高校檔案管理創新體系及數字化建設

摘要：檔案是一個非常重要的工作，它記載了個人和團隊的發展歷程，特別對于高校來說，重要性就更加的突出，那么，在這個信息化不斷發展進步的時代，加強高校檔案管理體系的創新和數字化建設可以起到對高校建設添磚加瓦的重要作用。

關鍵詞：高校檔案 創新體系 數字化建設

中圖分類號：G71文獻標識碼：A文章編號：1673-9795（2012）09（a）-0214-01

高校檔案管理工作是高校管理中的一個環節，有著不可取代的作用，而要想讓高校檔案管理工作的價值得到實現和發展，需要我們革新陳舊的管理模式和服務思路，運用新的管理手段將高校檔案管理工作的價值發揮出來。

1 加強檔案管理創新體系建設

1.1 模式的創新

通常高校檔案館不是一個獨立的部門，從屬于校辦，它沒有決策權，主要職能是去執行。隨著社會的發展和進步，高校的管理體制也跟著發生了變化，部分高校開始認識到檔案管理工作的重要性，將檔案管理這一工作設立專門的部門，由過去的被動工作到現在的能夠主動決策，這一轉變對于高校檔案的管理來說是一個非常大的進步。

1.2 思路的創新

1.2.1 管理觀念的創新

要想創新，第一要務就是要轉變陳舊的思想。轉變觀念對于管理工作來說是邁出了第一步，在管理創新的整個過程當中，觀念的創新貫徹其中，只要觀念轉變過來了，有了創新，管理工作才有可能去創新。過去我們總認為檔案管理工作就是將檔案保存起來，忽略了他們的作用，這樣對于檔案文獻來說是一種浪費。

1.2.2 管理內容的創新

檔案館收藏有學校的文獻資源，卻不是所有的文獻都能完全的被收藏，所以有時候會感到館藏不夠，在用戶需要查閱資料的時候得不到滿足。這就需要我們去創新管理內容，不要只注重于目前已有的資源的管理，要有目的、有針對性的去收集檔案資源，確保資源的實時性、豐富性、高質量性。這樣才能更好的發揮檔案館的價值。

1.2.3 管理方式的創新

任何事情的成敗都是由于管理的好壞來決定的，所以檔案管理工作需要我們用心去做。現在的社會都是求變求新，所以我們在管理方式上要革新、要創新。革新就是摒棄過去的老思想，創新就是要按照現在的實際情況去做好管理工作，對設備的管理、資源的管理、人員的管理都需要我們用現代的角度去看、去做。

1.2.4 人才資源的創新

除了上面提到的方面，人才資源的創新也是重要的一個環節，在選取檔案管理人員時，除了觀察個人能力以為還應注重觀察是否有可塑造性，對這類人員的培訓也是必須的，一個好的檔案管理人員不僅僅需要有專業的技能知識還應該具有很強的學習性和靈敏的思維能力。

1.3 手段的創新

傳統的檔案管理方式傾向于手工工作，面對現在的信息化、高速發展的社會，這樣的傳統管理方式顯然不符合時代的要求。學習現代化技術，運用現代化技術去提升工作效率、工作質量是我們從管理手段上面的創新。在學校的自動化辦公系統建設中提出自己的要求和建議，主動的把檔案工作重點與學校中心工作結合起來，借助新時代的計算機、網絡等技術去更好的為學校、教研服務，實現管理手段方式的社會化、多元化和優質高校化。

2 高校檔案管理創新與實踐

2.1 引進以人為本的管理理念

充分體現管理工作以人文本的理念。管理人員是實施管理工作的根本，他們的能動性和積極性對于做好管理工作，優化高校檔案管理工作都是非常的必要的，所以在平時的工作中要注重以人為本，調動他們的積極性，以他們為中心展開工作。

