J]，《湖北師范學院學報》，2003

【責編 齊秋爽】