簡述教學秘書工作應具備“三心”的必要性

摘要：教育工作是學校平常的核心業務，教育管理是學校管理的主要范圍，學校管理業務能否有效進行，不是只依靠上級管理者，教學秘書在全部學校運轉環節里也具有十分重要的效用。教學秘書作為一名一線教學管理人員和基層工作執行者和聯系各部門及各級領導的紐帶和橋梁，是信息傳遞和反饋的重要渠道。教學秘書的業務接待范圍較大，業務數量多，工作繁雜，時限性高，怎樣做好一個出色的教學秘書、領導的優秀幫手為需要人們仔細思索的課題。為此，通過近幾年教學秘書工作的經歷慢慢領悟出一些道理，用最通俗的語言可以概括為三個詞，即“熱心”、“細心”及“耐心”。

關鍵詞：教學秘書 熱心 細心 耐心

中圖分類號：G712文獻標識碼：A 文章編號：1673-9795（2012）09（a）-0157-01

1 教學秘書工作的內容

1.1 下達通知

教學秘書需要隨時把學校教務處、院辦等有關機構傳達的各種通告與工作告知給系主任與有關教師和輔導員，并且幫助系主任實現各種教育工作業務，督促教師按時做好各種業務。通知內容大多來自于教務處，例如課表通知，等級考試報名繳費，教學檢查等。

1.2 教學運行

教學運行包括：編課、征訂課本、實現教育目標和調課、同學成績管理、期初、期中及期末的教育檢測、同學評教、畢業論文管理和英語四六級、計算機考試報名等。

1.3 材料上報

教學秘書幫助系主任編寫業務規劃和業務報告，實現平常有關設施和別的事情的業務請示的撰寫，組織畢業論文有關事情，完成日常定時舉辦的教研活動和專業會議或者系會議的會議記錄，組織整理老師人才培育有關材料，資料報告都具有很嚴的時限需要，教學秘書必須認真、精確、按時地做到。

1.4 協助管理

教學秘書的業務既需要幫助系主任做好平常的教育工作，還需要給老師的教育業務進行支持，更需要給同學們由入學至畢業的課目學習與實際教學完成有關指導事項。課表的編排、整理教師教育有關材料、卷子的打印、科目考核與監考組織、課本預訂、教師課時報告、同學學籍資料記錄等均為工作的內容。

2 教學秘書工作的再認識

常見的對教學秘書崗位存在的認識誤區是，將教學秘書的基本工作職能和崗位創新需求混為一談，認為該崗位不過是作些課程安排、成績登記、材料報送等簡單工作，什么樣的人都能做。此類觀點實際上是有著錯誤與缺點的，教學秘書職位數據獲得與工作任務獲得有著多源性的特征。必須更好的了解認知教學秘書在教學管理內的效用。

首先，教學秘書是教學管理觀點最終的操作人員，在學校領導與教務機構指引中，讓各種教育活動獲得有效的管理與組織實施，各種教育文件獲得有效的創建并且收集整理，由此種涵義來看，教學秘書既為操作人員也為組織者。

其次，教學秘書具有策劃與協助的效用，匯總整理各種教育過程里的建議與數據，給教育職責機構及學校領導工作的時候采用。

第三，教學秘書在各種教育規劃的實行里，還為院校職責機構與學校和老師及同學互相間的關聯與組織管理人。

以上三個方面工作都是圍繞著教學活動能夠順利進行而展開的，是教師和學生完成教與學任務必不可缺的輔助性服務工作。教學秘書的工作和學校的中心任務—— 教學工作有著千絲萬縷的關系，教學秘書的每一項工作，每一個教學環節的管理工作如果不到位，都會對學校的教學質量產生重大影響和損失。可見，以往那種認為教學秘書的工作是簡單勞動的想法，具有片面性，教學秘書崗位的作用不但非常重要，而且還需要其創造性地執行和協調，才能充分發揮其崗位職能，確保各項教學任務的圓滿完成。認清了教學秘書崗位的重要作用，對教學秘書工作中的“熱心”，“耐心”和“細心”等心理素質都提出了更高的要求。

3 教學秘書工作“熱心”、“耐心”和“細心”的重要性

“熱心”來自對于工作的喜愛和來自心中的職責感與進取心。這項工作或許別人看來很簡單，不就是上面發下來一個文件或者通知，再通過我們這里傳到每一位領導或是普通老師手里就行了。就在這上傳下達的過程中也體現出了對工作的熱情和責任心。首先這個文件很有可能是一個重要的事件，我們首先，要做的事情是按照事件的輕重緩急進行分類，重要的在前，可以緩一緩的放在后，其次，我們作為中間傳達的執行者首先必須認識到它的重要性，然后把關好，確保文件已經通知到每位要通知的領導或者老師手里，同時，還要做好文件的存檔和流轉工作，確保文件信息準確無遺漏的完成流轉。這一切工作的原動力都來自于我們對工作的熱情，由此才會有源源不竭的動力來完成好它。

教學秘書工作紛繁復雜，工作面廣博，如何能夠得心應手，順利的做好一個多面手，這就需要我們在工作中多留意，“細心”觀察，“細心”對待每一件小事。在此舉幾個小例子，在報送等級考試報名的數據時，要求學生學號，身份證號，姓名等信息數據要準確無誤，這就需要我們在報送的時候做到仔細核對，同時可以采用兩個手段防止錯誤，一個是盡量采用教務處學籍注冊時下發的數據，這可以從源頭上保證數據的準確性，還有一個是學生完成報名繳費手續流程時要求學生簽名核對，從另外一個方面確保數據不出錯，學生簽字核對在另一個層面上也是給我們后續的工作減少隱憂，做到有據可查。任課教師調課通知時，務必要抓住兩頭，學生和上課老師，切忌遺漏任何一個方面。學生這頭主要是要及時告知輔導員。學分清理是每學期的常規工作之一，同時也是相當重要的一項工作，對學生的畢業以及后續的畢業資格審核來說都是相當重要的一個環節，我們可以采取電腦和手工相結合的方式來進行，不能一味的只依靠電腦系統，有些特殊情況例如有學分替代的，或者學籍異動過的都需要我們個別篩選出來再做清理。總之，教學秘書的工作可以說是環環相扣的，一個環節就有可能影響全局，所以必須事事“細心”再“細心”，時時刻刻都有謹慎的意識。

教學秘書業務關系到的人員與機構較多，遇到的難題與情況很多，這是一個系部的外在表象，非常影響我們對于所在院系的感覺與評論。所以對于教學秘書的內在技能問題指出了很高的標準，需要具有廣闊的胸襟，很好的技術，對工作中碰到的誤解和委屈，始終保持耐心熱情，才能維護系部形象，為系部營造良好的聲譽，同時也為自身的崗位塑造積極正面的形象。

4 結語

“熱心”，“耐心”和“細心”說起來就簡單的六個字，要實行起來也非一朝一夕就能領會，希望能在接下來的工作中不斷領悟和探索實踐，探索新的工作方法和溝通方式，更好的協調好工作和學習的關系。總之，行政工作無小事，從每件小事做起，進而面面俱到，周全的處理好每件事情。

參考文獻

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[2] 肖衛.新時期高校教學秘書管理工作淺析[J].教育與現代化，2007，85（4）.