2.2 加強信息資源建設，開展資源整合

（1）豐富館藏資源，優化館藏資源，做到物盡其用，發揮館藏的價值。（2）強化信息技術利用，運用現代化信息技術，購買高效的檔案管理軟件，將檔案資源數字化，對于查詢調用檔案資源效率是有質的提升。體現了現代化信息技術的快捷、高效性。

2.3 人才資源管理

（1）錄用員工注重員工的發展潛力，通過績效獎勵等方式去調動員工的積極性，培養他們的創新能力。（2）在工作輪崗的編排注重科學性，讓員工有時間去充實自己，適時的開展一些講座和討論會，能夠提升員工的專業知識技能。（3）在職培訓與繼續教育，及時的更新員工的專業知識，為員工再培訓開展培訓課程，將新技術交會他們使用，提高工作效率。（4）處理好三個關系。第一，管理和利用的關系，任何一方都不可松懈，他們都是高校管理工作中的根本內容；第二，社會效益與部門效益，要注重檔案管理工作對社會效益的影響，其次才去考慮部門的效益，不能因小失大；第三，保密與開發的關系，一些機密文件是不能公開的，必須以國家利益為重，將這三個關系處理好，管理工作的價值才能得以體現。

3 高校檔案數字化建設中的問題

3.1 觀念問題

不夠注重高校檔案管理工作，檔案館的設備和技術還停留在過去的狀態，不能運用現代技術提高管理效率。雖然一些高校將檔案管理獨立出來，設立部門，但是卻并沒有從本質上改變對檔案管理的看法，沒有將這個工作放到一個正確的角度，對于檔案管理工作的資金投入也不夠，使得管理工作的工作方式還停留在以前的水準，工作效率得不到提高。

3.2 技術層面的問題

（1）高校數字檔案館中存儲的是大量的多媒體信息，但是傳統的面向文字信息的結構化關系數據庫不能滿足這一現實要求，需要建立面向對象的非結構化的多媒體數據庫；（2）互聯網能夠打破地域的限制，讓檔案管理工作更加的具有靈活性，但是目前互聯網的安全狀態還存在弊端，傳輸速度也不夠快，這些都是數字檔案館發展的攔路石；（3）要想建立一個數字檔案館，需要制定一系列的標準，但是目前的標準不健全，不夠規范，實施起來有難度；（4）建立高校數字檔案館最終是為了實現資源共享，但是目前的網絡安全性讓人有所顧忌。

4 高校檔案數字化建設相關問題解決對策

4.1 加快檔案標準化制定和貫標

要達到檔案管理數字化，需要我們去制定一系列的標準，有了標準才能按部就班的去實施，所以制定合理的標準，規范化高校檔案管理信息化工作，是首要的任務。

4.2 重視檔案管理軟件的開發和應用

計算機的出現使我們的生活變成了信息化生活，在管理工作中采用先進的軟件，對于實現數字化管理是必經之路，所以可以采取與軟件公司合作或者高校自主研發這樣的方式去使用適合自己的管理軟件。

4.3 安全性方面的建議

安全性對于數字化檔案管理就像是檔案館的大門，提高信息安全意識和知識，完善管理的規章制度，做好館藏資料的備份，對電子檔案盒音像檔案專庫管理等手段能夠提高數字化管理的安全性。

4.4 重視檔案信息化人才隊伍的建設

數字化檔案館所包含的科技水平很高，所以，在平時建設人才隊伍的時候，將人員的搭配合理化，確保檔案館各個環節的穩定運行。在提高管理人員的素質的同時還要注重他們的專業技能的培養，以及后期的再培訓，對于新設備新技術的使用要及時的普及，應用他們的各自的優點去分配工作崗位。

總之，高校檔案管理想要發展，就必須在創新和數字化建設上下功夫，只有順應了時代的發展，不斷的創新、完善，才能讓高校的檔案管理工作為高校的建設添磚加瓦，這都需要我們檔案人來努力和實現。